【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 就應(yīng)在會(huì)前將會(huì)場(chǎng)按會(huì)議的要 求布置好。要按照會(huì)議的要求對(duì)會(huì)場(chǎng)大小，燈 光設(shè)備，通風(fēng)，會(huì)議駐地的交通，購(gòu)物，休閑 及其他輔助設(shè)施等情況進(jìn)行檢查落實(shí)，并對(duì)主 會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)以及小組討論場(chǎng)所 進(jìn)行合理布置。 5 安排會(huì)議醫(yī)療保障工作。醫(yī)療衛(wèi)生方面的 準(zhǔn)備包括伙食、飲水、住宿、會(huì)場(chǎng)、周圍環(huán)境 和個(gè)人衛(wèi)生諸多方面。要安排有經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)急醫(yī) 務(wù)人員，準(zhǔn)備必要的急救藥品，對(duì)飲食、環(huán)境 衛(wèi)生做必要的檢查和處理，清除隱患，保證隨 時(shí)提供應(yīng)急醫(yī)療服務(wù)。特別要考慮到可能出現(xiàn) 的突發(fā)性疾病，應(yīng)給予及時(shí)的救 護(hù)，也要注意防止流行性疾病的 發(fā)生。 6 安排文娛活動(dòng)、往返需用車輛、車場(chǎng)、司機(jī)及司 機(jī)的活動(dòng)。如果會(huì)期較長(zhǎng)，為豐富生活，調(diào)節(jié)高度緊 張的工作狀態(tài)，在會(huì)隙或晚間，常要安排一些文娛活 動(dòng)。無(wú)論是安排的電影、舞會(huì)、音樂會(huì)、健身活動(dòng)或 觀光等等都應(yīng)在會(huì)前落實(shí)到位，從時(shí)間、內(nèi)容到交通 安排等都不容忽視。目前會(huì)議用車一般采用租用運(yùn)營(yíng) 車隊(duì)的方式，只要事先商定好具體用車時(shí)間，不必考 慮停放車場(chǎng)和司機(jī)的安排。 訂購(gòu)參會(huì)人員會(huì)后的車船航票。現(xiàn) 在一般都是會(huì)務(wù)委托駐會(huì)的飯店解決定 票問題或直接采用網(wǎng)上預(yù)定方法。 7 8 宣傳組的會(huì)前工作 宣傳組的會(huì)前工作包括以下兩部分（見圖 516）。 圖 516 宣傳組的會(huì)前工作的內(nèi)容 3 宣傳組 的會(huì)前 工作內(nèi) 容 宣傳會(huì)議的意義、目的、任務(wù)和要求，聯(lián)系安排必要的新聞報(bào)道采訪，準(zhǔn)備召開記者招待會(huì) 設(shè)計(jì)并定制會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、會(huì)議宣傳性標(biāo)語(yǔ)、牌匾、專欄和宣傳展板 保衛(wèi)組的會(huì)前工作 主要負(fù)責(zé)會(huì)議安全保衛(wèi)工作的檢查和落實(shí)。 保衛(wèi)組應(yīng)注意必要的值勤、崗哨、門衛(wèi)、消防、 安全門、特殊事件處理等安全工作的準(zhǔn)備。有 的還要考慮主控室和有關(guān)安全保衛(wèi)設(shè)備的使用 工作。目前有的采用臨時(shí)與保安公司簽訂協(xié)議 的方式，在會(huì)議期間雇傭保安人員。 一切“前站”工作在會(huì)議召開前 就緒，由各組負(fù)責(zé)人落實(shí)后，向大 會(huì)籌備處匯報(bào)，保證會(huì)議如期召開。 4 （二）會(huì)中的各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作 會(huì)中的各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作中的主要從以下四 套班子的工作來(lái)討論。 秘書組 秘書組人員在會(huì)中一般按工作內(nèi)容分成 兩部分（見圖 517）。 1 圖 517 秘書組人員在會(huì)中的工作內(nèi)容 秘書人 員的工 作 收集和初加工以及信息反饋 深加工和信息發(fā)布 一部分是進(jìn)會(huì)，參加或召集小范圍座談?dòng)懻摃?huì)，了解與會(huì)人員的會(huì)議反映，了解會(huì)議情況，保證會(huì)議議程、日程的正常進(jìn)行 一部分秘書人員要負(fù)責(zé)編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，及時(shí)報(bào)道會(huì)議情況，適時(shí)下發(fā)會(huì)議材料 按既定日程和議程組織會(huì)議及會(huì)間活動(dòng) 做好大、小會(huì)議調(diào)度工作，堅(jiān)持候會(huì)制度 候會(huì)制度：候會(huì)就是等候參與會(huì)議的具體 議程。有些會(huì)議，議題繁多，必須參加后一議 題討論的代表如果與前一議題無(wú)關(guān)，秘書人員 必須通知有關(guān)人員在指定的時(shí)間到指定的地方 等候，保證會(huì)議前后相接，既可節(jié)省時(shí)間、又 不至于使會(huì)議秩序混亂，保證各議題討論的緊 湊，又避免無(wú)謂的“聽會(huì)”。如大會(huì)安排代表發(fā) 言、演講，要提前落實(shí)好發(fā)言、演講人，并按 時(shí)把他們引領(lǐng)到指定地點(diǎn)等候準(zhǔn)時(shí)發(fā)言。 秘書組要組織會(huì)議決定、決議的修改和定 稿。有的決定、決議，是秘書在會(huì)前就著手準(zhǔn) 備的，有的則要根據(jù)會(huì)上議定的內(nèi)容或表決的 結(jié)果在會(huì)議期間撰寫的。還要抓緊做會(huì)議總 結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備會(huì)議后期發(fā)言。 行政組 首先，要組織會(huì)議簽到工作。簽到是與會(huì) 人員到會(huì)時(shí)的一道必要的手續(xù)，也是會(huì)場(chǎng)管理 的一項(xiàng)重要內(nèi)容。 2 目前常見的簽到方法有四種（見圖 518）。 圖 518 簽到方法 常見的簽 到方法 簿式 簽到 秘書代簽法 證件式簽到 電子自動(dòng)簽到 秘書代簽法：由秘書人員在到來(lái)者的名下畫圈。 證件（卡片）式簽到：與會(huì)代表在預(yù)先發(fā)給他們 的證件或卡片上簽上自己的姓名，然后上交即可。 簿式簽到：與會(huì)代表在入場(chǎng)時(shí)到秘書人員事先準(zhǔn) 備好的簽到簿上簽署自己的姓名、職務(wù)、所在單位、 聯(lián)系電話及安排住宿房號(hào)等，以示到會(huì)。 電子自動(dòng)簽到：代表將印有代表固定號(hào)碼的卡片 送入簽到機(jī)，簽到機(jī)立即將姓名、號(hào)碼傳到中心，并 把簽到卡退還代表。電子簽到的優(yōu)點(diǎn)在于快捷方便， 不會(huì)因速度慢而在會(huì)場(chǎng)入口處出現(xiàn)混亂擁擠的現(xiàn)象。 簽到完畢，與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后，秘書人 員要填寫會(huì)議出席情況報(bào)告表，在主持人宣布 會(huì)議正式召開前報(bào)告主持人。會(huì)議出席情況報(bào) 告表包括會(huì)議名稱和屆次、日期、應(yīng)到人數(shù)、 缺席人數(shù)，實(shí)到人數(shù)等內(nèi)容。 其次，是分發(fā)文件。分發(fā)的文件包括報(bào)告、講話 稿，演講稿、計(jì)劃、方案、決定討論稿、草案、規(guī)定、 章程、制度、開幕詞、閉幕詞、議案、提案、討論的 問題等。分發(fā)不僅要避免出現(xiàn)差錯(cuò)，而且常要趕時(shí)間， 有時(shí)一部分分發(fā)下去看完后還要回收，秘書人員一定 要親自分發(fā)、回收，還要清點(diǎn)下發(fā)與回收的文件材料 份數(shù)。如需回收的文件，分發(fā)前在右上角必須注明回 收字樣，以便與會(huì)人員妥善保管。 最后，行政組還要征求與會(huì)者對(duì)食宿的意見，對(duì) 特殊與會(huì)人員加強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)，抓緊會(huì)務(wù)費(fèi)用結(jié)算工作， 組織安排好會(huì)議期間的文娛活動(dòng)，搞好返程交通的落 實(shí)。 宣傳組 結(jié)合會(huì)議要求組織各種形式的宣傳工作，聯(lián) 系并協(xié)助新聞單位做好報(bào)道，保證信息的及時(shí)發(fā) 布與交流。 保衛(wèi)組 杜絕各種不安全隱患，必要時(shí)與有關(guān)交通管 理和治安管理部門協(xié)調(diào)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。 3 4 （三）會(huì)后的落實(shí)工作 會(huì)后的落實(shí)工作從以下四套班子的工作來(lái) 討論。 秘書組 完成會(huì)議紀(jì)要等等會(huì)議材料，做好下發(fā)工 作。有關(guān)的報(bào)告、決定、決議修改后，要經(jīng)主 要負(fù)責(zé)人審閱簽發(fā)，然后印發(fā)。 1 需回收的文書，大會(huì)結(jié)束后及時(shí)收回；遺失的經(jīng)查清，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理 需公開發(fā)表重要文件，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后及時(shí)交新聞單位發(fā)表 正式印發(fā)的文件及時(shí)印發(fā) 會(huì)議記錄、發(fā)言稿、原始材料等均應(yīng)立卷、歸檔 秘書人員應(yīng)根據(jù)文書的性質(zhì)與重要程度分情況妥 善處理（見圖 519）。 圖 519 秘書人員對(duì)各種文書的處理 文書 需要承辦、轉(zhuǎn)辦以及要形成其他材料的文件，要及時(shí)交付有關(guān)人員，歸口處理 行政組 作好與會(huì)人員的財(cái)務(wù)結(jié)算，賬目票據(jù)要結(jié) 清；做好離會(huì)時(shí)的協(xié)助退房、返回送站工作； 做好駐地、會(huì)場(chǎng)的善后工作。要保證與會(huì)者及 時(shí)離會(huì)，必要的，要協(xié)助寄發(fā)會(huì)議材料。 宣傳組 與新聞單位共同協(xié)作，做好新聞發(fā)布會(huì)、 新聞播發(fā)和會(huì)議宣傳工作。向駐會(huì) 場(chǎng)所表示謝意，必要時(shí)要發(fā)感謝信。 2 3 保衛(wèi)組 做好會(huì)后的一切物資清點(diǎn)清查工作，協(xié)助做 好會(huì)議材料的妥善處理工作。 以上，是大型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，以典型的代 表會(huì)會(huì)務(wù)為例。大型會(huì)議還應(yīng)當(dāng)包括展示會(huì)、展 銷會(huì)、博覽會(huì)、交流會(huì)等等，這種會(huì)務(wù)，比起我 們所介紹的內(nèi)容和形式都更豐富， 也更復(fù)雜。 展 銷 會(huì) 4 第三節(jié)會(huì)議工作的變革與發(fā)展 會(huì)議是必要的，它是發(fā)揚(yáng)民主，集思廣 益，溝通信息，推動(dòng)工作，解決問題的一種 十分重要的方法。但目前，我們國(guó)家從上至 下不同程度地存在著會(huì)風(fēng)不正問題。 規(guī)模越來(lái)越大、級(jí)別越來(lái)越高、陪會(huì)嚴(yán)重 會(huì)議討論問題東拉西扯，議而不決決而不行 會(huì)風(fēng)不正的問題（見圖 520）。 圖 520 會(huì)議存在的問題 存在的 問題 會(huì)議鋪張浪費(fèi)、講究吃會(huì)、游會(huì)、玩會(huì)、撈會(huì) 時(shí)間過長(zhǎng) 形成“馬拉 松”會(huì) 會(huì)議過多，形成“會(huì)?！? 隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制與政治體制改革的不斷 深入和發(fā)展，會(huì)風(fēng)不正問題越來(lái)越成為管理工 作中嚴(yán)重的腐敗現(xiàn)象，會(huì)風(fēng)問題已經(jīng)到了非改 不行的時(shí)候了。研究會(huì)議改革，主要應(yīng)當(dāng)從兩 個(gè)方面入手。一個(gè)是會(huì)議該不該開；一個(gè)是該 開的會(huì)議怎么開。解決好這兩個(gè)問題，會(huì)風(fēng)才 能端正，辦事效率自然提高。 （一）健全會(huì)議制度，嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律 要徹底根除工作中存在的弊端，都必須從制度與 紀(jì)律入手才能解決。會(huì)議改革，首先應(yīng)當(dāng)把好會(huì)議審 批關(guān)（見圖 521）。 圖 521 會(huì)議的審批 會(huì) 議 審 批 關(guān) 人把關(guān) 制度把關(guān) 會(huì)議方案報(bào)批制度 會(huì)議方案報(bào)批制度：要建立一套會(huì)議方案 報(bào)批制度，明確什么規(guī)模、什么級(jí)別、會(huì)議支 出在什么范圍內(nèi)的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)事先報(bào)送哪一級(jí) 審批。秘書工作中強(qiáng)調(diào)會(huì)議方案的設(shè)計(jì)，會(huì)議 方案報(bào)批制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定，申請(qǐng)開會(huì)，要 有詳盡的會(huì)議方案，會(huì)議方案中要明確會(huì)議目 的，明確會(huì)議要取得的成果。 （二）壓縮會(huì)議支出，計(jì)算會(huì)議成本，公開會(huì)議支出 針對(duì)壓縮會(huì)議費(fèi)用問題，有人提出了對(duì)會(huì) 議費(fèi)用的各種標(biāo)準(zhǔn)化計(jì)算。如果每位與會(huì)者心 中都有一本會(huì)議支出的經(jīng)濟(jì)賬，精打細(xì)算，科 學(xué)安排會(huì)議的投入與產(chǎn)出，會(huì)風(fēng) 必定大為好轉(zhuǎn)。 會(huì)議成本：計(jì)算會(huì)議成本，就是按照與會(huì)人員的 工作職稱、工作水平、工作量來(lái)計(jì)算會(huì)議期間所有人 力、物力、財(cái)力的開支，計(jì)算出會(huì)議成本，以明確會(huì) 議的代價(jià)，提醒有關(guān)人員，減少?zèng)]有必要的會(huì)議。人 們?cè)?jīng)借鑒過日本太陽(yáng)公司計(jì)算會(huì)議成本的方法，即 會(huì)議成本 = 2A B T（ A：每小時(shí)職工平均工資的 3 倍； B：參加會(huì)議的人數(shù)； T：是以小時(shí)計(jì)算的開會(huì)時(shí) 間； 2A即包含了停工的損失）。這種計(jì)算方法是否科 學(xué)值得研究，但講究效率、講究成本的精神，值得學(xué) 習(xí)。 （三）統(tǒng)一辦會(huì) 奢侈會(huì)風(fēng)造成的不僅是資金浪費(fèi)問題，“會(huì) ?！敝羞€會(huì)使人力物力無(wú)限消耗。針對(duì)這種情 況，現(xiàn)在有不少“會(huì)議公司”，專門承接各類會(huì) 議事務(wù)，而且完全是經(jīng)營(yíng)性的。 會(huì)議公司：會(huì)議的主辦單位只要付錢、講 清會(huì)議目的，會(huì)議公司便以完善的會(huì)務(wù)工作向 主辦單位提供服務(wù)。目前，北京有幾家會(huì)議公 司，各大飯店的公關(guān)部門和其他部門，也承接 類似的事務(wù)。像“展覽公司”，在辦各類展覽會(huì)， 展銷會(huì)、游園會(huì)、“廟會(huì)”的意義上， 也是一個(gè)會(huì)務(wù)性公司業(yè)務(wù)。 廟 會(huì) 目前看來(lái)，會(huì)議公司能夠生存和發(fā)展，說明人們 對(duì)統(tǒng)一辦會(huì)的需要。但會(huì)議公司也有其自身的優(yōu)點(diǎn)和 缺點(diǎn)，如表 55所示。 表 55 會(huì)議公司的優(yōu)缺點(diǎn) 會(huì)議公司的優(yōu)點(diǎn) 會(huì)議公司的缺點(diǎn) 經(jīng)常辦會(huì)，可以在辦會(huì)的經(jīng)驗(yàn)上不斷總結(jié)，會(huì)議就辦得好 多是不同單位參加的大會(huì)，會(huì)議開支都是公款，所以沒人做一個(gè)精確的計(jì)算 會(huì)議公司在物質(zhì)上也有相應(yīng)的基礎(chǔ)，有比較完善的現(xiàn)代會(huì)議設(shè)備設(shè)施 節(jié)省了部分人力 會(huì)議公司沒有一個(gè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 也節(jié)省財(cái)力 （四）限制會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn) 目前，一些“會(huì)海”現(xiàn)象形成的原因，是無(wú) 人“督會(huì)”。一些領(lǐng)導(dǎo)人物，都是被當(dāng)成特邀的 來(lái)賓請(qǐng)來(lái)講話、聽會(huì)的，囿于各方面原因，會(huì) 已開了，也不便指責(zé)。目前有的地方已經(jīng)開始 建立會(huì)議的監(jiān)督機(jī)制，比如明確規(guī)定不準(zhǔn)在旅 游旺季到旅游勝地組織會(huì)議。對(duì)于限制會(huì)議的 時(shí)間，也是很有必要的。 （五）利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備使 會(huì)議現(xiàn)代化 利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，可以克服會(huì)議的時(shí) 間緊、場(chǎng)所限制、人員集中、資料準(zhǔn)備工作緊 張、交通不便等等困難，大大減少財(cái)政開支， 提高效率。 電子計(jì)算機(jī)的廣泛使用，可使會(huì)議計(jì)算機(jī)化。計(jì) 算機(jī)在會(huì)議中的應(yīng)用有以下方面（見圖 522）。 圖 522 計(jì)算機(jī)在會(huì)議中的主要應(yīng)用 計(jì)算機(jī)在會(huì)議中的應(yīng)用 用電子日程表安排會(huì)議，并及時(shí)發(fā)出信號(hào)，提醒準(zhǔn)時(shí)開會(huì) 與會(huì)者進(jìn)行信息傳遞、文件的起草討論、以及各種會(huì)議材