【正文】 這是秘書人員組織與籌劃開幕式的重頭戲，主要 有以下工作，如表 58所示。 表 58 組織與籌劃開幕式 組織與籌劃開幕式 具 體 工 作 撰寫開幕詞 為領導擬寫開幕詞，擬稿后經(jīng)領導人審閱定稿并制作文本 統(tǒng)計賀電、賀信 事先統(tǒng)計好賀電、賀信，供主持人宣布或朗讀 懸掛會標 會標一般懸掛在主席臺的上方位置，多數(shù)為紅底黃字或白字會標 安放座椅 座椅的安放要視主席臺上就座的來賓與主人的人數(shù)確定擺放數(shù)量與擺法 3 組織與籌劃開幕式 具 體 工 作 排定座次 主席臺上賓主座次的安排要視級別來定，主賓與主要負責人的座位應擺放在前排正中，然后按左右依身份次序分別排好。座次排好后，擺放座簽或?qū)懹行彰男l貼在椅背上，以便賓主對號入座。簡短的開幕式有時不必擺放桌椅，領導與賓客在主席臺只站立一排，秘書需即時引導 安放麥克風 麥克風放主席臺中間，亦可放在前排左右角上 安排攝影攝像 如需攝影攝像的，事先安排攝影師，準備必要的座椅或梯架 邀請新聞單位 開幕式如需公開報道的，須事先邀請新聞單位到場 做好開幕式舉行期間的其他服務工作 續(xù) 表 （三） 簽字儀式的籌劃和組織 通常，國家與國家之間，組織與組織之間在會談 和談判取得成果，達成協(xié)議，締結(jié)條約、協(xié)定或公約 時，一般都要舉行簽字儀式。一國領導人訪問他國， 經(jīng)雙方商定發(fā)表聯(lián)合公報（或聯(lián)合聲明），有時也舉 行簽字儀式。商務貿(mào)易組織之間在重要的合作和貿(mào)易 活動取得進展時，也舉行必要的 簽字儀式。秘書人員在籌劃和組 織簽字儀式時要做好以下工作。 確定簽字人 簽字人的安排是很關鍵的，原則上是根據(jù) 文件的性質(zhì)由雙方各自確認。有由國家領導人、 政府有關部門負責簽的，也有由董事長、總經(jīng) 理簽的。但雙方簽字人工作性質(zhì)應基本一致， 身份亦大體對等。 簽字儀式的安排 1 2 簽字儀式的安排包括以下四個步驟（見圖 532）。 圖 532 簽字儀式的安排 做好文本的 準備工作 ， 及早做好文 本的定稿 、 翻譯 、 校對 印刷 、 裝訂 蓋火漆等項 工作 準備好簽字 用的文具 、 會標 、 國 旗 、 香檳酒 商定雙方助 簽人員 ， 并 安排雙方助 簽人員洽談 有關細節(jié) 確定參加簽 儀式的雙方 觀禮人員， 一般是參加 會談的雙方 全體人員 不少國家或社會組織為了表示對簽訂協(xié)議 的重視，往往由更高或更多的領導人出席簽字 儀式，但他們不是主簽人，在此情況下，就不 應機械地堅持“對等”、“相當”的要求。 簽字儀式的場景布置要求 簽字廳 一般安排在較有影響的、適于簽字的、寬 敞明亮的大廳內(nèi)，亦可安排在談判室內(nèi)。 簽字桌的選擇 簽字桌可選擇設在簽字廳內(nèi)的大方桌，桌 上覆蓋深顏色的臺呢，究竟選擇什么 顏色，要視雙方喜好并且不犯任何一 方的忌諱。 3 1 2 擺設 在選定的長方形談判桌的后面擺放兩把椅 子，作為雙方主簽人員的座位，主左客右。談 判桌上擺放著各方保存的文本，簽字用的文具。 文具的前端中央擺一旗架，懸掛簽字雙方的旗 幟。所有這些擺設的擺放都遵循主左客右的原 則。 3 簽字儀式的程序 簽字儀式的程序有以下四步（見圖 533）。 圖 533 簽字儀式的程序 4 雙方參 加簽字 儀式的 人員步 入簽字 廳 主 簽 人 入 座 雙方觀 禮人員 按身份 站在己 方主簽 人后 簽 字 儀 式 開 始 開始簽字時由雙方助簽人員協(xié)助主簽人翻 揭文本，指明簽字處，由簽字人員在自己所要 保存的文本上簽字，并由助簽人員將此文本送 給對方助簽人員，再由雙方簽字人員分別在對 方保存的文本上簽字。然后由雙方主簽人將文 本互換，相互握手慶賀，有時備有香檳酒，在 雙方握手慶賀后，禮儀小姐端上 香檳酒，雙方共同舉杯以示祝賀。 常見簽字桌及其人員站位情況（如圖 534）。 b4 b3 b2 a2 a3 a4 b1 a1 b a ② ① 正 門 ①簽字桌；②雙方標志或小國旗 ； a1主助簽人； b1客助簽人 a a a4主觀禮人員； b b b4客觀禮人員 圖 534 常見簽字桌及其人員站位情況 二、宴請的籌劃和組織工作 宴請，指盛情約請貴賓宴飲的聚會。更是 人際、社交以至國際交往中最經(jīng)常的交往活動 之一。宴請貴賓的目的主要在于應酬答謝，祝 賀共勉、增進友誼，協(xié)調(diào)溝 通，聯(lián)絡感情，結(jié)交朋友以 及討論共同感興趣的問題等。 （一）宴請的形式與規(guī)格 國際上通用的宴請形式有：宴會、招待會、 茶會、工作進餐等。每種形式都有特定的規(guī)格 和要求。 宴會 宴會，指比較正式，隆重的設 宴招待，一般為正餐。主賓在一起 入坐進食，由招待員順序上菜。 1 按其規(guī)格又可分為國宴、正式宴會、便宴、家宴 四種形式（見圖 535）。 圖 535 宴會的四種形式 宴會 正式宴會 便宴 家宴 國宴 國宴：特指國家元首或政府首腦為國家慶典或為外 國之國家元首、政府首腦來訪而舉行的宴會。這類宴會 規(guī)格最高，也最正式。一般在宴會上要懸掛國旗，安排 樂隊演奏雙方國歌，奏席間樂，雙方首腦在宴會前要發(fā) 表演講，講話或祝酒詞。 正式宴會：規(guī)格比國宴低，且不懸掛國旗、不奏國 歌，其余基本與國宴相同，亦可奏席間樂。 便宴：常見的有午宴、晚宴，有時也有早宴。一般 不排座次，不作正式講話，菜肴亦可豐可儉，它最大的 特點是自由、輕松、隨便。 家宴：即把客人請到家中招待的宴請方式，顯得親 切、友好。家宴一般由家庭主婦親自下廚烹調(diào)，家人和 客人共同進餐，亦可采用自助餐的形式舉行。 招待會 招待會是不備正餐，較為靈活的宴請形式，備有 食品、煙、飲料，不排席位，可以自由活動，常見的 有兩種形式（見圖 536）。 圖 536 招待會的兩種形式 2 招待會 的形式 冷餐會 酒會 冷餐會： 其特點是不排座次，菜肴以冷食為主，也可冷、 熱兼?zhèn)?，陳放在菜桌上，供客人自取，客人可以多? 取食，自由活動，自由進食，自由交談。當然對年老、 體弱者，要準備座椅，并由服務人員招待。 酒會： 亦稱雞尾酒會，形式比冷餐會更活潑、方便。招 待客人以酒水為主，略備小吃，不設座椅，僅放置小 桌或茶幾，以便客人隨意走動，接觸交 談，客人可以在任何時候入席或退席， 來去自由，不受約束。國際上舉辦大型 活動，廣泛采用酒會形式招待。 茶會 西方人一般在早、午茶時間（上午 10時下午 4時左右），請客人品茶為主。茶會通常設在客 廳，設茶幾、座椅、不排席位，如有貴賓參加， 可將其和主人安排坐在一起，其他人隨意而坐。 請客人品茶，通常享用茶水的過程也有許多禮儀 和品茶習慣的講究。茶具及茶葉都要十分考究， 一般都選用名貴茶葉和上乘茶具，品茶的時候可 略備點心或小吃。 3 工作進餐 按用餐時間分為工作早餐、工作午餐、工 作晚餐，是現(xiàn)代國際交流中經(jīng)常采用的一種非 正式宴請形式，有時由進餐者各自付費。在進 餐時，人們可以邊吃邊談，在我國往往以快餐 形式進行，既簡便、快速，又符合衛(wèi)生要求。 這類進餐只請與工作直接相關的 人參加，不請配偶。 4 （二）宴請的籌劃與組織 宴請是一種社交、禮賓活動，為獲得成功， 秘書人員必須事先做出周密的籌劃與安排，其工 作主要有： 確定宴請的對象、范圍和規(guī)格 確定宴請對象、范圍和規(guī)格的依據(jù)是宴請的 性質(zhì)、目的及經(jīng)費籌措等因素，即要把需要和可 能結(jié)合起來。秘書設計初步方案，經(jīng)領導審批后 確定。 1 確定宴請的時間 時間的安排應充分考慮主、賓雙方都較為合適這 一因素，有時若實在難以兼顧，理所當然的應從賓客 的方便著想，一般不宜安排在對方的重大 節(jié)日、重要活動之際或有禁忌的時間。 確定宴請的地點 如果是官方的、隆重的宴請活動，一般安排在政 府、議會大廈或賓客下榻的賓館內(nèi)舉行。其他組織的 宴請，有條件的可在本單位的賓館 或附近的飯店、賓館內(nèi)進行。 2 3 印制分發(fā)請柬 邀請賓客參加宴請的請柬可用紅色或粉紅色 卡片印制，寫清參加宴會的時間、地點，宴會名 稱，以及受邀人姓名，如需對方給予回復，應寫 清“恭候佳復”等字樣。請柬要提前送達，以表誠 意，也可給對方準備的時間。非正式的便宴可不 發(fā)請柬，直接打電話做口頭邀請亦可。 4 布置宴會廳 宴會廳和休息廳的布置，取決于活動的性 質(zhì)和 形式。官方正式活動場所的布置，應該嚴 肅、莊重、大方，不宜用霓虹燈作裝飾，可用 鮮花、盆景，常青樹等作點綴。如配有樂隊演 奏國歌或席間樂，樂隊不要離得太近，樂聲宜 輕，最好能安排幾位主賓都喜歡 的樂曲。宴會休息廳通常放小茶 幾或小圓桌，與酒會布置相同。 5 菜譜安排原則 宴請時的菜譜要根據(jù)宴請的性質(zhì)，目的，形式與規(guī) 格，在經(jīng)費預算標準內(nèi)合理確定，菜譜的安排一般有四 條原則（見圖 537）。 圖 537 安排菜譜的原則 6 安排菜 譜的原 則 主隨 客好 搭配 合理 營養(yǎng) 平衡 量力 而行 合理安排座位和席次 宴請時的座次，尤其是正式宴請的座次，是 表達主方對賓客的禮遇和尊重，因此秘書要注意 恰當安排赴宴人員座次?？偟脑瓌t，既要按禮賓 次序的原則作安排，又要有靈活性，使席位安排 有利于賓主席間的交談進而增進賓主友誼。 7 常見的宴請中不同的座次安排（見圖 538）。 圖 538 常見的宴請中不同的座次安排 較大的宴請中主次宴席的兩種安排次序（見圖 539）。 圖 539 較大的宴請中主次宴席的兩種安排次序 1 2 4 5 6 3 9 7 8 1 2 4 5 6 3 9 7 8 10 11 12 13 會議設備包括哪些？現(xiàn)代會議設備是不是會 議科學化的根本因素？ 秘書怎樣防止會議上討論毫無準備的問題或 出現(xiàn)“議而不決”的現(xiàn)象？ 針對目前“會?！敝械牟徽L，思考會議改 革的具體措施。 領導“會見”與“會談”實質(zhì)區(qū)別是什么？ 1 2 3 4 秘書“辦會”的工作，指的就是秘書辦理會議事務的 工作。任何一次會議的召開，會務工作都可按其工作性 質(zhì)和事務主體的不同分為兩類：即政務和事務。會議政 務主要由會議的領導者和組織者完成和處理，是實現(xiàn)會 議既定目標和完成會議任務的主體性工作。會議事務主 要由協(xié)助者或服務者完成和處理，即由秘書人員完成和 處理，這一部分工作是實現(xiàn)會議既定目標和完成會議任 務的根本保證。基于以上認識，“會務工作”即秘書在會 議中從事的對會議政務的輔助工作和會議事務工作，它 包括會前的準備和籌劃，會中的組織和服務以及會后的 善后落實等會議全程的輔助性和服務性工作。