【文章內(nèi)容簡介】 小型工作會議。 第二節(jié) 會議籌備階段的會務(wù)操作 第四章 會議組織與服務(wù) ?六、會場布置 分 散 式 將會場分成若干個中心，與會者根據(jù)一定的規(guī)則安排就座，領(lǐng)導(dǎo)人就座的為主桌，適合召開聯(lián)歡會、茶話會等活動。 第二節(jié) 會議籌備階段的會務(wù)操作 第四章 會議組織與服務(wù) ?六、會場布置 —— 座位安排 橫 排 法 把每個代表團、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向為準(zhǔn)，從左至右橫向依次排列座次。 先排正式代表，后排列席代表。 第二節(jié) 會議籌備階段的會務(wù)操作 第四章 會議組織與服務(wù) ?六、會場布置 —— 座位安排 豎 排 法 按照既定的次序把對參會的每個代表團、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按順序從前向后依次縱向排列。 職務(wù)高者排在前，低者排在后 第二節(jié) 會議籌備階段的會務(wù)操作 第四章 會議組織與服務(wù) ?六、會場布置 —— 座位安排 左右排列法 把每個參會的代表團、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯擴展排列座次。 先左后右 第二節(jié) 會議籌備階段的會務(wù)操作 第四章 會議組織與服務(wù) ?六、會場布置 —— 座位安排 座次標(biāo)識方法 主席臺或會議桌上擺放名簽（注意順序） 出席證上注明座次（某排某號） 印制座次圖表 入場時，應(yīng)有工作人員做引導(dǎo)。 第二節(jié) 會議籌備階段的會務(wù)操作 第四章 會議組織與服務(wù) ?六、會場布置 —— 環(huán)境布置 主席臺的裝飾 第二節(jié) 會議籌備階段的會務(wù)操作 第四章 會議組織與服務(wù) ?六、會場布置 —— 環(huán)境布置 有會標(biāo)、臺布、花卉； 有座位簽、話筒； 如若有講臺，注意講臺的布置（方向、高度）； 揭幕架放在主席臺的左側(cè)，先用絨布罩?。? 主席臺的裝飾 第二節(jié) 會議籌備階段的會務(wù)操作 第四章 會議組織與服務(wù) ?六、會場布置 —— 環(huán)境布置 依職務(wù)的高低安排，高者居中，先左后右 會議主持人應(yīng)在前排的邊上就座 每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽 1 3 2 5 4 主 席 臺 代表席 主席臺的裝飾 第二節(jié) 會議籌備階段的會務(wù)操作 第四章 會議組織與服務(wù) ?六、會場布置 —— 環(huán)境布置 會場背景的裝飾 第二節(jié) 會議籌備階段的會務(wù)操作 第四章 會議組織與服務(wù) ?六、會場布置 —— 環(huán)境布置 色調(diào)的選擇 色彩搭配要與會議內(nèi)容相協(xié)調(diào) ,如表彰大會、慶典等可用紅色， 學(xué)術(shù)報告可用藍色背景。 花卉的布置 花卉的布置會對人的情緒產(chǎn)生一定的影響，要懂花語。 會場的氣味 微型案例 第二節(jié) 協(xié)調(diào)工作概述 第三章 秘書的溝通與協(xié)調(diào) “俗氣”與“素雅” A公司與 B公司在深圳香格里拉酒店舉行合作簽約儀式，酒店服務(wù)人員按酒店例行規(guī)定，在主席臺擺放了以紅色為主的色彩絢麗的幾盆鮮花， A公司公關(guān)部秘書王小姐提前來檢查會場的布置，她覺得這幾盆顏色鮮艷的鮮花有些俗氣，就讓服務(wù)人員換了幾盆素雅的鮮花，擺上后，辦公室主任認為此花與會場的氣氛不配，只好請服務(wù)員將原來的鮮花擺上。 實踐訓(xùn)練 第三章 秘書的溝通與協(xié)調(diào) 我院要在下周一召開科學(xué)實踐觀第一階段總結(jié)大會，要求全院教職工全部參加，屆時院領(lǐng)導(dǎo)也全部出席，要求分小組模擬會議的準(zhǔn)備情況。 具體要求： 。 (用圖表示 ): (包括主席臺的座次 )。 。 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) 會議進行階段的會務(wù)工作框架圖 會議簽到與引導(dǎo) 組織會議進行 做好生活服務(wù) （接站、報到、簽到、資料發(fā)放、情況咨詢） （設(shè)備監(jiān)控、會議紀(jì)錄、新聞報道、會間服務(wù)） （訂購車票、餐飲服務(wù)、旅游項目） 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) ?思考： 如果某個大型會議要求你做好在機場的接站工作，你應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備？接站時應(yīng)注意什么？ 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) ?一、會議報到與引導(dǎo)工作 會議接站 確定迎接規(guī)格 做好接站準(zhǔn)備 豎立接待標(biāo)志 掌握抵達情況 介紹賓主雙方 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) ?一、會議報到與引導(dǎo)工作 會議報到 安排住宿 報到方式 分發(fā)材料（紀(jì)念品） 確定報到者身份 報到是掌握與會人員準(zhǔn)確到會情況的重要一環(huán)。 可以親自報到，也可由代表報到。 開具收據(jù) 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) ?一、會議報到與引導(dǎo)工作 會議簽到 簽 到 本 簽到表的格式 準(zhǔn)確統(tǒng)計到會實際人數(shù)或簽名留做紀(jì)念。 提前準(zhǔn)備好簽到本、簽字筆。 信息詳細，包括姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式、簽名等。 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) ?一、會議報到與引導(dǎo)工作 簽到的要求 認真準(zhǔn)備好必備的資料，有彈性。 做好人員分工，如簽到與發(fā)放資料由不同的人負責(zé)。 及時匯報與會人數(shù)，特別是超出預(yù)計人數(shù)時。 注意簽到時的禮儀。 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) ?一、會議報到與引導(dǎo)工作 會議引導(dǎo) 統(tǒng)一著裝，提前熟悉會場及周邊生活情況； 有掌握多種語言的能力，善溝通； 配帶統(tǒng)一會務(wù)服務(wù)人員的標(biāo)志； 保持會場安靜，并在開會時做好會間服務(wù)； 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) ?二、組織會議進行的工作 檢查會場準(zhǔn)備情況 會場桌椅是否充足、會標(biāo)、花卉是否到位； 主席臺座簽是否擺好，名字再次核對； 會場座位圖是否準(zhǔn)確； 茶、水杯是否到位； 會場布置情況 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) 不協(xié)調(diào)的煙灰缸 某日，一位深受愛戴的老領(lǐng)導(dǎo)不幸逝世，在治喪委員會的會議上，氣氛非常莊嚴(yán)肅穆。忽然間，一位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)覺會場中的煙灰缸都是喜慶的大紅色，會場氣氛一時間非常尷尬。這位領(lǐng)導(dǎo)十分的不快，會后，批評了秘書辦事不利。秘書覺得很委屈，會議室里的煙灰缸一直都是紅色的那一套，那還是去年慶功時新買的。為了一次會議就買一套新的，未免也太浪費了。于是，在下一次采購煙灰缸的時候，這位秘書選擇了無色的玻璃煙灰缸。這一下總算是省去了麻煩。 微型案例 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) ?二、組織會議進行的工作 檢查會場準(zhǔn)備情況 基本設(shè)備如：麥克風(fēng)、音箱、手提電腦、投影儀； 其他設(shè)備：攝像機、錄音筆、照像機等； 會場設(shè)備情況 會場的安全保衛(wèi)與保密工作 保持會場秩序、關(guān)注場內(nèi)設(shè)備使用情況、注意保密工作。 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) ?二、組織會議進行的工作 會議交通服務(wù) 籌齊會議用車 提前做好路線說明 對駕駛?cè)藛T管理 意外事故應(yīng)急處理 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會議組織與服務(wù) ?二、組織會議進行的工作 會議記錄 會議記錄的要求 記錄頭 +記錄主體 +審閱簽名 記錄頭：會議名稱、時間、地點、出席人、缺席人、主持人、記錄人； 記錄主體：出席人員的發(fā)言（要求：準(zhǔn)確、客觀、清楚、有條理） 會議的決議； 審閱簽名：通常是主持人和記錄人的手寫簽名，以備案。 標(biāo)題：會議名稱 +文種 或 文種 第三節(jié) 會議進行階段的會務(wù)工作 第四章 會