【文章內(nèi)容簡介】 ．合作模式的特點(diǎn) 主要特征： (1)供應(yīng)商的分層管理。 (2)雙方共同降低成本。 (3)共同保證和提高質(zhì)量。 (4)信息共享。 (5)JIT式的交貨。 (6)采購方只持有較少數(shù)目的供應(yīng)商。 合作模式的缺陷： (1)如果一種材料只有 l～ 2個(gè)供應(yīng)商，那么供應(yīng)中斷的風(fēng)險(xiǎn)則增加。 (2)保持長期合同關(guān)系的供應(yīng)商缺乏競爭壓力，有可能缺乏不斷創(chuàng)新的動(dòng)力。 (3)JIT式的交貨方式有中斷生產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。 企業(yè)采購管理流程通常是指有制造需求的廠家通過選擇和購買生產(chǎn)所需的各種原材料、零部件等物料同時(shí)對其全過程進(jìn)行跟蹤和控制。在這個(gè)過程中，作為購買方，首先，要尋找相應(yīng)的供貨商，調(diào)查其產(chǎn)品在數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等方面是否滿足購買要求。其次，在選定了供應(yīng)商后，要以訂單方式傳遞詳細(xì)的購買計(jì)劃和需求信息給供應(yīng)商并商定結(jié)款方式，以便供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確地按照客戶的性能指標(biāo)進(jìn)行生產(chǎn)和供貨。最后，要定期對采購物料的管理工作進(jìn)行評價(jià)，尋求提高效率的采購流程創(chuàng)新模式。 企業(yè)采購的一般流程 采購的一般流程如下圖所示，是組成任何一個(gè)良好的采購程序體系的關(guān)鍵因素。盡管這些活動(dòng)中絕大多數(shù)可以計(jì)算機(jī)化，但現(xiàn)實(shí)中許多公司還是手工處理業(yè)務(wù)。 要進(jìn)行采購，首先需要解決采購什么、采購多少、什么時(shí)候采購的問題。而要解決這個(gè)問題．就是要解決采購員所代理的全體需求者們究竟需求什么、需求多少、什么時(shí)候需要的問題。 對所需的物品、商品或服務(wù)的特點(diǎn)和數(shù)量加以說明。了解使用部門到底需要什么，采購部門和使用者，或是跨職能采購團(tuán)隊(duì)對所申請采購的需求物品、商品和服務(wù)有一個(gè)準(zhǔn)確的描述。因此采購部門和提出具體需求的部門在確定需求的早期階段進(jìn)行密切地交流就有重要意義。否則，輕者由于需求描述不夠準(zhǔn)確會(huì)浪費(fèi)時(shí)間；重者，會(huì)產(chǎn)生 嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果并導(dǎo)致供應(yīng)的中斷、公司內(nèi)部關(guān)系惡化、喪失產(chǎn)品或服務(wù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)或是失去了供應(yīng)商的尊重和信任。 供應(yīng)商的選擇是采購職能中重要的一環(huán)。在一個(gè)組織良好的供應(yīng)部門中，無論采用了計(jì)算機(jī)工作還是手工工作，必要的記錄有以下幾點(diǎn)： 1).履行情況良好的合同，當(dāng)有需求時(shí)可以基于這些合同發(fā)出訂單。 2).所購物料項(xiàng)目的分類表。 3).供應(yīng)商記錄。 對報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，比較選擇供應(yīng)商。有些公司使用簡單的投標(biāo)分析表幫助進(jìn)行對招標(biāo)的分析，不過也沒有什么固定的模式。也有許多采購活動(dòng)小是通過招標(biāo)進(jìn)行的，例如可以通過查看價(jià)格表或通過談判。 發(fā)現(xiàn)需求 對需求進(jìn)行描述 確定可能的供應(yīng)商并對其加以描述 確定價(jià)格和采購條件 擬訂開發(fā)出采購定單 對定單進(jìn)行跟蹤催貨 接收并檢驗(yàn)收到貨物 結(jié)清發(fā)票并支付貸款 善后處理 發(fā)出訂單通常涉及采購訂單的準(zhǔn)備工作。由于合同形式使用不當(dāng)，很可能帶來嚴(yán)重的法律上的爭議。而且，交易也可能記錄得不夠完善。因而，即使訂單是通過電話發(fā)出的，隨后也要補(bǔ)上書面的訂單。有時(shí)遇到情況緊急，權(quán)宜之下不經(jīng)過正常的申請和填寫采購單等程序，企業(yè)就會(huì)派車去裝運(yùn)所需的物料。但是絕對不允許 (除非那些金額微不足道 )沒有書面的 (或是計(jì)算機(jī)打印出的 )訂單就進(jìn)行物料采購。 采購訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，采購方會(huì)對訂單進(jìn)行跟蹤和催貨。當(dāng)訂單發(fā)出的時(shí)候，同時(shí)會(huì)確定相應(yīng)的跟蹤接觸日期。在一些公司中，甚至設(shè)有全職的跟蹤和催貨人員。 1).跟蹤 。 2).催貨 。 物料和其他項(xiàng)目的正確接收有重要的意義。如果不是在地域上分布較分散的大公司的話，許多有經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)采用將所有貨物的接收活動(dòng)集中于一個(gè)部門的方法。由于收貨部門與采購部門的關(guān)系十分密切，所以許多公司中收貨部門直接或間接地向采購部門負(fù)責(zé)。在那些實(shí)施了庫存管理系統(tǒng)的公司中，來自于已經(jīng)獲得認(rèn)證的供應(yīng)商的物料可以完全免除接收和檢驗(yàn)這兩項(xiàng)程序，并被直接送往使用點(diǎn)。對于小額采購而言，也可以免除接收這一程序。 發(fā)票對采購方有一定的要求，因而需要仔細(xì)處理。一般一式兩份。發(fā)票上通常有訂單編號和每一項(xiàng)物品的單價(jià)。 一次采購?fù)瓿梢院螅M(jìn)行采購總結(jié)評估，并妥善處理好一些未盡事宜。 企業(yè)采購中存在的主要問題 傳統(tǒng)的企業(yè) (非集成化 )采購中存在大量的問題，直接影響著采購環(huán)節(jié)在企業(yè)的作用，主要問題包括以下幾方面： 。 選擇供應(yīng)商在傳統(tǒng)的采購活動(dòng)中是一個(gè)首要的任務(wù)。在采購過程中，采購一方為了能夠從多個(gè)競爭性的供應(yīng)商中選擇一個(gè)最佳的供應(yīng)商，往往會(huì)保留私有信息，因?yàn)槿绻o供應(yīng)商提供的信息越多，供應(yīng)商的競爭籌碼就越大，這樣對采購一方不利。因此采購一方盡量保留私有信息，而供應(yīng)商也在和其他的供應(yīng)商競爭中隱瞞自己的信息。這樣，采購、供應(yīng)雙方都不進(jìn)行有效的信息溝通，采購信息沒有實(shí)現(xiàn)有效共享，包括采購方和供應(yīng)方之間、企業(yè)采購部門和相關(guān)部門之間以及管理者與實(shí)施者之間。這就是非信息對稱的博弈過程。 由于供應(yīng)與采購雙方在信息的溝通方面缺乏及時(shí)的信息反饋，在市場需求發(fā)生變化的情況下，采購一方也不能改變供應(yīng)一方已有的訂貨合同，因此采購一方在需求減少時(shí)庫存增加，需求增加時(shí)，出現(xiàn)供不應(yīng)求。重新訂貨需要增加談判過程，因此供需之間對用戶需求的響應(yīng)沒有同步進(jìn)行，缺乏應(yīng)付需求變化的能力。 ，競爭多于合作 在傳統(tǒng)的采購模式中，供應(yīng)與需求之間的關(guān)系是臨時(shí)性的，或者是短時(shí)性的合作，而且競爭多于合作。由于缺乏合作與協(xié)調(diào)，采購過程中各種抱怨和扯皮的事情比較多，很多時(shí)間消耗在解決日常問題上．沒有更多的時(shí)間用來做長期性預(yù)測與計(jì)劃丁作，供應(yīng)與需求之間這種缺乏合作的氣氛增加了許多運(yùn)作中的不確定性。 不能有效根據(jù)生產(chǎn)需求組織采購，實(shí)現(xiàn)物料的供應(yīng)計(jì)劃與當(dāng)前需求的平衡，并與企業(yè)的庫存投資和策略相一致。而且采購過程缺乏制約。采購事務(wù)的授權(quán)、簽發(fā)、批準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄沒有進(jìn)行職務(wù)分類，容易導(dǎo)致暗箱操作。 另外，一些企業(yè)還存在以下問題 ： ，從企業(yè)、行業(yè)、國家的角度看，采購機(jī)構(gòu)重疊。 ，分散采購。對于通用產(chǎn)品無法統(tǒng)一歸口和集中采購，無法獲得大批量采購帶來的價(jià)格優(yōu)惠，使各企業(yè)的采購成本居高不下。 ，由于缺乏企業(yè)間的庫存資源、信息交流和統(tǒng)一協(xié)調(diào)，使通用材料的儲(chǔ)備重復(fù)，造成各企業(yè)的庫存最增大。 ，管理費(fèi)用居高不下。 ERP系統(tǒng)中采購管理子系統(tǒng) 采購部門是企業(yè)物資的重要人口部門，是物流的主要部門，與各個(gè)部門都有密切的關(guān)系，但主要是完成生產(chǎn)物資的采購，它與生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門和倉庫部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃制定采購計(jì)劃，并形成用款計(jì)劃提交財(cái)務(wù)；再發(fā)出采購訂單（合同），供應(yīng)商按計(jì)劃送料，倉庫部門根據(jù)訂單（采購計(jì)劃）收料，安排檢驗(yàn)，合格后辦理入庫業(yè)務(wù)，入庫單據(jù)交財(cái)務(wù)，并根據(jù)發(fā)票形成應(yīng)收款。 ERP中采購管理的流程 采購管理是通過建立采購申請單和采購訂單的業(yè)務(wù)活動(dòng)，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨進(jìn)度、信用狀況進(jìn)行管理，對采購活動(dòng)績效進(jìn)行評價(jià)，提高采購活動(dòng)的效率，降低采購成本。 首先是根據(jù)采購計(jì)劃填制采購申請單，當(dāng)采購申請單得到批準(zhǔn)后，可以開始做采購的準(zhǔn)備，這個(gè)準(zhǔn)備包括；得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，了解供應(yīng)商的信用情況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨進(jìn)度，然后可以與供應(yīng)商簽訂采購合同，即一份采購訂單。根據(jù)采購訂單的內(nèi)容，對供應(yīng)商發(fā)送來的貨物，進(jìn)行數(shù)量上的點(diǎn)收和質(zhì)量上的驗(yàn)收。當(dāng)驗(yàn)收合格之后，采購物品可以正式入庫，如果驗(yàn)收不合格，則應(yīng)該進(jìn)行退貨處理， 供應(yīng)商 采購 部門 財(cái)務(wù) 部門 倉庫 部門 ERP 計(jì)劃 采購 計(jì)劃 供應(yīng)商 管理 訂單 下達(dá) 收貨 管理 結(jié)算 管理 用款計(jì)劃 下達(dá) 送貨 入庫 與庫戶結(jié)算 采購管理功能分析 采購管理子系統(tǒng)的主要功能是依據(jù)物料需求計(jì)劃（庫存的訂貨點(diǎn)需求），根據(jù)物料的 采購提前期、采購批量來選擇供應(yīng)商，從而制定采購訂單；采購計(jì)單來料后根據(jù)訂單進(jìn)行驗(yàn) 收、收貨，再送檢驗(yàn)，合格后分配庫存貨位，登記入庫單。 采購管理的功能模塊分析 在 ERP的信息化集成環(huán)境下，企業(yè)利用計(jì)算機(jī)來處理采購業(yè)務(wù)，其采購管理的功能模 塊主要由以下組成： 1).采購基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 采購基礎(chǔ)數(shù)據(jù)用于設(shè)置企業(yè)采購的經(jīng)營模式和組織原則。 2). 采購計(jì)劃 采購計(jì)劃按照所給出的申請?zhí)?、物品號、申請?shù)量、申請日期及申請人等內(nèi)容列出一份采購申請單，然后對已申請的內(nèi)容進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，列出已批準(zhǔn)的采購申請單。 3).供應(yīng)商管理 供應(yīng)商信息是采購管理的必要信息，采購管理中提供的這部分信息，可以為采購員及采購業(yè)務(wù)的管理者在進(jìn)行采購決策和建立采購訂單時(shí)提供及時(shí)和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。 4).采購訂單管理 采購訂單可以由采購管理模塊產(chǎn)生，根據(jù)需要可以分別按采購單號、產(chǎn)品號來匯總采購訂單，跟蹤采購訂單，了解訂單的執(zhí)行情況，并保存采購單的歷史資料。 5).采購收貨管理 收貨、退貨業(yè)務(wù)的處理可以記錄有關(guān)收