2采購過程和信息流程(編輯修改稿)
2025-02-01 05:43 本頁面
【文章內容簡介】 產量在一定限度內的超量和不足都可以接受。涉及到對公司有特殊利害關系的事件的條款，例如有關仲裁和制造部件時所需工具的處理等問題的條款。l 采購定單傳遞路徑：l 采購定單 供應商采購定單（副本 S）采購定單原件采購定單副本供應商返還副本表明接受合同采購定單副本（ S）采購部門供應商 會計部門倉儲部門 收貨部門表明接受意見條款填出收貨方面各項數據發(fā)貨承諾、發(fā)票及運輸采購定單保管和歸檔（ 1）采購定單保存關鍵：需要這些文件的時候可以輕而易舉的找到。（將相關的文書附在一張定單副本上）（ 2）采購定單歸檔一份按采購定單編號順序保管① 另一份與相關的采購申請和往來信件一 起，按供應商名字順序保管一份按供應商名字順序保管② 另一份應該從供應商那里收到接受函的期 限歸到期票據記錄簿中跟蹤和催貨一、跟蹤：對定單所作的例行追蹤，以便確保供應商能夠履行其貨物發(fā)運的承諾。作用：保證采購質量和交貨準時性 發(fā)生問題后采購方可采取相應的行動 要素：定期檢查物資生產進度 對正在生產的物資進行質量技術檢測 適用范圍：關鍵的、大額的或提前期較長的采購事項 方法：電話、計算機及網絡（質量跟蹤調查表 ）二、 催貨是對供應商施加壓力，以使其履行最初所做出的發(fā)運承諾、提前發(fā)運貨物或是加快已經延誤的定單涉及的貨物的發(fā)運。貨物的接受和檢驗一、貨物接收的基本目的確保以前發(fā)現的定單所采購的貨物已經實際到達檢查到達的貨物是否完好無損確保收到了所定購的貨物數量將貨物送往應該到達的下一個目的地以進行儲存、檢驗或使用確保與接受手續(xù)有關的文件都已進行了登記并送交有關人員二、接收貨物后支付款項的理由發(fā)票直到折扣期快終止的時候才到，有時甚至折扣期后發(fā)票才到如果沒有進行檢驗，對任何物料進行貨款支付都是不明智的不論如何，通常所采用的把貨物裝運日作為開票日的做法應該改變，折扣期的起始日應該是發(fā)票或貨物的接受日中較晚的三、支持不必等待貨物的到達、檢驗和接受物料，對發(fā)票進行支付的理由財務上的收益可能很大不能享受現金折扣反映了采購方信用狀況不佳如果供應商聲譽良好，即使貨款已經支付，物料出現了問題雙方也可以圓滿地加以解決結清發(fā)票，支付貨款一、結清發(fā)票的程序 —— 采購部門核查發(fā)票主要程序為： 進行審核和必要的更正后，原始發(fā)票送交財務部門保管，直到采購部門授權支付款項；發(fā)票的附件由采購部門保管，直到收貨部門通知它物料已經收到為止。只要采購部門收到收貨報告，它就按照發(fā)票檢查收貨報告；如果收貨報告和發(fā)票相符，采購部門就同時保管這兩份文件，直到檢查部門發(fā)來通知，指出這批貨物可接受。一、應保存的記錄至少包括采購訂單目錄。目錄中所有的訂單都編上號，并指明每個訂單是未結的還是已結的采購訂單卷宗。所有的采購訂單副本按順序編號后保管在卷宗中商品文件。記錄所有主要商品或項目的采購情況（日期、供應商、數量、價格和采購訂單編號）供應商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應商進行的所有采購事項。維護記錄二、其他文件勞務合約工具和壽命記錄少數小額采購投標歷史文件第二節(jié) 信息流一、采購部門中技術的使用采購系統(tǒng)發(fā)展表現為兩方面：（ 1）能提高采購過程的效率的系統(tǒng)，基本上包括與供應商之間的電子數據交換系統(tǒng)、條形碼系統(tǒng)及自動數據輸入系統(tǒng)（ 2）提高負責采購員工和部門的生產效率和工作效率的系統(tǒng)二、常用的技術通過傳真機傳遞信息缺點： 成本、 時間、 泄密傳真 /調制解調器（ faxmodem）除了具備調制解調器撥號上網的功能外，配合傳真軟件如 WinFax Pro，還可以當傳真
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