2采購過程和信息流程(編輯修改稿)
2025-02-01 05:43 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 產(chǎn)量在一定限度內(nèi)的超量和不足都可以接受。涉及到對公司有特殊利害關(guān)系的事件的條款，例如有關(guān)仲裁和制造部件時所需工具的處理等問題的條款。l 采購定單傳遞路徑：l 采購定單 供應(yīng)商采購定單（副本 S）采購定單原件采購定單副本供應(yīng)商返還副本表明接受合同采購定單副本（ S）采購部門供應(yīng)商 會計部門倉儲部門 收貨部門表明接受意見條款填出收貨方面各項數(shù)據(jù)發(fā)貨承諾、發(fā)票及運輸采購定單保管和歸檔（ 1）采購定單保存關(guān)鍵：需要這些文件的時候可以輕而易舉的找到。（將相關(guān)的文書附在一張定單副本上）（ 2）采購定單歸檔一份按采購定單編號順序保管① 另一份與相關(guān)的采購申請和往來信件一 起，按供應(yīng)商名字順序保管一份按供應(yīng)商名字順序保管② 另一份應(yīng)該從供應(yīng)商那里收到接受函的期 限歸到期票據(jù)記錄簿中跟蹤和催貨一、跟蹤：對定單所作的例行追蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運的承諾。作用：保證采購質(zhì)量和交貨準(zhǔn)時性 發(fā)生問題后采購方可采取相應(yīng)的行動 要素：定期檢查物資生產(chǎn)進(jìn)度 對正在生產(chǎn)的物資進(jìn)行質(zhì)量技術(shù)檢測 適用范圍：關(guān)鍵的、大額的或提前期較長的采購事項 方法：電話、計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)（質(zhì)量跟蹤調(diào)查表 ）二、 催貨是對供應(yīng)商施加壓力，以使其履行最初所做出的發(fā)運承諾、提前發(fā)運貨物或是加快已經(jīng)延誤的定單涉及的貨物的發(fā)運。貨物的接受和檢驗一、貨物接收的基本目的確保以前發(fā)現(xiàn)的定單所采購的貨物已經(jīng)實際到達(dá)檢查到達(dá)的貨物是否完好無損確保收到了所定購的貨物數(shù)量將貨物送往應(yīng)該到達(dá)的下一個目的地以進(jìn)行儲存、檢驗或使用確保與接受手續(xù)有關(guān)的文件都已進(jìn)行了登記并送交有關(guān)人員二、接收貨物后支付款項的理由發(fā)票直到折扣期快終止的時候才到，有時甚至折扣期后發(fā)票才到如果沒有進(jìn)行檢驗，對任何物料進(jìn)行貨款支付都是不明智的不論如何，通常所采用的把貨物裝運日作為開票日的做法應(yīng)該改變，折扣期的起始日應(yīng)該是發(fā)票或貨物的接受日中較晚的三、支持不必等待貨物的到達(dá)、檢驗和接受物料，對發(fā)票進(jìn)行支付的理由財務(wù)上的收益可能很大不能享受現(xiàn)金折扣反映了采購方信用狀況不佳如果供應(yīng)商聲譽良好，即使貨款已經(jīng)支付，物料出現(xiàn)了問題雙方也可以圓滿地加以解決結(jié)清發(fā)票，支付貨款一、結(jié)清發(fā)票的程序 —— 采購部門核查發(fā)票主要程序為： 進(jìn)行審核和必要的更正后，原始發(fā)票送交財務(wù)部門保管，直到采購部門授權(quán)支付款項；發(fā)票的附件由采購部門保管，直到收貨部門通知它物料已經(jīng)收到為止。只要采購部門收到收貨報告，它就按照發(fā)票檢查收貨報告；如果收貨報告和發(fā)票相符，采購部門就同時保管這兩份文件，直到檢查部門發(fā)來通知，指出這批貨物可接受。一、應(yīng)保存的記錄至少包括采購訂單目錄。目錄中所有的訂單都編上號，并指明每個訂單是未結(jié)的還是已結(jié)的采購訂單卷宗。所有的采購訂單副本按順序編號后保管在卷宗中商品文件。記錄所有主要商品或項目的采購情況（日期、供應(yīng)商、數(shù)量、價格和采購訂單編號）供應(yīng)商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進(jìn)行的所有采購事項。維護(hù)記錄二、其他文件勞務(wù)合約工具和壽命記錄少數(shù)小額采購?fù)稑?biāo)歷史文件第二節(jié) 信息流一、采購部門中技術(shù)的使用采購系統(tǒng)發(fā)展表現(xiàn)為兩方面：（ 1）能提高采購過程的效率的系統(tǒng)，基本上包括與供應(yīng)商之間的電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)、條形碼系統(tǒng)及自動數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)（ 2）提高負(fù)責(zé)采購員工和部門的生產(chǎn)效率和工作效率的系統(tǒng)二、常用的技術(shù)通過傳真機(jī)傳遞信息缺點： 成本、 時間、 泄密傳真 /調(diào)制解調(diào)器（ faxmodem）除了具備調(diào)制解調(diào)器撥號上網(wǎng)的功能外，配合傳真軟件如 WinFax Pro，還可以當(dāng)傳真
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