企業(yè)信息管理實(shí)務(wù)(編輯修改稿)
2025-01-31 17:51 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 23/1/31 ? 二、信息的存儲(chǔ)、檢索、分類(lèi)的程序、系統(tǒng)和方法 信 息 的 處 理 信息存儲(chǔ)必要性 信息存儲(chǔ)設(shè)備 方法、系統(tǒng)和程序 信息分類(lèi)和索引 集中或部門(mén)歸檔 文檔或文件跟蹤 信息存儲(chǔ)方法 信息的索引 信息歸類(lèi)的方法 2023/1/31 ?二、信息的存儲(chǔ)、檢索、分類(lèi)的系統(tǒng)和方法：（教材 ） ? 信息的存儲(chǔ)和有效檢索的必要性 ?企業(yè)文檔和文件歸類(lèi)存儲(chǔ)的必要性； ?企業(yè)建立有效的檢索系統(tǒng)的必要性； 2023/1/31 ?2信息存儲(chǔ)的系統(tǒng)和程序 ? （ 1）、辦公室常用信息及存儲(chǔ)設(shè)備 ? 企業(yè)辦公室不同類(lèi)型的信息應(yīng)存放在不同文件柜中，紙面常用信息有四類(lèi)。 ? （ 2）、信息存儲(chǔ)的方法 ? 手工 ? 計(jì)算機(jī) ? 縮微膠片 ? （ 3）集中歸檔或部門(mén)歸檔 ? （ 4）文檔或文件的跟蹤 2023/1/31 ? 3信息的分類(lèi) ? （ 1）信息分類(lèi)和索引的方法； ? 信息分類(lèi)的方法； ? 信息索引的方法； ? （ 2）信息歸類(lèi)的方法； ? 按字母； ? 按數(shù)字； ? 按地理； ? 按日期； ? 按時(shí)間； ? 按作者； 2023/1/31 ?二 、 信息的存儲(chǔ) 、 檢索 、 分類(lèi)的系統(tǒng)和方法： （ 教材 ） ? 信息的存儲(chǔ)和有效檢索的必要性 ? 企業(yè)信息的存儲(chǔ)方式應(yīng)該滿足在需要時(shí)能迅速檢索 ， 這對(duì)一個(gè)單位的有效運(yùn)作是至關(guān)重要的 。 ? 首先 ， 企業(yè)文檔和文件歸類(lèi)存儲(chǔ)的必要性： （ 1） 按系統(tǒng)歸類(lèi)的信息能更容易和更迅速的存儲(chǔ) （ 2） 企業(yè)文檔和文件定期歸類(lèi)減少丟失或放錯(cuò)位置 （ 3） 企業(yè)文檔和文件定期歸擋會(huì)減少火災(zāi)隱患 。 2023/1/31 ? 其次，企業(yè)建立有效的檢索系統(tǒng)的必要性： ? （ 1） 能用準(zhǔn)確的信息迅速回答查詢(xún) ? （ 2） 能迅速找到參考信息 ? （ 3） 節(jié)省查找信息的時(shí)間，給查詢(xún)者一個(gè)有效率的印象。 2023/1/31 ? 辦公室常用信息及存儲(chǔ)方式 ? 企業(yè)辦公室不同類(lèi)型的信息應(yīng)存放在不同文件柜中 ， 紙面常用信息有四類(lèi) ， 主要包括： ? （ 1） 行業(yè)雜志 、 產(chǎn)品目錄 、 小冊(cè)子和廣告材料類(lèi)的信息可存放在文件盒 、 拱式文件夾 、 文件袋中 。 ? （ 2） 計(jì)劃 、 圖紙和照片類(lèi)的信息可存放在水平式計(jì)劃柜 、 垂直懸掛式計(jì)劃柜 。 2023/1/31 （ 3） 工作人員手冊(cè)、電話簿和參考書(shū)存放在書(shū)架上。 （ 4） 有關(guān)工作進(jìn)展的文件、需要保留的舊文件，以及其他文檔將保存在檔案柜中。有多種類(lèi)型的檔案柜可以使用，包括垂直懸掛式檔案柜、側(cè)開(kāi)式檔案柜、旋轉(zhuǎn)式檔案架中。 2023/1/31 ? 手工 、 計(jì)算機(jī) 、 縮微膠片存儲(chǔ)信息方式 ? （ 1）手工存儲(chǔ)信息的方式及其優(yōu)缺點(diǎn) ? （ 2）計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)信息的方式及其優(yōu)缺點(diǎn) ? （ 3）縮微膠片存儲(chǔ)信息的方式及其優(yōu)缺點(diǎn) 2023/1/31 ? 檔案室集中歸檔或部門(mén)歸檔 ? 檔案室集中歸檔的優(yōu)點(diǎn) ? （ 1） 可以避免文檔的重復(fù) ， 減少存儲(chǔ)設(shè)備 ? （ 2） 有統(tǒng)一的歸檔程序 ? （ 3） 集中歸檔的費(fèi)用低 ? （ 4） 由專(zhuān)業(yè)人員存檔 ， 能提供質(zhì)量更高的服務(wù) ? （ 5） 不會(huì)出現(xiàn)文檔的積壓現(xiàn)象 2023/1/31 ? 檔案室集中歸檔的缺點(diǎn) ? （ 1） 增加不同部門(mén)常用信息的重復(fù)復(fù)制 ? （ 2） 長(zhǎng)期從事集中歸檔工作使專(zhuān)業(yè)歸檔人員容易產(chǎn)生厭煩情緒 ? （ 3） 由于集中歸檔需要統(tǒng)一時(shí)間 ， 使檔案服務(wù)缺乏靈活性 ? （ 4） 很難保密 ? （ 5） 需要建立檔案管理制度 ， 防止丟失文件 ? （ 6） 集中歸檔系統(tǒng)不易滿足各部門(mén)的特殊要求 ? （ 7） 從集中歸檔區(qū)檢索文件 ， 可能花費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng) ? （ 8） 以書(shū)面或電子郵件方式索取信息 ， 容易被忽視或丟失 。 2023/1/31 ? 文檔或文件跟蹤 ? 文件跟蹤卡的內(nèi)容及使用方法 ? 文件跟蹤卡在用于迅速查找文件及文檔時(shí)是非常必要的 。 ? （ 1） 文件跟蹤卡的主要內(nèi)容有： ? 文件的借出時(shí)間；借出文件的名稱(chēng)；借閱人的姓名及部門(mén)；文件的歸還日期；歸還文件人的簽名 。 2023/1/31 （ 2） 文件跟蹤卡的使用方法如下：跟蹤卡應(yīng)保存在文件柜附近的抽屜或盒子里 ， 便于隨時(shí)取用；在卡片上填寫(xiě)文件的詳情
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