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正文內(nèi)容

企業(yè)信息管理實務(編輯修改稿)

2025-01-31 17:51 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 23/1/31 ? 二、信息的存儲、檢索、分類的程序、系統(tǒng)和方法 信 息 的 處 理 信息存儲必要性 信息存儲設備 方法、系統(tǒng)和程序 信息分類和索引 集中或部門歸檔 文檔或文件跟蹤 信息存儲方法 信息的索引 信息歸類的方法 2023/1/31 ?二、信息的存儲、檢索、分類的系統(tǒng)和方法:(教材 ) ? 信息的存儲和有效檢索的必要性 ?企業(yè)文檔和文件歸類存儲的必要性; ?企業(yè)建立有效的檢索系統(tǒng)的必要性; 2023/1/31 ?2信息存儲的系統(tǒng)和程序 ? ( 1)、辦公室常用信息及存儲設備 ? 企業(yè)辦公室不同類型的信息應存放在不同文件柜中,紙面常用信息有四類。 ? ( 2)、信息存儲的方法 ? 手工 ? 計算機 ? 縮微膠片 ? ( 3)集中歸檔或部門歸檔 ? ( 4)文檔或文件的跟蹤 2023/1/31 ? 3信息的分類 ? ( 1)信息分類和索引的方法; ? 信息分類的方法; ? 信息索引的方法; ? ( 2)信息歸類的方法; ? 按字母; ? 按數(shù)字; ? 按地理; ? 按日期; ? 按時間; ? 按作者; 2023/1/31 ?二 、 信息的存儲 、 檢索 、 分類的系統(tǒng)和方法: ( 教材 ) ? 信息的存儲和有效檢索的必要性 ? 企業(yè)信息的存儲方式應該滿足在需要時能迅速檢索 , 這對一個單位的有效運作是至關重要的 。 ? 首先 , 企業(yè)文檔和文件歸類存儲的必要性: ( 1) 按系統(tǒng)歸類的信息能更容易和更迅速的存儲 ( 2) 企業(yè)文檔和文件定期歸類減少丟失或放錯位置 ( 3) 企業(yè)文檔和文件定期歸擋會減少火災隱患 。 2023/1/31 ? 其次,企業(yè)建立有效的檢索系統(tǒng)的必要性: ? ( 1) 能用準確的信息迅速回答查詢 ? ( 2) 能迅速找到參考信息 ? ( 3) 節(jié)省查找信息的時間,給查詢者一個有效率的印象。 2023/1/31 ? 辦公室常用信息及存儲方式 ? 企業(yè)辦公室不同類型的信息應存放在不同文件柜中 , 紙面常用信息有四類 , 主要包括: ? ( 1) 行業(yè)雜志 、 產(chǎn)品目錄 、 小冊子和廣告材料類的信息可存放在文件盒 、 拱式文件夾 、 文件袋中 。 ? ( 2) 計劃 、 圖紙和照片類的信息可存放在水平式計劃柜 、 垂直懸掛式計劃柜 。 2023/1/31 ( 3) 工作人員手冊、電話簿和參考書存放在書架上。 ( 4) 有關工作進展的文件、需要保留的舊文件,以及其他文檔將保存在檔案柜中。有多種類型的檔案柜可以使用,包括垂直懸掛式檔案柜、側開式檔案柜、旋轉(zhuǎn)式檔案架中。 2023/1/31 ? 手工 、 計算機 、 縮微膠片存儲信息方式 ? ( 1)手工存儲信息的方式及其優(yōu)缺點 ? ( 2)計算機存儲信息的方式及其優(yōu)缺點 ? ( 3)縮微膠片存儲信息的方式及其優(yōu)缺點 2023/1/31 ? 檔案室集中歸檔或部門歸檔 ? 檔案室集中歸檔的優(yōu)點 ? ( 1) 可以避免文檔的重復 , 減少存儲設備 ? ( 2) 有統(tǒng)一的歸檔程序 ? ( 3) 集中歸檔的費用低 ? ( 4) 由專業(yè)人員存檔 , 能提供質(zhì)量更高的服務 ? ( 5) 不會出現(xiàn)文檔的積壓現(xiàn)象 2023/1/31 ? 檔案室集中歸檔的缺點 ? ( 1) 增加不同部門常用信息的重復復制 ? ( 2) 長期從事集中歸檔工作使專業(yè)歸檔人員容易產(chǎn)生厭煩情緒 ? ( 3) 由于集中歸檔需要統(tǒng)一時間 , 使檔案服務缺乏靈活性 ? ( 4) 很難保密 ? ( 5) 需要建立檔案管理制度 , 防止丟失文件 ? ( 6) 集中歸檔系統(tǒng)不易滿足各部門的特殊要求 ? ( 7) 從集中歸檔區(qū)檢索文件 , 可能花費時間較長 ? ( 8) 以書面或電子郵件方式索取信息 , 容易被忽視或丟失 。 2023/1/31 ? 文檔或文件跟蹤 ? 文件跟蹤卡的內(nèi)容及使用方法 ? 文件跟蹤卡在用于迅速查找文件及文檔時是非常必要的 。 ? ( 1) 文件跟蹤卡的主要內(nèi)容有: ? 文件的借出時間;借出文件的名稱;借閱人的姓名及部門;文件的歸還日期;歸還文件人的簽名 。 2023/1/31 ( 2) 文件跟蹤卡的使用方法如下:跟蹤卡應保存在文件柜附近的抽屜或盒子里 , 便于隨時取用;在卡片上填寫文件的詳情
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