【文章內(nèi)容簡介】 準(zhǔn)在哪裡？ 這項(xiàng)工作是屬於哪種性質(zhì)的工作？ 這項(xiàng)工作對部門或整個企業(yè)的影響是什麼？ 這項(xiàng)工作的時效性與緊急性是什麼？ 這項(xiàng)工作會在哪種場合執(zhí)行？ 當(dāng)我們把部屬的條件與工作所要求的性質(zhì)都一一列出後，就可以分配工作了，這點(diǎn)要注意的是必須考慮到是否會影響到部屬未來的其他任務(wù)？ 83 下達(dá)命令 命令的最終目的不是告訴部屬要做什麼，而是要喚起部屬去完成的意願，因此如何下達(dá)命令往往能影響這個任務(wù)的成敗，下達(dá)命令的原則有三： 要明確具體 要確認(rèn)部屬的認(rèn)知度 要激發(fā)部屬執(zhí)行的意願 84 原則一：命令要明確具體 一次就把任務(wù)的目標(biāo)、內(nèi)容與情況說清楚 以書面命令配合口頭命令 向團(tuán)體下達(dá)命令時要先分組 85 原則二：要確認(rèn)部屬的認(rèn)知程度 雖然命令聽起來是一種單項(xiàng)的由上而下的溝通，但事實(shí)上，命令的成敗常常維系在雙向溝通上。因此你在下達(dá)命令後，一定要請部屬說明他所了解任務(wù)的內(nèi)容與目標(biāo)等。這樣不但可以明白你是否已明確下達(dá)這個命令，同事也可可了解部屬這性這項(xiàng)任務(wù)意願有多少。 86 原則三：要激發(fā)部屬執(zhí)行的意願 一般而言，您可以用的方法有： 向部屬說明任務(wù)完成後對整個企業(yè)的影響，以及部屬本人可得到的好處與成長。 向部屬說明為何選擇他來擔(dān)任這項(xiàng)任務(wù)，部屬因此自尊心與榮譽(yù)感而產(chǎn)生執(zhí)行的意願。 征求部屬對執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)的看法以及執(zhí)行方法，因?yàn)楫?dāng)部屬能參與、提供意見時，他就多半已經(jīng)能認(rèn)同這項(xiàng)任務(wù)。 87 命令方式 ● 直接命令 ● 特殊情形或緊急時。 ● 需要嚴(yán)格的控制時。 ● 請托 ● 一般情形。 ● 具有或多或少的自由裁量余地時。 ● 示意或暗示 只要略加暗示就可以達(dá)到目的時。 ● 為養(yǎng)成屬員的積極性格時。 ● 對工作能力高強(qiáng)的人指示工作時。 ● 對平時自動自發(fā)工作的人指示工作時。 ● 征求志愿 ● 不欲強(qiáng)加分配工作時，狀況與平時不同時。 88 命令的形式 89 高效率會議的原則 研討內(nèi)容： 什麼是會議的三要素 在開會前，主席要如何預(yù)備？ 開會時，主席應(yīng)該如何主持？ 開玩會後，應(yīng)該從哪幾方面來反省？ 90 會議的意義 凡是三個人以上為同一目的集合在一起，由其中一個人擔(dān)任主席，大家面對面的溝通、討論事情，我們就可稱之為會議。 會議的目的： 集思廣義，啟發(fā) 新 觀念 使大家能完全了解組織的命令與目標(biāo) 提高部屬工作的士氣與歸屬感，進(jìn)而強(qiáng)化他們執(zhí)行命令的意願 控制並協(xié)調(diào)各不同崗位的工作 建立企業(yè)中彼此信賴與相互啟發(fā)的氣氛 91 要開好一個會議，至少必須具備三個條件： 有適當(dāng)?shù)淖h題 有合適 的出席者 有領(lǐng)導(dǎo)得體的主席 所以我們稱議題、與會者、主席是會議的三要素。 92 一個適當(dāng)?shù)淖h題，通常會有這種特性 : 這個議題不是運(yùn)用主管本身的權(quán)責(zé)就可以解決的 這個議題無法用電話、文書、報告等方式處理的 不適合用開會的方式來解決的 93 選擇出席者的原則 : 對議題由有直接權(quán)限和責(zé)任的人 對議題有相關(guān)知識和經(jīng)驗(yàn)的人 與執(zhí)行議題的結(jié)論相關(guān)的人 對議題有 興趣 並關(guān)心的人 94 一般來說，主席的任務(wù)有 4個 : 在會前計劃預(yù)備開會的相關(guān)事項(xiàng) 事先了解議題的內(nèi)容 運(yùn)用雙向的溝通方式，引導(dǎo)出席者討論 歸納會中的意見，造成全體的共識 95 會議 的類型可分成三大類： 說明式會議 討論式會議 整合式會議 96 類型之一：說明式會議 這種會議的目的多半是要向出席者宣布或說明某些消息與訊息。 類型之二：討論式會議 這種會議的目的是希望讓出席者能互相交換彼此的知識、經(jīng)驗(yàn)、看法等。有三種類型： 指導(dǎo)性會議 研討式會議 解決問題式會議 97 類型之三：整合式會議 召開這個會議的目的是要讓出席者針對組織的目標(biāo)與企業(yè)內(nèi)、外的環(huán)境提出意見，然後把這些意見加以比較整合，減少彼此在認(rèn)識上 的差異。 98 會前準(zhǔn)備： 第一步 決定是否要舉行會議 第二步 決定會議的目的 第三步 決定開會人員 第四步 擬定議程議題 第五步 預(yù)備相關(guān)資料 第六步 布置會場 99 主持會議的步驟 1導(dǎo)入議題 2引出意見 3導(dǎo)出結(jié)論 4歸納結(jié)論 100 1導(dǎo)入議題 原則： 幫助與會者放松心情 刺激與會者關(guān)心議題 方法： 以親切的交談來放松與會者的情緒 明確說明開會的目的與重要性 引用個人的經(jīng)驗(yàn)和個案闡明議題 提供議題的背景與資料 表現(xiàn)出你對與會者的信賴 說明您對與會者的支持 101 2引出意見 原則： 主席少發(fā)言 使與會者依議題的類別逐一發(fā)言 方法： 提供議題有關(guān)信息，以促進(jìn)與會者的思考方向 以明確的發(fā)問方式引出與會者的相關(guān)意見 觀察全體與會者 的反應(yīng)和動向，再依這些反應(yīng)提出問題 引導(dǎo)不發(fā)言者提出意見 102 3導(dǎo)出結(jié)論 原則： 整合與會議題相關(guān)之意見 引導(dǎo)大家有一致的想法 方法 : 記錄與議題核心相關(guān)的意見 分析比較各個意見 的要點(diǎn) 引導(dǎo)大家去評估彼此的意見和觀點(diǎn) 以超然客觀的立場說明各意見之重點(diǎn) 指出與會目的像吻合的觀點(diǎn)和意見 103 4歸納結(jié)論 原則 : 激發(fā)與會者參與的成就感與實(shí)行意願 方法 : 歸納、澄清各意見之要點(diǎn) 宣讀結(jié)論，務(wù)求大家有同樣的認(rèn)知 重申結(jié)論要點(diǎn) 喚起與會者實(shí)行的意願，並分配工作與任務(wù) 104 會議 的提問技巧 針對全體與會者 的發(fā)問 指名發(fā)問 接力式發(fā)問 反彈式發(fā)問 105 特殊情況的處理 當(dāng)全體與會者發(fā)言不踴躍時： 先問能回答的人 先以是、否之方式，再以為什麼之方式發(fā)問 引用實(shí)例和比喻來提起與會者的興趣和關(guān)心 有個性內(nèi)向參與者 : 只問他能力范圍內(nèi)的問題 多多贊賞他所提出的好意見，增加他的自信心 106 討論偏離主題時： 請發(fā)言人說明他的發(fā)言內(nèi)容與議題之關(guān)系 建議立即停止討論，並取得發(fā)言人的諒解 扼要的整理已討論過的內(nèi)容，重新掌握發(fā)言權(quán)，再請其他人就主題發(fā)言 引導(dǎo)發(fā)言人回到原來的議題中 提供與議題相關(guān)的新話題 與會者之間的意見不一致時： 要求參與者重新研究議題的重點(diǎn) 指出與會者不明、錯誤、或遺漏之處 要求與會者由另一個角度討論 107 與會者提出的意見太廣泛時： 歸納整理這些意見，請發(fā)言人澄清 要求其他與會者發(fā)表意見 與會者發(fā)生糾紛時： 注意發(fā)生糾紛的地方，以便掌握突發(fā)狀況 以起身動作吸引 /分散與會者的注意力 指名與會者中具備影響力者，讓他調(diào)解紛爭 可視情況宣布休若干分鐘 整理並說明討論過的重點(diǎn) 108 與會者發(fā)生爭論時 : 主動發(fā)言調(diào)解 引導(dǎo)其他與會者發(fā)言，使討論的重心離開發(fā)生爭辯者 取其爭論的內(nèi)容中對議題有用的部份，共同討論 與會者反抗主席時 聽取反對者的意見 指定或選擇其他的與會者發(fā)言 109 與會者不接受主席所歸案的結(jié)論時： 引導(dǎo)與會者產(chǎn)生異口同聲的結(jié)論 指名贊成結(jié)論的人發(fā)表意見 投票表決 有習(xí)慣性反對的人與會時： 促使反對者說明不贊成的理由 了解他反對的動機(jī) 利用反彈式發(fā)問，使反對者發(fā)言 利用接力式發(fā)問，使與會者了解彼此的意見 110 有上司參與會議時： 請求上司不要事先做結(jié)論性的訓(xùn)詞 請求上司在會議討論中做記錄 對上司和其他與會者一視同仁 不要問會議與會者難以回答的問題 與會者情緒不穩(wěn)定或失去討論的熱忱時： 找出原因，並設(shè)法削除 決定暫時休會，或擇期再議 111 如何做好早會 ? １、 目的何在： ? （１） 促銷、共識、為什么之說明、是 傳道型的領(lǐng)導(dǎo)。 ? （２） 教導(dǎo) ? （３） 追蹤與管理 ? （４） 激勵 ? （５） 培養(yǎng)權(quán)威、架勢及形象 ? （６） 容易采取一致的步調(diào) ? （７） 利用早會執(zhí)行管理 ? （８） 是基層管理重要的一環(huán) 112 ? ２、 內(nèi)容是什么： ? （１） 教導(dǎo)５０％ ? ａ、新產(chǎn)品、新方法之說明 ? ｂ、標(biāo)準(zhǔn)化工作 ? ｃ、品質(zhì)異常及個人品質(zhì)、效率之掌握 ? （２） 理念２５％ ? ａ、工作教養(yǎng) ? ｂ、工作倫理 ? ｃ、工作習(xí)慣 ? （３） 工作目標(biāo)２５％ ? ａ、生產(chǎn)安排 ? ｂ、工作目標(biāo) ? ｃ、政令傳達(dá)、市場反應(yīng) 113 ? 早會的理念： ? （１） 培養(yǎng)好習(xí)慣 ? （２） 提升個人的價值觀 ? （３） 培養(yǎng)主管的風(fēng)范與氣質(zhì) ? （４） 教育、主導(dǎo)與激勵 ? （５） 帶動部門氣氛及提供良好溝通園地 ? （６） 是公司重要的文化網(wǎng)絡(luò)，是基層管 理的重要園地。 114 角色扮演 ? 請推選一位代表示範(fàn)早會召開形式及內(nèi)容說明 115 ? 工作方法改善四階段 ? 第一階段 工作分解 ? 第二階段 進(jìn)行自問 ? 第三階段 展開新方法 ? 第四階段 實(shí)施新方法 現(xiàn)場改善 116 第一階段 工作分解 列出每一個詳細(xì)細(xì)目 1. 步行到零件存放區(qū) 2. 拿取待檢軸心 3. 回到工作臺 4. 核對軸心規(guī)格 5. 步行取卡尺 6. 回到工作臺 7. 檢查軸心外徑 8. 步行退回卡尺 9. 取牙規(guī) 10. 回到工作臺 11. 檢查螺紋 12. 步行退回牙規(guī) 13. 步行取防銹油 14. 回到工作臺 15. 噴防銹油 16. 步行退回防銹油 17. 回到工作臺 18. 退回檢驗(yàn)過軸心 117 第二階段 進(jìn)行自問 ? 自問六大要項(xiàng) ? 問為什么需要這樣 ? 問它的目的是什么 ? 問在什么地方進(jìn)行最好 ? 問應(yīng)該在什么時候做 ? 問什么人是最適當(dāng)人選 ? 問用什么方法最好 118 第三階段 展開新方法 ? 展開新方法六步驟 ? 刪除不必要的細(xì)目 ? 盡量將細(xì)目加以合并 ? 重組改善細(xì)目的順序 ? 簡化必要的細(xì)目 ? 借助他人的意見 ? 將新方法細(xì)目記下 119 建立新方法的四大要點(diǎn) E剔除： 凡是分析時經(jīng)“完成了什么？”、“是否必要？”、及“為什么”等 問題質(zhì)疑，而不能有滿意答復(fù)者，就表示沒有必要，就要予以剔除。 剔除最能表現(xiàn)改善的效果。 C合并： 確實(shí)無法剔除者，而屬必要者，就應(yīng)試著檢討有沒有可能合并， 以簡化作業(yè)，省時省事。 R排列 ：經(jīng)過剔除、合并程序后，剩下的改善意見，再進(jìn)行“何人？何處？ 何時？”三種質(zhì)疑，加以重排，以得到最佳的結(jié)果，或最適化的組合。 S簡化 ：簡化的目的，就是檢討該項(xiàng)工作，有沒有可能用更簡單的方法或 更簡單的設(shè)備來完成。 （改善的四大要點(diǎn)） 120 1. 步行到零件存放區(qū) 2. 核對軸心規(guī)格 3. 拿取待檢軸心步行到零件存放區(qū) 4. 回到工作臺 5. 步行取卡尺牙規(guī) 6. 回到工作臺 7. 檢查軸心外徑 8. 檢查螺紋 9. 步行放回卡尺牙規(guī) 121 第四階段 實(shí)施新方法 ? 實(shí)施新方法五重點(diǎn) ? 一、 讓上司了解新方法 ? 二、 讓屬下了解新方法 ? 三、 知會各部門主管 ? 四、 應(yīng)用到下次改善 ? 五、 應(yīng)承讓別人的貢獻(xiàn) 122 1. 步行到零件存放區(qū) 2. 核對軸心規(guī)格 3. 拿取待檢軸心 4. 回到工作臺 5. 步行取卡尺牙規(guī)、防銹油 6. 檢查軸心外徑 7. 檢查螺紋 8. 噴防銹油 9. 步行放回卡尺牙規(guī)、防銹油 10. 回到工作臺 11. 退回檢驗(yàn)過軸心 123 124 四、 工作關(guān)系（ＪＲ） ? 基層領(lǐng)班在企業(yè)經(jīng)營體系中所扮演之 角 色 125 組織中基層主管的角色： ? 1. 承上啟下。 ? 2. 透過別人的努力完成工作。 ? 3. 做事，不只 做，更應(yīng)做對、做好。 ? 4. 像教練，也像推銷員。 126 組織中基層主管所需的人格特質(zhì)