時間管理與會議管理-一天(編輯修改稿)
2025-01-25 09:02 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ? 根據(jù)美國一份調(diào)查資料顯示，一個 72歲的美國人，平均花在找東西方面的時間有 1年。 ? 一個人的工作效率受到外環(huán)境和內(nèi)環(huán)境雙重因素的影響。 – 整潔的，有條理的外部環(huán)境能夠提高效率 – 積極、樂觀、快樂的情緒也能提高效率 32 辦公室的時間管理 ? 簡潔就是速度，條理就是效率 ? 簡潔和條理也是一種辦公室和工作場地的美學(xué) – 物以類聚 – 東西用畢，物歸原處，不亂放東西 – 把整理好的東西貼上標簽 – 好記性不如爛筆頭，勤記錄 ? 處理文件的三環(huán)節(jié) – 每份文件處理一次，需要回復(fù)的迅速回復(fù) – 迅速歸檔案，以免文件弄亂或弄丟 – 不用的文件及時銷毀（包括張貼的文件、通知等） 33 保持好的心情 ? 情緒會傳染，并且產(chǎn)生連鎖反應(yīng) ? 用你的情緒去感染別人 34 時間管理黃金法則六 積累生活竅門 善用零碎時間 35 “ 省”出來的時間和“冒”出來的時間 ? 掌握一些生活的竅門，可以省出一些時間。 ? 善于利用零碎時間，可以冒出很多時間。 36 時間管理黃金法則七 掌握拒絕技巧 積攢整塊時間 37 說 No是一種力量，也是一種藝術(shù) ? “ 拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。 – 有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適時的建議。 ? 拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。 – 倘若因勉強接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。 38 接受請托之前的思考 ? 接受請托之前不妨先先問問自己： – 這種請托是屬于我的職責范圍內(nèi)嗎？ – 對實現(xiàn)我的目標有幫助嗎？ – 如果接受它，將付出什么代價？ – 如果不接受他，則需承擔什么后果？ 經(jīng)過這一番“成本 —— 效益分析”之后，你就可以決定取舍了。 39 減少被打斷的機會 ? 尋找相對獨立的空間 ? 制造相對獨立空間 – 掛牌：除特急事情，請在下午 4點后找我 – 戴耳機：音樂聲音不要太大，能蓋住外界的噪音就可以 ? 主動出擊，主動匯報，主動協(xié)調(diào) ? 把重要事情安排在不會被打斷的時間 – 每天早晨 1個小時的讀書時間 40 時間管理黃金法則八 咨詢專人專線 花錢贏得時間 41 用好資源辦大事 ? 專人 – 好朋友（可交心的朋友） – 顧問 – 擴大社交層面 ? 專線 – 114， 160 – 中央圖書館 – Inter圖書館 ? 購買他人成功的經(jīng)驗 – 聽演講，看書評 ? 雇傭他人做事 – 寫書的計劃 ? 用錢賺錢 – 不動產(chǎn)投資 – 實業(yè)投資請專才 42 時間管理黃金法則九 管好業(yè)余時間 不斷進取自勵 43 享受平衡人生 ? 再忙，也要留給自己思考的空間 ? 讓親人和朋友感受你的溫暖 ? 保持良好睡眠，偶爾打個盹 ? 體驗生活，享受娛樂 – 參加具有創(chuàng)造性的活動 – 鍛煉身體，參加一些戶外活動 44 為什么“知易行難”？ ? 挑戰(zhàn)自我舒適區(qū) ? 改變習(xí)慣的三個階段 – 1~7天： 導(dǎo)入期 有意識，不自然 – 7~21天： 適應(yīng)期 有意識，自然 – 21~90天： 養(yǎng)成期 下意識，自然 45 案例分析：任經(jīng)理的一天 46 一、認識時間和時間管理 二、時間管理實務(wù) 三、會議管理 今日主題 47 會議的困境 ? 平均一生中 9000小時的會議 ? 每年企業(yè)中 30%在開會 ? 中層管理人員開會時間超過 35% ? 高層管理人員開會時間超過 50% ? 全美每天開會人數(shù)超過 1000萬 ? 年人事費用的 7%15% ? 無效會議損失人均 800美元 / 年 一、會議功能和目的 48 ? 開展有效的溝通 ? 資訊傳達 ? 監(jiān)督員工的工作進展 ? 達成協(xié)議 ,解決問題 ? 決策和資源共享 ? 開發(fā)創(chuàng)意 ? 激勵員工士氣 ? 鞏固經(jīng)理人的地位 會議 的目的 49 ? 經(jīng)理聯(lián)絡(luò)會 ? 主管聯(lián)絡(luò)會 ? 部門內(nèi)聯(lián)絡(luò)會 ? 班長聯(lián)絡(luò)會 ? 早會 匯報型會議： ? 周會 ? 月度總結(jié)會 ? 品質(zhì)管理會 評審型會議： ? 質(zhì)量管理體系評審會 ? 產(chǎn)品認證會 教育型會議： ? TPM（全面生產(chǎn)管理）指導(dǎo)會 ? TPM專題教育 ? 全員教育 ? 專題型教育 達成決議或解決問題型會議： ? 缺點改善討論會 ? QC小組研討會 ? 新產(chǎn)品開發(fā)研討會 會議明細與舉例 聯(lián)絡(luò)型會議： 50 ? 成立會務(wù)工作機構(gòu) ? 制定會議預(yù)算 ? 擬定會議議程 、 日程 、 程序 ? 制發(fā)會議通知 ? 準備會議材料 ? 制發(fā)會議證件 ? 會場布置 大中型會務(wù)籌備 51 （ 1）會議前的原因 ? 欠缺目標，欠缺議程。 ? 與會人選不當 (與會者太多或與會者太少 )。 ? 會議時間不當 (周一早上或周五下午 )。 ? 開會通知時間不當 (太早通知開會或太晚通知開會 ) ? 開會通知內(nèi)容欠周詳 ? 會議地點不當，場地設(shè)
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