【文章內容簡介】 54 總結報告 ? 在 5S的整個推進過程中，要特別注意及時總結報告，讓公司的每一個人都能及時地把握工作的進度，高層領導的正確決策，基層對 5S獲得新的理解，形成新的推動力。 55 ? 談到報告，很多人的腦海里馬上會形成這樣一種觀念，那就是打小報告，這是一個錯誤的想法。 就日常管理而言，報告是十分重要的。無論是對具體的事實，還是上下級之間的消除誤解，經常報告，就能使上司了解你在做什么，以及你努力的程度，取得了怎樣的效果，并給予必要的支持，指導。即使失敗了，上司也會覺得部下已經盡了力，誰會料到失敗呢？ 56 總結報告的好處 1．是避免問題發(fā)生或減少損失的重要手段 ? 在問題發(fā)生之前來報告，你就能爭取最多的時間來尋找對策，把損失降到最低，最小的程度。事后才報告于事無補。 57 2．是上司正確決策的基礎 ? 來自生產第一線的情報是非常重要的。但作為上司不可能什么都了解和掌握，幫助上司的最好辦法就是你經常地報告你見到聽到的以及你所了解的情報，你的看法，使得上司能準確地把握全局，并正確地指揮全局。 58 3．能溝通上下關系 ? 對于上司安排的工作，及時報告，監(jiān)督情況是每一個管理者的義務。報告能使上司從單身的狀況中解脫，并對你產生“你辦事我放心”的感覺。報告還可以密切上下級的關系，是溝通的出發(fā)點。 59 4．使上司參與解決問題 ? 報告可以使上司參與解決問題，得到上司幫助的機會。上司之所以成為上司，一定有他過人之處，所以在解決問題的過程中，經常與上司溝通，得到上司的幫助，能有助于你更快更好地解決問題。 60 5．是使自己的擔憂和煩惱由上司也為您承擔一半的最好的手段 ? 有困難時，重要的是首先要由自己設法解決，但如果的確難以解決時，你就要及時地向上司報告，上司會很樂意地幫你解決。你的擔憂和煩惱至少會減了一大半。 61 6．經常報告的人能得到正確的評價，而不報告的人只能由結果得到評價，在性格方面容易遭到誤解 ? 上司對你的評價不僅是結果，而且還有整個過程，但反之，如果平時你不去報告，上司只能看到最終的結果，誰能保證每項工作都做得好呢，而且上司很可能認為你是孤僻的、不合群的、不適合往更高職位發(fā)展的人。 62 7．經常報告可自然而然地提高自我約束力，更有可能提高自己對工作的積極性 ? 報告對自己來說，是一個很好的總結，哪里做得好、還不夠，工作上引起上司的關注，自己也有更大的壓力和動力。 63 及時報告的要求 圖 111 報告流程示意圖 64 及時報告應注意幾個要點 ? 1．要打破現狀，讓上司有意外的驚喜 ? 雖然整理、整頓、清掃、清潔，這些都是很簡單的工作，但是它是細分到每個責任人身上的；還有每個組織的人員因為環(huán)境教育、背景不同，因此思考方式也有所不同。在這個團隊里，我們從最簡單的開始，但進行到制度化，走上習慣化的過程中，每一件事情都要養(yǎng)成一種報告的習慣，隨時與你的上級報告。 65 ? 你只有報告才會讓上級更能了解你的工作進度、更能知道你做的程度，以及指導你該如何進行下一步的事情。在報告的過程中，還可以得到好處，上司掌握了你的進度，可以協(xié)助你，幫你解決問題。 66 ? 假如你是一個車間的主管，你的工作就是主動積極地發(fā)現問題，解決問題，而且你要讓你的上司感覺到你這個團隊，你這個小組永遠是公司內最好的團隊，最好的小組，讓你的上司感覺到你永遠是第一。 67 2．實事求是 ? 報告要以事實為基礎，做到實事求是而不要夸耀成績或歪曲事實，更不可以偽造。即使在報告自己的設想時，也要說明背景原因及邏輯方法；報告預測結果時，對成績應盡量要保守估計；報告取得了成績時，切記不要忘記感謝上司和相關人員的支持和協(xié)助。 68 3．報告要簡明扼要 ? 報告一定要簡明扼要，盡量有用，一至兩張紙就可以寫完，具體的數據做附表。先講結果，后講方法，以引起人們的興趣。成果最后都要折算成金額，以便于比較。報告的時間要在 30分鐘以內。 69 4．報告要注意時機和場所 ? 報告一定要把握好時機，你不能每天專門找你的上司來報告。在上司來部門巡視時，抓住機會去報告最好。在現場報告時，不要忘了向上司介紹下屬，要特別肯定下屬的成績，只知自我表現，獨占功勞的人，上司是不會欣賞，下屬也不愿意跟隨的，所以報告的環(huán)境和時機，需要認真地把握。 70 5．報告壞情況需要勇氣 ? 報告壞情況怎么辦？你必須中肯，要客觀，要有承擔勇氣和自責的精神，不要把責任推卸給同事或部下，自己反倒像是受害者。 71 ? 所以在進行報告，最后到總結時，公司目前維持情況可以歸納為過道或工廠內已經沒有亂擺放的物品或廢品垃圾，很整潔，員工已經積極地找出了改進方法，其它崗位的員工，也都在效仿，工具等方面都已經放置在原位，按照 5S的水平來衡量是合格的，但是公司的目標是最好的 5S，公司上下都要充滿著努力改進的氣氛，一進入工廠就感覺到大家都是親自動手進行各種改進，所以我們需要倍加努力地繼續(xù)前進，推進 5S。 72 合理化建議 ? 一個報告，一定要有一種中肯的結尾，就是合理化的建設，或叫合理化的建設性的意見。在舊的企業(yè)里，合理化建議又稱為提案，或稱為改善提案，是發(fā)揮員工智慧潛在力、科研智慧的潛力、主人翁精神，以積極的心態(tài)通過一定的途徑。向一定組織或人員以書面形式提出，或間接或直接地提出建議，從而改善本職工作的一種方法，是 5S的一種高級形式。 73 ? 企業(yè)的生產設備工藝管理等方面永遠存在著不足以及不合理的地方，所以企業(yè)管理就是點點滴滴的合理化的過程，企業(yè)員工專心致志于本職工作，對于現場的管理，沒有誰比他們了解得更清楚了，所以我們要發(fā)揮員工們這種無窮智慧和潛力。 74 特別說明 (1)鼓勵員工提出合理化建議 鼓勵他們提出合理化的建議，要不斷地改善我們的工作，推動企業(yè)進步。推動合理化建議有幾個特別留意的地方，如何鼓勵員工提出合理化建議，必須要輔以一定的物質和精神鼓勵手段，給予獎勵。 5S推進組織對合理化建議要專人進行鑒定，好的予以獎勵，不能實施的也要說明，給予勉勵。只有這樣，在一個企業(yè)里，上上下下才能形成一個 “不平則鳴，從善如流 ”的氣氛。 另外，要把部門合理化的建議成績納入管理人員的業(yè)績考核，促進管理人員的重視，促使管理人員重視部門改進工作。注意引導，防止合理化建議成為一個發(fā)泄牢騷和不滿的工具。 75 (2)教育員工，永遠不要自滿 ，要面對現實合理化建議與牢騷不滿，它只是一念之差。所以，要教育員工永遠不自滿，在追求不斷地改善的同時，還要教育員工勇于面對現實，克服客戶環(huán)境條件的困難，而非不顧現實的差距，牢騷滿腹，消極地發(fā)泄自己的不滿，這樣只會打擊士氣。 76 (3)發(fā)動全員參與，尤其是發(fā)揮管理人員的積極性 因為管理人員的見識和認識的高度與一般職工不同，所以他們的提案含金量會比較高。要找到適合管理人員的鼓勵機制，才能充分地調動和發(fā)揮他們的積極性，使他們多提一些寶貴的意見。 77 【自檢】 每人針對公司的狀況擬寫一個合理化建議書 提案人 所屬部門 NO 建議類別 □成本 □效率 □品質 □ 5S □安全 □其他 改善建議書 問題點： 原因分析： 改善對策： 78 【本講總結】 ? 5S的推動是讓企業(yè)一步步地向前推進。在一個企業(yè)內，如何把宣傳策劃、教育培訓、現場巡查做好，如何使每一個總結報告做得很好，最后提出合理化的建議。 79 第 12講 5S推行步驟 【本講重點】 ? 推行 5S遇到的幾種問題 ? 實施與評價的三個階段 80 推行 5S遇到的幾種問題 ? 在 5S的推行及推進實踐中，有這么一個現象，5S活動開展起來比較容易，大部分還搞得轟轟烈烈，短時間內效果非常顯著，但是能真正一直堅持下去，持之以恒，成為習慣的企業(yè)卻并不多見，很多企業(yè)存在著“一緊二松三垮臺四重來”的現象。 5S的活動貴在堅持。 81 工廠推行 5S活動一般都會遭遇到下列幾種問題： ①員工不愿意配合，不按規(guī)定來擺放或不按標準來做，達 不到共識。 ②事前的規(guī)劃不足，不好擺放以及不合理之處的確很多。 ③公司發(fā)展太快，廠房空間不足，物料無處堆放。 ④實施不夠徹底，積極性不高。 ⑤抱著應付的心態(tài)，制度或評價制度不合理，沒有辦法來激勵員工的士氣。 ⑥評價人員不公。 82 ? 這些問題主要來自于員工內心深處意識的障礙。 比方說： ①“推進整理、整頓又不能提高生產力”。 ②“文件資料一大堆，那么多的要求恐怕做不到，我們這個水平算是已經不錯的”。 ③“哎， 5S，那是生產部門的事，跟我們營銷部門沒有關系”。 ④“ 5S那是生產部門的事，我們開發(fā)部干嘛也要搞 5S”。 83 ⑤“天天加班，哪還有時間再搞整理、整頓”。