戴德梁行物業(yè)管理檔案建立與管理講義(編輯修改稿)
2025-01-22 03:19 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 3. 委托管理階段信息 4. 招商階段信息 5. 用戶入戶信息 6. 日常管理信息 Page 19 按物業(yè)管理參與者的各方面來收集 ? 在物業(yè)接管移交與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作，力爭全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)資料等原始資料 ? 在業(yè)主入伙，進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料 ? 在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄等以及其他相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化 ? 通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息 Page 20 資料的整理和分類 ? 資料整理要求 ? 根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類 ? 根據(jù)文件、檔案連貫性整理和分類 Page 21 資料整理要求： 收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無效的記錄，然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、便于檢索 Page 22 根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類 辦公室 —— 上級文件、內(nèi)部發(fā)文、計(jì)劃總結(jié) …… 工程部 —— 工程圖紙、設(shè)備檔案、承包合同 …… 服務(wù)部 —— 租賃合同、顧客投訴、業(yè)主檔案 …… 財(cái)務(wù)部 —— 各類帳冊、發(fā)票存根、預(yù)算報(bào)告 …… 保安部 —— 巡查記錄、緊急事件、車輛檔案 …… Page 23 按文件、檔案連貫性分類 實(shí)際工作中，文件資料、檔案一般不作嚴(yán)格區(qū)分，另外歸檔時(shí)可照顧到從文件到檔案的連貫性，進(jìn)行分類（見表 221） Page 24 表 221 產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料 ?。ㄓ茫魴n案 裝修檔案 維修資料 治安交通管理資料 設(shè)備設(shè)施管理資料（包括消防） 綠化清潔資料 社會文化資料 員工管理資料 業(yè)主反饋 行政文件資料 業(yè)主管理委員會資料 Page 25 圖 —— 指在實(shí)地查丈的基礎(chǔ)上，對照 1:500房地產(chǎn)分幅平
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