【文章內(nèi)容簡介】 ．建設(shè)工程文件 ? 建設(shè)工程文件是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。 ? (1)工程準備階段文件。工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標等工程準備階段形成的文件。 ? (2)監(jiān)理文件。監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。 ? (3)施工文件。施工單位在工程施工過程中形成的文件。 ? (4)竣工圖。工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖紙。 ? (5)竣工驗收文件。建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。 ? 2．建設(shè)工程檔案 ? 建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案。 ? 3．建設(shè)工程文件檔案資料的載體 ? 建設(shè)工程文件檔案資料的載體有紙質(zhì)載體、縮微品載體、光盤載體、磁性載體等。 ? 4．建設(shè)工程文件檔案資料的特征 ? 建設(shè)工程文件檔案資料由建設(shè)工程文件、建設(shè)工程檔案和建設(shè)工程資料組成；具有分散性和復(fù)雜性、繼承性和時效性、全面性和真實性、隨機性、多專業(yè)性和綜合性的特征。 ? 5．建設(shè)工程文件檔案資料的歸檔范圍 ? (1)對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔； ? (2)工程文件的具體歸檔范圍按照 《 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 》 (GB／ T 503282023)中“建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表 共五大類執(zhí)行，保管期限分為永久、長期、短期三種期限。具體包括： ? 1)工程準備階段文件。立項文件；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設(shè)計文件；招投標文件；開工審批文件；財務(wù)文件；建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責(zé)人。 ? 2)監(jiān)理文件。監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題；監(jiān)理會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題；進度控制；質(zhì)量控制；造價控制；分包資質(zhì)；監(jiān)理通知；合同與其他事項管理；監(jiān)理工作總結(jié)。 ? 3)施工文件。分為建筑安裝工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程兩大類。其中，建筑安裝工程包括土建 (建筑與結(jié)構(gòu) )工程；電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程；室外工程三類。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程包括施工技術(shù)準備；施工現(xiàn)場準備；設(shè)計變更、洽商記錄；原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出廠質(zhì)量合格證及試驗報告；施工試驗記錄；施工記錄；預(yù)檢記錄；隱蔽工程檢查 (驗收 )記錄；功能性試驗記錄；質(zhì)量事故及處理記錄；竣工測量資料十二類。 ? 4)竣工圖。分為建筑安裝工程竣工圖和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工圖兩大類。其中，建筑安裝工程竣工圖包括綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖兩類。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工圖包括道路工程；橋梁工程；廣場工程；隧道工程；鐵路、公路、航空、水運等交通工程；地下鐵道等軌道交通工程；地下人防工程；水利防災(zāi)工程；排水工程；供水、供熱、供氣、電力、電信等地下管線工程；高壓架空輸電線工程；污水處理、垃圾處理處置工程；場、廠、站工程。 ? 5)竣工驗收文件。工程竣工總結(jié)；竣工驗收記錄；財務(wù)文件；聲像、縮徽、電子檔案。 ? 6．建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理 ? 建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理是指監(jiān)理工程師受業(yè)主的委托，在進行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間，對建設(shè)工程實施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)工程監(jiān)理文檔管理的對象是監(jiān)理文檔資料，它們是建設(shè)工程監(jiān)理信息的主要載體之一。 ? 二、建設(shè)工程文件檔案資料管理職責(zé) ? 建設(shè)工程文件檔案資料的管理涉及建設(shè)單位、工程監(jiān)理單位、施工單位以及地方城建檔案部門。根據(jù)我國目前政府主管部門的有關(guān)文件規(guī)定，工程建設(shè)參與有關(guān)各方在文件檔案資料管理方面的職責(zé)有各自的特點。 ? 1．通用職責(zé) ? (1)建設(shè)工程各參建單位填寫的建設(shè)工程檔案應(yīng)以施工及驗收規(guī)范、工程合同、設(shè)計文件、工程質(zhì)量驗收標準等為依據(jù)。 ? (2)工程檔案資料應(yīng)隨工程進度及時收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類。 ? (3)工程檔案資料進行分級管理，建設(shè)工程項目各單位技術(shù)負責(zé)人負責(zé)本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負責(zé)審核，檔案員負責(zé)工程檔案資料的收集、整理工作。 ? (4)對工程檔案資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任 。 ? 2．建設(shè)單位職責(zé) ? (1)在工程招標及與勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求。 ? (2)收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應(yīng)進行立卷歸檔。 ? (3)負責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作，也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。 ? (4)收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。 ? (5)在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收。 ? (6)對列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，工程竣工驗收后 3個月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程文件。 ? (7)必須向參與工程建設(shè)的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位提供與工程建設(shè)有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實、準確、齊全。 ? (8)可委托總承包單位、監(jiān)理單位組織工程檔案的編制工作；負責(zé)組織竣工圖的繪制工作，也可委托總承包單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位完成，收費標準按照當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)文件執(zhí)行。 ? 3．工程監(jiān)理單位職責(zé) ? (1)應(yīng)設(shè)專人負責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作。在項目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負責(zé)，并制定專人具體實施，監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔。 ? (2)監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序。在設(shè)計階段，對勘察、測繪、設(shè)計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查。 ? (3)可以按照監(jiān)理合同的協(xié)議要求，接收建設(shè)單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。 ? (4)編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時間，應(yīng)按照《 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 》 和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，經(jīng)雙方簽字、蓋章后，及時移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理單位檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照 《 建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范 》 的要求，及時由項目監(jiān)理部提供。 ? 4．工程施工單位職責(zé) (1)實行技術(shù)負責(zé)人負責(zé)制，逐級建立、健全施工文件管理崗位責(zé)制，配備專職檔案管理員，負責(zé)施工資料的管理工作。工程項目的施工文件應(yīng)設(shè)專門的部門 (專人 )負責(zé)收集和整理。 ? (2)建設(shè)工程實行總承包的，總包單位負責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位。建設(shè)工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責(zé)收集、整理、立卷其承包項目的工程文件，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交，各承包單位應(yīng)保證歸檔文件的完整、準確、系統(tǒng)，能夠全面反映工程建設(shè)活動的全過程。 ? (3)可以按照施工合同的約定，接收建設(shè)單位的委托進行工程檔案的組織、編制工作。 ? (4)按要求在竣工前將施工文件整理、匯總完畢，再移交建設(shè)單位進行工程竣工驗收。 ? (5)負責(zé)編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門的要求，但應(yīng)有完整施工文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期可根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案管理部門的有關(guān)要求確定。建設(shè)單位對施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。 ? 5．地方城建檔案管理部門職責(zé) ? (1)負責(zé)接收和保管所轄范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)永久和長期保存的工程檔案和有關(guān)資料。 ? (2)負責(zé)對城建檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查有關(guān)城建檔案法規(guī)的實施。 ? (3)列入向本部門報送工程檔案范圍的工程項目，其竣工驗收應(yīng)有本部門參加并負責(zé)對移交的工程檔案進行驗收。 ? 三、建設(shè)項目檔案資料編制的質(zhì)量要求與組卷方法 ? 對建設(shè)項目檔案資料編制質(zhì)量要求與組卷方法，各行政管理區(qū)域以及各行業(yè)都有自己的要求，但就全國來講還沒有統(tǒng)一的標準體系。以下對我國地方城建檔案部門的一般性要求進行介紹。 ? 1．建設(shè)項目檔案資料編制的質(zhì)量要求 ? (1)歸檔的工程文件應(yīng)為原件，如有特殊原因不能使用原件的，應(yīng)在復(fù)印機或抄件上加蓋公章并注明原件存放處。 ? (2)工程文件的內(nèi)容及深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。 ? (3)工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合，必須真實地反映工程實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，責(zé)任者的簽章手續(xù)必須齊全。 ? (4)工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水；不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。 ? (5)工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 ? (6)工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4幅面(297mm 210mm)，圖紙宜采用國家標準圖幅。 ? (7)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍