【文章內(nèi)容簡介】 選定供應(yīng)商。 （ 1）聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，可以利用電話。傳真或其他通訊途徑向供應(yīng)商索要資料，報價及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來源獲得。 第 13 頁 共 31 頁 A、營業(yè)代表的來訪； B、供應(yīng)商目錄及郵寄小冊子； C、刊物或電話黃頁，報刊的廣告； D、網(wǎng)上查詢。 （ 2）有關(guān)部門的介紹。選擇供應(yīng)商是一項是十分重要的環(huán)節(jié)，所以要考慮以下條件： A、穩(wěn)固財政；最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應(yīng)商，因這樣對保持酒店貨品的水準(zhǔn)、數(shù)量及交貨期有一定的保障； B、品質(zhì)的統(tǒng)一，所選擇的供應(yīng)商必須能供應(yīng)符合酒店要求的物品，令酒店保持一貫穩(wěn)定水平； C、地區(qū)若品質(zhì)或數(shù)量上可以接受的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省運(yùn)什費(fèi)，且聯(lián)系方便，易于隨時檢查合同的執(zhí)行情況； D、價格：如所有供應(yīng)商供應(yīng)貨品、品質(zhì)、數(shù)量及交貨 期都能符合酒店要求，選擇供應(yīng)商要選擇價格最低的一個，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與申購部門共同考慮，協(xié)商核定最符合酒店要求的供應(yīng)商； E、維護(hù)保養(yǎng)：如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項，對設(shè)備等項目的購買，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。 第 14 頁 共 31 頁 采購部基本工作程序 和制度 五 、報價單： 編號： Pamp。PPRO005 報 價單需要最少三家作出比較，但要視采購物品質(zhì)量和種類、貨源供應(yīng)而定。 對采購價格的控制是整個采購控制最重要和最困難的工作，這是因為酒店所用的物品，與其他行業(yè)相比，價格變化最大、最快、實難掌握和控制。特別是那些易于過期變質(zhì)的貨品，其售價幾乎每天都在變化，有時上午和下午的價格就有差別，采購價格控制的目的是：保證采購物品價格的合理性。為了達(dá)到這個目標(biāo)，酒店采取三方報價的方法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前，必須征詢 3 個或 3 個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是： 采購部按照采購申請單的要求組織進(jìn)貨， 簽訂訂單時，著手向有關(guān)供應(yīng)單位詢價并填制報價單，包括： ① 填寫報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間，郵寄或送交供應(yīng)商（至少選擇 3 個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。 ② 對于交通不便或外地的供應(yīng)商，如果采購期限較短，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。 ③ 寫個簡單的報告，說明詢價方式及其全部過程，并提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交給主管副總和總經(jīng)理審批。 采購審定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料， 參考采購部的意見，對幾個供 第 15 頁 共 31 頁 應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評估后，報主管副總和總經(jīng)理審核，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商。 采購審定小組。 A、餐飲部物品：主管副總經(jīng)理、采購部經(jīng)理、中西餐經(jīng)理、中西餐總廚、財務(wù)部經(jīng)理 B、客房部物品：主管副總經(jīng)理、客房部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理 C、工程部物品：主管副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理 D、辦公室物品：主管副總經(jīng)理、行政部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理 供應(yīng)單位確定后，由于酒店物品的價值和數(shù)量較大時，采購部可以和供應(yīng)商作議價，以 進(jìn)一步達(dá)成對酒店較為有利的協(xié)議。而且議價方式不僅可以在價錢方面洽談，甚至物品的質(zhì)量、交貨期或一切細(xì)節(jié)都可以商磋。降低價格對酒店有直接的利益。在以下情況下，儀價是沒有多大作用的，但盡力嘗試。 A、小數(shù)額的購買； B、唯一供應(yīng)的來源； C、國家或行業(yè)規(guī)定的價格； D、己定折扣之價目表； E、緊俏的市場商品。 當(dāng)一切步驟完成后，采購部便可將有關(guān)資料填寫在采購申請單的適當(dāng)欄目內(nèi)，連同所有報價單和推薦供應(yīng)商的報價，交給主管副總和總經(jīng)理批準(zhǔn)。 定購：采購申請單一經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，交回采購部，采購部便安排分派采購申 請單給有關(guān)的部門，而采購員應(yīng)立刻準(zhǔn)備采購單給供應(yīng)商，及時進(jìn)行采購。采購單是酒店正式給予供應(yīng)商的授權(quán)文件，此份定單一式 四 份，而其中所列的供應(yīng)商、貨品內(nèi)容質(zhì)量、數(shù)量及價格必須與己批準(zhǔn)之采購申請單相同。采購單一式 四 聯(lián)：第一聯(lián)供應(yīng)商；第二聯(lián)采購部；第三聯(lián)財務(wù)應(yīng)付帳款聯(lián) ；四聯(lián)用貨部門 。采購定單要注明資料： A、貨品供應(yīng)商的名稱、地址及有關(guān)資料： B、采購申請單的號碼； C、訂單日期； D、需求部門； E、品名、規(guī)格、型號、產(chǎn)地、數(shù)量、單價、包裝要求、交貨日期、運(yùn)輸方式及驗收標(biāo)準(zhǔn)； 第 16 頁 共 31 頁 F、總值； G、付款方法。 合同：有關(guān)服務(wù)性質(zhì)的需求，工程項目或高總值及數(shù)量大的物品的定購，采購部要以采購合同代替采購訂單。采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽置，雙方便需遵守合同上的細(xì)則。 （ 1）、合同的目的： A、買賣雙方通過合同確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方利益； B、合同經(jīng)雙方蓋章及簽置后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力； C、合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行。 （ 2）、工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明 A、工作范圍 —— 物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備 B、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法； C、其他費(fèi) 用 —— 雜項開支、超時、工人工資、保險費(fèi)等的承擔(dān)； D、完成工期和工程進(jìn)度界定方法； E、延期完工的賠償； F、保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定； G、工程進(jìn)度款，保證金等的付款方法和規(guī)定。 （ 3）物品或服務(wù)性采購合同細(xì)則應(yīng)列明： A、詳細(xì)采購項目標(biāo)明的：名稱、產(chǎn)地、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝的規(guī)定。 B、交貨期限，運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn)； C、付款細(xì)則和驗收方法； D、維修保養(yǎng)辦法及收費(fèi)； E、保修的年限； F、接受或拒絕貨品程序和處理方法； G、什么情形下可取消合同； H、合法的權(quán)利及義務(wù)。 第 17 頁 共 31 頁 采購部基本工作程序 和制度 六 、其他 采購定單的跟催 當(dāng)定單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。 以下情況采購部需要跟催的： （ 1）物品未能依期交貨； （ 2）交負(fù)數(shù)量或品質(zhì)與訂單有出入； （ 3）新定的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商； （ 4）唯一來源但有問題的供應(yīng)商； （ 5）供應(yīng)商未能履行合同責(zé)任。 采購定單取消 （ 1）酒店取消定單： 如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能的問題及可行解決方法，以便報總經(jīng)理作出決定。 （ 2）供應(yīng)商取消定單： 如 因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟(jì)損失。 （ 3）違反合同： 合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。 （ 4）檔案儲存： 要有完善的采購資料，必須有完善之檔案儲存制度，以便快捷存查資料。為避免資料遺失，借出之資料必須登記及催還。 第 18 頁 共 31 頁 采購部基本工作程序 和制度 七 、采購交貨延遲檢討表 凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明 原因及跟進(jìn)情況。 第 19 頁 共 31 頁 采購部基本工作程序 和制度 八、采購驗收制度 編號： Pamp。PPRO006 第 1 章 總則 第 1 條 目的。為保證酒店菜品及時供應(yīng)，并保證所購菜品原料符合質(zhì)量規(guī)定要求，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。適用于酒店物品驗收。 第 3 條 職責(zé) （ 1）采購部負(fù)責(zé)進(jìn)行菜品原料采購。 （ 2）