商務(wù)接待管理方案(編輯修改稿)
2024-12-19 19:32 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ，制作《來(lái)賓接待手冊(cè)》，交由接待負(fù)責(zé)人，送至來(lái)賓； ⑤ 接待負(fù)責(zé)人或公司，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車(chē)站、機(jī)場(chǎng)接送來(lái)賓，并陪同來(lái)賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)； ⑥ 如接待負(fù)責(zé)人無(wú)法陪同，可由 公關(guān)部專(zhuān)員 或司機(jī)代為行使接待負(fù)責(zé)人職責(zé)； ⑦ 接待負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行接待行程安排，保證各項(xiàng)接待活動(dòng)的有序銜接； 第 7 頁(yè) 共 14 頁(yè) ⑧ 公司領(lǐng)導(dǎo) 與來(lái)賓合影后，由 公關(guān)部專(zhuān)員 將照片制成相框，交由接待負(fù)責(zé)人送達(dá)來(lái)賓，留作紀(jì)念； ⑨來(lái)賓送行后，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)適時(shí)致電來(lái)賓，在致以問(wèn)候的同時(shí) 了解 來(lái)賓 對(duì)公司 各 方面的意見(jiàn) ，以及對(duì)公司 接待 安排的滿(mǎn)意度 ， 并 及時(shí)填寫(xiě)《商務(wù)接待總結(jié) 報(bào)告 》 ，以便 公司進(jìn)行 改進(jìn) 。 商務(wù)接待行程的變更 ① 商務(wù)接待過(guò)程，如來(lái)賓要求對(duì)行程安排進(jìn)行調(diào)整，現(xiàn)場(chǎng)陪同人員（接待負(fù)責(zé)人、司機(jī)及其他陪同人員）應(yīng)及時(shí)將調(diào)整意見(jiàn)通知 公關(guān)部專(zhuān)員 ； ② 公關(guān)部專(zhuān)員 收到行程調(diào)整意見(jiàn)后，應(yīng)立即對(duì)《接待行程安排表》進(jìn)行調(diào)整； ③ 如行程調(diào)整僅限時(shí)間安排調(diào)整， 公關(guān)部專(zhuān)員應(yīng)將調(diào) 整后的《接待行程安排表》報(bào)公關(guān)部經(jīng)理 審批后執(zhí)行，并將《接待行程安排表》副本發(fā)至相關(guān)人員； ④ 如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增加， 公關(guān)部專(zhuān)員 應(yīng)將調(diào)整后的《接待行程安排表》按審批流程重新進(jìn)行審批后方可執(zhí)行，并替換原《接待行程安排表》正、副本； ⑤ 公關(guān)部專(zhuān)員 應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作《來(lái)賓接待手冊(cè)》，并送至來(lái)賓。 七、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo) 商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在 5 天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至 公關(guān)部專(zhuān)員 ，統(tǒng)一辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，無(wú)故超過(guò) 30 天未提供票據(jù)的，不再予以報(bào)銷(xiāo)，由財(cái)務(wù)部從 責(zé)任人的工資中扣回預(yù)支費(fèi)用； 實(shí)際發(fā) 生費(fèi)用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由 公關(guān)部專(zhuān)員 持發(fā)票至財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)； 第 8 頁(yè) 共 14 頁(yè) 實(shí)際發(fā)生費(fèi)用超出獲批預(yù)算額度的，由責(zé)任人填寫(xiě)《費(fèi)用超額審批表》說(shuō)明超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進(jìn)行審批，獲批后方可報(bào)銷(xiāo)； 八、商務(wù)接待過(guò)程要求 接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生； 公關(guān)部專(zhuān)員 于接待進(jìn)行時(shí)，須密切注視接待動(dòng)態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進(jìn)行。 接待過(guò)程中遇有來(lái)賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。 接待 環(huán)境標(biāo)準(zhǔn) ① 物品擺放整齊，且表面無(wú)灰塵； ② 地面干凈無(wú)臟物，空氣流通清新； ③ 室溫適度， 燈光合適，電視調(diào)好； ④ 備品齊全。 公司參觀規(guī)定 ① 安排來(lái)賓 參觀 公司， 須 報(bào)公關(guān)部 經(jīng)理 批準(zhǔn) ； ② 參觀介紹以 公關(guān)部專(zhuān)員 為主，接待部門(mén)配合 ； ③ 參觀 過(guò)程中 ，原則上介紹者在 來(lái)賓前， 接待 負(fù)責(zé)人 在 來(lái)賓后； ④ 參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談 ， 如有必要可禮貌示意。 接待禮儀要求 ① 參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝 ，舉止禮貌 ； ② 接待人員到車(chē)站、機(jī)場(chǎng)迎接來(lái)賓，應(yīng)提前 10－ 20 分鐘到達(dá)，恭候來(lái)賓到達(dá)，對(duì)不熟悉的來(lái)賓應(yīng)事先準(zhǔn)備迎接牌，注明單位名稱(chēng)和來(lái)賓稱(chēng)謂； ③ 接到來(lái)賓后 ，接待人員應(yīng)主動(dòng)向來(lái)賓致以問(wèn)候，并主動(dòng)幫助來(lái) 第 9 頁(yè) 共 14 頁(yè) 賓提取行李； ④ 到達(dá)住宿地點(diǎn)后，接待人員 應(yīng) 主動(dòng) 協(xié)助來(lái)賓辦理入住手續(xù)，并提行李 送至 房間 ； ⑤ 接待人員到車(chē)站、機(jī)場(chǎng) 送行 ，應(yīng) 根據(jù)航班、列車(chē)時(shí)刻合理 提前到達(dá)， 主動(dòng)幫助來(lái)賓拿取、托運(yùn)行李，辦理相關(guān)手續(xù) ； 九、附則 本 制度 為公司商務(wù)接待的規(guī)范性文件，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格參照?qǐng)?zhí)行； 各子公司應(yīng)參照本 制度 開(kāi)展商務(wù)接待活動(dòng)； 本 制度 由公關(guān)部依據(jù)實(shí)際情況變化，不定期進(jìn)行修訂； 本 制度 由公關(guān)部附則最終解釋?zhuān)? 本 制度 于 年 月 日起執(zhí) 行。 十、備注 除有特殊說(shuō)明外，本制度適用范圍為集團(tuán)各部門(mén)，子公司可參照?qǐng)?zhí)行。子公司與集團(tuán)公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，
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