【文章內(nèi)容簡介】 行 一、文件發(fā)布后、實(shí)施前的培訓(xùn) 文件發(fā)布與正式實(shí)施之間留有一定時(shí)間 兩化融合管理體系的實(shí)施伴隨著企業(yè)管理的改進(jìn)與變革，而兩化融合管理 體系的文件則是貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)層戰(zhàn)略意圖的工具。體系文件不可避免地會對 原有的職責(zé)、流程、管理習(xí)慣等進(jìn) 行優(yōu)化和調(diào)整，會增加一些工作流程或工 作要求，也會影響到一些部門和崗位間的既有利益（如果新的體系規(guī)定沒有 上述調(diào)整，也側(cè)面說明體系策劃是不成功的，等于新瓶裝舊酒、換湯不換 藥）。為了保證體系平穩(wěn)過渡、并真正全面貫徹實(shí)施，因此必須要在體系文 件發(fā)布后、正式實(shí)施前留有一段過渡期。 統(tǒng)一思想、形成共識 文件的最大價(jià)值在于能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，編制和使用文件的目的在 于促進(jìn)過程增值。 體系試運(yùn)行前的全員文件培訓(xùn)，一方面是讓員工了解啟動(dòng)動(dòng)員會上領(lǐng)導(dǎo)層 戰(zhàn)略意圖和部署的落實(shí)情況，另一方面也是讓全 體員工形成從上到下的統(tǒng)一 認(rèn)識，真正把兩化融合貫標(biāo)工作提升到公司戰(zhàn)略高度上來。 文件使用培訓(xùn)時(shí)可以按流程、分職能、分層次組織，宜采用按流程的組織 方式，重點(diǎn)培訓(xùn)與本部門、本崗位直接相關(guān)的文件，以及需要本部門、本崗 位配合實(shí)施的文件。有條件時(shí)，在分層培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)組織全員參加的 文件發(fā)布、體系試運(yùn)行動(dòng)員大會，由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行部署和動(dòng)員。 二、體系文件的全面實(shí)施 文件實(shí)施務(wù)必全面貫徹 即使經(jīng)過文件培訓(xùn)，難免還有認(rèn)識不到位、習(xí)慣不能馬上轉(zhuǎn)變等情況，對 此公司領(lǐng)導(dǎo)及貫標(biāo)工作小組務(wù)必 要有充分的認(rèn)識和思想準(zhǔn)備。必要時(shí)，公司 領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有“削足適履”的決心。切忌一開始就打退堂鼓，也不要一開始就考 慮修改文件。務(wù)必要保證一定時(shí)間的試運(yùn)行，到試運(yùn)行結(jié)束后再來評價(jià)體系 文件是否需要進(jìn)一步優(yōu)化調(diào)整。 體系運(yùn)行體現(xiàn)在執(zhí)行文件、填寫并保留記錄，因此試運(yùn)行階段務(wù)必注意保 存相關(guān)記錄。 三、體系試運(yùn)行中的日常監(jiān)控及考核 明確職責(zé)、開展監(jiān)控、組織考核 在以往的管理體系貫標(biāo)工作中，往往存在一種情況，那就是認(rèn)為體系文件 編寫完成后，貫標(biāo)工作就基本完成、只待認(rèn)定了。這種情況的出現(xiàn)，主要源 于以認(rèn)定為導(dǎo)向的貫標(biāo)思想。 為了避免出現(xiàn)上述情況，組織應(yīng)建立體系運(yùn)行期間實(shí)施日常監(jiān)控的機(jī)制， 包括明確職責(zé)和權(quán)限、配備人員、明確監(jiān)控方式和頻次、根據(jù)監(jiān)控結(jié)果實(shí)施 考核、定期向領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)監(jiān)控及考核情況等。 四、體系文件充分性、適宜性的評價(jià)和必要的優(yōu)化調(diào)整 避免僵化的教條主義 兩化融合管理體系要求及附錄的基礎(chǔ)和實(shí)施指南，提供的是一套系統(tǒng)的管 理方法論，其中的模式化管理方法也只是最基本的要求，組織應(yīng)在這個(gè)平臺 上進(jìn)一步豐富和發(fā)揮。就像只有 WINDOWS 系統(tǒng)的平臺，沒有 OFFICE 或其 它應(yīng)用軟件，也難以充分提高辦公自動(dòng)化水平。 試運(yùn)行的目的就是要對新策劃的兩化融合管理體系進(jìn)行磨合，對具體的兩 化融合工作要實(shí)施動(dòng)態(tài)匹配和調(diào)整，對兩化融合管理體系同樣也要進(jìn)行動(dòng)態(tài) 匹配和調(diào)整。文件批準(zhǔn)發(fā)布之后，并非一成不變，文件的完善和優(yōu)化本身也 是一種持續(xù)改進(jìn)。 第二節(jié) 內(nèi)部審核 一、內(nèi)部審核的作用 內(nèi)部審核是為了定性地評價(jià)組織的管理現(xiàn)狀對于管理體系的符合性，以 及對于預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，從而為下一步工作指明改進(jìn)方向。 符合性評價(jià) —— 對照標(biāo)準(zhǔn)要求和體系文件要求評價(jià)體系運(yùn)行的符合性 。 有效性評價(jià) —— 對 照兩化融合管理體系的指導(dǎo)思想、管理原則和組織的兩 化融合方針、目標(biāo)、考核指標(biāo)完成情況等評價(jià)體系的有效性。 現(xiàn)場指導(dǎo) —— 內(nèi)部審核時(shí)，也是內(nèi)審員對相關(guān)部門和人員進(jìn)行兩化融合理 論宣貫和實(shí)踐操作現(xiàn)場指導(dǎo)的時(shí)機(jī)。 二、關(guān)鍵控制點(diǎn) 熟練的專業(yè)內(nèi)審員和檢查表等工具的使用，是內(nèi)審過程的關(guān)鍵控制點(diǎn)。 宜與其他管理體系的內(nèi)審結(jié)合進(jìn)行。 第三節(jié) 管理評審 一、管理評審的作用 管理評審是評價(jià)兩化融合管理體系持續(xù)適宜性、充分性和有效性，并識 別改進(jìn)機(jī)會和變更需求的活動(dòng)。形式 上相當(dāng)于年終工作總結(jié)會，作用上相當(dāng) 于發(fā)展戰(zhàn)略研討會 +前期戰(zhàn)術(shù)總結(jié)和后續(xù)戰(zhàn)術(shù)部署會議。 持續(xù)適宜性評價(jià) —— 對于內(nèi)外部環(huán)境的變化，組織現(xiàn)有的兩化融合方針、 目標(biāo)和文件化的管理體系是否仍然適宜； 充分性評價(jià) —— 組織現(xiàn)有文件化的管理體系對于實(shí)現(xiàn)其兩化融合方針和目 標(biāo)是否充分，是否需要加以完善、優(yōu)化和調(diào)整； 有效性評價(jià) —— 組織現(xiàn)有文件化的管理體系是否得到有效地實(shí)施和保持， 并確保兩化融合目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)和持續(xù)提高。 意識宣貫 —— 全面導(dǎo)入兩化融合管理體系是組織通過實(shí)施在信息化條件下 的管 理變革、推進(jìn)企業(yè)的管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)戰(zhàn)略決策。 二、管理評審的關(guān)鍵控制點(diǎn) 領(lǐng)導(dǎo)重視 主持管理評審是管理體系賦予最高管理者的職責(zé)之一，同時(shí)也是宣貫、 督導(dǎo)各級人員落實(shí)導(dǎo)入兩化融合管理體系這項(xiàng)戰(zhàn)略決策的一個(gè)有利時(shí)機(jī)。 準(zhǔn)備充分 各部門事先充分、有效的準(zhǔn)備工作，是開好管理評審會的有力保障之一。 形成決議 管理評審會一定要有決議，切忌“會而不議、議而不決”的情況通報(bào)會。 跟蹤落實(shí) 決議落實(shí)情況應(yīng)在限定時(shí)間內(nèi)向最高管理者及其他參會人員匯報(bào)，切忌會議“決而不行、行而不果” 。 整合高效 與其他管理體系的管理評審及公司的年終總結(jié)會結(jié)合，有助于提高效率。 第四節(jié) 糾正與預(yù)防措施 一、糾正與預(yù)防措施的作用 糾正與預(yù)防措施是各種管理體系中持續(xù)改進(jìn)機(jī)制的核心內(nèi)容。但從以往其他管理體系貫標(biāo)的情況來看，糾正與預(yù)防措施往往流于形式，直接影響到了組織的 持續(xù)改進(jìn)和自我完善能力。 糾正措施 糾正措施主要針對體系運(yùn)行的持續(xù)符合性、有效性和充分性。體系的策劃、 建立和實(shí)施是為了實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)，而在體系實(shí)施過程中，由于策劃不充分、 人員意識不到位、能力不足、執(zhí)行力 不足、監(jiān)控手段不完善等原因，可能導(dǎo) 致過程未按規(guī)定實(shí)施或?qū)嵤┪催_(dá)到預(yù)期效果，并直接影響到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的能力。 預(yù)防措施 預(yù)防措施主要針對體系的持續(xù)適宜性和運(yùn)行效率。組織的外部環(huán)境不斷發(fā) 生變化、組織的發(fā)展戰(zhàn)略也不斷進(jìn)行調(diào)整。為了不斷打造信息化環(huán)境下的新 型能力、獲得持續(xù)的競爭優(yōu)勢，組織必須未雨綢繆不斷改進(jìn)體系的適宜性、 提高運(yùn)行效率。 二、采取糾正與預(yù)防措施的時(shí)機(jī) 通過體系所策劃的評估與診斷、監(jiān)視與測量、內(nèi)部審核、數(shù)據(jù)分析等機(jī)制， 組織可以發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行過程中策劃不充分、未按規(guī)定執(zhí)行以及未 達(dá)到預(yù)期效 果的問題；而通過管理評審、兩化融合水平對標(biāo)評估、行業(yè)交流等機(jī)制，組 織可以發(fā)現(xiàn)體系對于內(nèi)外部環(huán)境變化不適宜、以及運(yùn)行效率方面的問題。 這些問題都是采取糾正或預(yù)防措施的線索，對此領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門或人員深入分析原因，針對問題的癥結(jié)所在提出并落實(shí)相應(yīng)的改進(jìn)措施。 三、采取糾正與預(yù)防措施的關(guān)鍵控制點(diǎn) 找準(zhǔn)問題 除了內(nèi)外部審核發(fā)現(xiàn)的問題以外，對于其它渠道發(fā)現(xiàn)的問題線索，應(yīng)根據(jù) 其代表性以及影響大小等確定解決的優(yōu)先順序。 深度剖析、找出癥結(jié)所在 對于確定擬解決的問題， 一定要從策劃、意識、能力、執(zhí)行力、監(jiān)控手段 等方面進(jìn)行深入分析，確保找出導(dǎo)致問題的根本原因。 對癥下藥 針對最主要的原因提出整改措施并落實(shí)，運(yùn)用 80/20 原則解決實(shí)際問題。 跟蹤驗(yàn)證 對于整改措施效果要跟蹤驗(yàn)證，堅(jiān)持問題未得到解決不放過的原則。 固化成果 對于有效的整改措施要形成文件或慣例，并加以推廣。 第五節(jié) 符合性審核與認(rèn)定準(zhǔn)備 一、符合性審核 符合性審核是在管理評審之后，正式第三方認(rèn)定審核前，模擬第三方認(rèn)定審核的要求、方法和程序，全部由咨詢方策劃、實(shí)施的 對企業(yè)兩化融合管理體系進(jìn) 行的全面的、系統(tǒng)的、正式的審核，其目的是評價(jià)兩化融合管理體系運(yùn)行的符合 性、有效性，確保企業(yè)可以順利通過第三方認(rèn)定審核。 實(shí)施人員 原則上應(yīng)由咨詢方安排具備相應(yīng)能力、且未參與該組織咨詢活動(dòng)的人員策 劃、實(shí)施符合性審核。一方面確保審核的客觀性、公正性，另外也是咨詢方 對其內(nèi)部咨詢質(zhì)量的一種評價(jià)手段。 審核結(jié)果的反饋與跟蹤 審核結(jié)果及發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)以正式文件形式向組織的管理層報(bào)告，對于審核 發(fā)現(xiàn)問題的原因分析、擬采用的糾正措施應(yīng)由咨詢方確認(rèn)后再組織實(shí)施，對 于整改 的效果應(yīng)由咨詢方進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，確保得到有效解決。 二、認(rèn)定準(zhǔn)備 認(rèn)定申報(bào)材料準(zhǔn)備 體系穩(wěn)定運(yùn)行一段時(shí)間、且開展了標(biāo)準(zhǔn)要求的所有活動(dòng)以后，組織可著手 準(zhǔn)備認(rèn)定申報(bào)事宜，申報(bào)前應(yīng)確定本次申報(bào)的認(rèn)定范圍。 認(rèn)定機(jī)構(gòu)選擇 應(yīng)選擇經(jīng)工業(yè)和信息化部批準(zhǔn)的兩化融合管理體系認(rèn)定機(jī)構(gòu)。 認(rèn)定審核事宜接洽 與認(rèn)定機(jī)構(gòu)就認(rèn)定及現(xiàn)場審核的有關(guān)事宜進(jìn)行接洽，確認(rèn)審核時(shí)間及審核 計(jì)劃等內(nèi)容。 認(rèn)定審核計(jì)劃傳達(dá) 對于確定下來的審核計(jì)劃，應(yīng)提前發(fā)放到組織的相關(guān)部門和場所，確保正 式審核前做 好必要的準(zhǔn)備工作。 第六節(jié) 認(rèn)定審核及問題整改 一、正確看待審核工作 開放、學(xué)習(xí)的心態(tài) 由于認(rèn)定審核人員往往對標(biāo)準(zhǔn)要求理解較深刻、有一定的管理和信息化工 作經(jīng)驗(yàn)，加之在同一行業(yè)內(nèi)走過、看過不同的企業(yè)，或多或少有一些可借鑒 的經(jīng)驗(yàn)。因此在認(rèn)定審核過程中，組織從上到下都應(yīng)抱著學(xué)習(xí)的心態(tài)，把自 己工作真實(shí)的一面展現(xiàn)在審核組面前，與審核組充分交流、聽取意見和建議。 切忌過分看重審核的結(jié)果、不提供完整、真實(shí)的信息，從而錯(cuò)過學(xué)習(xí)的機(jī)會。 舉一反三的整改 對于審核組提出的問題，不論是否形成書面 的不符合報(bào)告，都應(yīng)認(rèn)真分析 原因，針對導(dǎo)致問題的主要原因，提出有針對性的糾正措施，并組織對糾正 措施落實(shí)后的效果進(jìn)行內(nèi)部跟蹤驗(yàn)證。對于集團(tuán)化、多區(qū)域的組織，特別要 注意，在一個(gè)分子公司發(fā)現(xiàn)的問題，首先要自查其余分子公司是否有同類問 題，對于提出的糾正措施也務(wù)必要在所有分場所進(jìn)行推廣。切忌“頭痛醫(yī)頭、 腳痛醫(yī)腳”，只是簡單應(yīng)付審核組。 第七節(jié) 體系保持與持續(xù)改進(jìn) 一、獲證后的體系保持 以往其他管理體系貫標(biāo)過程中，由于存在以獲證為目的因素驅(qū)動(dòng)，往往 存在一種錯(cuò)誤認(rèn)識，那就是一旦取得證書，貫標(biāo)工作小 組就可以解散了，只 留幾個(gè)人具體負(fù)責(zé)實(shí)施后續(xù)的內(nèi)部審核、組織管理評審，以及下次管理體系 認(rèn)定監(jiān)督審核的聯(lián)系和接待工作。 體系獲證后的保持，一方面體現(xiàn)在按照文件繼續(xù)貫徹執(zhí)行、形成并保存 相關(guān)記錄，另一方面還在于持續(xù)地對體系各過程進(jìn)行監(jiān)控和考核，形成內(nèi)在 驅(qū)動(dòng)力，并與市場需求、認(rèn)定監(jiān)督等外部因素一起推動(dòng)體系的持續(xù)保持和改 進(jìn)。 在兩化融合管理體系中，過程監(jiān)控不應(yīng)單純以內(nèi)審、管理評審的形式體 現(xiàn)，而是應(yīng)該在此基礎(chǔ)上再考慮定期開展評估與診斷、監(jiān)視與測量、數(shù)據(jù)分 析、過程審核等活動(dòng)，特別是根據(jù)監(jiān)控 的結(jié)果對相關(guān)部門和崗位進(jìn)行考核。 二、獲證后的體系持續(xù)改進(jìn) 持續(xù)改進(jìn)的途徑 制度的優(yōu)化 通過對管理體系文件及未形成書面化文件的程序和慣例進(jìn)行不斷優(yōu)化調(diào)整， 確保體系的持續(xù)適宜性、充分性，并不斷提高體系運(yùn)行的效率和效益。 執(zhí)行環(huán)節(jié)的改進(jìn) 對于有文件或慣例但未遵照執(zhí)行的情況，應(yīng)認(rèn)真分析原因，并采取意識宣 貫、能力培訓(xùn)、加強(qiáng)監(jiān)督、實(shí)施考核等有針對性的措施，確保體系運(yùn)行的符 合性和并達(dá)到預(yù)期的效果。 目標(biāo)的提升 通過目標(biāo)的不斷提升，驅(qū)動(dòng)體系不斷向下一個(gè) PDCA 循環(huán)前進(jìn)。 全 員參與 兩化融合管理體系的成功實(shí)施在相當(dāng)程度上取決于能否充