千招百式讓excel用得更好(下)(編輯修改稿)
2024-09-14 16:31 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 法是IF(條件 , 當條件為真時的值 , 當條件為假時的值)，比如我們將公式設為IF(A10 , “通過” , “攔截”)，那么在工作時Excel會自動判斷A1單元格的值，如果它大于0，那么當前單元格便會顯示出“通過”兩字，反之如果A1單元格的值小于或等于0，那么當前單元格便會顯示出“攔截”兩個字。這樣，通過將IF和ISERROR兩個函數(shù)配合使用，就可以先讓ISERROR判斷目標單元格是否顯示錯誤，如果是，那么ISERROR就返回一個真值給IF，而IF函數(shù)再根據(jù)這個真值在當前單元格顯示一個空白（比如“”）來蓋住原來的出錯提示，而如果目標單元格的值不是錯誤，那么直接顯示原來的公式就可以了。具體步驟如下 3) 從圖49中大家可以看到，這就是一個明顯的出錯表格，由于表格中的數(shù)據(jù)還未輸入，所以就導致了“單店銷售毛利”公式中出現(xiàn)了除0錯誤 圖49 4) 在解決這個問題就應該對所有出錯的表格公式進行改造，比如結合上面講到的兩個函數(shù)，我以D2單元格公式為例，將其更改為“=IF(ISERROR(B2/C2),B2/C2)”，這樣，當我們未輸入數(shù)據(jù)時，ISERROR函數(shù)便會返回給IF函數(shù)一個真值，而IF函數(shù)便會據(jù)此顯示出一個“”（注：空白）覆蓋掉了原出錯提示，否則整個函數(shù)將仍舊會顯示原公式“B2/C2”的值。如圖50所示就是最終的效果圖，怎么樣？好看多了吧 圖50 21. 公式審核，輕松顯示數(shù)據(jù)的“來龍去脈” 【問 題】 由于公式一般都包含有函數(shù)運算，因此相對于其他Excel操作來講，算是一個較為深奧的操作了，而一個大的Excel表格中，各種公式之間也會來回地調(diào)用，其實上圖就是一個簡單的例子。但如此大規(guī)模的公式調(diào)用在調(diào)試時也會給我們帶來很多的麻煩，經(jīng)常會使我們因為沒有記清公式的來源而導致錯誤的操作 【小 飛】 其實對于大家的苦衷，Excel的開發(fā)人員也想了很多的方法解決，還記得前面咱們提到的公式監(jiān)視窗口嗎？那就是其實的一例，今天小飛再帶大家去看看另一個公式調(diào)試的輔助工具 —— 公式審核 【方 法】 1) 首先還是打開一份包含有公式的工作表（為了方便起見，筆者仍然使用了上文的銷售毛利統(tǒng)計表格，且特意將一個單元格的出錯隱藏功能取消）。如圖51所示 圖51 2) 點擊“視圖”菜單→“工具欄→公式審核”項，調(diào)出公式審核工具欄。如圖52所示 圖52 3) 從圖中大家可以看到這個工具欄的功能還是相當強大的，那它在工作時又會是個什么樣子呢？下面，我們就分別把光標定位于圖51 D2和D6兩個單元格上，然后點擊公式審核工具欄中的“標識引用單元格路徑”按鈕，馬上兩條醒目的箭頭就將這兩個單元格的引用路徑標識了出來。隨后，我們再點擊一下公式審核工具欄中的“標識工具表中錯誤公式的路徑”按鈕，它便又自動將表中D3單元格（即顯示“ DIV/0! ”提示的那個單元格）的引用路徑標識了出來，非常直觀，也很方便。如圖53所示 圖53 4) 而等我們將所有的公式都檢查無誤以后，就可以點擊“移除所有單元格路徑標識”按鈕來清除表中所有的路徑標識了。怎么樣？有了公式審核的幫助，是不是調(diào)試公式也是一件簡單事兒了？ 22. 讓Excel真正實現(xiàn)“自動編號” 【問 題】 說起自動編號，好多朋友可能不以為然，這有什么好說的，不就是先輸入一兩個原始數(shù)據(jù)，再用鼠標拖動填充柄向下拉伸就行了么。其實，這的確是大家常用的方法，但小飛仍然感覺效率不高，今天小飛要教大家一個更簡單的方法，可以讓Excel編號更加“自動” 【小 飛】 其實，每次我們在編制文檔時，未必都是先將編號寫上，好多的時候都是先有了內(nèi)容，才準備對內(nèi)容進行編號的，如果您遇到的正是這種情況，那么拖動填充柄就不再是最快捷的方法了。下面看看小飛如何操作吧 【方 法】 1) 如圖54所示，我們現(xiàn)在已經(jīng)有了一個內(nèi)容完備的表格，只不過由于清單很大，如果使用拖動填充柄的方法填寫編號時，經(jīng)常會出現(xiàn)鼠標難以把控最后一條記錄的問題而影響整個操作的效率 圖54 2) 對此我們應該首先在“編號”列中輸入前兩個編號（注意，此編號必須是序號的開始，而且應該能夠代表序號向下排列的規(guī)律），例如“1，2” 3) 然后，再選中包含這兩個序號的單元格，并雙擊它們的填充柄（注意，此次是雙擊），過后，您自己再看看吧，是不是所有的序號都已經(jīng)自動編好了，而且最后一個序號肯定排列在有內(nèi)容的最后一條記錄前面。如圖55所示 圖55 【小提示】 使用此法時須注意兩點，一是編號列的右列必須有數(shù)據(jù)，二是編號會根據(jù)右列有無數(shù)據(jù)來判斷是否停止編號，所以要求緊挨著編號列的數(shù)據(jù)列中沒有中斷的記錄方可23. 一步設置，單元格自動處理超長內(nèi)容 【問 題】 記得在文章的剛開始，小飛向大家介紹了一個按住Alt鍵手工在單元格內(nèi)分行錄入的一個小技巧，想必大
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