打印頁-溝通管理(編輯修改稿)
2025-09-13 12:01 本頁面
【文章內容簡介】 是一個文件，它提供： 收集和歸檔的結構（a collection and filing structure），詳細規(guī)定用來收集和貯存各類信息的方法。采用的過程應涵蓋對以前已公布材料更新和糾正收集和發(fā)送?！ ?發(fā)送結構(a distribution structure)，詳細的規(guī)定信息（狀況報告、數(shù)據(jù)、進度、技術資料等）將流向誰那里，和使用什么方法（書面報告、會議等）來發(fā)布各類信息。此種結構必須與項目組織圖表（the organization chart）定義的責任和報告關系兼容。 被發(fā)送的信息的說明，包括格式(format)、內容(content)、詳細級別(level of details)、使用的協(xié)議/定義(conventions/definitions)?！ ?產(chǎn)品進度(product schedules)，顯示每種類型的溝通什么時候產(chǎn)生?！ ?在排定的溝通(scheduled munications)中檢索信息的方法?！ ?隨著項目的進展，修訂和提煉溝通管理計劃的方法。根據(jù)項目的需要，溝通管理計劃可以是正式的或非正式的，可以是詳細的或提綱式的。溝通管理計劃是整個項目計劃的一個附屬部分?！ ? 10．2 信息發(fā)送(information distribution) 信息發(fā)送是指將需要的信息及時地傳送給項目涉及人，它包括實施溝通管理計劃以及對突發(fā)的信息請求（request for information）作出反應?！ ?10．2．1 信息發(fā)送的輸入 1． 工作結果(work results)。 2． 溝通管理計劃。 3． 項目計劃?！ ?10．2．2 信息發(fā)送的工具和方法 1． 溝通技巧(munication skills)。溝通技巧用來交換信息。發(fā)送者有責任使信息清晰、沒有歧意和完整以便接收者能正確地接收。發(fā)送者也有責任確保信息被正確地理解。接收者有責任確保完整接收和正確地理解信息。溝通有很多類型： 書面的和口頭的，耳聽的和口講的?！ ?內部的（項目內）和外部的（與客戶、媒體、公眾的溝通）?！ ?正式的（報告，指示等）和非正式的（備忘錄，特別安排的談話等）。 垂直的（組織內上下級之間）和水平的（與同級別之間）?！ ?2． 信息檢索系統(tǒng)（information retrieval systems）。小組成員可通過各種方法共享信息，這樣的方法包括手工案卷系統(tǒng)(manual filing systems)、電子文本數(shù)據(jù)庫(electronic text databases)、項目管理軟件，以及可以檢索技術文件資料的系統(tǒng)（例如工程制圖）?！ ?3． 信息發(fā)送系統(tǒng)(information distribution systems)。項目信息可使用多種方法發(fā)送。包括項目會議，復印文件發(fā)送，共享的網(wǎng)絡電子數(shù)據(jù)庫，傳真，電子郵件，聲音郵件，以及電視會議。 10．2
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