打印頁(yè)-溝通管理(編輯修改稿)
2024-09-13 12:01 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 是一個(gè)文件，它提供： 收集和歸檔的結(jié)構(gòu)（a collection and filing structure），詳細(xì)規(guī)定用來(lái)收集和貯存各類信息的方法。采用的過(guò)程應(yīng)涵蓋對(duì)以前已公布材料更新和糾正收集和發(fā)送?！ ?發(fā)送結(jié)構(gòu)(a distribution structure)，詳細(xì)的規(guī)定信息（狀況報(bào)告、數(shù)據(jù)、進(jìn)度、技術(shù)資料等）將流向誰(shuí)那里，和使用什么方法（書(shū)面報(bào)告、會(huì)議等）來(lái)發(fā)布各類信息。此種結(jié)構(gòu)必須與項(xiàng)目組織圖表（the organization chart）定義的責(zé)任和報(bào)告關(guān)系兼容。 被發(fā)送的信息的說(shuō)明，包括格式(format)、內(nèi)容(content)、詳細(xì)級(jí)別(level of details)、使用的協(xié)議/定義(conventions/definitions)?！ ?產(chǎn)品進(jìn)度(product schedules)，顯示每種類型的溝通什么時(shí)候產(chǎn)生?！ ?在排定的溝通(scheduled munications)中檢索信息的方法?！ ?隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，修訂和提煉溝通管理計(jì)劃的方法。根據(jù)項(xiàng)目的需要，溝通管理計(jì)劃可以是正式的或非正式的，可以是詳細(xì)的或提綱式的。溝通管理計(jì)劃是整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的一個(gè)附屬部分?！ ? 10．2 信息發(fā)送(information distribution) 信息發(fā)送是指將需要的信息及時(shí)地傳送給項(xiàng)目涉及人，它包括實(shí)施溝通管理計(jì)劃以及對(duì)突發(fā)的信息請(qǐng)求（request for information）作出反應(yīng)?！ ?10．2．1 信息發(fā)送的輸入 1． 工作結(jié)果(work results)?！ ?2． 溝通管理計(jì)劃?！ ?3． 項(xiàng)目計(jì)劃?！ ?10．2．2 信息發(fā)送的工具和方法 1． 溝通技巧(munication skills)。溝通技巧用來(lái)交換信息。發(fā)送者有責(zé)任使信息清晰、沒(méi)有歧意和完整以便接收者能正確地接收。發(fā)送者也有責(zé)任確保信息被正確地理解。接收者有責(zé)任確保完整接收和正確地理解信息。溝通有很多類型： 書(shū)面的和口頭的，耳聽(tīng)的和口講的。 內(nèi)部的（項(xiàng)目?jī)?nèi)）和外部的（與客戶、媒體、公眾的溝通）?！ ?正式的（報(bào)告，指示等）和非正式的（備忘錄，特別安排的談話等）。 垂直的（組織內(nèi)上下級(jí)之間）和水平的（與同級(jí)別之間）?！ ?2． 信息檢索系統(tǒng)（information retrieval systems）。小組成員可通過(guò)各種方法共享信息，這樣的方法包括手工案卷系統(tǒng)(manual filing systems)、電子文本數(shù)據(jù)庫(kù)(electronic text databases)、項(xiàng)目管理軟件，以及可以檢索技術(shù)文件資料的系統(tǒng)（例如工程制圖）。 3． 信息發(fā)送系統(tǒng)(information distribution systems)。項(xiàng)目信息可使用多種方法發(fā)送。包括項(xiàng)目會(huì)議，復(fù)印文件發(fā)送，共享的網(wǎng)絡(luò)電子數(shù)據(jù)庫(kù)，傳真，電子郵件，聲音郵件，以及電視會(huì)議。 10．2
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