【文章內(nèi)容簡介】 錄入該案卷的內(nèi)容，再錄入其卷內(nèi)的內(nèi)容，以此循環(huán)操作錄入其他案卷及其卷內(nèi)。操作必須在【有關(guān)聯(lián)】的狀態(tài)下操作。（1）案卷的著錄：點擊工具欄 【新增】旁邊的下拉按鈕，在下拉菜單中選擇【文書案卷目錄】進入案卷目錄錄入界面。內(nèi)容登記：依據(jù)所需登記的案卷情況，逐項將內(nèi)容進行登記。特別提示：其中案卷起止時間、總件數(shù)、總頁數(shù)可先不錄，然后從其對應(yīng)的卷內(nèi)信息中直接提取。（2）卷內(nèi)文件的著錄：在案卷數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)選中要錄入的卷內(nèi)文件的案卷，點擊工具欄 【新增】旁邊的的下拉按鈕，在下拉菜單中選擇【文書卷內(nèi)文件目錄】進入案卷目錄錄入界面。內(nèi)容登記：依據(jù)所需登記的卷內(nèi)文件情況，逐項將內(nèi)容進行登記。其中有些特殊功能做如下說明：⊙ 案卷號（順序號）自動累加：如現(xiàn)在案卷號是009，那么新增一條記錄后登記自動增加為010。⊙ 文件形成時間：用鼠標點選擇框后彈出日期選擇對話框，其中日期直接選取，月份可點擊對話框上方左右兩個三角形按鈕前后翻，年度變化可用鼠標在年度數(shù)字上點一下，然后會出現(xiàn)上下兩個三角形按鈕可調(diào)整年度。成文日期按國家檔案法要求是連續(xù)的8個數(shù)字，例如：2007年3月13日必須輸成20070313?！?全宗號和實體分類號選取輸入，也可以直接錄入。雙層結(jié)構(gòu)的檔案模塊在修改數(shù)據(jù)時，如果需要修改的全宗號、目錄號、案卷號等與檔號有關(guān)字段的內(nèi)容，必須先進行檔案卷內(nèi)的各項內(nèi)容修改，再修改案卷的各項內(nèi)容。操作方法：用鼠標選中一條需要修改的記錄，然后點擊工具欄上的【修改】按鈕，進入修改界面，改完相應(yīng)的內(nèi)容后點擊工具欄上的【保存】按鈕，完成修改，然后退出回到數(shù)據(jù)瀏覽界面即可。用于設(shè)置多層檔案模塊中不同檔案實體之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。如：文書檔案傳統(tǒng)方法整理、照片檔案、科技檔案等案卷和卷內(nèi)的關(guān)聯(lián)。【工具欄】中的 【有關(guān)聯(lián)】 按鈕，按鈕變?yōu)?【無關(guān)聯(lián)】 ，此時檔案的案卷和卷內(nèi)處于【無關(guān)聯(lián)】狀態(tài)，卷內(nèi)數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)內(nèi)顯示的是所有案卷的卷內(nèi)記錄，此狀態(tài)下無法錄入卷內(nèi)?！竟ぞ邫凇恐械摹緹o關(guān)聯(lián)】 按鈕，按鈕變?yōu)?【有關(guān)聯(lián)】 ，此時檔案的案卷和卷內(nèi)處于【有關(guān)聯(lián)】狀態(tài)，卷內(nèi)數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)內(nèi)顯示的是所選中案卷對應(yīng)的卷內(nèi)記錄，此狀態(tài)下可以錄入所選中的案卷的卷內(nèi)。兩層或多層的檔案模塊在刪除數(shù)據(jù)時，必須自下而上刪除，先刪除卷內(nèi)目錄，再刪除案卷目錄。在數(shù)據(jù)瀏覽界面，有快速查詢框，如圖：先選中要查詢的字段，例如題名、文號、責(zé)任者或內(nèi)容，再在框內(nèi)輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字，即可在選中的模塊中進行快速查詢。用鼠標點擊【工具欄】中 【查詢】 按鈕，在一個字段或多個字段的錄入框內(nèi)輸入查詢條件，再點擊【查詢】按鈕，查詢結(jié)果將顯示在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)內(nèi)。如果需要在所有的卷內(nèi)記錄中查詢數(shù)據(jù)時，在選擇【文書卷內(nèi)文件目錄】同時，選擇【選擇范圍】對話框左下方的【無關(guān)聯(lián)】即可。特殊說明：簡單查詢中字符型的字段，如題名、責(zé)任者等，可以顯現(xiàn)模糊查詢，即只輸入內(nèi)容的關(guān)鍵字，如輸入“通知”，系統(tǒng)將自動查詢出包含【通知】詞組的所有記錄。也可以使用【空格】同時設(shè)置兩個或多個關(guān)鍵字，如輸入【車輛 獎罰 通知 】，系統(tǒng)將自動查詢出同時包含【車輛】、【獎罰】、【通知】三個詞組的所有記錄。在【菜單欄】中選擇【記錄】菜單中的【高級查詢】，系統(tǒng)彈出【組合查詢】對話框，在【連接關(guān)系】項中選擇【并且】或【或者】，【查詢字段】項中設(shè)置需查詢的字段名稱，【比較關(guān)系】項中選擇【等于】或【包含】等關(guān)系條件，【比較數(shù)值】框中選擇或錄入條件字段的數(shù)值，然后點擊【添加條件】按鈕，所設(shè)置的條件將顯示在【條件列表】區(qū)域內(nèi)，一次查詢可以設(shè)置一個條件或多個條件，然后點擊【查詢】按鈕，查詢結(jié)果在【案卷】數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)或【卷內(nèi)】數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)顯示。特殊說明：連接關(guān)系：在一次查詢中所設(shè)置的不同查詢條件之間的關(guān)系。【并且】表示所查詢出的結(jié)果，是同時符合您所設(shè)置的兩個條件的所有記錄。【或者】表示所查詢出的結(jié)果，符合條件一的所有記錄和符合條件二的所有記錄。方法一：用鼠標點一下數(shù)據(jù)列表上方的字段名稱，系統(tǒng)便按此字段的升序或降序排列數(shù)據(jù)。方法二：也可點擊上面的排序按鈕，選取排序字段，按其升序或降序進行排序。打印報表之前要先做好準備工作，查詢出要打印的數(shù)據(jù)，按【案卷號】或【順序號】進行排序。操作方法：：用鼠標點擊工具欄上的【查詢】按鈕，按照前面講過的【目錄查詢】的操作方法查詢出符合條件的數(shù)據(jù)。：用鼠標點擊工具欄上的【排序】按鈕，按照前面講過的【目錄排序】的操作方法，用戶按照自己要求的字段對數(shù)據(jù)排序。特殊說明：打印報表時的排序字段最好只選一個。：準備工作做好后，用鼠標點擊菜單欄中【報表】選取下拉菜單中的相應(yīng)目錄報表，如選取【案卷目錄】、【卷內(nèi)文件目錄】等報表，系統(tǒng)【打印條件】對話框，選擇【全部記錄】，點擊【預(yù)覽】，系統(tǒng)彈出【報表打印】對話框，點擊【打印】按鈕進行報表的打印。生成多頁報表時可點擊【報表打印】工具欄中的【上一頁】或【下一頁】預(yù)覽報表的其它頁次，如果生成的目錄報表超過了20頁，打印完當(dāng)前20頁報表后，點擊【生成后20頁報表】接著打印生成的后20頁報表，打印完成生成的所有報表，關(guān)閉【報表打印】窗口，返回數(shù)據(jù)瀏覽界面。兩層或多層的檔案模塊，添加原文時要在具體的文件目錄上進行原文的掛接。操作方法：在目錄的數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)，選中具體的文件目錄，用鼠標點擊【菜單欄】中的【原文】選擇【原文管理】項，系統(tǒng)彈出【原文管理】對話框。、excel表格、電子圖片等格式的電子文檔，點擊【原文管理】界面上的【添加】按鈕，選擇文件存放路徑直接掛接即可。，連接掃描儀后，點擊【原文管理】界面上的【掃描】按鈕，直接掃描。掃描的圖片可用【原文管理】界面上【工具欄】里的各功能按鈕，對圖片進行處理。原文掛接完成后，點擊【退出】按鈕，原文將顯示在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)的原文區(qū)內(nèi)。 在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)是察看原文的工具條，包括【圖片】、【底圖】、【影像】、【音樂】、【文本】、【網(wǎng)頁】、【其它】【全部】按鈕。查看原文時，用鼠標點擊【原文工具條】的對應(yīng)按鈕，即可瀏覽原文，點擊【全部】按鈕瀏覽所有原文。如點擊【文本】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出包含word文檔、excel表格等格式的原文窗口。批量修改批量修改用于整批修改整數(shù)型字段和重新生成檔號，批量修改由于是修改多條數(shù)據(jù)，不可進行回復(fù)操作，故在進行批量修改前一定要備份數(shù)據(jù)庫，以防意外。這里以批量修改【案卷號】為例，如將【案卷號】為【15】的文件全部改為【2125】。 【查詢】 按鈕，將查詢條件中【案卷號】設(shè)為【15】，查詢出所有要修改的記錄?！九啃薷?】下的【修改】，再點擊【批量修改】 選擇【文書案卷目錄】或【文書卷內(nèi)文件目錄】，系統(tǒng)彈出【修改】對話框在【著錄項目】字段選為【案卷號】。將【偏移量】設(shè)【20】，這時實時顯示的【修改后內(nèi)容】會變?yōu)椤?1】，確認正確后用鼠標點擊【修改】修改當(dāng)前記錄，或用鼠標點擊【全部修改】修改全部記錄?！娟P(guān)閉】退出。原案卷號 修改后的案卷號 1 → 21 2 → 22 3 → 23 4 → 24 5 → 25批量替換。批量替換由于是替換多條數(shù)據(jù)，不可進行回復(fù)操作，故在進行批量替換前一定要備份數(shù)據(jù)庫，以防意外。這里以批量替換【責(zé)任者】為例，如將“省政府”全部替換為“河北省政府”?！竟ぞ邫凇可系?【查詢】 按鈕，將查詢條件中【責(zé)任者】設(shè)為“省政府”， 查詢出所有要修改的記錄。 【批量修改 】下的【替換】，再點擊【批量修改】 選擇【文書案卷目錄】或【文書卷內(nèi)文件目錄】，系統(tǒng)彈出【替換】對話框：【替換】對話框，將【著錄項目】字段選為責(zé)任者。將【查找內(nèi)容】設(shè)為“省政府”，將替換內(nèi)容設(shè)為“河北省政府”。最后用鼠標點擊【替換】替換當(dāng)前記錄，或用鼠標點擊【全部替換】替換全部記錄。修改完成點擊【關(guān)閉】退出。（文書檔案簡化方法整理為例）啟動方法：單層結(jié)構(gòu)模塊包括文書檔案簡化方法整理、會計檔案、實物檔案等，它們的使用方法相同。在系統(tǒng)主界面點擊 【檔案管理】按鈕，再點擊界面上的 進入檔案瀏覽界面，打開檔案的樹型目錄，點擊【文書檔案】――【簡化方法整理】，進入數(shù)據(jù)瀏覽界面 使用說明：瀏覽界面功能 菜單欄包括：文件、編輯、批量修改、記錄、原文，報表、工具等，所含功能如下：菜單所含項目功 用文件退出退出文件登記瀏覽模塊編輯新增與工具欄中的新增選項相同修改當(dāng)前記錄修改當(dāng)前記錄刪除選中記錄刪除選中記錄（1條或多條，同時刪除電子原文）刪除當(dāng)前所有記錄刪除當(dāng)前所有記錄（同時刪除電子原文）初始化增量所有記錄批量修改替換對一條記錄或多條記錄進行替換修改對一條記錄或多條記錄進行修改記錄第一頁移至第一頁上一頁上移一頁下一頁下移一頁最末頁移至最后一頁指定頁指定到某一頁閱讀簡單查詢文件簡單查詢高級查詢組合查詢關(guān)聯(lián)在一個案卷和它所包含卷內(nèi)文件之間的關(guān)系排序按指定的字段排序視圖歸檔文件在窗體中顯示的視圖（最少顯示一個）原文電子原文管理管理電子原文添加、刪除、加密、驗證、授權(quán)看原文查看原文內(nèi)容報表各類報表預(yù)覽并打印各類報表設(shè)置歸檔文件設(shè)置歸檔文件的瀏覽界面設(shè)置顯示記錄數(shù)設(shè)置一頁顯示的記錄數(shù)工具時鐘計時計時與著錄、掃描效率統(tǒng)計工具欄功能說明工具欄包括：新增、修改、刪除、首頁、前頁、后頁、末頁、指頁、查詢、排序、刷新、原文、轉(zhuǎn)入、流水、質(zhì)檢、退出、快速檢索條，其功能如下：新增：增加新記錄修改修改當(dāng)前記錄刪除：刪除選中記錄（1條或多條，同時刪除電子原文）首頁移至第一頁前頁上移一頁后頁下移一頁末頁移至最后一頁指頁移至指定頁查詢文件查詢排序按指定的字段排序刷新刷新將清除查詢排序原文查看檔案的原文關(guān)聯(lián)在一個案卷和它所包含卷內(nèi)文件之間的關(guān)聯(lián)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)入到其它檔案中質(zhì)檢查看質(zhì)檢信息流水對檔案目錄進入大流水排序并生成大流水號快速檢索條根據(jù)題名、文號、責(zé)任者、內(nèi)容等關(guān)鍵字進行快速檢索退出：退出檔案管理模塊⊙ 單層結(jié)構(gòu)的檔案模塊，數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)顯示所有的歸檔文件數(shù)據(jù)。系統(tǒng)提供友好的字段排列順序調(diào)整和列寬調(diào)整功能。調(diào)整字段排列順序：將鼠標點在字段名稱上按住，然后拖動至合適的位置松開鼠標即可。調(diào)整列寬：用鼠標直接將列寬拖放至合適大小即可。數(shù)據(jù)操作文書簡化方法整理目錄錄入：直接點擊工具欄【新增】中系統(tǒng)彈出【數(shù)據(jù)操作—歸檔文件】窗口。內(nèi)容登記：依據(jù)所需登記的文件情況，逐項將內(nèi)容進行登記。其中有些特殊功能做如下說明：⊙ 件號自動累加：如現(xiàn)在登記號是9，那么新增一條記錄后登記自動增加為10?！?文件形成時間：用鼠標點選擇框后彈出日期選擇對話框，其中日期直接選取，月份可點擊對話框上方左右兩個三角形按鈕前后翻，年度變化可用鼠標在年度數(shù)字上點一下，然后會出現(xiàn)上下兩個三角形按鈕可調(diào)整年度。成文日期按國家檔案法要求是連續(xù)的8個數(shù)字，例如：2007年3月13日輸入成20070313⊙ 全宗號和實體分類號選取輸入，也可以直接錄入。操作方法：用鼠標選中一條需要修改的記錄，然后點工具欄上的【修改】按鈕，進入修改界面，改完相應(yīng)的內(nèi)容后按工具欄上的【保存】按鈕，就完成修改，然后退出回到數(shù)據(jù)瀏覽界面即可。操作方法：用鼠標選中一條要刪除的記錄，或用Ctrl+鼠標左鍵或Shift+鼠標左鍵選多條記錄，然后點擊工具欄上的【刪除】按鈕，系統(tǒng)彈出提示框，如確定點擊【是】刪除選中的記錄。在數(shù)據(jù)瀏覽界面，有快速查詢框，如圖：先選中要查詢的字段，例如題名、文號、責(zé)任者或內(nèi)容，再在框內(nèi)輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字，即可在選中的模塊中進行快速查詢。用鼠標點擊【工具欄】中 【查詢】 按鈕，系統(tǒng)彈出【簡單查詢】對話框，在一個字段或多個字段的錄入框內(nèi)輸入查詢條件，再點擊【查詢】按鈕，查詢結(jié)果將顯示在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)內(nèi)。特殊說明：簡單查詢中字符型的字段，如題名、責(zé)任者等，可以顯現(xiàn)模糊查詢，即只輸入內(nèi)容的關(guān)鍵字，如輸入【通知】，系統(tǒng)將自動查詢出包含【通知】詞組的所有記錄。可以使用【空格】同時設(shè)置兩個或多個關(guān)鍵字，如輸入【車輛 獎罰 通知 】，系統(tǒng)將自動查詢出同時包含【車輛】、【獎罰】、【通知】三個詞組的所有記錄。在【菜單欄】中選擇【記錄】菜單中的【高級查詢】，系統(tǒng)彈出【組合查詢】對話框，在【連接關(guān)系】項中選擇【并且】或【或者】，【查詢字段】項中設(shè)置需查詢的字段名稱，【比較關(guān)系】項中選擇【等于】或【包含】等關(guān)系條件，【比較數(shù)值】框中選擇或錄入條件字段的數(shù)值，然后點擊【添加條件】按鈕，所設(shè)置的條件將顯示在【條件列表】區(qū)域內(nèi)，一次查詢可以設(shè)置一個條件或多個條件，然后點擊【查詢】按鈕，查詢結(jié)果數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)顯示。特殊說明：連接關(guān)系：在一次查詢中所設(shè)置的不同查詢條件之間的關(guān)系?！静⑶摇勘硎舅樵兂龅慕Y(jié)果，是同時符合您所設(shè)置的兩個條件的所有記錄。【或者】表示所查詢出的結(jié)果，符合條件一的所有記錄和符合條件二的所有記錄。 方法一：用鼠標點一下數(shù)據(jù)列表上方的字段名稱，系統(tǒng)便按此字段的升序或降序排列數(shù)據(jù)。方法二：也可點擊上面的排序按鈕，選取排序字段，按其升序或降序進行排序。打印報表之前要先做好準備工作，查詢出要打印的數(shù)據(jù)，按照【件號】進行排序。 操作方法：用鼠標點擊工具欄上的【查詢】按鈕，按照前面講過的【目錄查詢】的操作方法查詢出符合條件的數(shù)據(jù)。用鼠標點擊工具欄上的【排序】按鈕，按照前面講過的【目錄排序】的操作方法，用戶按照自己要求的字段對數(shù)據(jù)排序。特殊說明：打印報表