【正文】 河北科怡檔案管理系統(tǒng)說(shuō)明書目 錄一、軟件安裝、卸載、注冊(cè) 4 4 4 5 6 7 7二、系統(tǒng)初始化 7 7 7（原文服務(wù)設(shè)置） 8 8 9 9 10 11三、文件管理 12 13 13 17四、檔案管理 17 17（文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)方法整理為例） 17 19 19 19 20 20 21 21 22 22（文書檔案簡(jiǎn)化方法整理為例） 23 25 25 25 25 26 26 27 27 28 29 29 30 30 31 31 32 32 OCR著錄 33 34 34 35 35 35 35 36 37 標(biāo)寫與查看質(zhì)檢信息 37 37 38五、資料管理 39 39六、檔案檢索 39 39 40 40 40 41 41 41 41 42七、檔案交接 43 44 46 47八、數(shù)據(jù)管理 48 48 49 50 50 50 51 51 52九、系統(tǒng)維護(hù) 53 54 54 55 56 58 59 59 60 61 61十、常見(jiàn)問(wèn)題解答 6密碼后系統(tǒng)沒(méi)有反應(yīng) 61 61 61 61“RUN TIME ERR429”錯(cuò)誤 62 62 其它注意事項(xiàng) 62一、軟件安裝、卸載、注冊(cè)服務(wù)器端：IBM/HP/DELL/服務(wù)器，P4 2GHZ以上、2GB以上內(nèi)存，（或同等配置其它型號(hào)的服務(wù)器）；操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2000 server/ 2003 Server、Microsoft SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫(kù)或Oracle 9i/10g數(shù)據(jù)庫(kù)?？蛻舳耍▎螜C(jī)版）： 微機(jī)CPU頻率P4 1GHZ以上、40GB硬盤、256MB以上內(nèi)存；操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2000/ XP或更高版本。本系統(tǒng)不支持Microsoft Windows 98操作系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)要求：客戶端微機(jī)與檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器聯(lián)通，內(nèi)網(wǎng)連接速度在10M以上。存放電子原文的硬盤剩余空間：1GB以上（請(qǐng)根據(jù)本單位電子原文實(shí)際現(xiàn)存量和每年遞增量做出足夠預(yù)留）《河北科怡檔案管理系統(tǒng)》安裝盤放入電腦光驅(qū)中；【setup】程序，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)安裝；待安裝程序彈出歡迎界面后點(diǎn)擊【下一步】安裝。、單位名稱、安裝盤序列號(hào)。安裝盤序列號(hào)在安裝目錄下（）文本內(nèi)：系統(tǒng)默認(rèn)安裝路徑是【C:\Program Files\HBKY】，如需改變請(qǐng)點(diǎn)擊【瀏覽】按鈕。確定后點(diǎn)擊【下一步】。（一般不必改動(dòng)），點(diǎn)擊【下一步】繼續(xù)，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)安裝?！就瓿伞堪粹o，河北科怡檔案管理系統(tǒng)安裝完畢。，軟件卸載需要從windows控制面板中進(jìn)行。具體方法如下：從windows開(kāi)始菜單欄進(jìn)入【控制面板】?！咎砑觿h除程序】圖標(biāo)并雙擊運(yùn)行。【河北科怡檔案管理系統(tǒng)】程序選中后點(diǎn)擊【更改/刪除】按鈕?！臼恰堪粹o刪除程序。5.《河北科怡檔案管理系統(tǒng)》卸載完畢。系統(tǒng)正確安裝完成后會(huì)創(chuàng)建存放程序的文件夾【C:\Program Files\HBKY】和存放原文的文件夾【C:\archivedoc】 ，同時(shí)會(huì)在桌面上創(chuàng)建快捷方式【河北科怡綜合電子檔案管理系統(tǒng)】，雙擊桌面圖標(biāo)進(jìn)入系統(tǒng)，顯示軟件登錄界面：用戶代號(hào)：即本系統(tǒng)用戶代號(hào)，默認(rèn)的超級(jí)用戶代號(hào)為【DSA】用戶名稱：即與用戶代號(hào)相對(duì)應(yīng)的用戶名稱用戶密碼：超級(jí)用戶的初始密碼為【DSA】圖上所示各項(xiàng)分別設(shè)置完畢后，點(diǎn)擊【確定】按鈕，即可登陸檔案管理系統(tǒng)主界面。初次進(jìn)入系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)彈出【用戶注冊(cè)】對(duì)話框，請(qǐng)與河北科怡公司聯(lián)系，將機(jī)器碼報(bào)與河北科怡公司并獲得相應(yīng)的注冊(cè)碼，將注冊(cè)碼正確輸入后點(diǎn)擊【現(xiàn)在注冊(cè)】。請(qǐng)將機(jī)器碼、注冊(cè)碼記錄在安全地方，以便重做系統(tǒng)時(shí)使用。系統(tǒng)的注冊(cè)碼與所裝電腦硬件關(guān)聯(lián)，不會(huì)因操作系統(tǒng)重裝而改變。試用軟件用戶可點(diǎn)擊【以后注冊(cè)】進(jìn)入系統(tǒng)，軟件可以試用50次。點(diǎn)擊系統(tǒng)主界面右下方【退出系統(tǒng)】按鈕，即可退出河北科怡檔案管理系統(tǒng)。二、系統(tǒng)初始化系統(tǒng)在正式運(yùn)行前，必須進(jìn)行全宗設(shè)置。系統(tǒng)要求至少設(shè)置一個(gè)全宗號(hào)。如單位沒(méi)有全宗，應(yīng)采取系統(tǒng)默認(rèn)方式設(shè)置，即全宗號(hào)為QZH,單位名稱請(qǐng)改為本單位名稱。待本單位有了全宗號(hào)以后，本系統(tǒng)可以將全宗號(hào)修改為單位法定全宗號(hào)。系統(tǒng)支持多全宗管理。我方技術(shù)服務(wù)工程師在系統(tǒng)安裝時(shí)會(huì)協(xié)助客戶設(shè)置好全宗。（原文服務(wù)設(shè)置）本系統(tǒng)允許對(duì)電子原文采取以下兩種存放方式中的一種。原文存放方式在系統(tǒng)安裝完成后立即設(shè)置好，一旦錄入數(shù)據(jù)后不得再進(jìn)行變更，否則易導(dǎo)致原文丟失。（針對(duì)單機(jī)版用戶）從主界面點(diǎn)擊【系統(tǒng)維護(hù)】中進(jìn)入原文設(shè)置界面，在【高級(jí)設(shè)置】中有文檔存放路徑設(shè)置，請(qǐng)將服務(wù)類別設(shè)為單機(jī)。另外請(qǐng)選擇一個(gè)容量大小合適的硬盤做為文檔的存放路徑。原文存放路徑在系統(tǒng)運(yùn)行前必須設(shè)好，系統(tǒng)一旦錄入數(shù)據(jù)，不許再修改原文路徑，否則會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)找不到原文。（針對(duì)網(wǎng)絡(luò)版用戶）首先在服務(wù)器上利用IIS設(shè)好一個(gè)FTP服務(wù)，設(shè)好FTP服務(wù)的用戶名和密碼，如“hebky”。，將服務(wù)類型選擇為“數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)”，文檔存放路徑為“hebky”，輸入FTP服務(wù)的名稱、IP地址、用戶名稱和密碼。服務(wù)器IP地址及端口號(hào)請(qǐng)向服務(wù)器管理員索取。填寫好以后可點(diǎn)擊“測(cè)試連接”按鈕，如果提示連接成功則表示已經(jīng)與服務(wù)器連通，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕以保存設(shè)置。我方技術(shù)服務(wù)工程師在系統(tǒng)安裝時(shí)會(huì)協(xié)助客戶設(shè)置好系統(tǒng)的原文存放方式。在系統(tǒng)主界面上點(diǎn)擊【系統(tǒng)維護(hù)】按鈕，選擇【系統(tǒng)維護(hù)】下拉菜單中的【實(shí)體分類】模塊。根據(jù)本單位檔案分類情況將實(shí)體分類設(shè)好。我方技術(shù)服務(wù)工程師在系統(tǒng)安裝時(shí)會(huì)協(xié)助客戶設(shè)置好實(shí)體分類。實(shí)體分類是指根據(jù)本單位管理職能，以及檔案形成的特點(diǎn)編制一個(gè)具有若干層次和類別，且適應(yīng)計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件歸檔實(shí)體分類表的過(guò)程。它由上、下級(jí)類目序號(hào)、類目名稱組成。系統(tǒng)默認(rèn)帶有機(jī)關(guān)檔案實(shí)體分類方案和企業(yè)檔案實(shí)體分類方案，您可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行方便導(dǎo)入。在“系統(tǒng)維護(hù)”模塊中點(diǎn)擊“系統(tǒng)設(shè)置”“實(shí)體分類維護(hù)”，打開(kāi)“實(shí)體分類”窗體，如下圖所示，您就可以在這里進(jìn)行一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)……實(shí)體分類的定義及其維護(hù)。實(shí)體分類列表區(qū)分類信息輸入?yún)^(qū)歸檔范圍列表區(qū)功能操作說(shuō)明：增加如果是第一次進(jìn)入這個(gè)窗體，實(shí)體分類列表會(huì)顯示“實(shí)體分類”樹(shù)根，所以首先要點(diǎn)擊“全宗名稱”輸入框旁的按鈕進(jìn)行全宗號(hào)選擇。選擇好了全宗號(hào)后，底部的“添加”按鈕就會(huì)被激活，點(diǎn)擊“增加”按鈕，接著類目信息輸入?yún)^(qū)各項(xiàng)就被激活，光標(biāo)自動(dòng)跳至類目序號(hào)輸入框，逐項(xiàng)輸入各項(xiàng)數(shù)據(jù)（注意：下級(jí)寬度只能輸入數(shù)字），點(diǎn)擊“保存”按鈕，一級(jí)類目就添加成功，并且添加的實(shí)體分類就顯示在實(shí)體分類列表中，要添加多個(gè)一級(jí)類目只要重復(fù)以上操作。注意：，為保證系統(tǒng)的一致性，定義下級(jí)字符寬度時(shí)，長(zhǎng)度最好相同。下級(jí)寬度：指的是下級(jí)類目序號(hào)的寬度。二級(jí)分類的添加：在樹(shù)型類目列表中選中一個(gè)一級(jí)實(shí)體類目，再點(diǎn)擊“增加”按鈕，此時(shí)該一級(jí)類目序號(hào)和上級(jí)分類號(hào)就自動(dòng)顯示在相應(yīng)輸入框中，且不可刪除和修改，您只要在后面添加。輸入完成后點(diǎn)擊“保存”按鈕保存以上信息，該實(shí)體分類就添加至樹(shù)類目列表中，且為一級(jí)類目的子類目。三級(jí)分類的添加：在樹(shù)型類目列表中選中一個(gè)二級(jí)實(shí)體類目，其余操作與二級(jí)分類的添加方法相同。刪除：在樹(shù)型類目列表中選中一條類目，點(diǎn)擊“刪除”按鈕。注意：刪除操作只能從最底層進(jìn)行，否則系統(tǒng)會(huì)給出不能刪除的提示。導(dǎo)入：通過(guò)導(dǎo)入功能您可以將一個(gè)已經(jīng)存在的實(shí)體分類方案導(dǎo)入到本系統(tǒng)中，例如：您可以將系統(tǒng)默認(rèn)的企業(yè)檔案分類導(dǎo)入到本系統(tǒng)中。其操作方法是：點(diǎn)擊上述窗體底部的“導(dǎo)入”按鈕，系統(tǒng)將彈出“打開(kāi)”窗口，選中該文件，點(diǎn)擊“打開(kāi)”按鈕即可。注意：其文件的格式必須是*.DAT或*.DBT。導(dǎo)出：如果您想將當(dāng)前的實(shí)體分類保存起來(lái)或供他人使用，則可使用此導(dǎo)出功能。操作方法是：點(diǎn)擊此按鈕，在打開(kāi)的窗口中選擇相應(yīng)的路徑，輸入文件名，再點(diǎn)擊“保存”按鈕即可。打印報(bào)表：對(duì)當(dāng)前實(shí)體分類方案進(jìn)行報(bào)表輸入。取消：取消當(dāng)前操作。關(guān)閉：關(guān)閉當(dāng)前窗體。實(shí)體分類的設(shè)置還包括以下兩項(xiàng)：分類關(guān)鍵詞的采用可使檔案著錄標(biāo)引、檢索更加方便。“定義分類關(guān)鍵詞”主要是對(duì)不同級(jí)別的實(shí)體類目的關(guān)鍵詞進(jìn)行添加和維護(hù)。在實(shí)體類目列表中選擇要添加關(guān)鍵詞的類目名稱，點(diǎn)擊“定義分類關(guān)鍵詞”按鈕進(jìn)入“定義關(guān)鍵詞”窗體，如下圖所示。功能操作：添加：點(diǎn)擊“添加”按鈕，該類目的分類號(hào)自動(dòng)顯示在當(dāng)前記錄表中，在“關(guān)鍵詞項(xiàng)目欄中輸入該分類的關(guān)鍵詞，如“會(huì)議”。一個(gè)分類可對(duì)應(yīng)多個(gè)分類關(guān)鍵詞。每添加一條記錄就要點(diǎn)擊“保存”按鈕進(jìn)行一次信息保存。如果想要?jiǎng)h除某條記錄，只要用鼠標(biāo)選中這條為當(dāng)前記錄，再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，這條記錄就被刪除。點(diǎn)擊“取消”按鈕則取消當(dāng)前增加操作狀態(tài)。“定義歸檔范圍”的操作只能針對(duì)底層類目進(jìn)行，它主要是進(jìn)行歸檔的案卷其范圍和保管期限的描述信息進(jìn)行添加和維護(hù)。點(diǎn)擊“歸檔范圍”按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入如下“歸檔范圍”操作窗體，窗體由兩個(gè)表組成，歸檔范圍列表和歸檔范圍參照表（點(diǎn)擊“選擇”按鈕展開(kāi)或收回），歸檔范圍參照表是系統(tǒng)根據(jù)國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)而提供的歸檔范圍參照內(nèi)容。您可以通過(guò)以下兩種方式添加歸檔范圍信息： 。點(diǎn)擊“增加”按鈕，在詳細(xì)信息輸入框中輸入保管期限歸檔范圍等歸檔信息，再點(diǎn)擊“保存”按鈕。 。在歸檔范圍參照表中選擇要添加的記錄,再點(diǎn)擊“選擇當(dāng)前”按鈕，如果要添加表中所有記錄，則點(diǎn)擊“全部選擇”按鈕。 再點(diǎn)擊“保存”保存當(dāng)前添加的信息記錄。 如果您對(duì)當(dāng)前增加的信息不滿意，可以點(diǎn)擊“刪除”按鈕，刪除當(dāng)前歸檔范圍信息記錄（即記錄指針 所指記錄）。 點(diǎn)擊“取消”按鈕取消當(dāng)前操作。 點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉當(dāng)前窗口。輔助字典提供了本系統(tǒng)的字典類目，可根據(jù)你的需求增加字典信息，輔助字典可以提高錄入的速度，減輕錄入人員的工作量。當(dāng)某一輸入項(xiàng)目的輸入漢字相對(duì)比較固定時(shí)，系統(tǒng)將其在輔助字典中對(duì)其加以定義，如密級(jí)項(xiàng)中設(shè)置了絕密、機(jī)密、秘密、公開(kāi)、內(nèi)部、國(guó)內(nèi)等。其中需要重點(diǎn)說(shuō)明的是：本系統(tǒng)還設(shè)置了“機(jī)關(guān)代字”的類目，您可以將本單位文件常用的機(jī)關(guān)代字錄入進(jìn)去，以后進(jìn)行文件錄入時(shí)，就可以大大節(jié)省文件編號(hào)的輸入工作量。 在系統(tǒng)維護(hù)業(yè)務(wù)流程圖中點(diǎn)擊“輔助字典”圖標(biāo)，即可進(jìn)入“輔助字典維護(hù)”窗體。在以上“輔助字典維護(hù)”窗體中，右邊是輔助字典類目及關(guān)鍵詞樹(shù)型類目列表，點(diǎn)擊其前面的“+”號(hào)可展開(kāi)瀏覽其屬下的關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊“”號(hào)可收回。右邊是類目或關(guān)鍵詞相對(duì)應(yīng)的詳細(xì)信息輸入?yún)^(qū)。詳細(xì)信息下面是對(duì)此類目或關(guān)鍵詞進(jìn)行說(shuō)明的文字，底排為本模塊的功能按鈕。下面將對(duì)其各項(xiàng)功能進(jìn)行逐一說(shuō)明：增加類目和關(guān)鍵詞:選中“字典類目”項(xiàng)，點(diǎn)擊“增加”按鈕，此時(shí)右邊詳細(xì)信息輸入框中的“名稱”和“備注”文本框就會(huì)被清空（系統(tǒng)只允許您對(duì)這兩項(xiàng)字段進(jìn)行添加，因?yàn)轭惸坎淮嬖谛蛱?hào)和代碼），在其中輸入要增加的類目名稱和備注描述文字，點(diǎn)擊“保存”按鈕進(jìn)行保存即可。：選中要添加關(guān)鍵詞所屬的類目，點(diǎn)擊“增加”按鈕，右邊詳細(xì)信息輸入框中的“代碼”、“名稱”和“備注”文本框就會(huì)被清空，如上所述輸入要增加的關(guān)鍵詞信息，“序號(hào)”系統(tǒng)不允許輸入，系統(tǒng)會(huì)按先后順序自動(dòng)生成。修改類目和關(guān)鍵詞對(duì)于允許修改的類目和關(guān)鍵詞，其修改方式是相同的：在右邊的樹(shù)型列表中選中要進(jìn)行修改的類目或關(guān)鍵詞，其右邊的詳細(xì)信息輸入框中就會(huì)顯示其相應(yīng)信息，您只要在其中直接進(jìn)行修改，然后進(jìn)行保存即可。刪除類目和關(guān)鍵詞對(duì)于允許刪除的類目和關(guān)鍵詞，其刪除方式是相同的：在右邊的樹(shù)型列表中選中要進(jìn)行刪除的類目或關(guān)鍵詞，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)“刪除確認(rèn)”提示框，選擇“確定”按鈕即可。從主界面菜單欄點(diǎn)擊“系統(tǒng)維護(hù)”中的“檔號(hào)設(shè)置”，根據(jù)本單位檔案管理的實(shí)際情況設(shè)置檔號(hào)格式。我方技術(shù)服務(wù)工程師在系統(tǒng)安裝時(shí)會(huì)協(xié)助客戶設(shè)置好檔號(hào)格式。為便于檔案的保存和利用，每份案卷和文件都要賦予固定唯一的檔號(hào)。不同門類的檔案，其檔號(hào)格式也不一定相同，對(duì)檔案進(jìn)行組卷之前必須進(jìn)行檔號(hào)格式定義。檔號(hào)格式定義是指由使用該系統(tǒng)的文檔人員根據(jù)本單位檔案整理的規(guī)則，設(shè)置文書、科技、照片等各種檔案的檔號(hào)組成項(xiàng)及其顯示格式的過(guò)程，檔號(hào)組成項(xiàng)一般包括：全宗號(hào)、組卷年度、分類號(hào)、保管期限、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)等，在此基礎(chǔ)上，您還可以根據(jù)不同門類檔案管理的需求自行設(shè)置檔號(hào)組成項(xiàng)，體現(xiàn)了靈活定制的特點(diǎn)。在“系統(tǒng)維護(hù)”業(yè)務(wù)流程圖中點(diǎn)擊“檔號(hào)定義”圖標(biāo)打開(kāi)如下“檔號(hào)格式設(shè)置”窗體，系統(tǒng)中所有類型的檔案（如實(shí)物檔案、文書檔案等），其檔號(hào)格式都是在本模塊中設(shè)置完成的。在以上窗體中，窗體左邊是一個(gè)包括本系統(tǒng)所有檔案類型的樹(shù)型結(jié)構(gòu)列表；中間是檔號(hào)設(shè)置操作區(qū)域，其右邊一列是功能按鈕；窗體底部是當(dāng)前設(shè)置的檔號(hào)格式的仿真顯示，這樣有利于您在檔號(hào)設(shè)置的過(guò)程中進(jìn)行及時(shí)調(diào)整和修改。功能操作說(shuō)明：展開(kāi)左邊的“檔案”樹(shù)型結(jié)構(gòu)列表，選中要進(jìn)行檔號(hào)格式設(shè)置的檔案門類，這時(shí)右邊的添加、刪除等功能按鈕就會(huì)激活，如果您是第一次設(shè)置此門類檔案的檔號(hào)格式，那就請(qǐng)您先進(jìn)行如下檔號(hào)項(xiàng)設(shè)置，設(shè)置組成檔號(hào)項(xiàng)目。點(diǎn)擊“檔號(hào)項(xiàng)設(shè)置”按鈕，系統(tǒng)將打開(kāi)如下“檔號(hào)項(xiàng)設(shè)置”窗口，窗體左邊是可供選擇的的項(xiàng)目列表，它是組成該檔案記錄的所有字段列表，右邊則是從左表中被選中的，可組成檔號(hào)項(xiàng)目的字段。兩個(gè)項(xiàng)目表間的字段是通過(guò)中間的兩個(gè)按鈕“”和“”來(lái)移動(dòng)操作的。具體操作說(shuō)明如下：在左邊的可選項(xiàng)目列表中選中某一字段，點(diǎn)擊“”形按鈕，則該字段就移至右邊的選中項(xiàng)目列表中，重復(fù)以上操作可選擇多個(gè)字段。選中的項(xiàng)目一般為：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等