【正文】 說明。其余制作目錄操作說明可參見上述檔案管理中的打印目錄報表。六、檔案檢索檢索是一項十分重要的功能，本系統(tǒng)檢索功能包括文、檔案和資料的檢索。下面以檔案檢索為例進行說明，其余文件檢索及資料的檢索可參照以下說明。檔案人員在管理過程中的編目、編研、利用、鑒定等工作中經(jīng)常要使用到檔案檢索功能。利用計算機進行檢索則大大提高了檔案檢索的速度，結(jié)束了手翻帳本的時代，是檔案管理走向現(xiàn)代化的標志。在本系統(tǒng)中，可供查詢的檔案類型包括文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案和實物檔案。在功能上，除了“簡單查詢”、“分頁瀏覽”等功能外，還包括為適合檔案業(yè)務的特殊要求而提供的分類查詢、自定義查詢和多表查詢等查詢方式和途徑，從而提高了檔案資料查詢的速度和效率，下面將對它們進行一一介紹。在“檔案檢索”業(yè)務流程圖中點擊“檔案檢索”圖標進入如下“檔案檢索”窗體。點擊不同選項卡可切換查詢方式數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)窗體說明：窗體左邊是檔案樹型類目結(jié)構(gòu)列表區(qū)，同是也是查詢條件定義區(qū)，右邊是目錄數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)，它是根據(jù)在左邊顯示的不同檔案實體或定義的查詢條件顯示相應的目錄數(shù)據(jù)。窗體上部分是工具條按鈕和菜單項，您可以對當前數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)、瀏覽、查詢等操作，還可以瀏覽原文、打印報表等。功能說明：按信息門類分類檢索本人范圍內(nèi)的各類文件、檔案和資料，方便快捷的查閱電子原文。啟動方法：在系統(tǒng)主界面點擊【檢索】圖標，進入檔案檢索的界面，點擊【分類檢索】進入分類檢索的界面。進入檢索界面后，左邊樹型菜單為要檢索的門類信息，各個門類的檢索方式相同，這里以文書檔案簡化方法整理檢索為例。簡單查詢： 點擊進入文書檔案中的【簡化方法整理】界面，用鼠標點擊菜單工具欄上的【記錄】按鈕，彈出下拉菜單后，點擊【簡單查詢】按鈕，或者直接點擊工具欄上的【查詢】按鈕。在彈出的對話框中輸入要查詢的條件，然后按【查詢】按鈕進行查詢。查詢條件支持模糊查詢和多條件的查詢。簡單查詢中字符型的字段，如題名、責任者等，可以顯現(xiàn)模糊查詢，即只輸入內(nèi)容的關(guān)鍵字，如輸入“通知”，系統(tǒng)將自動查詢出包含【通知】詞組的所有記錄。也可以使用【空格】同時設置兩個或多個關(guān)鍵字，如輸入【車輛 獎罰 通知 】，系統(tǒng)將自動查詢出同時包含【車輛】、【獎罰】、【通知】三個詞組的所有記錄。高級查詢： 點擊進入【文書檔案】中的【簡化方法整理】界面，點擊菜單工具欄上【記錄】 按鈕下的【高級查詢】按鈕，點擊后彈出【組合查詢】對話框，可選擇查詢條件，查詢內(nèi)容。說明：可根據(jù)組合關(guān)系來更準確的查詢所要查的內(nèi)容，連接關(guān)系分為：并且、或者兩種?！静樵冏侄巍肯吕蛑羞x擇所要查詢的字段名稱；比較關(guān)系分為：大于、等于、小于、大于等于、小于等于、包含和不包含；比較數(shù)值可根據(jù)實際情況來填，填好后點擊【添加條件】，如果用多個條件組合查詢，則重復以上步驟，最后點擊【查詢】按鈕即可。查詢所選內(nèi)容后，雙擊數(shù)據(jù)條目可查看該條數(shù)據(jù)的內(nèi)容；如數(shù)據(jù)有附加原文，可點擊目錄列表右側(cè)的按鈕查看電子原文。點擊菜單欄的【報表】，選擇要打印的目錄，如歸檔文件目錄、專題目錄等，在話框中選擇要打印本條目錄還是全部目錄，可預覽所需打印的條目。數(shù)據(jù)中有原文的可點擊原文區(qū)中的原文，進入原文管理界面，選擇并打印原文。空格鍵用于在檢索中設置多項并列條件，如：需要檢索題名中同時包括“土地”、“調(diào)查”、“通知”的記錄，則可在檢索條件中輸入“土地︼調(diào)查︼通知”，系統(tǒng)則會將題名中同時包括“土地”、“調(diào)查”、“通知”的記錄全部檢索出來。點擊進入【文書檔案】中的【簡化方法整理】界面，點擊工具欄上的【查詢】按鈕。在彈出的對話框中輸入要查詢的條件，在查詢條件中支持【空格鍵】，在條件輸入框內(nèi)輸入首字符再加【空格鍵】后，輸入后面的文字，點擊【查詢】按鈕便可完成相應條目的檢索。此上均以【文書檔案】的【簡化方法整理】為例，其他檔案與此相同。自定義查詢就是系統(tǒng)將常用的查詢條件和結(jié)果作為一項內(nèi)容并標識以助記名保存下來，下次查詢時就只要直接點擊此助記名，其查詢結(jié)果就直接顯示出來，而不需再次查詢。操作步驟如下：點擊“自定義查詢”選項卡使之切換到“自定義查詢”查詢框，在查詢框的底部系統(tǒng)提供了專門的自定義查詢功能按鈕：添加、刪除和設置。操作說明如下：一、添加1. 在樹型結(jié)構(gòu)目錄列表中選擇要進行自定義的數(shù)據(jù)表；2. 點擊“添加”按鈕，系統(tǒng)將彈出“自定義查詢添加”對話框，系統(tǒng)將以向?qū)У姆绞揭龑徊揭徊綄崿F(xiàn)自定義查詢功能，詳細操作說明：第一步:輸入助記名點擊“添加”按鈕后，系統(tǒng)彈出如下“自定義查詢添加向?qū)А斎胫浢贝翱?，在以上窗口中，根?jù)您所選擇的不同檔案類型,系統(tǒng)會動態(tài)顯示“請選擇范圍”選擇框供您進行目錄數(shù)據(jù)表選擇，如上圖中就是“傳統(tǒng)組卷”中的“文書案卷目錄”和“文書卷內(nèi)文件目錄”兩個數(shù)據(jù)表名稱，您只能選擇其中的一個。如果選擇的檔案實體是單個表或在已存在的查詢結(jié)果中再進行自定義查詢就沒有設置此選擇框的必要，如“文書檔案”中的“簡化組卷”。在以上助記名輸入框中輸入一個助記名，點擊“下一步”按鈕進行查詢條件設置。點擊“取消”按鈕則取消當前自定義查詢操作。第二步:查詢條件設置在“上一步”操作中，點擊“下一步”按鈕系統(tǒng)打開如下“輸入查詢條件”對話框輸入查詢條件。其具體操作方法可參見簡單查詢相關(guān)說明。以上設置完成以后,在以上各項輸入框中輸入要查詢的值,再點擊“完成”按鈕，則“自定義查詢”操作完成，并且系統(tǒng)會將上一步輸入的助記名就會作為該底層門類的下級子目錄自動添加至樹型結(jié)構(gòu)列表中，點擊此助記名，符合此條件的記錄就會顯示在目錄數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)。點擊“取消”按鈕則取消當前添加自定義查詢條件操作；點擊“上一步”則回到“上一步”輸入助記名操作。注意：以上添加助記名可以有多層，即在已添加的自定義查詢條件的基礎上進行再定義。二、刪除如果您不想再保留某項自定義查詢條件，則可以在樹型結(jié)構(gòu)類目列表中選中要刪除的自定義助記名，再點擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)則會彈出一個詢問窗口，選擇“確定”按鈕則將此條件刪除。三、修改如果您想對某個條件進行修改，則選中此助記名之后，再點擊“修改”按鈕，系統(tǒng)則打開“修改自定義查詢條件”窗口，其相應的操作方法可參閱添加自定義查詢條件中的第二步。系統(tǒng)中簡單查詢、自定義查詢都只能在一個目錄數(shù)據(jù)表中進行，如果要同時找出多個數(shù)據(jù)表中符合條件的記錄就無能為力了，多表查詢就為符合用戶這一需求而設置的。例如：某人物檔案它既存在于文書檔案，又存在于照片檔案中，還存在于科技檔案中，這時您就可以利用“多表查詢”進行快速查找。在以上查詢的同時系統(tǒng)會將輸入的條件助記名及添加的表名自動顯示在多表查詢界面的樹型結(jié)構(gòu)目錄中，下次如再想查詢此內(nèi)容時就只要直接點擊這些表名，該表中符合定義條件的數(shù)據(jù)就會顯示在右邊的數(shù)據(jù)表中。點擊“多表查詢”卡頭使之切換到“多表查詢”查詢框，本系統(tǒng)提供了專門的自定義查詢功能按鈕：添加、刪除和設置，在查詢框的底部。操作說明如下：一、添加點擊“添加”按鈕，系統(tǒng)打開“多表查詢向?qū)А睂υ捒?，系統(tǒng)將以向?qū)У姆椒ㄒ龑徊揭徊綄崿F(xiàn)多表查詢的添加功能。第一步：輸入助記名。詳細說明可參見以上自定義查詢中的輸入助記名說明。第二步：選擇表操作在“上一步”操作完成后，點擊“下一步”按鈕系統(tǒng)進入如下“選擇表操作”窗體，窗體左邊是本系統(tǒng)中所有的檔案類型的實體表，即項目表、案卷目錄表和卷內(nèi)文件目錄表，右邊則是已選擇的實體表。在以上窗體中，您可以通過中間的“添加”和“刪除”按鈕進行設置。操作方法是：展開檔案樹型實體結(jié)構(gòu)列表，用鼠標左鍵選中要添加至右表中實體表名，點擊“添加”按鈕，或雙擊，或按住鼠標拖至右邊的“多表聯(lián)合查詢列表”，通過以上三種方法都可以將選中的實體表名添加至右邊列表中。注意：1. 添加操作只能針對實體表進行，即底層門類下的項目表、案卷表或卷內(nèi)文件目錄表；2. 已經(jīng)添加的實體表不能再次添加。如果發(fā)現(xiàn)誤添加，則只要選中該實體表名，再點擊“刪除”按鈕即可。點擊“下一步”按鈕則進行輸入查詢條件操作，其詳細說明可參見以上自定義查詢中的相關(guān)說明；點擊“上一步”按鈕則退回上一步操作窗體；點擊“取消”按鈕則取消當前多表查詢添加操作。二、刪除如果您不想再保留某項多表查詢條件或其下的表名，則可刪除它們。方法是：選中該查詢條件助記名或其下面的表名，再點擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)則會彈出一個詢問窗口，選擇“確定”按鈕則將此條件 刪除。三、修改如果您想對某個條件進行修改，則選中此助記名或其下面的實體表，再點擊“修改”按鈕，系統(tǒng)則打開“修改多表查詢條件”窗口，具體操作方法可參閱添加多表查詢條件中的第二步。在以上查詢結(jié)果的基礎上，還可實現(xiàn)簡單查詢、翻頁瀏覽、瀏覽原文、排序、報表打印等功能。七、檔案交接檔案交接工作是指檔案館確定接收對象，然后向移交單位發(fā)出接收通知書，各移交單位按要求將其管理的保管期限為長期（含長期）以上的文書檔案、科技檔案、照片檔案、相關(guān)資料實體與檢索目錄以及與其全宗配套的編研材料向檔案館移交的過程。在檔案的計算機管理過程中，通過移交接收可以輕松實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)和電子原文的上報和接收。檔案交接包括三項內(nèi)容，即：數(shù)據(jù)打包、數(shù)據(jù)上傳和數(shù)據(jù)接收。當鼠標滑過“檔案交接”功能按鈕時，系統(tǒng)的業(yè)務流程圖中即顯示三個相應的圖標。功能詳細說明如下：通過本模塊文檔管理員可以選擇要移交的檔案，將其電子文件及原文生成移交文件，并以軟盤、光盤或電子郵件的方式向檔案館移交。系統(tǒng)將以向?qū)У姆绞揭龑阋徊揭徊綄崿F(xiàn)檔案移交工作，其步驟如下：第一步：選取移交檔案點擊“數(shù)據(jù)打包”圖標系統(tǒng)打開如下“移交檔案”對話框，