【正文】 說(shuō)明。其余制作目錄操作說(shuō)明可參見(jiàn)上述檔案管理中的打印目錄報(bào)表。六、檔案檢索檢索是一項(xiàng)十分重要的功能，本系統(tǒng)檢索功能包括文、檔案和資料的檢索。下面以檔案檢索為例進(jìn)行說(shuō)明，其余文件檢索及資料的檢索可參照以下說(shuō)明。檔案人員在管理過(guò)程中的編目、編研、利用、鑒定等工作中經(jīng)常要使用到檔案檢索功能。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索則大大提高了檔案檢索的速度，結(jié)束了手翻帳本的時(shí)代，是檔案管理走向現(xiàn)代化的標(biāo)志。在本系統(tǒng)中，可供查詢的檔案類型包括文書檔案、科技檔案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案和實(shí)物檔案。在功能上，除了“簡(jiǎn)單查詢”、“分頁(yè)瀏覽”等功能外，還包括為適合檔案業(yè)務(wù)的特殊要求而提供的分類查詢、自定義查詢和多表查詢等查詢方式和途徑，從而提高了檔案資料查詢的速度和效率，下面將對(duì)它們進(jìn)行一一介紹。在“檔案檢索”業(yè)務(wù)流程圖中點(diǎn)擊“檔案檢索”圖標(biāo)進(jìn)入如下“檔案檢索”窗體。點(diǎn)擊不同選項(xiàng)卡可切換查詢方式數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)窗體說(shuō)明：窗體左邊是檔案樹型類目結(jié)構(gòu)列表區(qū)，同是也是查詢條件定義區(qū)，右邊是目錄數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)，它是根據(jù)在左邊顯示的不同檔案實(shí)體或定義的查詢條件顯示相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)。窗體上部分是工具條按鈕和菜單項(xiàng)，您可以對(duì)當(dāng)前數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)、瀏覽、查詢等操作，還可以瀏覽原文、打印報(bào)表等。功能說(shuō)明：按信息門類分類檢索本人范圍內(nèi)的各類文件、檔案和資料，方便快捷的查閱電子原文。啟動(dòng)方法：在系統(tǒng)主界面點(diǎn)擊【檢索】圖標(biāo)，進(jìn)入檔案檢索的界面，點(diǎn)擊【分類檢索】進(jìn)入分類檢索的界面。進(jìn)入檢索界面后，左邊樹型菜單為要檢索的門類信息，各個(gè)門類的檢索方式相同，這里以文書檔案簡(jiǎn)化方法整理檢索為例。簡(jiǎn)單查詢： 點(diǎn)擊進(jìn)入文書檔案中的【簡(jiǎn)化方法整理】界面，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊菜單工具欄上的【記錄】按鈕，彈出下拉菜單后，點(diǎn)擊【簡(jiǎn)單查詢】按鈕，或者直接點(diǎn)擊工具欄上的【查詢】按鈕。在彈出的對(duì)話框中輸入要查詢的條件，然后按【查詢】按鈕進(jìn)行查詢。查詢條件支持模糊查詢和多條件的查詢。簡(jiǎn)單查詢中字符型的字段，如題名、責(zé)任者等，可以顯現(xiàn)模糊查詢，即只輸入內(nèi)容的關(guān)鍵字，如輸入“通知”，系統(tǒng)將自動(dòng)查詢出包含【通知】詞組的所有記錄。也可以使用【空格】同時(shí)設(shè)置兩個(gè)或多個(gè)關(guān)鍵字，如輸入【車輛 獎(jiǎng)罰 通知 】，系統(tǒng)將自動(dòng)查詢出同時(shí)包含【車輛】、【獎(jiǎng)罰】、【通知】三個(gè)詞組的所有記錄。高級(jí)查詢： 點(diǎn)擊進(jìn)入【文書檔案】中的【簡(jiǎn)化方法整理】界面，點(diǎn)擊菜單工具欄上【記錄】 按鈕下的【高級(jí)查詢】按鈕，點(diǎn)擊后彈出【組合查詢】對(duì)話框，可選擇查詢條件，查詢內(nèi)容。說(shuō)明：可根據(jù)組合關(guān)系來(lái)更準(zhǔn)確的查詢所要查的內(nèi)容，連接關(guān)系分為：并且、或者兩種?！静樵冏侄巍肯吕蛑羞x擇所要查詢的字段名稱；比較關(guān)系分為：大于、等于、小于、大于等于、小于等于、包含和不包含；比較數(shù)值可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)填，填好后點(diǎn)擊【添加條件】，如果用多個(gè)條件組合查詢，則重復(fù)以上步驟，最后點(diǎn)擊【查詢】按鈕即可。查詢所選內(nèi)容后，雙擊數(shù)據(jù)條目可查看該條數(shù)據(jù)的內(nèi)容；如數(shù)據(jù)有附加原文，可點(diǎn)擊目錄列表右側(cè)的按鈕查看電子原文。點(diǎn)擊菜單欄的【報(bào)表】，選擇要打印的目錄，如歸檔文件目錄、專題目錄等，在話框中選擇要打印本條目錄還是全部目錄，可預(yù)覽所需打印的條目。數(shù)據(jù)中有原文的可點(diǎn)擊原文區(qū)中的原文，進(jìn)入原文管理界面，選擇并打印原文?？崭矜I用于在檢索中設(shè)置多項(xiàng)并列條件，如：需要檢索題名中同時(shí)包括“土地”、“調(diào)查”、“通知”的記錄，則可在檢索條件中輸入“土地︼調(diào)查︼通知”，系統(tǒng)則會(huì)將題名中同時(shí)包括“土地”、“調(diào)查”、“通知”的記錄全部檢索出來(lái)。點(diǎn)擊進(jìn)入【文書檔案】中的【簡(jiǎn)化方法整理】界面，點(diǎn)擊工具欄上的【查詢】按鈕。在彈出的對(duì)話框中輸入要查詢的條件，在查詢條件中支持【空格鍵】，在條件輸入框內(nèi)輸入首字符再加【空格鍵】后，輸入后面的文字，點(diǎn)擊【查詢】按鈕便可完成相應(yīng)條目的檢索。此上均以【文書檔案】的【簡(jiǎn)化方法整理】為例，其他檔案與此相同。自定義查詢就是系統(tǒng)將常用的查詢條件和結(jié)果作為一項(xiàng)內(nèi)容并標(biāo)識(shí)以助記名保存下來(lái)，下次查詢時(shí)就只要直接點(diǎn)擊此助記名，其查詢結(jié)果就直接顯示出來(lái)，而不需再次查詢。操作步驟如下：點(diǎn)擊“自定義查詢”選項(xiàng)卡使之切換到“自定義查詢”查詢框，在查詢框的底部系統(tǒng)提供了專門的自定義查詢功能按鈕：添加、刪除和設(shè)置。操作說(shuō)明如下：一、添加1. 在樹型結(jié)構(gòu)目錄列表中選擇要進(jìn)行自定義的數(shù)據(jù)表；2. 點(diǎn)擊“添加”按鈕，系統(tǒng)將彈出“自定義查詢添加”對(duì)話框，系統(tǒng)將以向?qū)У姆绞揭龑?dǎo)您一步一步實(shí)現(xiàn)自定義查詢功能，詳細(xì)操作說(shuō)明：第一步:輸入助記名點(diǎn)擊“添加”按鈕后，系統(tǒng)彈出如下“自定義查詢添加向?qū)А斎胫浢贝翱?，在以上窗口中，根?jù)您所選擇的不同檔案類型,系統(tǒng)會(huì)動(dòng)態(tài)顯示“請(qǐng)選擇范圍”選擇框供您進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)表選擇，如上圖中就是“傳統(tǒng)組卷”中的“文書案卷目錄”和“文書卷內(nèi)文件目錄”兩個(gè)數(shù)據(jù)表名稱，您只能選擇其中的一個(gè)。如果選擇的檔案實(shí)體是單個(gè)表或在已存在的查詢結(jié)果中再進(jìn)行自定義查詢就沒(méi)有設(shè)置此選擇框的必要，如“文書檔案”中的“簡(jiǎn)化組卷”。在以上助記名輸入框中輸入一個(gè)助記名，點(diǎn)擊“下一步”按鈕進(jìn)行查詢條件設(shè)置。點(diǎn)擊“取消”按鈕則取消當(dāng)前自定義查詢操作。第二步:查詢條件設(shè)置在“上一步”操作中，點(diǎn)擊“下一步”按鈕系統(tǒng)打開(kāi)如下“輸入查詢條件”對(duì)話框輸入查詢條件。其具體操作方法可參見(jiàn)簡(jiǎn)單查詢相關(guān)說(shuō)明。以上設(shè)置完成以后,在以上各項(xiàng)輸入框中輸入要查詢的值,再點(diǎn)擊“完成”按鈕，則“自定義查詢”操作完成，并且系統(tǒng)會(huì)將上一步輸入的助記名就會(huì)作為該底層門類的下級(jí)子目錄自動(dòng)添加至樹型結(jié)構(gòu)列表中，點(diǎn)擊此助記名，符合此條件的記錄就會(huì)顯示在目錄數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)。點(diǎn)擊“取消”按鈕則取消當(dāng)前添加自定義查詢條件操作；點(diǎn)擊“上一步”則回到“上一步”輸入助記名操作。注意：以上添加助記名可以有多層，即在已添加的自定義查詢條件的基礎(chǔ)上進(jìn)行再定義。二、刪除如果您不想再保留某項(xiàng)自定義查詢條件，則可以在樹型結(jié)構(gòu)類目列表中選中要?jiǎng)h除的自定義助記名，再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)則會(huì)彈出一個(gè)詢問(wèn)窗口，選擇“確定”按鈕則將此條件刪除。三、修改如果您想對(duì)某個(gè)條件進(jìn)行修改，則選中此助記名之后，再點(diǎn)擊“修改”按鈕，系統(tǒng)則打開(kāi)“修改自定義查詢條件”窗口，其相應(yīng)的操作方法可參閱添加自定義查詢條件中的第二步。系統(tǒng)中簡(jiǎn)單查詢、自定義查詢都只能在一個(gè)目錄數(shù)據(jù)表中進(jìn)行，如果要同時(shí)找出多個(gè)數(shù)據(jù)表中符合條件的記錄就無(wú)能為力了，多表查詢就為符合用戶這一需求而設(shè)置的。例如：某人物檔案它既存在于文書檔案，又存在于照片檔案中，還存在于科技檔案中，這時(shí)您就可以利用“多表查詢”進(jìn)行快速查找。在以上查詢的同時(shí)系統(tǒng)會(huì)將輸入的條件助記名及添加的表名自動(dòng)顯示在多表查詢界面的樹型結(jié)構(gòu)目錄中，下次如再想查詢此內(nèi)容時(shí)就只要直接點(diǎn)擊這些表名，該表中符合定義條件的數(shù)據(jù)就會(huì)顯示在右邊的數(shù)據(jù)表中。點(diǎn)擊“多表查詢”卡頭使之切換到“多表查詢”查詢框，本系統(tǒng)提供了專門的自定義查詢功能按鈕：添加、刪除和設(shè)置，在查詢框的底部。操作說(shuō)明如下：一、添加點(diǎn)擊“添加”按鈕，系統(tǒng)打開(kāi)“多表查詢向?qū)А睂?duì)話框，系統(tǒng)將以向?qū)У姆椒ㄒ龑?dǎo)您一步一步實(shí)現(xiàn)多表查詢的添加功能。第一步：輸入助記名。詳細(xì)說(shuō)明可參見(jiàn)以上自定義查詢中的輸入助記名說(shuō)明。第二步：選擇表操作在“上一步”操作完成后，點(diǎn)擊“下一步”按鈕系統(tǒng)進(jìn)入如下“選擇表操作”窗體，窗體左邊是本系統(tǒng)中所有的檔案類型的實(shí)體表，即項(xiàng)目表、案卷目錄表和卷內(nèi)文件目錄表，右邊則是已選擇的實(shí)體表。在以上窗體中，您可以通過(guò)中間的“添加”和“刪除”按鈕進(jìn)行設(shè)置。操作方法是：展開(kāi)檔案樹型實(shí)體結(jié)構(gòu)列表，用鼠標(biāo)左鍵選中要添加至右表中實(shí)體表名，點(diǎn)擊“添加”按鈕，或雙擊，或按住鼠標(biāo)拖至右邊的“多表聯(lián)合查詢列表”，通過(guò)以上三種方法都可以將選中的實(shí)體表名添加至右邊列表中。注意：1. 添加操作只能針對(duì)實(shí)體表進(jìn)行，即底層門類下的項(xiàng)目表、案卷表或卷內(nèi)文件目錄表；2. 已經(jīng)添加的實(shí)體表不能再次添加。如果發(fā)現(xiàn)誤添加，則只要選中該實(shí)體表名，再點(diǎn)擊“刪除”按鈕即可。點(diǎn)擊“下一步”按鈕則進(jìn)行輸入查詢條件操作，其詳細(xì)說(shuō)明可參見(jiàn)以上自定義查詢中的相關(guān)說(shuō)明；點(diǎn)擊“上一步”按鈕則退回上一步操作窗體；點(diǎn)擊“取消”按鈕則取消當(dāng)前多表查詢添加操作。二、刪除如果您不想再保留某項(xiàng)多表查詢條件或其下的表名，則可刪除它們。方法是：選中該查詢條件助記名或其下面的表名，再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)則會(huì)彈出一個(gè)詢問(wèn)窗口，選擇“確定”按鈕則將此條件 刪除。三、修改如果您想對(duì)某個(gè)條件進(jìn)行修改，則選中此助記名或其下面的實(shí)體表，再點(diǎn)擊“修改”按鈕，系統(tǒng)則打開(kāi)“修改多表查詢條件”窗口，具體操作方法可參閱添加多表查詢條件中的第二步。在以上查詢結(jié)果的基礎(chǔ)上，還可實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單查詢、翻頁(yè)瀏覽、瀏覽原文、排序、報(bào)表打印等功能。七、檔案交接檔案交接工作是指檔案館確定接收對(duì)象，然后向移交單位發(fā)出接收通知書，各移交單位按要求將其管理的保管期限為長(zhǎng)期（含長(zhǎng)期）以上的文書檔案、科技檔案、照片檔案、相關(guān)資料實(shí)體與檢索目錄以及與其全宗配套的編研材料向檔案館移交的過(guò)程。在檔案的計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中，通過(guò)移交接收可以輕松實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)和電子原文的上報(bào)和接收。檔案交接包括三項(xiàng)內(nèi)容，即：數(shù)據(jù)打包、數(shù)據(jù)上傳和數(shù)據(jù)接收。當(dāng)鼠標(biāo)滑過(guò)“檔案交接”功能按鈕時(shí)，系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖中即顯示三個(gè)相應(yīng)的圖標(biāo)。功能詳細(xì)說(shuō)明如下：通過(guò)本模塊文檔管理員可以選擇要移交的檔案，將其電子文件及原文生成移交文件，并以軟盤、光盤或電子郵件的方式向檔案館移交。系統(tǒng)將以向?qū)У姆绞揭龑?dǎo)你一步一步實(shí)現(xiàn)檔案移交工作，其步驟如下：第一步：選取移交檔案點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)打包”圖標(biāo)系統(tǒng)打開(kāi)如下“移交檔案”對(duì)話框，