【正文】 點擊“接收”按鈕，進入接收操作。若選擇的是光盤數(shù)據(jù)格式和“移交數(shù)據(jù)包”格式，系統(tǒng)會在對話框下部分增加一個“接收數(shù)據(jù)存放位置”顯示框，系統(tǒng)默認為C:\SinReport下面，如果您的數(shù)據(jù)存放在其它的路徑下面，就點擊“瀏覽”按鈕，在打開的“瀏覽文件夾”窗口中進行選擇確定。檔案接收是指接收單位收到上報的文件后，由文檔管理人員在本模塊中將上報文件接收到本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的過程。通過點擊“瀏覽”選擇接收數(shù)據(jù)存放的位置。又出現(xiàn)如下提示，選擇“確定”按鈕。再點擊“完成”按鈕，系統(tǒng)將自動形成藍色進度條，表示生成上報數(shù)據(jù)的進度，在進行的過程中，點擊“取消”按鈕則取消當(dāng)前數(shù)據(jù)移交操作。然后輸入站點名稱，如果有設(shè)置站點，填入站點名稱。5. 您還可以通過選擇窗體“移交檔案列表”右側(cè)“關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)”復(fù)選框決定是否進行關(guān)聯(lián)文件上傳；右上角的“上報原文”復(fù)選框來決定是否上報表原文，兩項復(fù)選框系統(tǒng)都默認為選中狀態(tài)。則該條件就顯示在右邊的移交條件列表中。當(dāng)鼠標滑過“檔案交接”功能按鈕時，系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖中即顯示三個相應(yīng)的圖標。在以上查詢結(jié)果的基礎(chǔ)上，還可實現(xiàn)簡單查詢、翻頁瀏覽、瀏覽原文、排序、報表打印等功能。點擊“下一步”按鈕則進行輸入查詢條件操作，其詳細說明可參見以上自定義查詢中的相關(guān)說明；點擊“上一步”按鈕則退回上一步操作窗體；點擊“取消”按鈕則取消當(dāng)前多表查詢添加操作。在以上窗體中，您可以通過中間的“添加”和“刪除”按鈕進行設(shè)置。操作說明如下：一、添加點擊“添加”按鈕，系統(tǒng)打開“多表查詢向?qū)А睂υ捒?，系統(tǒng)將以向?qū)У姆椒ㄒ龑?dǎo)您一步一步實現(xiàn)多表查詢的添加功能。系統(tǒng)中簡單查詢、自定義查詢都只能在一個目錄數(shù)據(jù)表中進行，如果要同時找出多個數(shù)據(jù)表中符合條件的記錄就無能為力了，多表查詢就為符合用戶這一需求而設(shè)置的。點擊“取消”按鈕則取消當(dāng)前添加自定義查詢條件操作；點擊“上一步”則回到“上一步”輸入助記名操作。點擊“取消”按鈕則取消當(dāng)前自定義查詢操作。操作步驟如下：點擊“自定義查詢”選項卡使之切換到“自定義查詢”查詢框，在查詢框的底部系統(tǒng)提供了專門的自定義查詢功能按鈕：添加、刪除和設(shè)置。點擊進入【文書檔案】中的【簡化方法整理】界面，點擊工具欄上的【查詢】按鈕。查詢所選內(nèi)容后，雙擊數(shù)據(jù)條目可查看該條數(shù)據(jù)的內(nèi)容；如數(shù)據(jù)有附加原文，可點擊目錄列表右側(cè)的按鈕查看電子原文。也可以使用【空格】同時設(shè)置兩個或多個關(guān)鍵字，如輸入【車輛 獎罰 通知 】，系統(tǒng)將自動查詢出同時包含【車輛】、【獎罰】、【通知】三個詞組的所有記錄。簡單查詢： 點擊進入文書檔案中的【簡化方法整理】界面，用鼠標點擊菜單工具欄上的【記錄】按鈕，彈出下拉菜單后，點擊【簡單查詢】按鈕，或者直接點擊工具欄上的【查詢】按鈕。窗體上部分是工具條按鈕和菜單項，您可以對當(dāng)前數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)、瀏覽、查詢等操作，還可以瀏覽原文、打印報表等。在本系統(tǒng)中，可供查詢的檔案類型包括文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案和實物檔案。六、檔案檢索檢索是一項十分重要的功能，本系統(tǒng)檢索功能包括文、檔案和資料的檢索。資料管理主要實現(xiàn)資料的登記和報表打印功能。數(shù)據(jù)回收站數(shù)據(jù)的恢復(fù)選中要恢復(fù)的數(shù)據(jù)條目，點擊恢復(fù)按鈕即可。開啟數(shù)據(jù)回收功能 點擊文件選項卡，開啟數(shù)據(jù)恢復(fù)功能前點對勾，表示開啟數(shù)據(jù)回收功能，各模塊刪除的歷史數(shù)據(jù)將放入數(shù)據(jù)回收站。系統(tǒng)用分別用黑、紅、藍來表示目錄的【通過】【未通過】【未質(zhì)檢】的三種狀態(tài)：。使用說明： 1．菜單欄功能說明菜單欄包括：文件、編輯、視圖，報表、設(shè)置等，所含功能如下：菜單所含項目功 用文件退出退出文件登記瀏覽模塊記錄第一頁移至第一頁上一頁上移一頁下一頁下移一頁最末頁移至最后一頁指定頁指定到某一頁閱讀簡單查詢文件簡單查詢高級查詢組合查詢排序按指定的字段排序關(guān)聯(lián)設(shè)置檔案案卷與卷內(nèi)是否關(guān)聯(lián)刷新刷新模塊數(shù)據(jù)視圖案卷目錄顯示案卷目錄卷內(nèi)目錄顯示卷內(nèi)報表各類報表生成報表設(shè)置案卷目錄瀏覽設(shè)置設(shè)置案卷目錄的的瀏覽界面卷內(nèi)目錄瀏覽設(shè)置設(shè)置卷內(nèi)目錄瀏覽設(shè)置設(shè)置每頁顯示記錄數(shù)設(shè)置每頁顯示的條目多少設(shè)置查詢結(jié)果返回記錄數(shù)設(shè)置查詢的結(jié)果返回的數(shù)目設(shè)置目錄序列設(shè)置模塊下分類的目錄序列 顯示工具欄功能說明工具欄包括：詳細、首頁、前頁、后頁、末頁、指定頁、查詢、排序、刷新、原文、關(guān)聯(lián)、通過、未通過、質(zhì)檢 、退出，其功能如下：詳細：打開目錄的錄入卡片首頁移至第一頁前頁上移一頁錄后頁下移一頁末頁移至最后一頁指定頁移至指定頁查詢文件查詢排序按指定的字段排序刷新刷新原文顯示原文關(guān)聯(lián)切換顯示關(guān)聯(lián)、無關(guān)聯(lián)通過確認選中記錄通過質(zhì)檢未通過確認選中記錄未通過質(zhì)檢信息顯示質(zhì)檢人員及質(zhì)檢時間退出退出文件登記模塊數(shù)據(jù)質(zhì)檢的操作方法：在進行數(shù)據(jù)質(zhì)檢以前首先要查詢出需要質(zhì)檢的數(shù)據(jù)。反面編號：單面高掃掃描儀使用該選項可以自動調(diào)整文檔順序。壓縮比：設(shè)定掃描文檔的壓縮比。掃描區(qū)域：定義一片區(qū)域，在下次掃描時，只掃描定義區(qū)域的內(nèi)容。使用方法：勾選好區(qū)域或者范圍后按相應(yīng)按鍵即可。保存更改過的原文。點擊工具欄的【去黑】按鈕即可實現(xiàn)自動去除黑邊的功能。使用方法：使用鼠標在原文上畫出要ocr的區(qū)域然后點擊ocr按鈕（或者直接在區(qū)域中點擊右鍵）拷圖功能則可以將選擇區(qū)域拷貝到剪切板中。另外本軟件可以采用多服務(wù)原文管理功能可以對多模塊進行不同的原文服務(wù)設(shè)置。文檔存放路徑：該存儲方式下的文檔路徑。注意：原文壓縮和加密功能開啟后掃描原文只能采用本軟件打開。原文存放路徑時間設(shè)置：設(shè)置原文路徑存放規(guī)則。注意：設(shè)置掃描儀幅面、寬度和高度等設(shè)置可以加快掃描儀掃描速度。使用說明：該頁面可以對掃描的圖片進行設(shè)置?？稍跈n案錄入時同步掛接檔案數(shù)字化掃描。操作方法：點擊文書檔案簡化方法整理，在菜單欄中點擊“設(shè)置”按鈕，選擇“歸檔文件瀏覽界面設(shè)置”。刪除當(dāng)前所有記錄是指刪除當(dāng)前查詢的所有記錄。系統(tǒng)彈出“選擇特殊字符”窗口，在此進行選擇、確定即可。在導(dǎo)入數(shù)據(jù)過程中可能會出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)，這時可在“批量修改”菜單中，選擇“重復(fù)數(shù)據(jù)處理”，系統(tǒng)彈出“表重復(fù)數(shù)據(jù)處理”窗口。例如：將文書檔案傳統(tǒng)方法整理中的“案卷號”補齊3位：點擊“批量修改”，選擇“字段對齊”，系統(tǒng)彈出”字段補0操作”窗口：點擊“源表”選擇源表名。修改完成點擊【關(guān)閉】退出。【工具欄】上的 【查詢】 按鈕，將查詢條件中【責(zé)任者】設(shè)為【省政府】， 查詢出所有要修改的記錄?！娟P(guān)閉】退出。這里以批量修改【案卷號】為例，如將【盒號】為【15】的文件全部改為【2125】。 在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)是察看原文的工具條，包括【圖片】、【底圖】、【影像】、【音樂】、【文本】、【網(wǎng)頁】、【其它】【全部】按鈕。如添加word文檔、excel表格、電子圖片等格式的電子文檔，點擊【原文管理】界面上的【添加】按鈕，選擇文件存放路徑直接掛接即可。特殊說明：打印報表時的排序字段最好只選一個。方法二：也可點擊上面的排序按鈕，選取排序字段，按其升序或降序進行排序。特殊說明：連接關(guān)系：在一次查詢中所設(shè)置的不同查詢條件之間的關(guān)系。用鼠標點擊【工具欄】中 【查詢】 按鈕，系統(tǒng)彈出【簡單查詢】對話框，在一個字段或多個字段的錄入框內(nèi)輸入查詢條件，再點擊【查詢】按鈕，查詢結(jié)果將顯示在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)內(nèi)。成文日期按國家檔案法要求是連續(xù)的8個數(shù)字，例如：2007年3月13日輸入成20070313⊙ 全宗號和實體分類號選取輸入，也可以直接錄入。數(shù)據(jù)操作文書簡化方法整理目錄錄入：直接點擊工具欄【新增】中系統(tǒng)彈出【數(shù)據(jù)操作—歸檔文件】窗口。在系統(tǒng)主界面點擊 【檔案管理】按鈕，再點擊界面上的 進入檔案瀏覽界面，打開檔案的樹型目錄，點擊【文書檔案】――【簡化方法整理】，進入數(shù)據(jù)瀏覽界面 使用說明：瀏覽界面功能 菜單欄包括：文件、編輯、批量修改、記錄、原文，報表、工具等，所含功能如下：菜單所含項目功 用文件退出退出文件登記瀏覽模塊編輯新增與工具欄中的新增選項相同修改當(dāng)前記錄修改當(dāng)前記錄刪除選中記錄刪除選中記錄（1條或多條，同時刪除電子原文）刪除當(dāng)前所有記錄刪除當(dāng)前所有記錄（同時刪除電子原文）初始化增量所有記錄批量修改替換對一條記錄或多條記錄進行替換修改對一條記錄或多條記錄進行修改記錄第一頁移至第一頁上一頁上移一頁下一頁下移一頁最末頁移至最后一頁指定頁指定到某一頁閱讀簡單查詢文件簡單查詢高級查詢組合查詢關(guān)聯(lián)在一個案卷和它所包含卷內(nèi)文件之間的關(guān)系排序按指定的字段排序視圖歸檔文件在窗體中顯示的視圖（最少顯示一個）原文電子原文管理管理電子原文添加、刪除、加密、驗證、授權(quán)看原文查看原文內(nèi)容報表各類報表預(yù)覽并打印各類報表設(shè)置歸檔文件設(shè)置歸檔文件的瀏覽界面設(shè)置顯示記錄數(shù)設(shè)置一頁顯示的記錄數(shù)工具時鐘計時計時與著錄、掃描效率統(tǒng)計工具欄功能說明工具欄包括：新增、修改、刪除、首頁、前頁、后頁、末頁、指頁、查詢、排序、刷新、原文、轉(zhuǎn)入、流水、質(zhì)檢、退出、快速檢索條，其功能如下：新增：增加新記錄修改修改當(dāng)前記錄刪除：刪除選中記錄（1條或多條，同時刪除電子原文）首頁移至第一頁前頁上移一頁后頁下移一頁末頁移至最后一頁指頁移至指定頁查詢文件查詢排序按指定的字段排序刷新刷新將清除查詢排序原文查看檔案的原文關(guān)聯(lián)在一個案卷和它所包含卷內(nèi)文件之間的關(guān)聯(lián)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)入到其它檔案中質(zhì)檢查看質(zhì)檢信息流水對檔案目錄進入大流水排序并生成大流水號快速檢索條根據(jù)題名、文號、責(zé)任者、內(nèi)容等關(guān)鍵字進行快速檢索退出：退出檔案管理模塊⊙ 單層結(jié)構(gòu)的檔案模塊，數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)顯示所有的歸檔文件數(shù)據(jù)。將【查找內(nèi)容】設(shè)為“省政府”，將替換內(nèi)容設(shè)為“河北省政府”。批量替換由于是替換多條數(shù)據(jù)，不可進行回復(fù)操作，故在進行批量替換前一定要備份數(shù)據(jù)庫，以防意外。【批量修改 】下的【修改】，再點擊【批量修改】 選擇【文書案卷目錄】或【文書卷內(nèi)文件目錄】，系統(tǒng)彈出【修改】對話框在【著錄項目】字段選為【案卷號】。如點擊【文本】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出包含word文檔、excel表格等格式的原文窗口。掃描的圖片可用【原文管理】界面上【工具欄】里的各功能按鈕，對圖片進行處理。兩層或多層的檔案模塊，添加原文時要在具體的文件目錄上進行原文的掛接。：用鼠標點擊工具欄上的【排序】按鈕，按照前面講過的【目錄排序】的操作方法，用戶按照自己要求的字段對數(shù)據(jù)排序。方法一：用鼠標點一下數(shù)據(jù)列表上方的字段名稱，系統(tǒng)便按此字段的升序或降序排列數(shù)據(jù)。在【菜單欄】中選擇【記錄】菜單中的【高級查詢】，系統(tǒng)彈出【組合查詢】對話框，在【連接關(guān)系】項中選擇【并且】或【或者】，【查詢字段】項中設(shè)置需查詢的字段名稱，【比較關(guān)系】項中選擇【等于】或【包含】等關(guān)系條件，【比較數(shù)值】框中選擇或錄入條件字段的數(shù)值，然后點擊【添加條件】按鈕，所設(shè)置的條件將顯示在【條件列表】區(qū)域內(nèi)，一次查詢可以設(shè)置一個條件或多個條件，然后點擊【查詢】按鈕，查詢結(jié)果在【案卷】數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)或【卷內(nèi)】數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)顯示。用鼠標點擊【工具欄】中 【查詢】 按鈕，在一個字段或多個字段的錄入框內(nèi)輸入查詢條件，再點擊【查詢】按鈕，查詢結(jié)果將顯示在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)內(nèi)?！竟ぞ邫凇恐械?【有關(guān)聯(lián)】 按鈕，按鈕變?yōu)?【無關(guān)聯(lián)】 ，此時檔案的案卷和卷內(nèi)處于【無關(guān)聯(lián)】狀態(tài)，卷內(nèi)數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)內(nèi)顯示的是所有案卷的卷內(nèi)記錄，此狀態(tài)下無法錄入卷內(nèi)。雙層結(jié)構(gòu)的檔案模塊在修改數(shù)據(jù)時，如果需要修改的全宗號、目錄號、案卷號等與檔號有關(guān)字段的內(nèi)容，必須先進行檔案卷內(nèi)的各項內(nèi)容修改，再修改案卷的各項內(nèi)容。其中有些特殊功能做如下說明：⊙ 案卷號（順序號）自動累加：如現(xiàn)在案卷號是009，那么新增一條記錄后登記自動增加為010。內(nèi)容登記：依據(jù)所需登記的案卷情況，逐項將內(nèi)容進行登記。調(diào)整字段排列順序：將鼠標點在字段名稱上按住，然后拖動至合適的位置松開鼠標即可；調(diào)整列寬：用鼠標直接將列寬拖放至合適大小即可。結(jié)構(gòu)相同的檔案模塊具有類似的使用方法，接下來以文書檔案傳統(tǒng)方法整理模塊和文書檔案簡化整理模塊為例分別介紹雙層結(jié)構(gòu)模塊和單層結(jié)構(gòu)模塊的使用。數(shù)據(jù)接口由河北科怡公司開發(fā)人員根據(jù)具體需求進行開發(fā)。系統(tǒng)在這里設(shè)置了一個修改數(shù)據(jù)的捷徑，只要在“歸檔文件列表”中選中要進行修改的記錄，點擊“修改”按鈕，直接修改記錄。歸檔操作完成之后,表中的記錄就會消失,同時在檔案檢索中的文件記錄中的歸檔標識就會由“未歸檔”更新為“已歸檔”。4. 選擇需歸檔的文件是點擊順序號欄目內(nèi)的復(fù)選框，歸檔的文件記錄被選中之后，出現(xiàn)接收原文的標志，欄目內(nèi)的順序號從上到下按順序自動生成。 “文件歸檔”操作窗體如下圖所示：操作步驟說明如下：1. 在窗體中右邊的文件類目列表中選擇要組卷的文件類型，即內(nèi)部文件、發(fā)文或來文；2. 利用查詢功能查找出要進行組卷的文件記錄，方法是：點擊工具條中的“查詢”按鈕或選擇菜單“記錄”“查詢”，系統(tǒng)將會對以上選中的文件類型中進行查詢，詳細說明請參閱簡單查詢。在進行歸檔操作之前，還必須設(shè)置好歸檔的檔號格式。方法是點擊選中要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)表，即主表中的相應(yīng)記錄，點擊“導(dǎo)出”按鈕，在打開的對話框中輸入要導(dǎo)出的文件名，再點擊“保存”按鈕即可。如果您要對刪除當(dāng)前設(shè)置的內(nèi)容，則只要選中該條記錄，再點擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)會給出相應(yīng)提示，點擊“