文件控制管理規(guī)范(編輯修改稿)
2024-09-01 08:04 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 系工程師專門保管。，凡接收/分發(fā)的文件及各質(zhì)量記錄均需存檔、記錄（文件屬會(huì)簽、傳閱者不在此限）。記錄文件由各相關(guān)區(qū)域自行編號(hào)、保管。 各類質(zhì)量文件的保存期限，如無特殊情況一般記錄報(bào)表至少保存二年，有特殊情況者可根據(jù)實(shí)際情況具體確認(rèn)。、收回、銷毀：，應(yīng)由體系工程師按照《文件發(fā)放回收記錄》回收舊版文件并予以統(tǒng)一銷毀。各區(qū)域不得保有舊版及作廢文件，在接收最新版文件的同時(shí)將舊版本文件退還給體系工程師并簽字確認(rèn)，雙方均需做好相關(guān)回收記錄。更改及廢止文件時(shí)，舊版失效文件原則上應(yīng)于頒布后五天內(nèi)回收完畢。、注明作廢日期，與有效受控文件隔離后長期存放。 逾保存期限的記錄文件，可由各類文件保管單位自行銷毀。 各區(qū)域蓋受控章的文件原件須由各區(qū)域協(xié)調(diào)人現(xiàn)場管理。 現(xiàn)場作業(yè)場所貼置、目視的受控文件為蓋紅色受控章文件，禁止使用復(fù)印件。 各區(qū)域須于每一受控文件檔案冊內(nèi)建立目錄（含文件名稱、編號(hào)及入檔日期等）以利迅速尋找及便于與體系工程師每月發(fā)出的文件最新版次一覽表核對，以確保所使用為最新資料。 體系工程師每月1次《受控文件最新版次一覽表》，供各使用單位核對其使用是否為最新資料。 各區(qū)域受控文件原件如發(fā)現(xiàn)有缺頁、破損，字跡模糊，不得以影印方式自行處理，應(yīng)到體系工程師處填寫《文件發(fā)放回收記錄》，重新領(lǐng)取一份新文件，破損的文件同時(shí)回收作廢，新文件仍沿用原文件分發(fā)號(hào)。 任何人均不得于正式文件上加以標(biāo)記或書寫任何文字、符號(hào)。 文件查/借閱規(guī)定：所有受控文件原件一律不外借，因工作需要需查閱，需經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)，在體系工程師處查閱；如需長期借閱，由借閱者先填寫《文件借閱記錄表》由持續(xù)改善部經(jīng)理審核簽字后，體系工程師提供復(fù)印件。 文件持有者應(yīng)妥善保管文件，保持其清晰、完整，調(diào)離崗位時(shí)必須將所持有的文件交回所在區(qū)域，否則不予辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。 培訓(xùn)文件發(fā)放當(dāng)日由班組長組織班組內(nèi)人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，接受培訓(xùn)人員填寫培訓(xùn)記錄。與受控文件有關(guān)的崗位在收到文件當(dāng)日必須培訓(xùn)完畢，其它崗位在不影響使用的前提下兩天內(nèi)培訓(xùn)結(jié)束。班組長要對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估以保證員工掌握文件內(nèi)容。各工段長監(jiān)督轄內(nèi)班組的培訓(xùn)執(zhí)行情況，培訓(xùn)記錄由工段內(nèi)負(fù)責(zé)存檔。，相關(guān)崗位要按照新流程內(nèi)容操作。，工段長對文件有效性負(fù)責(zé)。 班組長每周回顧評審一份文件，工段長、工程師、主管每半月回顧評審一份文件，區(qū)域（副）經(jīng)理每月回顧評審一份文件； 各區(qū)域協(xié)調(diào)人、各文件編制/維護(hù)歸口負(fù)責(zé)人對文件進(jìn)行定期或不定期（必要時(shí)）評審，確保文件與實(shí)際操作、管理的一致性；，評審要填寫“文件評審報(bào)告”并存檔管理。，按文件編制、更改、作廢流程操作。 文件的編號(hào) 所有受控文件都應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)且唯一的編號(hào)，并標(biāo)示在文件的指定位置。 三階文件的編號(hào)規(guī)則如下： ⑥版本號(hào)XX/XX – X X XX X – XX X X (X/X)⑤年號(hào)④文件順序號(hào)③文件類別代碼②區(qū)域/職能塊代碼① 編制/發(fā)文部門代碼① 部門代碼：代碼部門代碼部門MO運(yùn)作部IT計(jì)劃amp。物控部
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