【文章內容簡介】 5mm＝55mm的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關標識距上頁邊為天頭37mm+25mm+55mm＝117mm?！　「餍姓C關在設計文件“紅頭”時，兩種形式均應具備，即平行文或下行文發(fā)文機關標識距上頁邊為62mm，上行文發(fā)文機關標識距上頁邊為117mm。 　　關于聯(lián)合行文，本標準規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機關名稱右側上下居中。本標準還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這一明確要求。如果聯(lián)合行文的機關過多(曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關過多只能擠發(fā)文機關，不能擠正文，可將發(fā)文機關字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。 　　8．1．5發(fā)文字號 　　發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。 　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 　　發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關代字，第二個層次是發(fā)文機關主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包含其他的層次，如國務院發(fā)文的機關代字有“國發(fā)”、“國函”，“國”代國務院，而“發(fā)”和“函”則代“國務院文件”和“國務院函”這兩種發(fā)文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。 　　年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份應用六角括號“〔〕”括起。注意六角括號不是數(shù)學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數(shù)學的中括號相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標準的規(guī)定使用六角括號。 　　序號是發(fā)文的流水號。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標準規(guī)定序號不編虛位，不加“第”(有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數(shù)。 　　發(fā)文字號的位置，本標準規(guī)定在發(fā)文機關標識下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號應標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發(fā)文字號應居中?！　?．1．6簽發(fā)人 　　上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。 　　如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。 　　簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。在上報的公文中標識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標注簽發(fā)人。本標準規(guī)定應平行排列于發(fā)文字號右側，也就是要和發(fā)文字號同處在第3行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發(fā)人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發(fā)人(會簽人)”三字用仿宋體，簽發(fā)人(會簽人)姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會簽人)的姓名突出、醒目。 　　如果有多個簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發(fā)文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置；其他簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關標識的順序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號居左空1字和簽發(fā)人姓名居右空l字的要求不變。 　　8．2主體 　　8．2．1公文標題 　　紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 　　本標準規(guī)定公文標題在紅色反線之下空2行標識，居中排布。應該說，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標準規(guī)定原則的前提下適當變通。例如，本標準規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發(fā)文機關多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關多但主辦機關排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定；標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本標準時便不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。 　　8．2．2主送機關 　　標題下空l行，左側頂格用3專仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。 　　本標準規(guī)定主送機關在標題下空l行頂格標識，回行時仍頂格。本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以不空1行，道理不再贅述。 標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。所謂同類型機關的統(tǒng)稱如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。 　　8．2．3 公文正文 　　主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、 年份不能回行。 　　正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第1行開始標注，每起一自然段均要左空2字。本標準特意規(guī)定公文中的數(shù)字、年份、(用阿拉伯數(shù)碼標識的)均不能回行，這是根據(jù)公文的特點而定的。因為公文中的數(shù)字、年份不能出半點紙漏，數(shù)字、年份回行極易出現(xiàn)差錯，也易使讀者看錯。 　　8．2．4 附件 　　公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1．”)；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。 　　公文正文中有一些內容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而又是放在公文生效標識印章之后。需要明確的是，公文的附件是正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關系。如果正文之后的附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應有的與正文同等的效力。因此，本標準對此做了較詳細的規(guī)定。其要點一是附件應與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發(fā)文字號及“附件”二字。二是正文后的附件標識應與附件的標識前后一致。三是對一些細節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號用阿拉伯數(shù)碼；附件名稱后不加標點符號。四是對標識的位置做了規(guī)定，正文后的附件標識要與正文空l行，左空2字；附件上的“附件”標識在左上角頂格第l行。 　　8．2．5 成文日期 　　用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”；成文日期的標識位置見8．2．6。 　　成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其準確性，本標準規(guī)定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯數(shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規(guī)定零要寫成“○”，是因為“零”與漢字的另一種數(shù)字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“○”比較協(xié)調。 　　由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。 　　8．2．6 公文生效標識 　　公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關如