【正文】 效標(biāo)識 　　公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識，另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。 　　印章是公文的生效標(biāo)志。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。為了保證印章的真實(shí)性，提高印章的防偽性，本標(biāo)準(zhǔn)對印章的格式做了詳密的規(guī)定。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內(nèi)，也就是不到l行的空白。 　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印章加蓋要端正、居中(即居成文日期之中)。國家行政機(jī)關(guān)的印章均帶有國微，把國微蓋歪了是極不嚴(yán)肅和極不負(fù)責(zé)的態(tài)度。 　　本標(biāo)準(zhǔn)還提出了兩種印章加蓋方式。掌握的標(biāo)準(zhǔn)是，印章的圖案(如國徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。之所以這樣規(guī)定，一是顯示印章的莊嚴(yán)性，特別是完整地顯示國徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因圖案或文字(特別是國徽)壓在成文時(shí)間上而使其難以辨認(rèn)。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。只能采用同種加蓋印章方式，以保征印章排列整齊。 　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。 　　兩個(gè)單位聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，互不相交 或相切，相距不超過3mm。 　　三個(gè)單位聯(lián)合行文，會出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章無法壓在成文日期上，也就會出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章是空白印章。因此，如果公文出現(xiàn)空白印章，就等于把單位印模送給了所有收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機(jī)。印章每排最多排3個(gè)，這樣要求是防止印章邊緣超出版心。當(dāng)最后一排剩下一個(gè)印章或兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)居中排布。同樣應(yīng)保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對齊。 　　8．2．6．3 特殊情況說明 　　當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。 　　這樣做是考慮到了防止在空白頁私加文字，但正文之后的空白則留了缺口。具體的調(diào)整方法是：當(dāng)正文之后的空白只有一兩行時(shí)，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時(shí)，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。本標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定，出現(xiàn)上述情況時(shí)不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。 　　8．2．7 附注 　　公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下l行。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決，這一點(diǎn)在使用附注時(shí)要加以注意。 　　8．3 版記 　　8．3．1 主題詞 　　“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作。如國家行政機(jī)關(guān)公文主題詞是由國務(wù)院辦公廳編制的《國務(wù)院公文主題詞表》規(guī)定。這里要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同， 同時(shí)要注意詞目之間不要加頓號，而是空l字。抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。 　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識于主題詞之下，要注意三點(diǎn)，一是抄送機(jī)關(guān)居左空l字，這與主題詞頂格標(biāo)識不同。三是抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，最后要標(biāo)注句號，這是為了防止在抄送機(jī)關(guān)之后私自加入其他的抄送機(jī)關(guān)，同樣有防止變造公文之意。本標(biāo)準(zhǔn)特別說明，標(biāo)識方法與抄送機(jī)關(guān)的標(biāo)識方法相同，即也要注意上面提到的三點(diǎn)。印發(fā)機(jī)關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。 　　印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，發(fā)文機(jī)關(guān)已有明顯的“紅頭”標(biāo)識或在公文標(biāo)題中顯示。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒有專門的辦公廳(室)或文秘部門，也可標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)。一般來說，公文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后，也就是生效時(shí)間之后，往往需要經(jīng)過打字、校對、復(fù)核等環(huán)節(jié)。通過了解生效時(shí)間與印發(fā)時(shí)間的時(shí)間差，既可以使發(fā)文機(jī)關(guān)掌握制發(fā)公文的效率，也可以使收文機(jī)關(guān)掌握公文的傳遞時(shí)間，均有利于公文的辦理。因此，印發(fā)機(jī)關(guān)如果字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡化；本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，也有盡量縮小位置的考慮，以保證一行位置能容下印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。 　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是如此設(shè)計(jì)顯得美觀。 　　8．3．5 版記的位置 　　版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。也就是說版記一定要放在公文的最后即公文的最后一面(本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文雙面印刷)的最下面的位置。因?yàn)楣牡拈_始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結(jié)束部分就是本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的版記。確定版記的位置在實(shí)際操作中會遇到以下情況： 　　(1)公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標(biāo)識版記，此時(shí)版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒有關(guān)系。 　　(3)公文有附件。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，此時(shí)被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標(biāo)識自己的版記。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。 　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定頁碼分別置于公文左下角或右下角，并在頁碼左右各放一字線，是為了方便閱讀。也就是說，頁碼只標(biāo)識到公文主體部分結(jié)束的那頁。 10 公文中表格 　　 公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。 　　在實(shí)際工作中，有些公文需要附一些表格。對于橫排A4表格的頁碼，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁碼橫表表頭在切口一邊。 　　公文如需附A3表格，也就是表格的開本比較大，而且是作為公文正文的最后一頁時(shí)，為避免表格的脫落，所以應(yīng)使表格處于封三之前位置，而不應(yīng)將表格貼在封四上。每行居中排28個(gè)字。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文字號下空l行標(biāo)識公文標(biāo)題。兩線之間其他要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。這種公文除了不標(biāo)識簽發(fā)人以外，其他各要素均與“文件式”公文相同。由于不加“文件”二字，這時(shí)的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般不用簡稱，如國務(wù)院這種“信函式”公文，機(jī)關(guān)名稱便標(biāo)識為“中華人民共和國國務(wù)院”，而不像“文件式”公文那樣用規(guī)范化簡稱標(biāo)識為“國務(wù)院文件”。這樣設(shè)計(jì)，可保證“信函式”公文與“文件式”公文的版心基本一致，只不過將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識移出了版心。首頁不放頁碼，最后一行(第22行)文字下邊緣與文武線距離6mm。 　　11．2 命令格式 　　命令標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識成文日期。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明?！掇k法》規(guī)定，命令(令)適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)定；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。因此本標(biāo)準(zhǔn)特別規(guī)定了命令(令)的格式，而且是比照國務(wù)院命令(令)的現(xiàn)行格式設(shè)計(jì)的。本標(biāo)準(zhǔn)對命令(令)的格式規(guī)定具體為： 　　(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱，不能用簡稱包括規(guī)范化簡稱。因此命令(令)的發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)以批準(zhǔn)本機(jī)關(guān)成立文件核定的全稱為準(zhǔn)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識用紅色小標(biāo)宋體字；字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但要掌握在不超過上級機(jī)關(guān)的字號的程度，可以同等大小，但不能超過。如果是聯(lián)合發(fā)布命令(令)，在首位的發(fā)文機(jī)關(guān)也要在此處標(biāo)識，其余機(jī)關(guān)下移，“命令(令)”字右側(cè)上下居中。令號的編制自發(fā)第1號令開始，不受年度限制，這與發(fā)文字號不同，發(fā)文字號序號以年度為限。正文標(biāo)識格式執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)對正文的規(guī)定。 　　(4)正文之下空l行標(biāo)識簽發(fā)人親筆名章，發(fā)文機(jī)關(guān)平時(shí)應(yīng)制備。簽名章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)，命令的簽發(fā)人應(yīng)是發(fā)文機(jī)關(guān)的最高領(lǐng)導(dǎo)；如果是聯(lián)合命令，職務(wù)應(yīng)標(biāo)全稱，此時(shí)可用簡稱，如“部部長”，因?yàn)榘l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識已使用全稱了。 　　(6)命令(令)的版記格式從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定，只有一點(diǎn)不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式，這一點(diǎn)要注意。其標(biāo)識位置同8．1．4，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。至于用作公文種類的會議紀(jì)要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來發(fā)，并在標(biāo)題中顯示?！　”緲?biāo)準(zhǔn)規(guī)定會議紀(jì)要的標(biāo)識用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)自定。會議紀(jì)要不加蓋印章。 12 式樣 　　A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；上報(bào)公文首頁版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯(lián)合行文公文末頁版式l見圖5；聯(lián)合行文公文末頁版式2見圖6。其中第一張附圖標(biāo)識了A4型公文用紙頁邊及版心尺寸；第二張附圖標(biāo)識了公文首頁的版式排布；第三張附圖標(biāo)識了上報(bào)公文首頁的版式排布；第四張附圖標(biāo)識了一般公文末頁的版式排布；第五張附圖標(biāo)識了兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)公文末頁的版式排布；第六張附圖標(biāo)識了多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)公文末頁的版式排布。圖3：上報(bào)公文首頁版式注：版心實(shí)線框僅為示意，在印制公文時(shí)并不印出。圖5：聯(lián)合行文公文末頁版式l注：版心實(shí)線框僅為示意，在印制公文時(shí)并不印出。圖6：聯(lián)合行文公文末頁版式2注：版心實(shí)線框僅為示意，在印制公文時(shí)并不印出