【文章內(nèi)容簡介】 訂單位得變更版本，發(fā)行第Ｂ版﹑第Ｃ版...等?！　?外來文件之版本版次之更新由文件管制中心每年要求品保單位向原製訂發(fā)行單位或至中央標(biāo)準(zhǔn)局核對，適時取得新版。並以「文件管制總覽表」更新記錄新版資料。　 文件制訂修訂、廢止作業(yè):　　 文件之制訂作業(yè)：視需要由適當(dāng)部門指定專人完成擬案後，由管理代表執(zhí)行審查，再依文件編碼系統(tǒng)予以編號，並填寫「文件分發(fā)繳回記錄表」?！　?所有文件在核準(zhǔn)、頒佈發(fā)行等各階段，若有異議時得隨時退回原制訂部門／單位修改之，必要時得召開臨時審查小組會議修訂之。金御企業(yè)有限公司文 件 與 資 料 管 制 程 序文件編號：ALQPM0501頁 次：３／６　　 文件之修訂作業(yè)：各項品質(zhì)文件在實際作業(yè)中，若有不合現(xiàn)狀、須修改或增訂者，得由發(fā)現(xiàn)單位或起議者填寫「文件修訂、廢止申請單」，提出修訂原因交原制訂單位研議修改之，修訂完成後之文件，其審查、核準(zhǔn)、. （權(quán)責(zé)規(guī)定）。 文件之廢止作業(yè)：文件廢止之申請、核準(zhǔn)等作業(yè)同 (文件之修訂作業(yè)）。 但文件廢止後，原文件編號之版本／版次不可再重複使用。 文件修訂內(nèi)容或變更性質(zhì)（適用時）記錄於「文件修訂、廢止申請單」，並由文件管制中心將修訂編號或修訂摘要轉(zhuǎn)載封面頁之修訂記錄內(nèi)。　 文件分發(fā)、回收作業(yè)：，得由文件管制中心保管並以「文件管制總覽表」列管，再擬「文件分發(fā)繳回記錄表」，影印適當(dāng)份數(shù)並於封面加蓋「發(fā)行章」，並請收文單位簽收。，須由文件管制中心依原分發(fā)單位回收所有舊版文件，回收時須注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性，並記錄於「文件分發(fā)繳回記錄表」上。 文件之修訂及廢止，經(jīng)核準(zhǔn)後，舊版失效文件應(yīng)於新文件發(fā)行之同時，收回銷毀之，若分發(fā)單位沒有改變則「文件分發(fā)繳回記錄表」，得於「文件修訂、廢止申請單」上說明待文件失效時再收回銷毀之。　　 對外文件之分發(fā)，可由適當(dāng)之對外單位代簽收之，分發(fā)時應(yīng)加蓋「發(fā)行章」（含發(fā)行日期）及「參考章」並以「對外文件分發(fā)記錄表」記錄；失效或作廢之文件則不另行通知且不予回收?！　?外來文件之分發(fā)：　　　　 客戶提供之圖面、規(guī)格或技術(shù)資料，由業(yè)務(wù)部轉(zhuǎn)文管中心以「文件管制總覽表」列管，如為生產(chǎn)規(guī)格時並以「文件分發(fā)繳回記錄表」發(fā)行管理。　　　　 外來之標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等由文件管制中心保管，供各單位借閱參考，除有實際生產(chǎn)或使用需求經(jīng)申請核準(zhǔn)發(fā)行者外，原則不予分發(fā)?！?文件保存、銷毀作業(yè)：　　 文件保存：　　　　 各文件類別之保管：金御企業(yè)有限公司文 件 與 資 料 管 制 程 序文件編號：ALQPM0501頁 次：４／６、程序文件、作業(yè)/檢驗標(biāo)準(zhǔn)文件及各式表單之原稿，均由文件管制中心列帳保管?！　　　　　　?。　　　　 文件之保存：對外發(fā)行不列管者不適用（一﹑二﹑三階文件）之保存，由文件持有人或部門主管負責(zé)、品質(zhì)記錄則按【品質(zhì)記錄管理程序】規(guī)定保存。B. 舊版及廢止之文件回收時，文件管制中心須註記回收情形，於「文件分發(fā)繳回記錄表」之繳回欄上記錄；任何單位均不得保有舊版之正式文件（加蓋「發(fā)行章」者），但文件管制中心則須對歷次版本制訂及修訂之原案（未加蓋「發(fā)行章」）蓋「作廢章」後予以保存，並與有效文件分開?！　?文件銷毀：　　　　 由各單位回收之所有舊版及廢止文件，須由文件管制中心銷毀之。（文件管制中心僅需保留最近三版之版本／版次之原案文件）　　　　 已逾保存期限之記錄、資料等，得由各類記錄之保管單位自行銷毀之?！?文件之檔案管理：　　 除文件管制中心得依規(guī)定影印適當(dāng)份數(shù)發(fā)行外，使用單位不得影印任何正式文件?！　?文件如發(fā)現(xiàn)有缺頁、破損、字跡模糊等缺陷，使用單位應(yīng)填具「文件補發(fā)申請單」向文件管制中心申請補發(fā)，不得借（調(diào)）其它單位之文件以影印方式自行處理，而文件管制中心對於破損、字跡模糊等缺陷之頁次，應(yīng)於補發(fā)之同時進行回收作業(yè)，並銷毀之?！　?文件之分發(fā)份數(shù)如不夠時，應(yīng)由使用單位主管直接與文件之原制訂單位主管協(xié)調(diào)，修訂文件之分發(fā)單位及數(shù)量（）；文件管制中心再依修訂後之「文件分發(fā)繳回紀(jì)錄表」予以分發(fā)?！　?文件管制中心須每年或視需要發(fā)行其保管所有文件之「文件管制總覽表」，供各使用單位核對其所使用文件是否為最新之版本／版次?！　?現(xiàn)場使用之文件必須置於作業(yè)場所，非現(xiàn)場使用之文件，則由各使用單位主管或指派專人自行集中管理，另任何人均不得於正式文件上加註標(biāo)記或書寫任何文字、符號等，以確保文件之正確性。金御企業(yè)有限公司文 件 與 資 料 管 制 程 序文件編號：ALQPM0501頁 次：５／６　　 文件管制中心均須設(shè)有專人管理，且其文件之管理必須納入內(nèi)部品質(zhì)稽核項目中，以確保資料之正確使用?！　?文件之借（調(diào)）閱規(guī)定：如非使用單位欲借（調(diào)）閱正式文件，須先填寫「文件借（調(diào)）閱申請單」呈主管核準(zhǔn)後，再向文件管制中心借（調(diào)）閱，並須在限期內(nèi)歸還。　 暫行文件之發(fā)行：　　 發(fā)行時機：　　　　 發(fā)行程序：依一般文件制訂及發(fā)行程序處理()，但須於文件上標(biāo)示「暫行章」字樣及日期，有效期間，逾期則自動失效，各受文單位自行按規(guī)定銷毀之，文件管制中心不予回收。5. 相關(guān)文件： ALQPM16016. 使用表單: ALFOR050101 ALFOR050102﹑廢止申請單 ALFOR050103 ALFOR050104 ALFOR050105(調(diào))閱申請單 ALFOR050106金御企業(yè)有限公司文 件 與 資 料 管 制 程 序文件編號：ALQPM0501頁 次：６／６回 收 舊 記 錄銷　　　　　毀記 錄 、 管 制分　　　　　發(fā)頒　　　　　佈核　　　　　準(zhǔn)編　　　　　號審 (管理代表) 查文件制訂／修訂／廢止附件一：文件管制作業(yè)流程　　　　　　　NO　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　NO　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　採 購 管 理 程 序================================文 件 編 號:ALQPM0601修 訂 記 錄製修訂日 期DCN NO.修 訂 內(nèi) 容 摘 要頁次版本／版次總頁數(shù)核準(zhǔn)審查製作－發(fā)　　行－A/05金御企業(yè)有限公司採 購 管 理 程 序文件編號：ALQPM0601頁 次：１／５ 的：確保採購事務(wù)之順利進行，且能適時、適質(zhì)、適量、適價供應(yīng)客戶所需之產(chǎn)品。 圍：應(yīng)用於客戶所需產(chǎn)品品質(zhì)有關(guān)之產(chǎn)品採購。：　 採購單位：　　 採購人員負責(zé)供應(yīng)商之開發(fā)與評鑑?！　?採購人員負責(zé)訂購原料之協(xié)商與採購事務(wù)之辦理?！　?採購主管負責(zé)「採購單」之簽核?！? 產(chǎn)品之品質(zhì)確認。4. 作業(yè)內(nèi)容：　 原料之樣品承認：　　 樣品承認：　　　　 ，由供應(yīng)商提供適量之樣品及其規(guī)格或填「廠商樣品承認書」申請承認?！　　　? ，安排檢驗或試作評估或加工成樣品並視需要送樣承認?！　?，則不需再行補送樣，採購直接予以登錄於「合格供應(yīng)商一覽表」，並經(jīng)總經(jīng)理審查後予以承認。於日後交貨發(fā)生重大品質(zhì)問題者或使用中發(fā)生品質(zhì)問題，經(jīng)糾正未予配合者則需要求重新送樣確認。 　 採購作業(yè)程序： 採購作業(yè)流程圖（附件一）金御企業(yè)有限公司採 購 管 理 程 序文件編號：ALQPM0601頁 次：２／５　?。骸　　　?P/I填寫「採購單」(P/O)，經(jīng)由採購單位主管簽核後進行採購?！　　　?所有「採購單」均須由採購主管簽核。　　 採購文件之收件：　　　　　採購單位接獲請購單位之 P/I，經(jīng)採購人員彙總辦理之。 訂購作業(yè)：　　　　　依上述規(guī)定填妥「採購單」，明確寫明訂購之產(chǎn)品品名、規(guī)格等，經(jīng)簽核後，始可發(fā)給供應(yīng)商。若以口頭訂購亦需有相關(guān)請購或規(guī)格資料，「採購單」所述採購資料應(yīng)能明確說明所欲訂購之產(chǎn)品，可以以下列所述資料補充說明：、類別、等級或其它精確之識別說明。、規(guī)格、圖面、製程要求、檢驗說明及其他相關(guān)之技術(shù)資料，包含產(chǎn)品、程序、製程設(shè)備與人員等核準(zhǔn)或合格之要求。、名稱、編號以及發(fā)行版次?！　?供應(yīng)商之選擇：參照【供應(yīng)商評鑑管理程序】　　　　　與產(chǎn)品有關(guān)之採購供應(yīng)商由「合格供應(yīng)商一覽表」中遴選之?！?採購管理：　　 交期管理：　　　　　採購人員「採購單」指定之交貨日期，應(yīng)考慮請購單位使用之日期、驗收及運送時間，與供應(yīng)商議妥適當(dāng)之交貨日，再以電話或傳真方式跟催，若與供應(yīng)商議定之交貨日，超過指定之交貨日期，則應(yīng)由請購單位確認後，始可訂購?！　?交貨管制：　　　　　以採購人員與供應(yīng)商議妥之交貨日為管制基準(zhǔn)，於供應(yīng)商交貨後，由品保人員協(xié)助點收貨品及檢驗品質(zhì)，若逾越交貨日而供應(yīng)商未交貨者，則由船務(wù)人員以電話或傳真方式進行催交?！　?交期變動：　　　　　於「採購單」確認交期後，若廠商遭不可抗拒之天災(zāi)或其它因素導(dǎo)致無法按期交貨，採購單位得與請購單位及供應(yīng)商三者間共同協(xié)商，可重新 議定交期。金御企業(yè)有限公司採 購 管 理 程 序文件編號：ALQPM0601頁 次：３／５ 價格管理：　　　採購人員依既定之原料規(guī)格、交期、數(shù)量及其它交易條件，再根據(jù)過 去採購記錄或供應(yīng)商所提供之資料，如需要時可經(jīng)詢價或比、議價後，即可向廠商提出訂購。 訂購案取消：　　　　由請購單位通知採購單位在原「P/I」上標(biāo)示取消，承辦採購人員經(jīng)通知後，應(yīng)視實際進展?fàn)顩r通知相關(guān)單位與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法。 採購產(chǎn)品之品質(zhì)管制 出貨品質(zhì)管制依【最終檢驗與測試管制程序】作業(yè)　　 若需要到供應(yīng)商處驗証產(chǎn)品品質(zhì)時，相關(guān)的安排與品質(zhì)要求需明文規(guī)訂 在「採購單」上?！　?若客戶合約有要求在供應(yīng)商處查証品質(zhì)可予以配合，而此查証結(jié)果僅可 參考，不可據(jù)為本公司判定品質(zhì)之依據(jù)。： 凡採購資料或附帶之有關(guān)品質(zhì)要求內(nèi)容有異於正常之標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)需求或 規(guī)格包裝方式時，「採購單」於發(fā)出前須照會品保部，以便品保部於進料驗收時得以配合?！?採購資料管理：　　 採購資料，應(yīng)由採購單位依【品質(zhì)記錄管理程序】保存。 實地評鑑： 供應(yīng)商實地評鑑：(僅針對總經(jīng)理指示對重要原物料之供應(yīng)商評鑑) 由採購單位召集相關(guān)單位組成評鑑小組，依「供應(yīng)商評鑑表」之項目 針對本公司銷售之重點產(chǎn)品對廠商之製造能力及品質(zhì)管理能力進行實地 了解與評估，並於回公司後召開審核會議總經(jīng)理核準(zhǔn)後由採購單位予以續(xù)辦。 評鑑不合格無法登錄時，得由採購單位通知供應(yīng)商限期改善，改善後 再向本公司申請實地評鑑，若再評鑑不合格，則取消資格。: ALQPM1601 ALQPM0602 ALQPM1001 金御企業(yè)有限公司採 購 管 理 程 序文件編號：ALQPM0601頁 次：４／５： ALFOR060101 ALFOR060102 ALFOR060202 ALFOR060204金御企業(yè)有限公司採 購 管 理 程 序文件編號：ALQPM0601頁 次：５／５最　終 檢 驗 出貨跟催及管制廠　　　　商採購主管簽核主 管 簽 核採 購 單 位請 購 單 位附件一：採購作業(yè)流程圖 (P/I) NO YES (採購單填寫) (採購主管/總經(jīng)理)