秘書(shū)的日常事務(wù)工作講義(編輯修改稿)
2024-08-29 21:40 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 據(jù)不同的情況做出一定的改變，所以編寫要留有余地。 。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)打印成表并送給相關(guān)部門，同時(shí)要留有備份。 ，以避免一些時(shí)間沖突。 ，應(yīng)養(yǎng)成謙虛細(xì)心的習(xí)慣，事不論大小，都要認(rèn)真去檢查核對(duì)。然后再請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核，這樣一方面減少錯(cuò)誤，另一方面也提高工作效率。 ，一般應(yīng)注明結(jié)果，對(duì)沒(méi)處理的也一樣，這樣避免漏掉一些重要內(nèi)容，也幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)掌握信息。 四、日志的系統(tǒng) 日志是根據(jù)周計(jì)劃表寫出的一天時(shí)間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)計(jì)劃，一般分為兩種類型：即縱橫兩種方式，所謂縱，是以時(shí)間為線索，上班開(kāi)始到下班為止，整個(gè)過(guò)程中什么時(shí)間應(yīng)做什么事，按照順序排列，屬于領(lǐng)導(dǎo)必做的作為主線，安排的時(shí)間應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)精力很好時(shí)。所謂橫，是指事務(wù)。每一項(xiàng)事務(wù)都應(yīng)該設(shè)定處理所需要的時(shí)間，將一些重要的事務(wù)工作馬上安排讓領(lǐng)導(dǎo)完成。 在日志上記錄事情的時(shí)候應(yīng)該注意的問(wèn)題： ——尚未聯(lián)系妥當(dāng)?shù)募s會(huì)可以先用鉛筆記載，待約定之后再用鋼筆描一遍； 、聯(lián)系人姓名、地點(diǎn)以及其它有關(guān)內(nèi)容，要盡可能簡(jiǎn)單而全面； ，要注意招待會(huì)或酒會(huì)的時(shí)間——“18：30分動(dòng)身赴19：00的酒會(huì)”——以及穿著方面的任何應(yīng)特別注意的情況； ，應(yīng)按時(shí)間先后記載； ，要先為當(dāng)天的所有活動(dòng)做好必要的準(zhǔn)備工作，:如：為會(huì)議和約會(huì)準(zhǔn)備好文件和檔案材料； ，要仔細(xì)檢查每個(gè)日志，看所有項(xiàng)目是否都已處理，所有約會(huì)是否都已赴約。 另外，秘書(shū)在記錄秘書(shū)工作日志和領(lǐng)導(dǎo)工作日志時(shí)，要互相協(xié)調(diào)配合，請(qǐng)見(jiàn)下例： 秘書(shū)工作日志 注意事項(xiàng)： ，只有安排在領(lǐng)導(dǎo)的空余時(shí)間，或者單獨(dú)活動(dòng)的時(shí)間內(nèi) 第三節(jié) 閱讀資料 閱讀資料一： 秘書(shū)在日常的接聽(tīng)與拔打電話過(guò)程中，要養(yǎng)成記錄電話的好習(xí)慣，因?yàn)橛洃浟υ俸玫拿貢?shū)也不會(huì)把每天發(fā)生的各類事件都一一記清楚。記好電話內(nèi)容，不但可幫助秘書(shū)合理地安排時(shí)間，及時(shí)地處理一些重要問(wèn)題，還有助于日后建檔以便備用， 根據(jù)所在單位的不同電話記錄單設(shè)計(jì)也不同，一般的電話記錄單如下表所示： 電話記錄單（一） 來(lái)電日期 年 月 日 時(shí) 分 來(lái)電單位或姓名 來(lái)電內(nèi)容 是否需要回復(fù) 處理意見(jiàn) 電話記錄單（二） 來(lái)電者單位 或姓名 通話人 接話人 通話時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 主要內(nèi)容：
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