【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ， 統(tǒng)一 進(jìn)行 銷毀。 存放歸檔： 文件經(jīng) 編制 審批后，文件 的 原稿由 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé) 保存 。 各部門的文件 應(yīng)指派 專人負(fù)責(zé)保管，存放必須注意防潮、防塵、防蟲等。 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé) 編制 企業(yè)“ 受控文件清單 ” ，受控文件清單隨文件的變 更及時(shí)調(diào)整 ，必須 保證 所 使用的文件是最新 的 版本 。 相關(guān)記錄 受控文件清單 文件類別 公司代號(hào) 流水號(hào) 文件發(fā)放 /回收登記表 文件更改申請(qǐng)單 文件銷毀單 上海怡 黃木業(yè)有限公司 管理手冊(cè) 版本 A 修訂號(hào) 0 頁(yè)次 12 章節(jié)： 5. 記錄控制程序 文件編號(hào)： YHMYM00 目的 對(duì) COC 體系記錄進(jìn)行控制和管理，提供產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求和體系有效運(yùn)行的證據(jù)。 范圍 適用于 COC 體系所有相關(guān)采購(gòu)、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷售、物流等記錄。 職責(zé) 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)制定并實(shí)施記錄控制程序和記錄格式打印發(fā)放和定期匯 總存檔。 各部門負(fù)責(zé)與本部門有關(guān)記錄的收集、貯存、保管和處置等管理工作。 程序 COC 體系記錄 記錄應(yīng)真實(shí)、正確、清楚、完整（不得用鉛筆記錄），并有相關(guān)人 員簽名和 日期，以滿足證實(shí)需要，具有可追溯性。 記錄不得隨意涂改。有必要?jiǎng)h改的，由記錄人簽名。 記錄由專人負(fù)責(zé)，定期存檔。 總經(jīng)辦 根據(jù)公司記錄受控情況，編寫“受控記錄一覽表”。 記錄應(yīng)當(dāng)包括：（其中 b、 I 原件由財(cái)務(wù)部保管） a)采購(gòu)訂單 b)供應(yīng)商發(fā)票（復(fù)印件） c)供應(yīng)商運(yùn)輸文件 d)接收記錄 e)生產(chǎn)記錄 f)儲(chǔ)存記錄 g)接收到的合同 /訂單 h)運(yùn)輸記錄 i)銷售發(fā)票底聯(lián) j)月度統(tǒng)計(jì) k)受控木材的記錄等 上海怡黃木業(yè)有限公司 管理手冊(cè) 版本 A 修訂號(hào) 0 頁(yè)次 13 章節(jié)： 5. 記錄控制程序 文件編號(hào) ： YHMYM00 記錄的歸檔、保存與處理 記錄按規(guī)定時(shí)限整理，存檔時(shí)由 總經(jīng)辦 辦理存檔手續(xù)。 所有與 COC 體系相關(guān)的記錄保存時(shí)間一律為 5 年。 記錄存放地應(yīng)提供適宜的儲(chǔ)存條件，妥善保存，并最終處理記錄。 有關(guān)人員借閱記錄，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，嚴(yán)禁無關(guān)人員借閱。 未經(jīng)管理者代表或最高管理者批準(zhǔn)，嚴(yán)禁對(duì)記錄進(jìn)行復(fù)印、掃描或帶 出公司。 文管員每年年底檢查一次，將逾期記錄填寫“記錄銷毀單”，報(bào)管理 者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀，或粉碎、或焚燒。 相關(guān)記錄 受控記錄一覽表 記錄銷毀單 目的 通過培訓(xùn)工作的開展使員工了解 COC 管理體系并切實(shí)按其要求進(jìn)行 作業(yè)。 范圍 COC 體系涉及的人員，如采購(gòu)、銷售、倉(cāng)管、生產(chǎn)等（包括臨時(shí)工）。 職責(zé) 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé) COC 培訓(xùn)控制程序的建立和保持，負(fù)責(zé)組織公司員工及 相關(guān)人員的 COC 標(biāo)準(zhǔn)和體系文件的培訓(xùn)、考核和管理。 各部門對(duì)本部門人員的培訓(xùn)工作予以配合。 程序 培訓(xùn)計(jì)劃 a) 總經(jīng)辦 根據(jù)公司的總體安排和各部門的培訓(xùn)需求制定“年度 培訓(xùn)計(jì)劃”。 b) 針對(duì)每次培訓(xùn)應(yīng)做好“培訓(xùn)記錄”，參加人員應(yīng)簽到，由培訓(xùn)講師對(duì)培 訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。 新員工培訓(xùn) a) 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)對(duì)新進(jìn)員工進(jìn)行 COC 管理體系職責(zé)和要求培訓(xùn)。 b) 各部門負(fù)責(zé)對(duì)新員工就其作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行作業(yè)培訓(xùn)確保其充分理解及上海怡黃 木業(yè)有限公司 管理手冊(cè) 版本 A 修訂號(hào) 0 頁(yè)次 14 章節(jié)： 6. 培訓(xùn)控制程序 文件編號(hào)： YHMYM00 切實(shí)執(zhí)行。 c) 對(duì)從事進(jìn)料檢驗(yàn)及倉(cāng)庫(kù)管理的新進(jìn)員工，必須由其主管就其實(shí)際操作進(jìn) 行資格認(rèn)可后方可獨(dú)立上崗操作。 在職員工培訓(xùn) a) 總經(jīng)辦 協(xié)助管理者代表對(duì)在職員工進(jìn)行 COC 管理體系相關(guān)要求培訓(xùn)。 b) 培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)覆蓋與員工所在崗位相對(duì)應(yīng)的管理手冊(cè)、作業(yè)指導(dǎo)書及操作規(guī)范。 相關(guān)記錄 年度培訓(xùn)計(jì)劃 培訓(xùn)記錄 上海怡黃木業(yè)有限公司 管理手冊(cè) 版本 A 修訂號(hào) 0 頁(yè)次 15 章節(jié)： 產(chǎn)品 來源 控制程序 文件編號(hào)： YHMYM00 目的 木材的來源符合 FSC 標(biāo)準(zhǔn)的要求。 范圍 適用于公司 FSC 認(rèn)證 產(chǎn)品 。 職責(zé) 市場(chǎng)科 負(fù)責(zé)本程序的建立、實(shí)施和保持。 市場(chǎng)科 負(fù)責(zé) FSC 產(chǎn)品 來源的控制和評(píng)估。 倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)對(duì) FSC 產(chǎn)品 進(jìn)行驗(yàn)收。 倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé) FSC 產(chǎn)品 的接收、倉(cāng)儲(chǔ)、 登記、 發(fā)運(yùn)等的管理。 程序 FSC 產(chǎn)品 輸入分類 a) FSC 純 （適用于現(xiàn)階段） b) FSC 混和 FSC 產(chǎn)品 來源控制 供應(yīng)商應(yīng)持有 FSC認(rèn)可的認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)的有效地 FSC產(chǎn)銷監(jiān)管鏈 證書；供應(yīng)的材料應(yīng)是公司 FSC 認(rèn)證證書范圍所覆蓋。 FSC 認(rèn)證 產(chǎn)品 應(yīng)被明確識(shí)別“ FSC 純 ”“ FSC 混和” （可在外包裝、采購(gòu)訂單、發(fā)票、運(yùn)輸文件中說明）。 FSC 認(rèn)證 產(chǎn)品 的運(yùn)輸文件和發(fā)票應(yīng)提供供應(yīng)商的 FSC 證書號(hào)。 對(duì)暫不能識(shí)別的，應(yīng)單獨(dú)標(biāo)識(shí)隔離，告知依據(jù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，直至可識(shí)別為止。 相關(guān)記錄 供應(yīng)商資料表 供方提供相關(guān)記錄（發(fā)票、運(yùn)輸文件、行政審批文件等） 上海怡黃木業(yè)有限公司 管理手冊(cè) 版本 A 修訂號(hào) 0 頁(yè) 次 16 章節(jié)： 8. .FSC 產(chǎn)品 采購(gòu) 控制程序 文件編號(hào)： YHMYM00 目的 對(duì) FSC 材料的采購(gòu)進(jìn)行控制。 范圍 包括對(duì) FSC 材料供應(yīng)商選擇及采購(gòu)過程。 職責(zé) 市場(chǎng)科 負(fù)責(zé)本程序的建立、實(shí)施和保持。 總經(jīng)理 負(fù)責(zé) FSC 的采購(gòu)和供方的評(píng)定工作 ，市場(chǎng)科負(fù)責(zé)采購(gòu)工作的具體實(shí)施 。 倉(cāng)庫(kù)會(huì)同負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu) FSC 材料受控木材進(jìn)行驗(yàn)證。 程序 供應(yīng)商的選擇 選擇供應(yīng)商必須以其能提供 FSC 認(rèn)證 產(chǎn)品 為原則。 負(fù)責(zé)搜集潛在供應(yīng)商信息，填寫“供應(yīng)商資料表”。 要求潛在供應(yīng)商提供其材料的 FSC 認(rèn)證證書復(fù)印件或受控木 材的 有效行政批準(zhǔn)文件、運(yùn)輸文件和供方的供應(yīng)聲明。 收集完上述資料后， 市場(chǎng)科 應(yīng)確認(rèn)供應(yīng)商提供的 FSC 證書是 否有效，可以通過 FSC 網(wǎng)站和認(rèn)證公司查詢，得到確認(rèn)后再填寫供應(yīng)商資料評(píng)審意見，對(duì)符合條件的供應(yīng)商由總經(jīng)理批準(zhǔn)后列入“合格供應(yīng)名單”。 合格供應(yīng)商的 FSC 證書復(fù)印件及資料表長(zhǎng)期保存。 由 市場(chǎng)科 負(fù)責(zé)組織每年對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行一次年度評(píng)價(jià)考核，填寫“（年度）供應(yīng)商評(píng)價(jià)考核表”，對(duì) 考核指數(shù) 降低的供應(yīng)商提出限期整改措施，到期后仍達(dá)不到要求的報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)取消合格供應(yīng)商資格。 采購(gòu) 市場(chǎng) 科 及時(shí)填寫“ 采購(gòu) 計(jì)劃”并注明進(jìn) 貨質(zhì)量 、等級(jí) 情況。根據(jù)“ 采購(gòu) 計(jì)劃”選用合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。 FSC 產(chǎn)品 的采購(gòu)： 市場(chǎng)部 提