【文章內(nèi)容簡介】 評估總結(jié)后再在全國范圍內(nèi)推廣實施。： 電商采購項目推進情況示意圖12 / 51四、項目實施（一）電商采購形式電商采購項目采取全地區(qū)公開招標的形式，擇優(yōu)選擇一家具有較高資質(zhì)條件、具備較大自營規(guī)模的綜合性電子商務企業(yè)作為網(wǎng)絡采購定點供應商。結(jié)合前期調(diào)研資料和市場上潛在電商供應商的情況，重點把握招標文件的制定工作；而招標流程與線下傳統(tǒng)招標類似，技術(shù)成熟，操作性強，合理規(guī)范。2022年1月6日，臺州煙草商業(yè)系統(tǒng)電商采購項目順利招標，確定了網(wǎng)絡定點供應商是京東商城。臺州電商采購項目的成功試點，為電商項目在全省推廣奠定了基礎(chǔ)。2022年11月3日，全省煙草商業(yè)系統(tǒng)統(tǒng)一的定點電商采購項目順利招標，最終確定的長期戰(zhàn)略合作伙伴也是京東商城，完成臺州試點與全省推廣的順利銜接。（二）電商采購內(nèi)容電商采購的使用范圍鎖定在辦公耗材、IT耗材、電器設備及日用品等通用類物資上，涵蓋簡單易耗品和相對復雜、需安裝調(diào)試維保的電器設備。這類物資具有經(jīng)常性、不定期、小零散的特點，非常適合采取電商采購的形式。在電商采購逐漸成熟后，不僅產(chǎn)品采購類別可進一步擴大，甚至發(fā)展成統(tǒng)一或分散定制多元化產(chǎn)品，作為零售客戶的獎勵產(chǎn)品直接郵寄至零售客戶手中；同時，零售客戶也可以憑借卷煙銷售積分等，從電商平臺采購差別化、個性化的獎勵商品。（三）電商采購要求基本服務要求（1）要求提供所有商品的包郵服務；（2）承諾7天無理由退、換貨；（3）要求承諾對所供商品，均提供相應的送貨上門及安裝服務；（4）承諾所供產(chǎn)品均為正品；（5）提供產(chǎn)品“三包”服務； （6）缺貨時，進行全國貨源調(diào)配；（7）配備專門的服務團隊及項目經(jīng)理，提供優(yōu)質(zhì)的售后服務。13 / 51個性化服務要求（1）自營產(chǎn)品。（2）庫存鎖定。（3）賬期。（4）定制專屬頁面和平臺LOGO。（5）專場促銷活動。（四）電商采購流程電商采購的采購流程和相關(guān)節(jié)點控制均不同于傳統(tǒng)的線下采購，因此需要單獨設計電商采購的內(nèi)部工作流程。根據(jù)ECRS分析法，在傳統(tǒng)的線下采購流程基礎(chǔ)上，對已有的采購流程進行取消（Eliminate ）、合并（ Combine）、重排（Rearrange）、簡化（ Simplify），優(yōu)化電商采購流程，保證電商采購合理有序開展，科學高效，：圖 電商采購流程ECRS分析示意圖，傳統(tǒng)的線下采購流程，基本采取的是“計劃編制項目審批公開（邀請）招標/競爭性談判/單一來源/詢價采購下單貨物驗收獲取發(fā)票付款結(jié)算 服務評價采購信息公示”這9個步驟。由于電商采購的特殊性，采購流程需進行相應的調(diào)整：14 / 51（1）由于電商采購在臺州試點成功以后，采取的是全省統(tǒng)招的模式，因此對于地市公司來說不需要再單獨發(fā)起公開招標等采購方式，因此原步驟三“公開（邀請）招標/競爭性談判/單一來源/詢價”可以取消。（2）傳統(tǒng)采購在確定供應商之后，就可以采購下單，而電商采購作為新興的采購方式，為保證充分的監(jiān)督，則需增加“采購需求提報需求匯總、公示”2個環(huán)節(jié)，即讓各單位、各部門每月進行需求上報并全市統(tǒng)一匯總、公示；同時，從整個電商采購流程的完整性角度上來看，每個采購部門均需在下單之前進行商品搜索、庫存鎖定并完成需求審批工作，即增加“搜索商品、庫存鎖定需求審批”2個環(huán)節(jié)（具體參見下文），以保證電商平臺上商品的順利采購。（3）在采購過程中的“采購下單貨物驗收獲取發(fā)票付款結(jié)算”這四個環(huán)節(jié)中，電商采購與傳統(tǒng)采購的步驟相同，但是每個步驟的具體發(fā)生形式、采購人員工作要點、監(jiān)管人員監(jiān)管內(nèi)容都不盡相同，因此需對這四個環(huán)節(jié)的責任部門責任人、責任內(nèi)容、記錄表單、監(jiān)管內(nèi)容等都進行重新設置，在制度中作出詳細明確的規(guī)定。（4）傳統(tǒng)采購中，全部采購流程完結(jié)之后就可以進行“采購信息公示”，但是電商采購由于采購部門多、發(fā)生頻次高、單次采購金額少，信息公示較傳統(tǒng)采購更為繁雜、瑣碎，如臺州一個地區(qū)就有10個采購部門，每個月發(fā)生電商采購的頻率，少則幾筆多則幾十筆，每筆金額幾十元至幾百幾千元不等，如果每筆都進行公示，不僅工作量大、監(jiān)督成本也提高，因此在公示之前增加“已實施項目分類匯總”環(huán)節(jié)，即在對采購部門當月實施的采購項目進行分類匯總，每個月公示一次，既起到了應有的監(jiān)督作用，又減少了采購人員的工作量，降低了監(jiān)督成本。綜上所述，根據(jù)ECRS分析結(jié)果，我們歸納出完整的電商采購示意圖，對每個流程進行細化分解，并對每個工作步驟設置相對應的負責部門和崗位，規(guī)定相應的時間節(jié)點和詳細的表單記錄，：15 / 51 電商采購流程示意圖采購計劃每年11月份由市公司按全省統(tǒng)一的采購計劃四級目錄編制下一年度采購計劃；下一年度1月份，由市公司相關(guān)職能部門按下達的采購計劃完成項目審批程序?？蓪嵭须娚滩少彽捻椖堪床少彉说念悇e分項，均含線上線下兩種采購途徑，但并不對線上線下進行資金分配，由采購主體在實際執(zhí)行時自行決策。納入電商采購范圍的辦公耗材、IT耗材、電器設備及日用品等通用類物資我們也同時通過公開招標建立了線下傳統(tǒng)定點供應商庫，形成電商采購與傳統(tǒng)采購并舉互補的采購格局，以防范電商采購模式導入初期可能面臨的各類風險，確保電商采購穩(wěn)步推進。需求審批在每筆采購發(fā)生之前，需求部門需要提前一個月提出采購需求，由采購人員填寫《臺州煙草電商采購項目需求目錄》（參見附件），報送至企管處，企管處匯總后在行業(yè)辦事公開公告欄中進行公示。如有臨時性發(fā)生的零星采購需求，沒有提前在上月進行集中申報的，在未超出本單位信用額度的基礎(chǔ)上，由采購人員向企管處報備后可增補項目。16 / 51進入正式采購環(huán)節(jié)，采購人員先搜索確定商品，加入購物車，啟動庫存鎖定，確保在需求審批期間，產(chǎn)品庫存有保證且產(chǎn)品價格不會變動；然后填寫電商采購專用的《采購需求申報表》（參見附件），列出已鎖定庫存的擬采購貨物的名稱、品牌、規(guī)格型號、單價、數(shù)量，進入采購需求審批程序。審批通過后在電商采購專用電腦上完成采購下單，并在《電商采購專用電腦使用登記表》（參見附件）中進行使用登記，以便接受監(jiān)管部門的檢查。下單賬戶管理臺州全地區(qū)設立市縣兩級母子賬號體系，上級單位可以宏觀調(diào)控下級單位的采購計劃，實時監(jiān)測采購行為，掌握采購數(shù)據(jù)，自動進行數(shù)據(jù)分析整理和行為測算。根據(jù)采購需求部門設置，臺州全地區(qū)共建立了10個企業(yè)下單賬戶，分別為市級公司辦公室、信息中心、配送中心和七個縣級分公司辦公室。市級公司三個采購需求部門獨立下單，市公司其他職能部門的采購項目匯總至辦公室代為下單?？h級分公司的采購項目統(tǒng)一由辦公室下單。各下單賬戶均有50萬元信用額度。企業(yè)下單賬戶綁定IP地址，須在專用機位登錄，該機位配置桌面監(jiān)控系統(tǒng)，對訪問信息全程記錄。市級公司采購需求部門，縣級分公司辦公室指定專人負責電商采購下單賬戶的管理，嚴禁下單賬戶私用，借用，竄用等行為發(fā)生。下單人員在專用機位登陸電商網(wǎng)站進行貨物搜索和比選時僅能開展與工作有關(guān)的操作。專用機位室的管理主要采用“目視管理”，即將電商采購的標準化作業(yè)指導文件、采購流程、管理規(guī)定、登記表單等內(nèi)容一目了然地展現(xiàn)在相應區(qū)域，提高管理透明度，并結(jié)合電腦桌面監(jiān)控系統(tǒng)和室內(nèi)高清攝像頭，便于各方面人員的協(xié)調(diào)配合與相互監(jiān)督，實際效果圖。17 / 51 電商采購專用機位室目視管理實際效果圖貨物驗收采購部門實物資產(chǎn)管理員負責電商采購的貨物接收和驗收，驗收時應就下單貨物與實收貨物是否符合進行核實，并填寫《電商采購物資驗收單》（參見附件）后交部門負責人審核。采購部門負責人對采購驗收環(huán)節(jié)負責。但是，在驗收環(huán)節(jié)，貨物接收和驗收人員與下單人員不能為同一人。貨物驗收無誤后由實物資產(chǎn)管理員簽收入賬，采購人員憑后續(xù)收到的增值稅專用發(fā)票至財務部門辦理貨款結(jié)算。評價反饋機制每筆采購完成之后，需要進行電商采購服務評價，填寫《供應商單次采購評價表》和《臺州煙草電商采購項目滿意度測評表》（參見附件），以收集采購部門的意見和建議，與電商及時溝通，完善電商采購運作模式。最后在每月月末，采購部門需要對當月已實施的每筆采購項目按計劃條目進行分類匯總，并提報企管處，由企管處進行采購信息公示。具體每一筆訂單的采購流程，從普通物品采購到定制化商品采購，從安裝維保類商品采購到集中采購、分散送貨入戶等，除個別細節(jié)外（如定制商品無18 / 51法使用賬期功能，需要先網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬進行付款；安裝維保類商品需在收貨后聯(lián)系品牌商全國統(tǒng)一售后進行安裝調(diào)試；分散送貨商品需提供多個收貨地址），基本操作一致，就不一一贅述。（五）監(jiān)管措施為了進一步規(guī)范電商采購活動，完善內(nèi)控機制，實現(xiàn)對企業(yè)電商采購行為的有效監(jiān)管，項目組運用標準作業(yè)（Standard Operation Procedure）程序?qū)φ麄€電商采購過程中的所有監(jiān)控行為進行細化和量化，并形成電商采購標準操作步驟，擬定《臺州市煙草系統(tǒng)電商采購管理暫行規(guī)定》（參見附件）?？偟膩砜?，電商采購活動共包含了4個監(jiān)控點，每個監(jiān)控點由不同的監(jiān)控部門和責任人進行定期或?qū)崟r的檢查監(jiān)管。 電商采購監(jiān)控示意圖監(jiān)控點1：需求審批環(huán)節(jié)，要求采購人員填寫《采購需求申報表（電商采購專用表）》報部門負責人審批，部門負責人需要核對表上填寫的品類、規(guī)格、價格等內(nèi)容是否同電商平臺上下單的內(nèi)容相一致。 19 / 51監(jiān)控點2：采購下單環(huán)節(jié)，要求每家單位配備一臺電商采購的專用電腦，采購人員必須在該臺電腦上實施采購，后臺全程監(jiān)控采購過程并錄像存檔，監(jiān)管部門不定期抽查下單的真實性。 監(jiān)控點3：貨物驗收環(huán)節(jié)，采購部門的實物資產(chǎn)管理員需要現(xiàn)場核對下單貨物與實收貨物是否相符，是否存在質(zhì)量問題等。采購部門負責人對驗收結(jié)果負全責。 監(jiān)控點4：付款結(jié)算環(huán)節(jié)，由財務部門的出納員在付款前核查轉(zhuǎn)賬憑證與發(fā)票帳實是否相符。付款結(jié)算環(huán)節(jié)還是一個廉情風險點，需要由采購部門和監(jiān)察部門進行實時過程跟蹤，查看采購人員是否按采購流程操作。作為新興的采購模式，電商采購涉及到的企業(yè)資金安全是風險防控的關(guān)鍵內(nèi)容，如何有效監(jiān)管、實現(xiàn)企業(yè)資金的安全使用是核心問題。因此，在設置電商采購程序的各個監(jiān)控點及廉情風險點后，項目組通過潛在失效模式與后果分析（Failure Mode and Effects Analysis）對電商采購的整個風險監(jiān)控程序重新進行了風險評估，示： 電商采購資金安全監(jiān)控FMEA分析根據(jù)FMEA分析結(jié)果，項目組在普通監(jiān)控的基礎(chǔ)上，針對性加強了企業(yè)下單賬戶的安全監(jiān)控，并采取了以下幾點監(jiān)管措施： 一是由信息中心負責落實設置下單專用機位，并在專用機子上安裝實時電腦監(jiān)控軟件，全程記錄專用機子的工作信息。 專用機位室配置攝像頭，對室內(nèi)活動進行監(jiān)控。通過機位訪問信息的全程監(jiān)控20 / 51可確保下單信息與電商網(wǎng)站的實時信息相一致，防止出現(xiàn)下單人員以截屏歷史信息冒充實時信息，在網(wǎng)絡低價時下單以截屏高價報銷的情況出現(xiàn)。二是由監(jiān)管部門負責組織監(jiān)管人員，對電商采購項目開展定期或不定期檢查，檢查內(nèi)容包括下單賬戶的聊天記錄；專用機位的電腦監(jiān)控信息；采購需求申報表；下單記錄；物資驗收單；財務轉(zhuǎn)賬憑證增值稅發(fā)票賬實相符性等內(nèi)容。 當監(jiān)管人員在檢查中發(fā)現(xiàn)采購人員在電商專屬采購平臺進行工作以外的下單、聊天等行為時，由監(jiān)管部門負責人向市局（公司）三項工作管理委員會主任報告，需要問責的，應將問題及線索移交給紀檢監(jiān)察部門進行處理。21 / 51五、項目成效（一）項目效益測算實現(xiàn)電商采購，不僅是行業(yè)內(nèi)采購模式的創(chuàng)新，還是精益采購的重要內(nèi)容，該項目主要包含社會效益、經(jīng)濟效益和管理效益。社會效益電商采購是國民經(jīng)濟和社會信息化的重要組成部分，順應了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代發(fā)展趨勢，代表了現(xiàn)代企業(yè)采購工作的發(fā)展方向，是創(chuàng)新行業(yè)采購模式的重要探索，也是精益采購的重要內(nèi)容。企業(yè)電商采購的大范圍實施能有力地促進商品和各種要素的流動，有利于促進社會產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，提高國民經(jīng)濟運行質(zhì)量和效率；電商采購的公開透明更有利于消除妨礙公平競爭的制約因素，進一步降低交易成本，推動全國統(tǒng)一市場的形成與完善，實現(xiàn)市場對資源的基礎(chǔ)性配置作用。經(jīng)濟效益通過電商采購可以有效降低采購成本、節(jié)約采購資金，電商采購的經(jīng)濟效益主要體現(xiàn)在采購資金節(jié)約率和招標費用節(jié)約額這兩個指標上：（1）采購資金節(jié)約率電商平臺上的產(chǎn)品價格相對來說，會明顯低于實體店價格。由于品牌制造商為了避免同個產(chǎn)品在線上、線下不同分銷商之間的惡意競爭，通常會錯開線上、線下的供貨品類、規(guī)格等，因此資金節(jié)約率的數(shù)值僅選取那些線上、線下同時具備且規(guī)格、型號相同的產(chǎn)品進行比較。由于物資種類龐大，不能進行一一比對，我們以隨機抽取的物資樣本來測算電商采購的資金節(jié)約率，并以此估算全省系統(tǒng)一年的資金節(jié)約額。所示，從臺州地區(qū)已采購的電商物資中隨機抽取臺州當?shù)貙嶓w店和京東商城同時具備的21種同規(guī)格物資進行統(tǒng)計，測算出采購資金節(jié)約率：（注：?= 資金節(jié)約率；s i=某類產(chǎn)品實體店價格；p i=某類產(chǎn)品電商價格；n=樣本量）22 / 51 電商采購資金節(jié)約對比表據(jù)統(tǒng)計，2022年臺州全市電商采購共計44萬，按25%的電商采購資金節(jié)約率，可測算出2022年全市電商采購資金節(jié)約額為：??= ??1?????= 441?25%44=(萬元 )2022年全省電商采購計劃預計4500萬元，按25%的電商采購資金節(jié)約率，可測算出2022年全省電商采購資金預計節(jié)約額為：??= ??1?????=45001?25%4500=1500(萬元 )（注：U= 電商采購資金節(jié)約額；?=資金節(jié)約率；P=電商采購金額）即，2022年臺州一個地區(qū)共發(fā)生電商采購44萬元，；按照