【文章內(nèi)容簡介】 信息化和經(jīng)濟(jì)全球化，從根本上改變了企業(yè)的內(nèi)外關(guān)系，能否適應(yīng)外界環(huán)境的變化，關(guān)系到一個企業(yè)的生存和發(fā)展。l 信息系統(tǒng)可以加強企業(yè)與外部環(huán)境之間的信息交流，幫助企業(yè)及時了解各種經(jīng)濟(jì)的、法律的、市場的各種信息，及時調(diào)整企業(yè)的策略，提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢。（4）有利于新產(chǎn)品的開發(fā)l 信息技術(shù)縮短了企業(yè)與客戶之間的距離，可以實現(xiàn)零距離的服務(wù)。同時信息技術(shù)的的發(fā)展，使得客戶個性化的需求有了及時反映和滿足的可能。l 對物業(yè)管理企業(yè)來說，可以通過建立服務(wù)信息平臺，使得客戶各種個性化的需求得到及時的滿足，與此同時，物業(yè)管理企業(yè)也可從中獲得經(jīng)濟(jì)效益。（5）充實了企業(yè)的資源規(guī)劃l 傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)理論認(rèn)為，企業(yè)資源僅包括土地、勞動力和資本，l 信息系統(tǒng)的發(fā)展，使得越來越多的企業(yè)認(rèn)識到，信息資源才是附加值最高的企業(yè)資源，從而積極地將信息資源的管理和運用納入了企業(yè)的資源規(guī)劃。第二節(jié) 物業(yè)管理信息系統(tǒng)概述一、物業(yè)管理信息系統(tǒng)的定義及構(gòu)成（一）物業(yè)管理信息系統(tǒng)的定義l 物業(yè)管理信息系統(tǒng)是指物業(yè)管理中由人和計算機(jī)等組成的，專門用于物業(yè)信息的收集、傳遞、存儲、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。它能及時反映物業(yè)及物業(yè)管理的運行狀況，并具有預(yù)測、控制和輔助決策的功能，幫助物業(yè)管理公司實現(xiàn)其規(guī)劃目標(biāo)。（二）物業(yè)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)成l 一個物業(yè)管理信息系統(tǒng)通常包括硬件設(shè)備、軟件資源、數(shù)據(jù)庫、遠(yuǎn)程通訊設(shè)備及人員等，現(xiàn)分述如下。1．硬件設(shè)備l 硬件設(shè)備是指基于計算機(jī)的物業(yè)管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行輸入、處理、儲存和輸出的物理設(shè)備。它包括主存儲器、中央處理器、輔助存儲器以及輸入輸出設(shè)備。2．軟件資源l 軟件資源是指控制計算機(jī)工作的程序集合，又稱軟件包。l 軟件主要可以分成兩大類：系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。178。 系統(tǒng)軟件是指硬件和應(yīng)用軟件之間進(jìn)行交互的集合，它包括了操作系統(tǒng)和實用軟件。216。 操作系統(tǒng)是一系列控制計算機(jī)硬件以支持用戶計算需要程序的集合。常見的操作系統(tǒng)有MSDOS，Windows，UNIX等；216。 實用軟件是指用于合并排序數(shù)據(jù)庫、跟蹤計算機(jī)運行軌跡以及其他重要任務(wù)的程序。常見的有磁盤壓縮軟件、防病毒軟件等。178。 應(yīng)用軟件是指用于幫助人們解決應(yīng)用問題，完成某些特定內(nèi)容的程序的集合。它又可分成通用軟件和專用軟件兩類。216。 通用軟件適用面廣，各類用戶都可以應(yīng)用；216。 專用軟件只是為某類客戶或某個特定客戶的使用而特別開發(fā)的軟件。常見的應(yīng)用軟件有Word、Excel等。3．?dāng)?shù)據(jù)庫l 數(shù)據(jù)庫是指機(jī)械化的、可共享的、形式化定義的和集中控制的數(shù)據(jù)集合。l 數(shù)據(jù)庫不可能孤立存在，它必然與其他部件一同構(gòu)成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。l 通常數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括以下部分：數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、計算機(jī)系統(tǒng)和人員。l 數(shù)據(jù)庫通常采用3種通用模型：層次、網(wǎng)狀和關(guān)系型模型。l 數(shù)據(jù)庫是通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來進(jìn)行管理。l 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)主要有4種功能：存儲和檢索數(shù)據(jù)、提供用戶視圖、創(chuàng)建和修改數(shù)據(jù)庫，操縱數(shù)據(jù)和生成報表。4．遠(yuǎn)程通訊設(shè)備l 遠(yuǎn)程通訊設(shè)備是指用于通信信號的電子傳輸設(shè)備，目前主要指計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。l 通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可以使用電子函件、電子文檔資料分發(fā)、遠(yuǎn)程辦公、電話會議、視頻會議、電子數(shù)據(jù)交換等。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，縮小了時間和空間的距離，使物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營方式和管理理念發(fā)生深遠(yuǎn)的變化。l 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分成局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)（因特網(wǎng)），物業(yè)管理企業(yè)可以共享分布在組織內(nèi)的硬件、程序和數(shù)據(jù)庫，使得地理位置分散的工作部門可以迅速交流信息，協(xié)同工作，從而降低成本，改善組織效率，形成新的組織形式和企業(yè)戰(zhàn)略。5．人員l 人員是物業(yè)管理信息系統(tǒng)建立與運行中最為關(guān)鍵的因素，包括系統(tǒng)人員和各種系統(tǒng)用戶。178。 信息系統(tǒng)人員是指所有設(shè)計、運行、維護(hù)、管理計算機(jī)信息系統(tǒng)的技術(shù)人員，178。 系統(tǒng)用戶是指所有使用物業(yè)管理信息系統(tǒng)的人員，如各級管理人員等。他們對信息系統(tǒng)的了解程度將決定物業(yè)管理信息系統(tǒng)的使用效果。二、物業(yè)管理信息系統(tǒng)的作用（1）有效儲存管理物業(yè)檔案資料。178。 物業(yè)的檔案資料種類繁多、數(shù)量巨大，既不便于保存，又難于查詢，同時占用空間大，容易丟失。178。 利用計算機(jī)多媒體甚至虛擬現(xiàn)實技術(shù)，可以將有關(guān)物業(yè)管理的聲、像、圖、文字形象完整地保存在計算機(jī)內(nèi)，可大大減少存儲空間，而且還會使得查找、修改、復(fù)制、傳輸?shù)裙ぷ髯兊梅浅７奖憧旖荨＃?）高效低成本處理日常事務(wù)。178。 通過管理信息系統(tǒng)，使得物業(yè)管理的一些事物性工作得以高效低成本地處理。例如，216。 全方位的快速查詢可以減少重復(fù)勞動和勞動強度；216。 自動計算各項費用，實現(xiàn)財務(wù)電算化，減少了工作差錯和負(fù)擔(dān)；216。 自動控制各項費用的收繳，提高收費效率，加強資金的回收速度；216。 有效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理和數(shù)據(jù)共享，使企業(yè)的辦事效率更高，同時節(jié)約大量的人力和物力。（3）加強企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)與外界及客戶的聯(lián)系。178。 對外：利用因特網(wǎng)與金融機(jī)構(gòu)、公用事業(yè)單位聯(lián)網(wǎng)，這將給收費工作帶來極大的方便；178。 對內(nèi)：利用局域網(wǎng)，216。 企業(yè)可以通過多種形式進(jìn)行內(nèi)部的信息溝通，表揚先進(jìn)、發(fā)現(xiàn)問題、聽取員工的意見和建議，甚至可以進(jìn)行遠(yuǎn)程的崗位培訓(xùn)等；216。 通過與物業(yè)管理小區(qū)聯(lián)網(wǎng)，使得業(yè)主或用戶的意見、要求以及物業(yè)管理企業(yè)的管理計劃、措施和要求能得到及時的交流，從而增進(jìn)客戶的良好關(guān)系及客戶對物業(yè)管理工作的理解和支持。（4）擴(kuò)大企業(yè)經(jīng)營服務(wù)的范圍和能力。178。 物業(yè)管理工作是一種與終端客戶距離最近的服務(wù)性行業(yè)。178。 物業(yè)管理企業(yè)完全可以利用自己的優(yōu)勢地位，向社會各界進(jìn)行招商，建立門類眾多的信息服務(wù)平臺，既滿足了客戶的需求，又提升了企業(yè)的形象，同時又?jǐn)U大了企業(yè)的經(jīng)營范圍，獲得一定的經(jīng)營收入。（5）提高企業(yè)的決策能力。178。 物業(yè)管理信息系統(tǒng)可以綜合處理各類信息，其快速、自動、強大的統(tǒng)計匯總功能和報表打印功能，使得各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計匯總、分析報表一應(yīng)俱全，有關(guān)管理人員可以隨時查閱最新的詳盡情況，并以此作為決策依據(jù)；178。 決策支持系統(tǒng)、專家系統(tǒng)可以輔助管理人員進(jìn)行分析模擬，實現(xiàn)科學(xué)化決策。三、物業(yè)管理信息系統(tǒng)的模塊組成l 由于物業(yè)管理企業(yè)的規(guī)模、管理對象、管理內(nèi)容、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置不同，因而相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)也是不同的。l 大體上可以分成兩大部分：物業(yè)管理公司內(nèi)部管理信息子系統(tǒng)和基層管理處信息管理子系統(tǒng)。現(xiàn)簡單介紹如下：（一）物業(yè)管理公司內(nèi)部管理信息子系統(tǒng)l 物業(yè)管理公司內(nèi)部信息管理子系統(tǒng)可以分成7個部分：（1）辦公室。包括①工作計劃管理；②公司文檔管理；③人事管理；④財產(chǎn)管理；⑤車輛管理等。（2）管理部。