文件管理程序編寫模版(編輯修改稿)
2025-07-26 14:05 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 容的20%時，應(yīng)進(jìn)行換版，由辦公室按《文件發(fā)放/回收登記表》統(tǒng)一回收原版文件，換發(fā)新版本。 文件管理 辦公室是市局（公司）文件管理的主管部門，負(fù)責(zé)建立市局（公司）《受控文件清單》并對市局（公司）的體系文件進(jìn)行管理。受控文件由辦公室統(tǒng)一備案存檔（包括軟盤、光盤等）。各單位（部門）在接到上級發(fā)放的受控文件后填寫《受控文件清單》，并加蓋“受控”印章后方可發(fā)放使用； 特殊情況需要借閱文件時，到辦公室辦理借閱手續(xù)，不得擅自復(fù)印。需要增發(fā)時，； 經(jīng)濟(jì)運行科每年組織各單位（部門）對管理體系文件進(jìn)行評審，評審見《內(nèi)部審核管理程序》，發(fā)現(xiàn)問題及時更改。 文件的作廢和銷毀 需要作廢的文件，辦公室及時提出并填寫《文件銷毀/留用申請單》，報管理者代表批準(zhǔn)； 作廢文件按《文件發(fā)放/回收登記表》收回并記錄，作廢文件加蓋“作廢”印章，經(jīng)辦公室統(tǒng)一銷毀，需作資料保留的作廢文件加蓋“作廢保留”章，防止誤用，并及時與辦公室文件及檔案管理員說明情況或更換文件。如果各單位（部門）需要留存作廢文件，應(yīng)及時提出并填寫《文件銷毀/留用申請單》，報管理者代表批準(zhǔn)。 外來文件和其他文件的控制 市局（公司）職能部門收到外來文件（包括與管理工作有關(guān)的政策、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等）后，須識別其適用性和重要性。 辦公室負(fù)責(zé)組織對外來文件適用性評審，管理者代表確定其發(fā)放范圍； 外來文件如本市局（公司）直接采用，可不轉(zhuǎn)換成本市局（公司）標(biāo)準(zhǔn)，使用原文件編號。 辦公室應(yīng)跟蹤國家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，并將適用的外來文件發(fā)至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。 文件編寫層次的描述及編號。第一層次的條（、）可分為第二層次的條（、），需要時，一直可分到第四層次（、）。（含兩個）的條時才可設(shè)條。例如，第10章的條文中。在某一章或條中，同一層次的條，有無標(biāo)題應(yīng)統(tǒng)一，例如。5 相關(guān)文件無6 相關(guān)記錄《受控文件清單》 （XXXXBGSJL–1—A／2009）《文件發(fā)放/回收登記表》 （XXXXBGSJL–2—A／2009）《文件更改申請單》 （XXXXBGSJL–3—A／2009）《文件銷毀/留用申請單》 （XXXXBGSJL–4—A／2009）《文件更改履歷表》 （XXXXBGSJL–5—A／2009） 7 文件修訂狀態(tài)版次修訂條款
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