【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 時(shí)召開(kāi)會(huì)議（會(huì)議通知發(fā)出距離會(huì)議召開(kāi) 24 小時(shí)以內(nèi)），跨部門(mén)的會(huì)議應(yīng)該由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準(zhǔn)，總經(jīng)理室一半以上人員參加的會(huì)議應(yīng)該獲得公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)；5. 會(huì)議主持人 會(huì)議主持人負(fù)責(zé)控制整個(gè)會(huì)議進(jìn)程。 會(huì)議主持人在會(huì)議開(kāi)始前,應(yīng)該清點(diǎn)參會(huì)人員名單,向與會(huì)人員通報(bào)此次會(huì)議的會(huì)議目的，會(huì)議的具體議程；明確說(shuō)明此次會(huì)議的注意事項(xiàng)和會(huì)議紀(jì)律； 會(huì)議主持人在會(huì)議過(guò)程中，應(yīng)該控制討論的方向和時(shí)間，促成會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；6. 會(huì)議紀(jì)律 與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參會(huì)，遲到而沒(méi)有事先請(qǐng)假要罰占 1 分鐘； 會(huì)議期間避免隨意走動(dòng)，對(duì) BP 機(jī)、手機(jī)做消音處理；9 / 38 與會(huì)人員如果因特殊原因需要在會(huì)議中途離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。需要向會(huì)議主持人請(qǐng)假并得到允許；7. 會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)：在會(huì)議結(jié)束之后的 3 個(gè)工作日之內(nèi)，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)該撰寫(xiě)出會(huì)議紀(jì)要并發(fā)給相關(guān)人員；會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、真實(shí)地反映會(huì)議的結(jié)論；8. 會(huì)務(wù)組織： 會(huì)議預(yù)算：會(huì)議應(yīng)本著高效，節(jié)約的原則進(jìn)行。每次的會(huì)議費(fèi)用在5000 元以上時(shí)，會(huì)議組織部門(mén)要進(jìn)行會(huì)議預(yù)算，并報(bào)本部門(mén)的直接上級(jí)審批； 交通、食宿：如果會(huì)議在公司外部舉行，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)該視會(huì)議時(shí)間安排組織與會(huì)人員的交通和食宿。如果下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐；三、流程圖? 在公司內(nèi)召開(kāi)的會(huì)議 部門(mén)時(shí)序 總 經(jīng) 理 室 總 經(jīng) 理 秘 書(shū) 相 關(guān) 部 門(mén) 備 注會(huì)前會(huì)間會(huì)后確定參會(huì)人員、時(shí)間范疇、內(nèi)容N審批 修 改Y下 發(fā) 準(zhǔn)備工作 會(huì)間服務(wù) 審 批 N下 發(fā) 結(jié) 束整理資料Y開(kāi) 始確 定 時(shí) 間 、 地 點(diǎn) 、 人 員擬定通知 修 改 接 收 反 饋11 / 38? 在公司外召開(kāi)的會(huì)議 部門(mén)時(shí)序 總經(jīng)理室 總經(jīng)理秘書(shū) 相關(guān)部門(mén) 備 注 會(huì) 前YN確認(rèn)議題及參會(huì)人員范圍選址及確定起草會(huì)議通知會(huì)議預(yù)算 人員確認(rèn)（住宿，交通）設(shè)備準(zhǔn)備預(yù)定會(huì)議室，房間，用餐，娛樂(lè)車(chē)輛安排起草會(huì)務(wù)通知議程 PPT 制作食品采買(mǎi)指導(dǎo)服務(wù)員工作場(chǎng)所布置與熟悉開(kāi) 始13 / 38 會(huì) 中 會(huì) 后會(huì)議室、匯報(bào)人員、用餐、娛樂(lè)、住宿保障工作 人員離會(huì)車(chē)輛安排 退 房設(shè)備整理 結(jié) 帳返回公司設(shè)備歸還 報(bào) 銷(xiāo)會(huì)務(wù)總結(jié)結(jié) 束四、程序? 會(huì)前工作（按順序）?議題及參會(huì)人員范圍的確定?會(huì)議場(chǎng)所的選定： 在會(huì)前至少十個(gè)工作日確定好會(huì)議地點(diǎn)，并詳細(xì)了解場(chǎng)地的具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。要求 ? 外部環(huán)境幽雅，適宜散步； ? 內(nèi)部設(shè)施齊備： ?會(huì)議室的布局，光線明暗，燈光，音響，空調(diào)等 ?娛樂(lè)設(shè)施齊全（乒乓球，保齡，游泳等） ?住宿、餐飲、娛樂(lè)的距離要適宜 說(shuō)明：對(duì)符合上述條件的場(chǎng)所最終提請(qǐng)總經(jīng)理室。?會(huì)議通知的起草 ? 在會(huì)前一周確定本次會(huì)議的議程，其中包括 匯報(bào)的具體時(shí)間 ， 主要內(nèi)容及安排 ， 匯報(bào)人 ， 列席人員 等事項(xiàng) 。15 / 38 舉例如下：議程時(shí)間 匯報(bào)議題 主要內(nèi)容及時(shí)間安排 主要匯報(bào)人員 列席人員1 9:00—10：00 98 財(cái)年經(jīng)營(yíng)情況通報(bào)匯報(bào)人：――――――、――――――、―――、――10：0010：15 休息2 10：15—11：45 人力資源情況通報(bào)? 人事及培訓(xùn)工作通報(bào)（40 分鐘通報(bào)+50 分鐘研討）匯報(bào)人：―――――、―――、――、―――、―――、? 結(jié)合會(huì)議議程起草會(huì)議通知，其中應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)間，地點(diǎn)，主持人，議程，會(huì)議的注意事項(xiàng)（必須包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會(huì)議文件的要求，請(qǐng)假的要求，會(huì)議的紀(jì)律等）及路線圖，并在 會(huì)前十天 發(fā)出。?申報(bào)會(huì)議預(yù)算依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短及對(duì)參會(huì)人員情況的確認(rèn)，做如下費(fèi)用明細(xì)， ?包括：會(huì)議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用，餐飲費(fèi)用，娛樂(lè)費(fèi)用，食品費(fèi)，交通費(fèi)，相關(guān)費(fèi)用，不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)等。?會(huì)議預(yù)算要求在 會(huì)前四天 完成，經(jīng)秘書(shū)處經(jīng)理審閱后，報(bào)王總或劉總審批。?人員確認(rèn)結(jié)合會(huì)議通知中所注明的參會(huì)人員名單（主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員），與其確認(rèn)住宿，交通（往返）情況。 A 對(duì)于 QDI 的總經(jīng)理室成員要了解到京及離京的時(shí)間，做 好接機(jī)、送機(jī)及住宿的安排工作；原則上如有繼續(xù)留京人 員，建議安排在翠宮飯店入住。?設(shè)備準(zhǔn)備設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量 設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量投影儀 1 臺(tái) 長(zhǎng)線接線板 至少 2 個(gè)膠投 1 臺(tái) 激光筆 2 個(gè)筆記本電腦 1 臺(tái) 磁帶，電池 依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短打印機(jī)及驅(qū)動(dòng)程序 1 套 膠卷 依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短幕布（大） 1 個(gè) 膠片 1 本白板（筆、擦） 至少 2 套 A4 復(fù)印紙 1 包照相機(jī) 1 臺(tái) 訂書(shū)機(jī) 1 個(gè)寬帶透明膠 1 卷 圓珠筆 若干曲別針 1 合?預(yù)定依據(jù)征詢結(jié)果，進(jìn)行預(yù)定，其中要求確定的有：會(huì)議室，房間，餐飲，娛樂(lè)（保齡，乒乓球，游泳，臺(tái)球等）。17 / 38要求：會(huì)議室要確認(rèn)是否有音響設(shè)備及白板。?車(chē)輛安排依據(jù)會(huì)議議程確定車(chē)輛往返的安排，一般選用依維柯。要求明確發(fā)車(chē)時(shí)間，地點(diǎn)，路線，并將安排情況通知公司車(chē)輛管理員。車(chē)輛安排的原則：A. 結(jié)合會(huì)議議程安排，并要求車(chē)輛于會(huì)前 10 分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)；B. 車(chē)輛路線的安排應(yīng)以所送匯報(bào)人員的出發(fā)地為主，最好在會(huì)后 1 小時(shí)由會(huì)場(chǎng)出發(fā)。?會(huì)務(wù)通知起草在所發(fā)會(huì)議通知的基礎(chǔ)上，結(jié)合已確定的參會(huì)及預(yù)定情況，起草會(huì)議的會(huì)務(wù)通知，要求所有安排確定并詳細(xì)。? 應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車(chē)輛安排、活動(dòng)安排、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)址路線圖（注：要包含會(huì)議通知的所有內(nèi)容）。? 如議程中包括總經(jīng)理室周例會(huì)，在會(huì)務(wù)通知中注明下一周的例會(huì)是否召開(kāi)。?會(huì)務(wù)通知要求在 會(huì)前四天 完成，經(jīng)秘書(shū)處經(jīng)理審閱后，報(bào)王總或劉總審批。?會(huì)務(wù)通知要求在 會(huì)前三天 發(fā)給參會(huì)人員。?議程 PPT 制作制作會(huì)議議程的 PPT 文件，以便會(huì)議主持人介紹會(huì)議的安排。其中PPT 應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間，內(nèi)容，匯報(bào)人。?食品的采買(mǎi)依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短，采購(gòu)相應(yīng)的水果、干果及小點(diǎn)心，具體明細(xì)如下：水 果 干 果 點(diǎn) 心春天 草莓，油桃，香蕉，伊麗莎白瓜夏天 西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊麗莎白瓜秋天 香蕉，葡萄，橙子，蘋(píng)果冬天 蘋(píng)果，蘆柑，香蕉開(kāi)心果，應(yīng)子，話梅，蜜棗，巧克力派，鳳梨酥，小蛋糕，薩其瑪?指導(dǎo)服務(wù)員工作?確定每次會(huì)議需有 3 名服務(wù)人員。?通知服務(wù)人員每 15 分鐘續(xù)茶。?指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點(diǎn)心的準(zhǔn)備和擺放情況。?會(huì)議場(chǎng)地布置與熟悉?事先與賓館人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的及時(shí)到位。?所有會(huì)議所需用品需在會(huì)前 2 小時(shí)運(yùn)到會(huì)場(chǎng)；會(huì)議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，激光筆）需在會(huì)前 1 小時(shí)擺放并調(diào)試完畢。? 在抵達(dá)賓館后將會(huì)議所用水果、干果及點(diǎn)心交由服務(wù)人19 / 38員清洗并在會(huì)前 30 分鐘擺放完畢。?會(huì)議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會(huì)前 30 分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。?會(huì)議室內(nèi)的茶水需在會(huì)前 10 分鐘開(kāi)始沖泡。?擺放指路牌，指明會(huì)議室及會(huì)務(wù)組的地點(diǎn)。?通知匯報(bào)人員于會(huì)前 5 分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。? 會(huì)中工作（按順序）?會(huì)議室保障會(huì)議的全程要有一名會(huì)務(wù)人員留在會(huì)議室，