現(xiàn)代秘書的會(huì)議管理講義(編輯修改稿)
2025-07-25 20:57 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 2）會(huì)中服務(wù) 會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。明確值班工作任務(wù)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無阻。 由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。 在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。 在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問題。 會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。 標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱+文種。另一種是文種。 正文。首部+主體+結(jié)尾。 尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。 做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新見解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。 反饋會(huì)前信息、會(huì)中信息以及會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。 （3）會(huì)后工作編寫會(huì)議紀(jì)要,做好會(huì)后督促工作。會(huì)議紀(jì)要要求實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際，內(nèi)容要集中概括，要有條理，印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。二 會(huì)議管理工作中出現(xiàn)的主要問題及原因解析會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。（一） 會(huì)議管理工作中出現(xiàn)的主要問題常年不開會(huì)，某些人對(duì)會(huì)議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會(huì)議能成為溝通信息、通報(bào)情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項(xiàng)、解決問題尤其是跨部門和跨系統(tǒng)問題和矛盾、布置任務(wù)、促進(jìn)工作落實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)士氣等的一個(gè)非常有效的工具和手段。但過多開會(huì)、過濫開會(huì)，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；會(huì)議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會(huì)”。秘書會(huì)前準(zhǔn)備如匯報(bào)材料或會(huì)議流程、時(shí)間表不清晰也會(huì)造成會(huì)議拖沓；，重復(fù)會(huì)議會(huì)議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點(diǎn)水，一碰到大一點(diǎn)的或難一點(diǎn)就推到“下次專題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會(huì)討論治標(biāo)卻不治本的方案；有些公司為了節(jié)省成本，會(huì)議都在公司召開?？墒且恍┲卮蟮氖马?xiàng)必須要在充分討論、無太多干擾或頭腦風(fēng)暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。、會(huì)下不溝通會(huì)議從零開始，與會(huì)人員一頭霧水，會(huì)議開始時(shí)要么花很多時(shí)間講明背景、概念或者干脆沒有共同言語。有些公司會(huì)議基本屬于臨時(shí)通知，相關(guān)人員也不可能做充分的準(zhǔn)備，或者重要人員出差在外無法參加會(huì)議，這樣的會(huì)議效果自然要大打折扣；不到、遲到、早退，秘書會(huì)前簽到制度沒有落到實(shí)處，決而不議，決而不行，行而不果秘書的會(huì)后督促工作沒有做好。開會(huì)只是走形式。（二）會(huì)議出現(xiàn)問題，導(dǎo)致效果不佳的原因出現(xiàn)這些問題，通常由以下5種原因造成。在
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