【文章內(nèi)容簡介】 實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了管理手段，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營的高效。 中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 4 / 28 2 事業(yè)單位辦公特點(diǎn) 傳統(tǒng)辦公特點(diǎn) 傳統(tǒng)辦公模式 ： 圖 傳統(tǒng)辦公模式 傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙介質(zhì)為主，在信息革命的浪潮中，顯然已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作和生活的需要。 在傳統(tǒng)的辦公模式中，由于缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公的各個(gè)部門之間無法實(shí)現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的高效協(xié)作。在日常的辦公過程中，比較容易出現(xiàn)以下的差錯(cuò)： 一是各部門的信息傳遞和事務(wù)交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯(cuò)； 二是上下級(jí)和部門之間無法實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時(shí)溝通； 三是信息和工作流程相互分離，缺少至關(guān)重要的隨時(shí)記錄，使工作監(jiān)控和評(píng)估困難重重。 可以想象，摻雜著如此大量的人工操作過程的事務(wù)處理方式根本無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公模式的需要。 現(xiàn)代化辦公特點(diǎn) 辦公自動(dòng)化 及一體化 現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化辦公模式： 中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 5 / 28 圖 網(wǎng)絡(luò)化辦公模 式 現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和大型信息管理系統(tǒng)中，企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組或者是文件流轉(zhuǎn)功能都是核心功能。同時(shí)企業(yè)辦公主要是一個(gè)文件流轉(zhuǎn)的過程，所有的辦公事務(wù)都可以抽象成一個(gè)數(shù)據(jù)庫 對(duì)象 。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的帶來的好處有： （ 1）信息傳遞與溝通交流順暢 排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯(lián)絡(luò)不暢而帶來的企業(yè)發(fā)展羈絆，通過構(gòu)建內(nèi)部通訊、信息發(fā)布與交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多途徑的聯(lián)絡(luò)與溝通，減少信息在途時(shí)間，提高信息的時(shí)效性，與此同時(shí)，縮短領(lǐng)導(dǎo)與職員之間，各部門之間的距離。 （ 2）規(guī)范工作管理，提高整體效率 解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)務(wù)處理諸多問題，有效避免工作中出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯(cuò)辦等情況，杜絕職責(zé)不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。同時(shí)，加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)了解事務(wù)狀態(tài)，實(shí)時(shí)掌控工作進(jìn)度，強(qiáng)化了過程控制與監(jiān)督，加強(qiáng)了工作 管理。 (3) 整合信息資源，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理 打破“信息孤島”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動(dòng)導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)流失等問題，通過知識(shí)管理，有效整合并積累各類資源，實(shí)現(xiàn)再利用。 (4) 增強(qiáng)凝聚力，提高響應(yīng)能力 中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 6 / 28 在降低管理成本，促進(jìn)管理進(jìn)步的同時(shí)，能夠培養(yǎng)全員信息化關(guān)注與參與意識(shí)，激發(fā)掌握和利用先進(jìn)信息技術(shù)的熱情，提高專業(yè)素質(zhì)，形成全新的企業(yè)文化。 公文的上傳下達(dá) 公文，它是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命 令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。 在各類企事業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、說明等。 上傳是指及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)傳達(dá)單位內(nèi)外工作，下達(dá)則指將領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)的部署和意圖傳達(dá)到應(yīng)知對(duì)象。 公文一直是我國黨政各級(jí)機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)上傳下達(dá)的唯一正式形式。在整個(gè)辦文流程的文件產(chǎn)生、傳輸、收取、傳閱、歸檔等環(huán)節(jié)中，傳輸是最容易變革，也最容易產(chǎn)生應(yīng)用效果的環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的 公文發(fā)送模式下，基本上采用印刷和郵寄方式，這種方式速度慢，一般城市都需要兩三天的時(shí)間。且郵寄方式還存在環(huán)節(jié)多，保密性差，容易丟失、無法及時(shí)追蹤送達(dá)進(jìn)度等問題。 電子公文傳輸在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)了公文的電子化傳輸。主要處理過程是在建立的電子公章管理體系中，把將要發(fā)的公文文件轉(zhuǎn)換成不可篡改的版式文件（ CEB 格式），加蓋經(jīng)規(guī)范制作和嚴(yán)格管理的電子公章，制作成含有紅頭和公章的電子公文，并通過電子網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給收文單位；收文單位在收到電子公文后，可以進(jìn)入 OA 系統(tǒng)流轉(zhuǎn)或者在權(quán)限允許范圍內(nèi)利用彩色打印機(jī)打印出具有 正式效力的紙質(zhì)文件。 中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 7 / 28 3 事業(yè)單位協(xié)同辦公趨勢(shì) 協(xié)同辦公概述 隨著企業(yè)對(duì)協(xié)同辦公要求的提高，協(xié)同辦公的定義隨之?dāng)U展，將其提升到了智能化辦公的范疇。大多企事業(yè)不僅需要解決日常辦公、資產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)管理、信息交流等常規(guī)協(xié)同的功能，并且在即時(shí)溝通、數(shù)據(jù)共享、移動(dòng)辦公等方面提出了更進(jìn)一步的需求，不僅如此，很多企事業(yè)也在尋求低成本、高性能、高整合、智能化管理企業(yè)的綜合性管理應(yīng)用平臺(tái)。 一、協(xié)同辦公的 本質(zhì) 協(xié)同的本質(zhì)就是打破資源（人、財(cái)、物、信息、流程）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過對(duì)各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成一致的目標(biāo) 。 二、 協(xié)同辦公 的發(fā)展歷程 : 第一階段： 1998－ 2020 年電子郵件為中心的協(xié)同辦公時(shí)代 第二階段： 20202020 年信息交流的協(xié)同辦公時(shí)代 第三階段： 2020－ 2020 年工作流管理、知識(shí)管理和項(xiàng)目管理進(jìn)入主流的協(xié)同辦公時(shí)代 第四階段： 2020－ 2020 年目標(biāo)績效管理的協(xié)同辦公時(shí)代 三、 協(xié)同辦公 的發(fā)展方向 未來的協(xié)同辦公 將會(huì)在以下三個(gè)方面得到發(fā) 展： 協(xié)同化：協(xié)同化不僅僅是企業(yè)管理理念發(fā)展的趨勢(shì)，也是信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)。協(xié)同軟件一方面將加強(qiáng)自身 “ 內(nèi)涵 ” 的協(xié)同性，更多地突破資源之間的壁壘，提供一個(gè)暢通無阻的工作環(huán)境；另一方面，由于協(xié)同軟件的定位并不在于取代其他專業(yè)管理軟件，而在于提供融合孤立資源的平臺(tái)，因此它也將加強(qiáng)其 “ 外延 ” 的協(xié)同性，以各種技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)與其他專業(yè)軟件更多的互動(dòng)和對(duì)接。 智能化：協(xié)同軟件不僅要能充當(dāng)企業(yè)辦公的助手，更要能進(jìn)一步充當(dāng) 中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 8 / 28 “ 參謀 ” 的角色。這就意味著協(xié)同軟件不僅僅是信息的載體，更是信息的分析工具，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的加工和轉(zhuǎn)換，提供從基本查詢、報(bào)表和智能分析的一系列工具并以各種形象的方式展現(xiàn)，從而為企業(yè)考察運(yùn)營情況、分析當(dāng)前問題所在、制定未來發(fā)展計(jì)劃等提供更多的決策支持。 知識(shí)化：協(xié)同軟件還應(yīng)是企業(yè)知識(shí)管理的工具。尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)下，知識(shí)已經(jīng)成為企業(yè)能夠獲得發(fā)展的原動(dòng)力，而不再是辦公事務(wù)本身帶來的短期利益。協(xié)同軟件將利用自身的優(yōu)勢(shì)，更多地關(guān)注知識(shí)的收集、積累與繼承，并提供相應(yīng)的知識(shí)管理工具，以幫助提升企業(yè)及員工的內(nèi)在能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù) 發(fā)展。 協(xié)同辦公的意義 如果我們把一個(gè)組織進(jìn)行抽象理解，那么在任何一個(gè)單位都有七大基本要素：人的要素、流程的要素、知識(shí)的要素、客戶資源的要素、項(xiàng)目事件的要素、物的要素和財(cái)?shù)囊?； 這七大要素并不孤立存在必定是相互之間強(qiáng)關(guān)聯(lián)的，同時(shí)這些要素在單位組織內(nèi)部的各個(gè)部門之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)。 人是流轉(zhuǎn)的中心樞紐，流程是各個(gè)環(huán)節(jié)連接的紐帶，知識(shí)是整個(gè)過程的資源庫，客戶資源是目的資源庫，項(xiàng)目是宏觀過程中的分支，物和財(cái)則是整個(gè)流程的基本要素與最終價(jià)值，只有將這些要素有機(jī)的結(jié)合在一起，才能有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的綜合利用。 協(xié)同辦公的重要性 隨著信息化建設(shè)的日益深入，無論是政府還是企事業(yè)單位，相互之間的信息溝通與協(xié)同工作越來越重要。單位發(fā)展壯大，費(fèi)用肯定要升高，但卻沒有一個(gè)有效手段加以控制，礙于成本費(fèi)用，工作效益以及分機(jī)機(jī)構(gòu)溝通方面的全面協(xié)調(diào)， OA 協(xié)同辦公平臺(tái)營運(yùn)而生。 協(xié)同辦公平臺(tái)是解決方案的核心部分，主要面對(duì)有分支機(jī)構(gòu)的事業(yè)和政府機(jī)關(guān)單位，主要作用是把總部和全國的分支機(jī)構(gòu)連接起來進(jìn)行統(tǒng)一管理，以系統(tǒng)手段規(guī)范全體員工的工作。領(lǐng)導(dǎo)可以在任意一點(diǎn)掌控全局，監(jiān)控企業(yè)運(yùn)行，從而達(dá)到提升管理、防范風(fēng)險(xiǎn)的目的；同時(shí)利用協(xié)同辦公平臺(tái)作為 信中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 9 / 28 息化平臺(tái)，使各種信息數(shù)據(jù)能共享使用，減少信息孤島，充分發(fā)揮信息化帶來的實(shí)際作用。 為協(xié)同辦公平臺(tái)能降低財(cái)物、客戶忠誠度、員工忠誠度等風(fēng)險(xiǎn)。在沒有一個(gè)有效的手段對(duì)這一風(fēng)險(xiǎn)加以控制，那它帶給企業(yè)將是毀滅性的風(fēng)險(xiǎn)。由此也可以看出協(xié)同辦公平臺(tái)的重要性。 協(xié)同辦公的必要性 協(xié)同辦公來源于自動(dòng)化辦公。 從 90 年代末期開始 ,隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化和協(xié)同管理的興起 ,更多的強(qiáng)調(diào)跨地域、跨部門之間的協(xié)同 ,OA 中也加入了新的協(xié)作工具 ,如即時(shí)通訊、項(xiàng)目管理、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、文檔共享等等。但此時(shí)的OA 實(shí)現(xiàn)的協(xié)作也僅是局部的、淺層次的 。更多的 單位 資源依然處于割裂和難以管理的狀態(tài)。 要實(shí)現(xiàn)良好的協(xié)作 ,首先需要突破物理邊界和組織邊界 ,讓處于不同的地理位置 ,不同組織的人員可以進(jìn)行無障礙的溝通 。其次 ,需要對(duì)整個(gè)的協(xié)作進(jìn)行管理 ,讓協(xié)作的對(duì)象為共同目標(biāo)而進(jìn)行一致性的、協(xié)調(diào)的動(dòng)作 ,對(duì)協(xié)作過程進(jìn)行監(jiān)控、調(diào)整 ,對(duì)協(xié)作產(chǎn)生的信息進(jìn)行完整的保留 ,并以知識(shí) 的方式進(jìn)行再利用。由于協(xié)作發(fā)生在企業(yè)的各個(gè)運(yùn)營環(huán)節(jié)中 ,因此還需要一定的應(yīng)用廣度來支持對(duì)其的管理。在傳統(tǒng) OA 中 ,協(xié)作往往是淺層次的 ,郵件、 BBS、即時(shí)聊天工具、工作流程等雖然可以實(shí)現(xiàn)一部分的協(xié)作 ,然而它們的涵蓋面十分有限 ,溝通的內(nèi)容零散 ,之后也很難對(duì)其結(jié)果進(jìn)行進(jìn)一步的整理。而在協(xié)同辦公中 ,由于各種資源之間的屏障被打破 ,因而這樣的協(xié)作可以貫穿于各個(gè)環(huán)節(jié)并容易得到集中的管理。如協(xié)作的內(nèi)容可以是 單位 積累的各種知識(shí)文檔 ,項(xiàng)目進(jìn)展中的某個(gè)任務(wù) ,或是 單位 的一個(gè)合同會(huì)簽流程 ,一種需要分配的物資 。協(xié)作的對(duì)象可以是一人對(duì)一人 ,或多人對(duì)多人 ,可以發(fā)生在 單位 同一部門員工之間 ,也可以發(fā)生在跨部門員工之間 ,還可以是不同 單位 ,單位 與客戶或合作伙伴之間的協(xié)作 。協(xié)作的方式可以是知識(shí)文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會(huì)議、即時(shí)聊天、任務(wù)分配等。同時(shí) ,協(xié)作的過程和結(jié)果可以得到很好的記錄 ,并最終形成知識(shí)體系的一部分。 中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 10 / 28 此時(shí)協(xié)同辦公的出現(xiàn)就有了明顯的必然性 ,首先是信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果 :軟件、網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)的融合是 IT 發(fā)展必然趨勢(shì)。依靠這三大技術(shù)及其依賴的硬件與電信基礎(chǔ)設(shè)施的成熟 ,協(xié)同辦公將水到渠成。 4 辦公自動(dòng)化的發(fā)展 辦公自動(dòng)化的發(fā)展 發(fā)展 前提 科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展 ， 在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)都改變著人們的工作和生活條件 ， 社會(huì)向著物質(zhì)文明和不斷提高的勞動(dòng)生產(chǎn)率大踏步前進(jìn) 。 科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也使辦公室這一傳統(tǒng)的以人工 (腦力和體力勞動(dòng)的高度結(jié)合 )為主的領(lǐng)域內(nèi)古老的勞動(dòng)方式發(fā)生了巨大的變化 。 辦公室中使用的各類現(xiàn)代化的辦公設(shè)備很大程度上代替了原來的文房四寶 ， 辦公桌上的打字機(jī)被計(jì)算機(jī)文字處理機(jī)所取代 ， 辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的 磁盤 所取代 ， 包括記錄 ，起草 ， 編輯 ， 修改 ， 打印 ， 存檔 ， 復(fù)制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作 ， 無論在時(shí)間上還是在空間上都被大大地壓縮了 ， 這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動(dòng) ，而且大大提高了辦公效率 ， 改善了辦公環(huán)境 ， 使人們從原先繁重的重復(fù)性 ，例行性的辦公事務(wù)中解放出來 ， 從而有更多的時(shí)間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上 。 應(yīng)用領(lǐng)域 用于辦公室工作的這些技術(shù)越來越先進(jìn) ， 設(shè)備越來越多 ， 功能越來越強(qiáng) ，性能也越來越高 ， 這為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無紙辦公創(chuàng)造了必要的條件 。 例如 ，用于處理辦公信息和進(jìn)行協(xié)同工作的各種計(jì)算機(jī) (包括微型機(jī) ， 超級(jí)小型機(jī)和中 ， 大型機(jī) )； 起草文稿用的文字 (詞 )處理機(jī) ； 制作報(bào)表用的電子表格打印機(jī) ； 編排各種文件 ， 資料格式等的 電子臺(tái)式出版系統(tǒng) ； 存放 ， 管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng) ； 自動(dòng)控制各種工作流程的辦公自動(dòng)化系統(tǒng) ； 支持遠(yuǎn)距離協(xié)同工作的視頻會(huì)議系統(tǒng) ； 計(jì)算機(jī)通信用的局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) ； 用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機(jī) ， 傳真機(jī) ； 復(fù)制資料用的復(fù)印機(jī)等 ， 這些技術(shù)和設(shè)備中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 11 / 28 對(duì)辦公室工作提供有力的支持 ， 在不同程度上為辦公室工作的自動(dòng)化提供了現(xiàn)代化的推動(dòng)手段 。 趨勢(shì)前景 在這些技術(shù)和設(shè)備中 ， 對(duì)辦公室自動(dòng)化的發(fā)展起最顯著作用的是計(jì)算機(jī)信息處理設(shè)備和構(gòu)成辦公室信息通信的計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 。 信息處理技術(shù)得益于計(jì)算機(jī)的高速處理能力 ， 沒有計(jì)算機(jī)技術(shù)就沒有現(xiàn)代化的信息處理技術(shù) 。 信息處理技術(shù)也延伸了辦公室業(yè)務(wù)處理的內(nèi)涵 ， 成為辦公室自動(dòng)化的