【文章內(nèi)容簡介】 實施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了管理手段，實現(xiàn)了運營的高效。 中北大學 信息商務(wù)學院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 4 / 28 2 事業(yè)單位辦公特點 傳統(tǒng)辦公特點 傳統(tǒng)辦公模式 ： 圖 傳統(tǒng)辦公模式 傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙介質(zhì)為主，在信息革命的浪潮中，顯然已經(jīng)遠遠不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作和生活的需要。 在傳統(tǒng)的辦公模式中，由于缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公的各個部門之間無法實現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實現(xiàn)各個部門之間的高效協(xié)作。在日常的辦公過程中，比較容易出現(xiàn)以下的差錯： 一是各部門的信息傳遞和事務(wù)交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯； 二是上下級和部門之間無法實現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時溝通； 三是信息和工作流程相互分離，缺少至關(guān)重要的隨時記錄，使工作監(jiān)控和評估困難重重。 可以想象，摻雜著如此大量的人工操作過程的事務(wù)處理方式根本無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公模式的需要。 現(xiàn)代化辦公特點 辦公自動化 及一體化 現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化辦公模式： 中北大學 信息商務(wù)學院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 5 / 28 圖 網(wǎng)絡(luò)化辦公模 式 現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)和大型信息管理系統(tǒng)中，企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組或者是文件流轉(zhuǎn)功能都是核心功能。同時企業(yè)辦公主要是一個文件流轉(zhuǎn)的過程，所有的辦公事務(wù)都可以抽象成一個數(shù)據(jù)庫 對象 。 辦公自動化系統(tǒng)的帶來的好處有： （ 1）信息傳遞與溝通交流順暢 排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯(lián)絡(luò)不暢而帶來的企業(yè)發(fā)展羈絆，通過構(gòu)建內(nèi)部通訊、信息發(fā)布與交流平臺，實現(xiàn)多途徑的聯(lián)絡(luò)與溝通，減少信息在途時間，提高信息的時效性，與此同時，縮短領(lǐng)導與職員之間，各部門之間的距離。 （ 2）規(guī)范工作管理，提高整體效率 解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)務(wù)處理諸多問題，有效避免工作中出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯辦等情況，杜絕職責不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強組織協(xié)調(diào)能力，提高團隊協(xié)作能力。同時，加強了領(lǐng)導實時了解事務(wù)狀態(tài)，實時掌控工作進度，強化了過程控制與監(jiān)督，加強了工作 管理。 (3) 整合信息資源，實現(xiàn)知識管理 打破“信息孤島”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動導致經(jīng)驗流失等問題，通過知識管理，有效整合并積累各類資源，實現(xiàn)再利用。 (4) 增強凝聚力，提高響應(yīng)能力 中北大學 信息商務(wù)學院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 6 / 28 在降低管理成本，促進管理進步的同時，能夠培養(yǎng)全員信息化關(guān)注與參與意識，激發(fā)掌握和利用先進信息技術(shù)的熱情，提高專業(yè)素質(zhì)，形成全新的企業(yè)文化。 公文的上傳下達 公文，它是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命 令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。 在各類企事業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報告、說明等。 上傳是指及時向領(lǐng)導和上級傳達單位內(nèi)外工作，下達則指將領(lǐng)導和上級的部署和意圖傳達到應(yīng)知對象。 公文一直是我國黨政各級機關(guān)以及企事業(yè)單位實現(xiàn)上傳下達的唯一正式形式。在整個辦文流程的文件產(chǎn)生、傳輸、收取、傳閱、歸檔等環(huán)節(jié)中，傳輸是最容易變革，也最容易產(chǎn)生應(yīng)用效果的環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的 公文發(fā)送模式下，基本上采用印刷和郵寄方式，這種方式速度慢，一般城市都需要兩三天的時間。且郵寄方式還存在環(huán)節(jié)多，保密性差，容易丟失、無法及時追蹤送達進度等問題。 電子公文傳輸在計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，實現(xiàn)了公文的電子化傳輸。主要處理過程是在建立的電子公章管理體系中，把將要發(fā)的公文文件轉(zhuǎn)換成不可篡改的版式文件（ CEB 格式），加蓋經(jīng)規(guī)范制作和嚴格管理的電子公章，制作成含有紅頭和公章的電子公文，并通過電子網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給收文單位；收文單位在收到電子公文后，可以進入 OA 系統(tǒng)流轉(zhuǎn)或者在權(quán)限允許范圍內(nèi)利用彩色打印機打印出具有 正式效力的紙質(zhì)文件。 中北大學 信息商務(wù)學院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 7 / 28 3 事業(yè)單位協(xié)同辦公趨勢 協(xié)同辦公概述 隨著企業(yè)對協(xié)同辦公要求的提高，協(xié)同辦公的定義隨之擴展，將其提升到了智能化辦公的范疇。大多企事業(yè)不僅需要解決日常辦公、資產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)管理、信息交流等常規(guī)協(xié)同的功能，并且在即時溝通、數(shù)據(jù)共享、移動辦公等方面提出了更進一步的需求，不僅如此，很多企事業(yè)也在尋求低成本、高性能、高整合、智能化管理企業(yè)的綜合性管理應(yīng)用平臺。 一、協(xié)同辦公的 本質(zhì) 協(xié)同的本質(zhì)就是打破資源（人、財、物、信息、流程）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕硕M行協(xié)調(diào)的運作，通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達成一致的目標 。 二、 協(xié)同辦公 的發(fā)展歷程 : 第一階段： 1998－ 2020 年電子郵件為中心的協(xié)同辦公時代 第二階段： 20202020 年信息交流的協(xié)同辦公時代 第三階段： 2020－ 2020 年工作流管理、知識管理和項目管理進入主流的協(xié)同辦公時代 第四階段： 2020－ 2020 年目標績效管理的協(xié)同辦公時代 三、 協(xié)同辦公 的發(fā)展方向 未來的協(xié)同辦公 將會在以下三個方面得到發(fā) 展： 協(xié)同化：協(xié)同化不僅僅是企業(yè)管理理念發(fā)展的趨勢，也是信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。協(xié)同軟件一方面將加強自身 “ 內(nèi)涵 ” 的協(xié)同性，更多地突破資源之間的壁壘，提供一個暢通無阻的工作環(huán)境；另一方面，由于協(xié)同軟件的定位并不在于取代其他專業(yè)管理軟件，而在于提供融合孤立資源的平臺，因此它也將加強其 “ 外延 ” 的協(xié)同性，以各種技術(shù)手段實現(xiàn)與其他專業(yè)軟件更多的互動和對接。 智能化：協(xié)同軟件不僅要能充當企業(yè)辦公的助手，更要能進一步充當 中北大學 信息商務(wù)學院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 8 / 28 “ 參謀 ” 的角色。這就意味著協(xié)同軟件不僅僅是信息的載體，更是信息的分析工具，能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)的加工和轉(zhuǎn)換，提供從基本查詢、報表和智能分析的一系列工具并以各種形象的方式展現(xiàn)，從而為企業(yè)考察運營情況、分析當前問題所在、制定未來發(fā)展計劃等提供更多的決策支持。 知識化：協(xié)同軟件還應(yīng)是企業(yè)知識管理的工具。尤其是在知識經(jīng)濟下，知識已經(jīng)成為企業(yè)能夠獲得發(fā)展的原動力，而不再是辦公事務(wù)本身帶來的短期利益。協(xié)同軟件將利用自身的優(yōu)勢，更多地關(guān)注知識的收集、積累與繼承，并提供相應(yīng)的知識管理工具，以幫助提升企業(yè)及員工的內(nèi)在能力，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù) 發(fā)展。 協(xié)同辦公的意義 如果我們把一個組織進行抽象理解，那么在任何一個單位都有七大基本要素：人的要素、流程的要素、知識的要素、客戶資源的要素、項目事件的要素、物的要素和財?shù)囊?； 這七大要素并不孤立存在必定是相互之間強關(guān)聯(lián)的，同時這些要素在單位組織內(nèi)部的各個部門之間進行流轉(zhuǎn)。 人是流轉(zhuǎn)的中心樞紐，流程是各個環(huán)節(jié)連接的紐帶，知識是整個過程的資源庫，客戶資源是目的資源庫，項目是宏觀過程中的分支，物和財則是整個流程的基本要素與最終價值，只有將這些要素有機的結(jié)合在一起，才能有效地實現(xiàn)對資源的綜合利用。 協(xié)同辦公的重要性 隨著信息化建設(shè)的日益深入，無論是政府還是企事業(yè)單位，相互之間的信息溝通與協(xié)同工作越來越重要。單位發(fā)展壯大，費用肯定要升高，但卻沒有一個有效手段加以控制，礙于成本費用，工作效益以及分機機構(gòu)溝通方面的全面協(xié)調(diào)， OA 協(xié)同辦公平臺營運而生。 協(xié)同辦公平臺是解決方案的核心部分，主要面對有分支機構(gòu)的事業(yè)和政府機關(guān)單位，主要作用是把總部和全國的分支機構(gòu)連接起來進行統(tǒng)一管理，以系統(tǒng)手段規(guī)范全體員工的工作。領(lǐng)導可以在任意一點掌控全局，監(jiān)控企業(yè)運行，從而達到提升管理、防范風險的目的；同時利用協(xié)同辦公平臺作為 信中北大學 信息商務(wù)學院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 9 / 28 息化平臺，使各種信息數(shù)據(jù)能共享使用，減少信息孤島，充分發(fā)揮信息化帶來的實際作用。 為協(xié)同辦公平臺能降低財物、客戶忠誠度、員工忠誠度等風險。在沒有一個有效的手段對這一風險加以控制，那它帶給企業(yè)將是毀滅性的風險。由此也可以看出協(xié)同辦公平臺的重要性。 協(xié)同辦公的必要性 協(xié)同辦公來源于自動化辦公。 從 90 年代末期開始 ,隨著市場環(huán)境的變化和協(xié)同管理的興起 ,更多的強調(diào)跨地域、跨部門之間的協(xié)同 ,OA 中也加入了新的協(xié)作工具 ,如即時通訊、項目管理、網(wǎng)絡(luò)會議、文檔共享等等。但此時的OA 實現(xiàn)的協(xié)作也僅是局部的、淺層次的 。更多的 單位 資源依然處于割裂和難以管理的狀態(tài)。 要實現(xiàn)良好的協(xié)作 ,首先需要突破物理邊界和組織邊界 ,讓處于不同的地理位置 ,不同組織的人員可以進行無障礙的溝通 。其次 ,需要對整個的協(xié)作進行管理 ,讓協(xié)作的對象為共同目標而進行一致性的、協(xié)調(diào)的動作 ,對協(xié)作過程進行監(jiān)控、調(diào)整 ,對協(xié)作產(chǎn)生的信息進行完整的保留 ,并以知識 的方式進行再利用。由于協(xié)作發(fā)生在企業(yè)的各個運營環(huán)節(jié)中 ,因此還需要一定的應(yīng)用廣度來支持對其的管理。在傳統(tǒng) OA 中 ,協(xié)作往往是淺層次的 ,郵件、 BBS、即時聊天工具、工作流程等雖然可以實現(xiàn)一部分的協(xié)作 ,然而它們的涵蓋面十分有限 ,溝通的內(nèi)容零散 ,之后也很難對其結(jié)果進行進一步的整理。而在協(xié)同辦公中 ,由于各種資源之間的屏障被打破 ,因而這樣的協(xié)作可以貫穿于各個環(huán)節(jié)并容易得到集中的管理。如協(xié)作的內(nèi)容可以是 單位 積累的各種知識文檔 ,項目進展中的某個任務(wù) ,或是 單位 的一個合同會簽流程 ,一種需要分配的物資 。協(xié)作的對象可以是一人對一人 ,或多人對多人 ,可以發(fā)生在 單位 同一部門員工之間 ,也可以發(fā)生在跨部門員工之間 ,還可以是不同 單位 ,單位 與客戶或合作伙伴之間的協(xié)作 。協(xié)作的方式可以是知識文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會議、即時聊天、任務(wù)分配等。同時 ,協(xié)作的過程和結(jié)果可以得到很好的記錄 ,并最終形成知識體系的一部分。 中北大學 信息商務(wù)學院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 10 / 28 此時協(xié)同辦公的出現(xiàn)就有了明顯的必然性 ,首先是信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果 :軟件、網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)的融合是 IT 發(fā)展必然趨勢。依靠這三大技術(shù)及其依賴的硬件與電信基礎(chǔ)設(shè)施的成熟 ,協(xié)同辦公將水到渠成。 4 辦公自動化的發(fā)展 辦公自動化的發(fā)展 發(fā)展 前提 科學技術(shù)突飛猛進的發(fā)展 ， 在各個領(lǐng)域內(nèi)都改變著人們的工作和生活條件 ， 社會向著物質(zhì)文明和不斷提高的勞動生產(chǎn)率大踏步前進 。 科學技術(shù)的飛速發(fā)展也使辦公室這一傳統(tǒng)的以人工 (腦力和體力勞動的高度結(jié)合 )為主的領(lǐng)域內(nèi)古老的勞動方式發(fā)生了巨大的變化 。 辦公室中使用的各類現(xiàn)代化的辦公設(shè)備很大程度上代替了原來的文房四寶 ， 辦公桌上的打字機被計算機文字處理機所取代 ， 辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的 磁盤 所取代 ， 包括記錄 ，起草 ， 編輯 ， 修改 ， 打印 ， 存檔 ， 復制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作 ， 無論在時間上還是在空間上都被大大地壓縮了 ， 這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動 ，而且大大提高了辦公效率 ， 改善了辦公環(huán)境 ， 使人們從原先繁重的重復性 ，例行性的辦公事務(wù)中解放出來 ， 從而有更多的時間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上 。 應(yīng)用領(lǐng)域 用于辦公室工作的這些技術(shù)越來越先進 ， 設(shè)備越來越多 ， 功能越來越強 ，性能也越來越高 ， 這為實現(xiàn)辦公自動化和無紙辦公創(chuàng)造了必要的條件 。 例如 ，用于處理辦公信息和進行協(xié)同工作的各種計算機 (包括微型機 ， 超級小型機和中 ， 大型機 )； 起草文稿用的文字 (詞 )處理機 ； 制作報表用的電子表格打印機 ； 編排各種文件 ， 資料格式等的 電子臺式出版系統(tǒng) ； 存放 ， 管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng) ； 自動控制各種工作流程的辦公自動化系統(tǒng) ； 支持遠距離協(xié)同工作的視頻會議系統(tǒng) ； 計算機通信用的局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) ； 用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機 ， 傳真機 ； 復制資料用的復印機等 ， 這些技術(shù)和設(shè)備中北大學 信息商務(wù)學院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 11 / 28 對辦公室工作提供有力的支持 ， 在不同程度上為辦公室工作的自動化提供了現(xiàn)代化的推動手段 。 趨勢前景 在這些技術(shù)和設(shè)備中 ， 對辦公室自動化的發(fā)展起最顯著作用的是計算機信息處理設(shè)備和構(gòu)成辦公室信息通信的計算機通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 。 信息處理技術(shù)得益于計算機的高速處理能力 ， 沒有計算機技術(shù)就沒有現(xiàn)代化的信息處理技術(shù) 。 信息處理技術(shù)也延伸了辦公室業(yè)務(wù)處理的內(nèi)涵 ， 成為辦公室自動化的