【文章內(nèi)容簡介】 、第二位的兩位成員應(yīng)劇中，以保持兩邊人數(shù)的均衡。（四）相關(guān)鏈接1．會場整體布局的類型（1）較大型會場的座次安排。會場座次布局?jǐn)[放可以有多種形式或形狀，較大型的會議一般在禮堂、會堂、體育場館舉行，會場座位布局形狀基本固定。還可采取大小方形和半圓形，所謂大小方形是指適合于大型的代表會議、紀(jì)念性會議、布置工作會議等。小方形中就座的是領(lǐng)導(dǎo)，大方形中就座的是與會者。（2）中小型會議的座次安排。一些中小型的辦公室、專題會、研討會一般在會議室、會議廳或臨時設(shè)置的會客室進(jìn)行，可擺放成方拱形、圓形、長方形、T字形。這些形式可使人員坐得比較緊湊，便于討論和發(fā)言。2．場內(nèi)座位的區(qū)劃（1）會場座位區(qū)劃的意義。一些中大型會議參加的人員多，會場的區(qū)域過大，使參會人員不易迅速找到座位，常常影響會議按時召開，降低了會議的效率。有些會議參會人員在會議中的角色不盡相同，便如表彰、發(fā)獎大會，一些代表是表彰對象，在會議中要上臺領(lǐng)獎，為了有序和方便起見，一般都會事先劃分有關(guān)區(qū)域，以便統(tǒng)一就座或有序地進(jìn)、退場。（2）場內(nèi)座次區(qū)劃的主要方法根據(jù)會場的整體布局，劃分出ABCD等大區(qū)域。按照場內(nèi)座位排號分區(qū)，每個單位各占幾排；或正式代表坐前，列席代表坐后。為會議中受表彰、領(lǐng)獎的人員標(biāo)出專門的區(qū)域。四、發(fā)布會議信息（一）相關(guān)知識1．會議信息的內(nèi)容會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會讀的宣傳報道內(nèi)容；會議的決議內(nèi)容。2．會議信息的類型會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同將信息分成各個類別，使信息條理化，便在放和查找，提高信息利用的效率。（具體分類后面再詳細(xì)介紹）（二）示例分析名山公司要召開2003年度總結(jié)大會，作為大會工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會議文件材料工作。會前王琴進(jìn)行會議籌備有關(guān)信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準(zhǔn)備。年度大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結(jié)、體會或者經(jīng)驗(yàn)，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進(jìn)展情況。例如，有哪些成績、經(jīng)驗(yàn)，出現(xiàn)了哪些問題，哪些問題有相當(dāng)?shù)钠毡樾?，哪些問題亟需研究解決等。通過廣泛、深入、細(xì)致的了解，獲得了大量可靠信息，并從中選擇出有價值的信息為報告的準(zhǔn)備提供參考。會議期間王琴認(rèn)真做好會議記錄，力求會議記錄準(zhǔn)確、完整、忠實(shí)發(fā)言人的原意。并進(jìn)行會議發(fā)言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報，確保與會者掌握會議情況和主要信息，使會議達(dá)到良好的效果。會后王琴認(rèn)真編寫會議紀(jì)要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動會議精神的貫徹落實(shí)。她還搜集齊全會議期間所有文件材料，及時整理有關(guān)會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴在大會期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。點(diǎn)評：會議規(guī)模大小不一，內(nèi)容也相關(guān)甚遠(yuǎn)，但是任何性質(zhì)或內(nèi)容的會議，實(shí)際上都是通過信息溝通和交流，解決問題，達(dá)成共識，得出結(jié)論。因此，會議的信息工作至關(guān)重要。王琴在會議活動中積極主動做好會前信息的搜集、會中信息的綜合處理以及會后信息的整理利用工作，體現(xiàn)了良好的信息意識和信息工作能力。會議信息流動和處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直接影響會議的質(zhì)量和效率，影響會議的實(shí)際不效果。王琴的會議信息工作實(shí)際上是確保會議信息有效流動，實(shí)現(xiàn)會議目的的工作。因此可見，辦理一切會議事務(wù)，必須以全面、準(zhǔn)確、有效的信息為依據(jù)。提供會務(wù)服務(wù)，就是要為會議交流處理信息提供服務(wù)，為會議開發(fā)和利用信息服務(wù)。必須把會議信息工作貫穿于會務(wù)工作各個環(huán)節(jié)的主體性工作，認(rèn)真做好會議信息的搜集、加工、傳遞、利用，在交流會議信息、實(shí)現(xiàn)信息共享中發(fā)揮重要作用。（三）工作程序 1．傳遞會議通知信息會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。在作出了召開會議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會議通知信息傳遞給與會者。通知的傳遞可以通過當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真、書面形式或電子郵件的形式進(jìn)行?？梢愿鶕?jù)會議的性質(zhì)、參加的范圍、時間的緩急和保密要求選擇適當(dāng)?shù)耐ㄖ绞?，必要時可以同時使用兩種以上方法，以確保通知信息的有效性。會議通知內(nèi)容的傳遞要盡可能詳盡、明確。書面通知的內(nèi)容一般應(yīng)包括：會議名稱、主辦者、會議內(nèi)容、參加對象、會議的時間與地點(diǎn)、其他事項、聯(lián)絡(luò)信息。2．分發(fā)傳遞會議文件有些會議文件要在會議召開之前發(fā)給與會者，有些則在會議召開時分發(fā)。但無論何時分發(fā)，都應(yīng)盡量提前做好文件分發(fā)的準(zhǔn)備工作，落實(shí)各項分發(fā)工作。（1）準(zhǔn)備。分發(fā)文件前可以按照與會人員名單，給每人準(zhǔn)備一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會議文件”字樣。（2）登記。分發(fā)重要文件一般要登記編號。文件編號通常印在文件首頁的左上角處。字體字號應(yīng)有別于文件正文。具有保密內(nèi)容的文件應(yīng)注明密級。（3）附清退目錄。一些征求意見稿或保密性文件，需要在會后退回的，分發(fā)時應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。（4）裝封。對于 需要提前發(fā)出的文件，首先要認(rèn)真檢查核對，明確文件的發(fā)送對象，確保發(fā)送的文件準(zhǔn)確無誤。查文件份數(shù)，查有無附件，查有無多發(fā)、重發(fā)、漏發(fā)的單位或個人。其次，將文件裝入文件袋，封上口。封口要牢固，以免文件信息在傳遞過程中滑出。然后，在封皮上仔細(xì)填寫好收件人的姓名、地走與郵政編碼。（5）發(fā)出。發(fā)出會議文件時，要根據(jù)會議的規(guī)模以及會議文件的性質(zhì)，采用合適的傳遞方法，及時將文件分發(fā)給與會者，避免漏發(fā)。重要文件及保密文件分發(fā)時要履行簽收手續(xù)，會議召開后臨時分發(fā)的文件，秘書要做好記錄。 中國最大的資料庫下載的分出方法有：1）提前發(fā)出。對需提前發(fā)出的文件，應(yīng)按照會議的時限要求與保密程度選擇適當(dāng)?shù)奈募鬟f方式及時發(fā)出。內(nèi)容重要又須事先送達(dá)與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá)。2）簽到時發(fā)出。較大規(guī)模的會議可在與會人員簽到時由工作人員分發(fā)給與會人員：中小型規(guī)模的會議的主要文件及會務(wù)管理文件，如工作報告、議程、日程安排、作息時間表、會議須知等盡可能在與會者報到時分發(fā)。3）會中發(fā)出。領(lǐng)導(dǎo)講話、會議快報、簡報及其他會議資料，需要在會中分發(fā)。所發(fā)文件或資料，如屬要收退的，應(yīng)在文件的右上角寫上收文人姓名，收文時要登記，為清退創(chuàng)造便利條件。4）現(xiàn)場發(fā)出。會議期間使用的文件大多數(shù)可以在會議現(xiàn)場發(fā)出。特別是人數(shù)較少的小型會議，會議的信息資料可以放置在會議室的桌面上，由與會人員直接拿取。3．溝通傳遞會議有關(guān)情況在會議組織與活動中有許多事項需要溝通與聯(lián)系，必須做好會場內(nèi)外、與會者之間、會議活動上下之間的溝通。（1）會場內(nèi)外的溝通與聯(lián)系。會議期間會場內(nèi)外隨時要進(jìn)行文件的傳遞或事項的溝通，如有關(guān)部門轉(zhuǎn)送給領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，有關(guān)重要的緊急情況，有關(guān)重要的電話、電報、信件等，應(yīng)及時傳送給領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員。（2）辦好會議簡報、快報傳遞信息。會議期間要認(rèn)真做好記錄工作、情況匯總工作，編寫和印發(fā)會議簡報、快報，作為會場信息溝通的工具和分組討論各組間信息溝通的重要渠道，及時向會議領(lǐng)導(dǎo)和與會者提供會議期間的動態(tài)信息。也可以此作為形成會議紀(jì)要等會議文件的信息依據(jù)。（3）向領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息。利用會間休息時間，廣泛征求與會者的意見、建議和要求，交將搜集的有關(guān)情況及時進(jìn)行綜合處理，分類向領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便將具體問題及時予以解決。（4）發(fā)布會議新聞。重要的會議需要發(fā)布新聞報道，要做好新聞發(fā)布工作，加快會議精神傳播的進(jìn)度和擴(kuò)大傳播的范圍，擴(kuò)大會議的影響，提高會議的透明度，利于會議精神的貫徹落實(shí)。（四）注意事項1．發(fā)布會議信息的前要進(jìn)行報審（1）審核會議新聞稿。與新聞媒介接觸，一般需要公共宣傳人員提供新聞稿件。因此，會議宣傳人員必須具備新聞寫作的基本知識與技巧。報送、審核會議新聞稿時要重點(diǎn)關(guān)注以下幾點(diǎn)：1）報道的消息是否是客觀事實(shí)。2）這些客觀事實(shí)是新近發(fā)生的；這些新近發(fā)生的事實(shí)是否是廣大觀眾所關(guān)心而未知的。3）新聞稿是否簡明扼要，盡量用精悍凝練的文字傳達(dá)了最多的信息。4）關(guān)鍵詞是否抓住了公眾的注意力，能夠吸引公眾繼續(xù)閱讀。5）在新聞稿的開頭要注明會議標(biāo)志、主題以及主辦者。（2）審核提供給新聞單位的圖片、表格和音像資料。對于提供給新聞單位的圖片、表格和音像等方面的材料要加強(qiáng)審核，特別是涉及知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密內(nèi)容的資料更是要認(rèn)真把關(guān)。2．要對媒體進(jìn)行選擇（1）發(fā)布會議信息方首先要發(fā)掘有新聞價值的信息。會議的許多方面都可能具有新聞價值：會議可能有很重要的主題，能夠有效地吸引新聞編輯的注意；或者會議有別具一格的策劃，也會引起媒體的興趣。最好的會議新聞也不一定得到媒體的重視，但是組織欠佳的信息發(fā)布肯定很快就會遭到媒體拒絕。因此，發(fā)布會議信息人員應(yīng)該考慮向媒體提供怎樣的信息才能更好的引起媒體的重視。（2）發(fā)布會議信息的人員在選擇媒體時要了解各種媒體需求的重點(diǎn)和偏好。會議組織要清楚不同的媒體各自需要什么類型的新聞。電子媒體和報紙通常很注重新聞的即時性，而雜志則對那些有深度的過往新聞比較感興趣。日報和電報有時也可能使用一些沒有時間性的新聞。（3）在選擇媒體時要兼顧新聞的覆蓋面、受眾群、費(fèi)用和時效。（4）要盡量邀請與組織良好的媒體。（五）相關(guān)鏈接1．發(fā)布會議信息的程序如圖2．媒體的類型會前發(fā)布會議信息的一項非常重要的任務(wù)就是了解媒體，知道有哪些媒體可以得用；這些媒體的習(xí)慣分別是什么；如何才能接觸到這些媒體。從公開發(fā)行的目錄中可以找到各種報紙、雜志、電視臺、廣播電臺和專欄作家的聯(lián)系方式。根據(jù)媒體的來源，會議發(fā)布信息策略中可供利用的媒體可以劃分為：（1）地方媒體。地方媒體是會方組織者首先要面對的媒體，這里所指的地方媒體主要是指會議所在地的媒體。會議當(dāng)?shù)馗鞣N類型的媒體會議組織者都應(yīng)該考慮到，地方媒體會比較重視關(guān)系到當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的新聞，因此首要考慮地方媒體。（2）全國性媒體。全國性媒體有時會轉(zhuǎn)載地方新聞，并在全國，甚至世界其他國家進(jìn)行報道，因此全國性媒體具有更強(qiáng)的宣傳實(shí)力。（3）會議組織者自有媒體。部分會議組織者擁有自己主辦的刊物（例如某些行業(yè)協(xié)會有自己的正式刊物；某些企業(yè)有自辦的報紙和雜志），它們可以就會議進(jìn)行報道，并且可以發(fā)表一些在會議上宣讀的論文。（4）發(fā)言人或參會者家鄉(xiāng)的地方媒體。這些媒體也可能對其居民參與的會議感興趣。五、安排會議食宿（一）相關(guān)知識會議餐飲的常識（1）食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。（2）就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。（3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，應(yīng)事先將坐位卡及菜單擺上。（4）席位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上 陳列宴會簡圖，標(biāo)出全場席位以及出席者的位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。如有講話，通常要事先確定講話內(nèi)容，致詞要盡量簡明扼要，熱情洋溢。如是涉外會議要事先安排翻譯員。會議住宿的常識（1）住宿的安排是一項具體細(xì)致的工作，要提前編制住房分配法方案。（2）長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)?shù)?照顧。（3）具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。（4）有時還要考慮地區(qū)集中，便于討論。（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況，列出住宿表。（6）報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。（二）實(shí)例分析天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會，會后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會慣例，安排桌次坐位。這次宴會共設(shè)3桌（圓桌），餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為3號桌，擺成三角形，突出主桌，重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺放在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了編在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。點(diǎn)評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良影響。（三）工作程序安排會議餐飲（1）根據(jù)會議的經(jīng)費(fèi)和人員情況聚頂會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。一般由主辦方負(fù)責(zé)付費(fèi)的會議餐飲標(biāo)準(zhǔn)，都要根據(jù)會經(jīng)費(fèi)的預(yù)算切塊情況，量入為出，制定統(tǒng)一的餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。由與會者自己付費(fèi)餓餐飲，會議一般要給與一定的補(bǔ)貼。（2）就餐方式可根據(jù)會議的郭默和性質(zhì)瀨確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。一般性的會議除了開頭和結(jié)尾的宴會采取包餐形式，達(dá)多采用自助餐方式。自助餐方便衛(wèi)生，儉樸節(jié)約。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲的實(shí)踐和地點(diǎn)。（4）事先設(shè)計和確定就餐的憑證。（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。會議餐飲的菜肴的精致可口、賞心悅目、特色突出；要照顧不同國家、不同民族與會人員的習(xí)慣、風(fēng)俗、禁忌；還要冷熱、甜咸、色香味搭配，并為有禁忌的人員單獨(dú)安排菜單。（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。（7）給因開會或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水，飲料的供應(yīng)。安排會議住宿在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時，要充分考察其基本設(shè)施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地點(diǎn)是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合進(jìn)行選擇。要是由與會者自己支付住宿費(fèi)，就需選擇幾家價格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者同一家賓館不同的標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。（1）安排方式的選擇。最簡單的方法是由與會者自己安排住宿，更有效和經(jīng)濟(jì)的方法是有主辦單位集體預(yù)定房間。如果不事先保留房間，會產(chǎn)生下列問題：遇到旺季，飯店可能姜房間訂出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠(yuǎn)的地方。與會者可能拿不到優(yōu)惠價格，因?yàn)樯⒖妥∷薜膬r格空間較小。會場租金可能較高（如會場也在飯店），通常飯店以預(yù)定房間數(shù)多寡來考慮場租可否講價。（2）預(yù)定會議住宿的程序（參見五級秘書內(nèi)容）。（3）確定會議住宿的程序（參見五級秘書內(nèi)容）。（四）相關(guān)鏈接會議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)宴請目的、出席人員的