淺論公司前臺管理的重要性(編輯修改稿)
2024-07-22 17:01 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 職，所專業(yè)以也需要具備一定的專業(yè)知識與能力：對辦公室工作程序熟悉。比如：前臺工作人員應(yīng)對公司的各辦公室的位置及職能了如指掌，清楚各業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人及其電話號碼。了解業(yè)務(wù)歸屬以及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理的基本流程。以方便及時的給與客戶，領(lǐng)導(dǎo)及合作者以指引和幫助?？梢允炀毷褂酶鞣N辦公自動化設(shè)備，能熟練使用電腦的基本辦公軟件，如 office 軟件；能熟練收發(fā)電子郵件。能熟練使用常用的辦公設(shè)備，如：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。具有良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力，及較強(qiáng)的保密意識。，并讓企業(yè)文化從你的言行中體現(xiàn)出來，宣傳出來。二、前臺的工作職責(zé) 根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為從前臺的工作職能范圍就很容易看出前臺的工作在公司管理中起到的作用。前臺的職能范圍包括：（一）基本職能范圍時刻堅(jiān)守在前臺工作崗位，遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好本職工作，不得隨意離開；前臺文員負(fù)責(zé)前臺服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接，做好來電咨詢工作，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員，不遺漏、延誤；負(fù)責(zé)來訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；負(fù)責(zé)公司的文件處理工作，打印、復(fù)印、傳真的收；負(fù)責(zé)公司各類信件、包裹、報(bào)刊雜志的簽收及分送工作；對客戶的投訴電話，及時填寫登記表，并于第一時間傳達(dá)到客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)，定期將客戶投訴記錄匯總給相關(guān)負(fù)責(zé)人；負(fù)責(zé)公司前臺或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈；接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助作好行政部其他工作；認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定，完成本部門分配的工作和任務(wù)；管理辦公各種辦公設(shè)備,合理使用并提高設(shè)備的使用效率,提倡節(jié)儉。從其中的第6條可以看出，前臺工作的核心工作效能是：對外聯(lián)絡(luò)的一個窗口，也是溝通公司內(nèi)部各部門與辦公室工作之間的橋梁，公司管理層應(yīng)積極思考利用好前臺工作人員，要求其其接觸到的大量信息的接收、歸納分解以至處理。由此看出，前臺不僅僅是一個接待人員，更應(yīng)該是一個對公司有高度責(zé)任感，能從大量信息中敏感的獲取對公司有用的信息的為公司決策提出應(yīng)有意見的參謀角色。當(dāng)然，這一角色的能否發(fā)揮作用，還是得看公司是否對其進(jìn)行后天的相關(guān)培訓(xùn)是否到位。（二）延伸性職能考勤職能前臺工作人員站在公司的最前線，正對著公司的大門，有很好的觀察位置。那么公司管理要中意利用好前臺這一優(yōu)勢，比如：要前臺記錄公司員工上下班出勤情況以及違反公司各項(xiàng)規(guī)章制度的考勤，請假情況的記錄等，將其作為公司考核的一項(xiàng)重要依據(jù)。檔案管理職能前臺的工作要求能夠熟悉各種辦公常用軟件，以及各種文書的擬制和資料的整理是非常重要的。收發(fā)文件，張貼公告，信函接收，這些都要細(xì)心地做好，同時歸檔，整理，保存。所以介于這個原因，公司在管理上，可以將檔案管理及整理保存這一塊交由前臺負(fù)責(zé)或者兼為負(fù)責(zé)，以減輕行政部門的工作壓力。文化宣傳職能每一家公司都自己獨(dú)特的企業(yè)文化。企業(yè)文化是一種無形資產(chǎn)，它的力量和影響是無窮盡，不可想象的。而前臺由于直接處于與客戶接觸的第一
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