【文章內容簡介】 ——內審小組的人員配合組長實施內審工作?！駜葘彽娜粘９芾聿块T的職責：——負責組織和策劃內審工作；——負責落實內審所需的資源；——負責內審的實施策劃工作；——協(xié)調各部門與內審有關的活動；——選擇和組織內審組，推薦審核組長；——協(xié)調內審中所發(fā)生的問題；——進行內審資料的保存；——組織內審后續(xù)活動的跟蹤等?！窆芾碚呗氊煛跈鄡葘徆芾聿块T，明確職責、權限；——根據需要提出內審要求；——批準內審計劃(亦可授權管理者代表)；——了解內審的結果并提出糾正要求；——根據內審情況判斷質量體系的有效性和適宜性(管理評審)；——對質量體系的改進提出要求及配備必要的資源?！窆芾碚叽砺氊煛苯庸芾韮葘彽呢熑尾块T，任命內審組長和組員；——就內審責任部門提出的問題給于協(xié)調和解決；——批準內審計劃(管理者授權時)，批準內審報告；——掌握內審的結果并就重要事項向管理者報告；——協(xié)調重大內審問題的糾正措施并將結果向管理者報告；——提出質量體系改進的建議以供管理者決策?！駥徍私M長職責——負責內審組的管理工作；——進行內審組成員的資格審查及進行內審的分工；——檢查內審組成員的準備工作，審核內審工作計劃；——指導內審組成員的實施工作，審查不合格報告；——負責審核中各次會議的組織(首次會議、末次會議、審核組內部會議等)；——起草和／或審核內審報告，對內審的結果的真實、有效性負責；——協(xié)調、報告內審中的重大障礙；——確保內審計劃的完成； ——提出對質量體系有效性的判斷；——對內審的后續(xù)跟蹤工作的有效性負責；——整理并提交所有的內審資料。●審核員職責——按審核組長的分工完成準備工作文件；——按審核計劃安排進行內審實施；——編制不合格報告并對不合格報告的真實性、準確性負責；——按組長的要求完成內審報告及其他相關文件；——對內審后的跟蹤工作負責，驗證糾正措施的有效性；——參與對質量體系有效的判斷。2．內審的資源●財力資源——般來說做內審不需要太多的財力支出，但對內審員的培訓可能需要支付培訓費用；——當組織的規(guī)格較大，分散的范圍較廣(如存在外地或國外分支機構)可能需考慮差旅費用；——另外組織在進行內審時，可能使正常的工作狀態(tài)受到一些影響，一般可通過內審計劃的調整來減少或避免這種影響，如將日常業(yè)務繁忙的部門安排在工作時間以外(節(jié)假日、晚上等)。●人力資源——對于內審來說一般至少有兩名或以上的內審員來承擔一次內審工作，較大型的組織可有多名的內審員；——內審員的多少取決于組織的自身情況，原則是“審核活動應與被審核活動無直接責任的人員執(zhí)行”，也就是說對內審員來說，其自己所在部門不能由其本人去審核；——內審員須經過挑選具備一定的知識和技能及受過的相關的審核員培訓。●工作條件和設施——組織應提供審核活動的場所，如會議室、內審組開會場所；——辦公用品，如記錄紙、本、筆等，辦公設施如通信設施、復印機、電腦；——需要的交通工具、工作服等?！駮r間、行程安排——合理安排時間，可使內審的效率提高，避開某些部門的工作高峰期，可避免因等待而浪費時間；——行程安排也是提高工作效率的方法，減少不必要的路途重復，增加現場工作的有效時間?！窆ぷ魑募峁┙o內審組審核所需的文件，如質量手冊、程序文件、其他文件；——準備好審核所需的其他工作文件，如內審計劃、檢查表等；——準備必要的記錄表格，如不合格報告、現場審核記錄等?！裥畔①Y源——作為內審的必要資源還有與質量體系運行有關的記錄和各類信息；——配合內審員工作的各部門工作人員所提供的信息；——設備設施的信息；——顧客投訴的信息；——產品和/或服務有關信息等；第三章 內部質量審核的實施實務一、內部質量審核的實施步驟1．內部質量審核的實施步驟內審核策劃 按標準要求，結合組織的具體情況配備自源制定運作程序 根據策劃的要求制定《內部質量體系審核程序》實施運行程序 執(zhí)行程序的規(guī)定，定期開展審核實施情況檢查 內部質量體系審核過程也應作為內審檢查的的內容改進 可根據組織發(fā)展的需要進行改進 圖 312．實施內部質量審核的具體部驟內審準備 成立內審小組，任命內審組長，內審準備。 內審實施 根據制定的內審計劃實施現場內審內審后跟蹤 按審核報告要求跟蹤糾正措施的實施情況糾正措施驗證 驗證糾正措施是否達到預期效果二、內部質量審核的策劃1．組織和資源策劃●組織和資源策劃應考慮的方面——考慮組織產品和／或服務的特點；——考慮組織結構特點；——考慮組織資源的分配方面因素；——考慮組織內部及外部環(huán)境的需要?！窠M織和資源策劃的作用——結合組織特點，合理利用資源；——合理策劃可揚長避短；——預先考慮充分、策劃得當，能夠使內審工作進展順利?！窠M織和資源策劃的內容——明確相關部門的職責和權限；——合理授權有關人員；——規(guī)定工作接口及隸屬關系；——策劃文件系統(tǒng)；——培訓人員；——合理配備各類資源。 2．質量手冊的策劃●質量手冊中內審章節(jié)策劃應考慮的方面——組織結構及資源的充分與否；——質量體系標準的要求；——組織外部對內審的要求；——組織內部的內審需求。●質量手冊的作用——在有關章節(jié)申明確職責權限；——明確如何識別內審需求及確定內審頻次；——明確內審的目的；——為內審開展提供準則?！褓|量手冊的內容——內審部門及人員的職責權限；——如何識別內審需求；——如何確定內審頻次；——如何確保達到內審目的；——如何開展內審及確保其有效性的原則要求等。 案例見本書第五章。3．質量體系程序的策劃●內審程序文件策劃應考慮的方面——質量手冊及質量體系標準的要求及原則；——根據組織內職能的分配，合理制定流程；——考慮組織內人員的素質，編寫可操作的程序?！癯绦蛭募淖饔谩笇ЫM織內部有關人員開展內審工作；——為內審工作的開展提供適當、可操作的程序；——規(guī)定審核中各方面相關人員的作用；——規(guī)定工作流程和工作接口；——防止內審人員的隨意性；——規(guī)定內審中各項文件、記錄的使用；——為內審后續(xù)工作規(guī)定要求，防止走形式、走過場。 ●內部質量審核程序內容——內審的管理職責和權限；——規(guī)定內審人員(組長和組員)的資格和任命辦法；——規(guī)定內審的時機和頻次； ——明確內審的目的和范圍的界定；——規(guī)定內審的組織和準備工作如何開展；——規(guī)定內審的實施工作如何開展；——規(guī)定內審中的協(xié)調聯(lián)絡工作如何進行；——規(guī)定內審中各類文件和記錄的使用方法；——規(guī)定內審后續(xù)工作如何開展等。 案例見本書第五章。4．檢查表的策劃●檢查表策劃應考慮的方面——由于內審針對的是同一組織，其組織結構、產品和/或服務相對較穩(wěn)定，可采用編制較全面并能較長時期內使用的固定檢查表并結合每次內審具體情況做靈活修改；——檢查表要具有針對性，根據組織的產品和/或服務特點，組織結構、過程特點來編制；——檢查表的編制還應考慮使用者的經驗、知識和能力，一般來說： a)對于工作能力強，內審繹驗較豐富，檢查表可略為簡單； b)對于新參加內審的人員，由于沒有足夠的經驗，檢查表可略為細化些。 ●檢查表的作用——為內審員提供如何進行內審的指導(相當于內審工作指導書)，是彌補內審人員的經驗不足所需的必要文件；——防止審核覆蓋面不全或遺漏一些重要的區(qū)域或過程，對內審人員具有提示作用；——防止審核中出現不公正、偏見，減輕內審人員的心理負擔；——使審核工作有序、按計劃進行，確保達到審核的目的；——提供組織進行了有效的內部審核之證據。 ●檢查表的內容一般包括：——審核的項目(要素/過程)；——審核采用的方法(查記錄、詢問、面談、觀察等)；——審核依據的文件(可摘錄要點或只引出文件名、條款)；——抽樣的數量和/或時間；——現場觀察記錄、檢查的結果記錄(一般為操作方便，將現場記錄與檢查表合并的做法較為普遍.)；——其他內容如：審核區(qū)域、審核員、審核日期、審核陪同人員等?！駲z查表編制的要點：——典型性：突出組織的產品和/或服務特點；——針對性：針對所審核區(qū)域對產品和/或質量有影響的代表性事例，——完整性：應覆蓋組織質量體系各個層面；——實用性：還應考慮內審員的經驗、知識、能力，來決定檢查表編制的繁簡程度。 案例見本書第五章。5．內部質量審核工作策劃(年度計劃)●年度計劃應考慮的方面——根據組織的具體情況，確定年度內審工作必要的頻次；——考慮組織內具備資格的內審員的情況，安排計劃；——考慮外部(如第三方認證機構和/或顧客)的要求；——考慮有關法規(guī)的要求等?！衲甓扔媱澋淖饔谩_保內審工作按質量管理體系策劃規(guī)定的要求實施；——滿足內部管理對質量管理體系有效性、適宜性的監(jiān)控；——滿足外部法規(guī)及顧客、第三方認證機構的要求；——保證合理、有效地開展內審工作?！衲甓扔媱澋膬热荨獙徍说哪康模弧獙徍说姆秶簠^(qū)域、部門、要素(過程)、場所等；——審核的頻次安排及大致的時間(如可安排到某月、某旬、某周等)?！衲甓扔媱澋男问健袃葘徲媱潱涸谀骋?guī)定的時間段內安排所確定內容的全部審核；——滾動內審計劃：在不同的時間段內分別安排所確定內容的全部審核；——兩種年度計劃的對比：6．內審實施計劃策劃(內審計劃)●內審實施計劃應考慮的方面——內審要達到的目的；——本次內審所涉及的范圍，如區(qū)域、部門、過程、場所等；——內審的資源安排，如時間排程、內審人員安排、會議安排等。●內審實施計劃的作用——預先計劃并形成正式文件，經授權人批準后下發(fā)，通知各相關部門做好準備，配合內審人員，提高工作效率；——各相關部門的配合，使內審工作能順利開展并有利于達到預期的目標；——確定審核策略，獲得受審核區(qū)域的真實運行狀況的證據，有利于對體系運行的效果做出判斷?！駜葘弻嵤┯媱澋膬热荨敬螌徍说哪康?，不同的時期所進行的內審的目的可能是不同的?！獙徍说姆秶?，本次審核所涉及的區(qū)域、部門、過程、場所等，必要時可對未納入審核范圍的部分做出說明；——審核的依據，如質量體系標準、質量手冊、程序文件、相關的顧客要求、法律法規(guī)要求等；——審核組人員分工，注意審核員與受審核區(qū)域的“無直接責任”關系，除審核人員的資格外同時考慮審核人員對受審核區(qū)域工作的熟悉程度?！獙徍说呐懦蹋? a)具體審核日期及時間； b)部門審核的安排(內容、持續(xù)時間等)； c)審核中各會議的安排(時間、地點、參加人員等)； d)其他時間安排，如路途、就餐等?！缓细駡蟾婕皩徍藞蟾娴陌l(fā)放預計日期；——制定人、審批人、日期、編號等內容。 案例見本書第五章。7．內審不合格報告及糾正措施驗證記錄的策劃●不合格報告及糾正措施驗證記錄策劃應考慮的方面——根據質量體系標準的要求及組織自身的特點制定適用的表格，應考慮根據所需記載的信息來策劃表格；——考慮到使用中的方便及便于跟蹤、追溯及收集、管理；——不合格報告和糾正措施驗證記錄可分為兩種表格，也可合二為一，因一般內審不合格均需采取糾正措施，合并的表格更易管理?！癫缓细駡蟾婕凹m正措施驗證記錄的作用——記錄審核中發(fā)現的不合格事實，并將其反饋到相關部門；——便于核實不合格事實；——便于追溯不合格的糾正措施實施情況；——記錄不合格糾正措施的驗證情況及事實；——作為內審工作的證據?！癫缓细駡蟾婕凹m正措施驗證記錄的內容——審核區(qū)域/部門；——審核日期；——審核員、陪同人員/見證人員；——不合格現象的描述及客觀證據，如： a)觀察到的事實； b)發(fā)生不合格的地點； c)涉及的當事人(職務、崗位、工號等)； d)涉及的其他證據(設備編號、文件編號、記錄編號、產品標準、區(qū)域標識等)； e)違反的規(guī)定(引用文件、標準編號及相關條款號)?！缓细裥再|(嚴重/一般)，內審也可略去此條；——對不合格的糾正要求，如： a)責任部門/責任人，配合部門/配合人； b)時間要求； c)預期要求達到的效果等。——受審核方的確認與承諾(一般由受審核方填寫)；——對不合格原因的分析(一般由受審核方填寫)；——針對不合格原因采取的糾正措施及對策(一般由受審核方填寫)；——對糾正措施的評價(需要時由具備評價能力的人員填寫)；——糾正措施的驗證記錄，如： a)驗證的方法及抽樣檢查內容(一