【文章內(nèi)容簡介】 事物是復雜的，很多時候單一的模式無 法滿足觀點表達的需要，要對前文所述的幾種方法進行綜合。這就是交錯式。大型的文稿，特別是內(nèi)容復雜，材料豐富，篇幅較長的文稿，一般要用這種方式。 3．做好段落間的銜接過渡工作 好的文章是一個渾然的整體，行文時要注意段落之間的內(nèi)在聯(lián)系，還要注意層次間的銜接、過渡與照應。這要做好兩個方面的工作，一是借鑒建筑中的 “鋼筋鐵骨”法，表面是水泥、磚塊，內(nèi)里卻是鋼筋相連。寫文章要利用事物之間的邏輯聯(lián)系來點伏筆和照應。正如脂硯齋評點《紅樓夢》一樣，照應要做到“草蛇灰線”，“于前回敘過事字字在，于后回敘事語語伏”，“伏線于千里 之外”。二是要合理運用關(guān)聯(lián)詞語的“橋梁”、“針線”作用，做好段落間過渡工作。 （三）恰當運用表達方法 我們知道常用的表達方法有敘述、說明、議論、描寫和抒情幾種。秘書寫作中，描寫和抒情使用得較少，敘述、說明、議論是其主要的表達方式，而且，這三種表達方式在使用的過程中又有一些特殊要求，下面分別加以介紹： 1．敘述 敘述是記述人物、經(jīng)歷行為，陳述事件來龍去脈的一種表達方法。秘書寫作中可以用它來介紹人物的事跡、記述事物的發(fā)生過程、交代事物所處的狀態(tài)，為議論說理提供事實依據(jù)。與文學寫作比較起來，秘書寫作中的敘述 往往多用概述，少用詳敘；多用順敘、平敘，少用倒敘、插敘與補敘。 2．議論 議論是人們對客觀事物發(fā)表看法或見解的一種表達方法。秘書寫作中常用它來進行評述和說理，使用頻率很高。一般說來，完整的議論由論點、論據(jù)和論證三個要素構(gòu)成，秘書寫作中的議論也不例外，但與一般議論文的議論比較起來又有一些特殊要求。從論點來看，這里的論點要用直白，有時甚至是尖銳的語言對客觀事物提出主張、看法和評價，對就是對，錯就是錯，比一般議論文來得更明確、有力。論據(jù)同樣分為事實論據(jù)和理論論據(jù)兩種，但秘書寫作的實用性決定它往往不是從 事實和理論兩個方面分開論證觀點，而更多的是在理論的指導下科學選用事實材料來論述觀點，事實論據(jù)多于理論的論據(jù)。就論證而言，秘書寫作也可以有“立論”和“駁論”等形式，也可采用例證、引證、對比、喻證、分析等多種方法，但總的來看，往往重“論”輕“議”，在很多情況下，理就寓于論據(jù)之中，不作過多地分析，直接做出論斷，這樣顯得更簡明有力。 3．說明 說明是我們對客觀事物進行解釋、闡說的基本表達方法。在秘書寫作中應用十分廣泛，行政公文、法規(guī)類文書、事務類文書等諸多文體中都要用到這種方法。常見的定義說明、概括說明、數(shù)字說明、 圖表說明、因果說明、比喻說明、舉例說明等在秘書寫作中都有運用，尤以列數(shù)字、圖表，舉例子等幾種方法較常見。 （四）規(guī)范運用語言 語言是重要的信息載體和交流工具，是表情達意的重要手段，離開了語言，再好的思想、再好的材料都無法表達，秘書人員想要寫出一手好文章來，一定要學會錘煉語言，規(guī)范地使用語言。 1．用詞要準確、簡潔、規(guī)范 （ 1）準確 準確指我們選用的詞語要能如實地反映客觀事物，切合表達意圖，概念明確，判斷正確，褒貶分明，輕重適度，無歧義。對于秘書工作者而言，要保證用語的準確，必須做到以下幾點： 第一，要學會 斟酌字句，精心辨析詞語的意義。在寫作過程中要精心挑選詞語，明確每一個詞的確切含義和情感色彩，特別是要認真辨析同義詞、近義詞之間的細微區(qū)別。秘書界有一句俗語叫“一字入公文，九牛拉不回”說的就是咬文嚼字的重要性。比如我們起草合同文本時經(jīng)常要用到“訂金”和“定金”兩個詞語，一字之差，意義迥異。前者僅指合同當事人一方在簽訂合同時預付的貨款，合同履行時可以沖抵貨款，收受方不履行合同時，僅需原數(shù)返還即可，支付方不履行合同時仍有權(quán)要求收受方返還；后者則相當于保證金，按《合同法》的規(guī)定，一方向另一方支付的定金，在合同履行時 可以沖抵貨款，收受方違約的，要雙倍返還給支付方，支付方違約的則無權(quán)索回。真所謂一字千金，可見做秘書的人在下筆時不可不推敲字句。 第二，用語必須得體、合體。秘書寫作具有實用性，語體上主要是事務性語體和政論性語體。秘書要分得清它們之間的區(qū)別，要學會使用正確的語體去反映、調(diào)整現(xiàn)實社會生活中的各種公共關(guān)系和人際關(guān)系。所選用的語言要合乎特定文體的要求，合乎特定的語境、特定的場合。就文體而言，比如說起草行政公文時用語應莊重、嚴肅，制訂法規(guī)時用語須肯定、明確，而在撰擬總結(jié)、計劃等事務性文書時用語要明白、曉暢，都不能使用文 學寫作中的詩意語言。此外，寫作時還要考慮到與行文對象的關(guān)系和一定的語言環(huán)境。比如說對上級的行文用語要莊重、謙恭，對平級和不相隸屬機關(guān)的行文用語要平和、禮貌，這些都是馬虎不得的。 （ 2）簡潔 秘書寫作是為了解決工作中的實際問題，要講求效率。說理、敘事、布置工作都要直陳其事，不事鋪陳，用語要簡潔明快、言簡意賅，不蔓不枝，用最少的語言表達最豐富的內(nèi)容。劉勰在《文心雕龍 .附會篇》中指出：“隨事立體，貴乎精要，意少一字則義潤，句長一言則辭傷。”這句話說明了言語的多寡決定于表意的實際需要，強調(diào)文貴精要。對于青年學生而言 ，要真正做到言簡意明還有很長的磨練過程，我們要在平時的學習過程中多做些這方面的練習。每完成一次寫作任務就要想著能否用更少的語言表述清楚，要有一點惜墨如金的精神。 （ 3）規(guī)范 用語規(guī)范指寫作時要注意使語言合乎現(xiàn)代漢語的語法規(guī)范、合乎邏輯、合乎一般的文體書寫習慣，而不能生造詞語。在寫作時要注意以下三個方面的問題： 第一，要學會一些必要的專業(yè)用語。三百六十行，行行都有自己的秘書，行行都有自己的專業(yè)用語。如營銷行業(yè)就有“暢銷、脫銷、滯銷，旺季、淡季，毛利、純利”等諸多專業(yè)用語。這些用語經(jīng)過長期使用，已得到了社會 的廣泛認同和使用。剛參加工作的文秘人員一定要多多學習，盡快熟悉業(yè)務，這樣就不會說外行話，用語才能規(guī)范。 第二，要學會使用習慣性用語。在長期的秘書寫作實踐中，前人積累的一些習慣用語，已得到了人們的廣泛認同，使用頻率十分高。如常見的開端用語有“為、為了、根據(jù)、遵照、按照、據(jù)悉、現(xiàn)將、關(guān)于、值此、由于、隨著、目前、今、茲、查”等十余種，祈請用語有“請、擬請、將請、務請、恭請、應予、限予、責成、希、希予、希即”等十余種。此外，還有專用的表態(tài)用語、征詢用語、承啟用語、稱謂用語等等。這些用語也許我們過去接觸不多，今后要 在學習和工作中不斷積累。 第三，要注意書寫規(guī)范。一要使用正確的簡化漢字，不寫繁體字、異體字等不規(guī)范的漢字；二要注意正確使用標點符號；三要注意規(guī)范地標注數(shù)字。 2．造句要遵守語法規(guī)則 對句子的總體要求是結(jié)構(gòu)完整、搭配得當、詞序合理、表意簡明。這些知識大家過去在語文和漢語課程中已有較多的接觸，這里不再展開論述，但要提醒大家注意兩個方面的問題： 一要注意關(guān)聯(lián)詞和虛詞的使用。關(guān)聯(lián)詞和虛詞雖不具備單獨的表意功能，但在句子中與其它成份搭配起來則足以改變語意。使用得當，可使句子組織更嚴密，表意更準確，使用不當則可能出現(xiàn)語 法甚至是表意錯誤。如：“我們未學習文件”與“我們無學習文件”雖只有一字之差，但“未”是一個副詞（虛詞） ，“無”是一個動詞（實詞），意義大相徑庭。又如“陳小力不但是一位轉(zhuǎn)業(yè)軍人而且是一名中共黨員”，在這個緊縮型的復句里，兩個分句間并沒有遞進關(guān)系，就不能用表示遞進關(guān)系的關(guān)聯(lián)詞“不但??而且”，而應代之以“是??也是”。這些要大家在寫作過程中調(diào)動所學的語法知識用心體會。 二要注意避免歧義句。我們在遣詞造句過程中經(jīng)常會碰到因某個詞意不確定，詞語間的關(guān)系不明確以及關(guān)聯(lián)詞使用不當?shù)仍蛟斐删渥佣嗔x的情況，這就是歧義句 。如“新職工宿舍建在開發(fā)區(qū)內(nèi)”里的“新”到底是修飾“職工”還是“宿舍”不明確，就可能造成不同理解。歧義句在秘書寫作中有十分消極的作用，特別是在合同等商務文書中一旦出現(xiàn)這種情況，往往會造成嚴重后果。這就要求秘書人員在寫作過程中要仔細體會每一句話，一旦發(fā)現(xiàn)了歧義句一定要找出原因，針對不同情況采用不同的方法予以消除。上面的例子就是因為修飾關(guān)系不確定造成的，通過增添助詞即可解決?？筛膶憺椤靶碌穆毠に奚峤ㄔ陂_發(fā)區(qū)內(nèi)”或“新職工的宿舍建在開發(fā)區(qū)內(nèi)”。 （五）掌握常用的表達技巧 古人云“言之無文，行而不遠也”，秘書寫作以 實用為目的，雖不刻意追求語言的形象化、藝術(shù)化，但它同樣要求語言生動形象、內(nèi)涵豐富、表意簡明。這就要求我們在寫作時要根據(jù)表意的需要適當?shù)夭捎门疟?、對偶、反復等修辭手段來增強文采。在調(diào)查報告、簡報、總結(jié)、講話稿等文體中，有時還可以運用一些熟語等群眾性語言以增強文稿的生動性。除此以外，還要采用一些方法來增大語言的信息量，增強表達效果。 1．節(jié)縮。是一種把常用的多音節(jié)詞語或?qū)ｉT詞語加以精簡壓縮，使其變得精煉、簡短、明快的方法。常見的節(jié)縮方法有： （ 1）雙變單法：即在一定的語言環(huán)境下依據(jù)語法規(guī)則或習慣把雙音節(jié)的詞變成 單音節(jié)的詞。如應該 —— 應；經(jīng)過 —— 經(jīng)；根據(jù) —— 據(jù)；將來 —— 將。 （ 2）共戴法。保留兩個或兩個以上并列結(jié)構(gòu)中的不同語素，共用相同語素。如進口、出口 —— 進出口；馬克思主義、列寧主義 —— 馬列主義。 （ 3）標數(shù)法。把兩個或多個并列詞語中共同的語素或共同的性質(zhì)提取出來，再與并列詞語的項數(shù)組合，形成“數(shù)詞＋共詞”的形式。如廢水、廢氣、廢渣 —— 三廢；包修、包換、包退 —— 三包；蚊子、蒼蠅、臭蟲、老鼠 —— 四害。 （ 4）簡稱法。包括規(guī)范式簡稱和替代式簡稱兩種情況。前者是從一些固定短語中提取有代表性的詞語來代替短語。如中國人民解 放軍 —— 解放軍；北京大學—— 北大。后者是指某些臨時性質(zhì)的內(nèi)容需在文中反復出現(xiàn)時，為了行文的方便可在其第一次出現(xiàn)時根據(jù)不同情況用一個相對簡短的詞匯來替代的方法。如簽訂合同時可用“甲方”、“乙方”，“供方”、“需方”來替代簽訂合同的雙方。 2．撮要。即撮其旨要，是一種將某篇或某段的主要內(nèi)容用一段或用一句話概括出來放在文首或段首，以突出主旨的方法，這也是實用文常用的手法。 3．換算。是一種通過數(shù)字轉(zhuǎn)換來達到突出主旨的方法。一般是以具體換抽象，以熟悉換陌生，包括： （ 1）平均法。如神龍汽車公司日產(chǎn)小轎車 600 余輛， 平均每 分鐘就有一輛車出廠。 （ 2）比較法。如計算機可以在千分之一秒的時間內(nèi)把兩個十位數(shù)相乘，而一個普通人用筆算至少要 1 分鐘時間。 （ 3）借用法。如幾十年來，阜新運往全國的煤達 億噸，用 60 噸的卡車裝載，排起來的卡車可以繞地球四圈半。 三、審核修改階段 古人云“文章不厭百回改”，這說明了修改對于文章的重要性。從某種意義上說文章不是寫出來的，而是改出來的。這是因為人們對客觀事物的認識有一個逐步深入的過程，寫作也一樣。或由于主觀認識的局限，或由于業(yè)務知識、文字能力的不足，我們很難讓寫出的文稿一下子就達 到完美的境地。每個有經(jīng)驗的秘書寫完稿子后總要仔細審核，反復地思考、推敲以發(fā)現(xiàn)其中的不足，有針對性地修改?！蛾P(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是我黨歷史上的一篇重要文獻，從組織起草到完成定稿歷時一年多，經(jīng)過了四千人大討論、幾十人的專門討論、政治局擴大會議討論、十一屆六中全會預備會討論等多個程序，數(shù)易其稿。在審稿的過程中，鄧小平同志至少九次對稿了提出修改意見。最后，該文終于在黨的十一屆六中全會上獲得通過，成為精典?？梢?，做好審核修改工作是保證文稿質(zhì)量的重要保障。那么，如何做好文稿的審核修改工作呢？ （一）明確 審核修改的內(nèi)容 1．審核文稿的觀點是否與黨和國家的方針政策、是否與領(lǐng)導或雇主的意圖相符。秘書寫作的文稿在充分體現(xiàn)本單位領(lǐng)導、本組織或雇主意圖的同時，要與黨和國家的方針政策結(jié)合起來。一般來說，各級組織的發(fā)文中明顯違反有關(guān)方針政策的情況并不多，倒是要特別注意那些主體正確，局部提法錯誤，個別條款與上級指示相抵觸的情況。審核時一定要仔細研究，把錯誤一一找出并加以改正。 2．審核材料是否真實、典型、恰當。觀點是材料分析的產(chǎn)物，同時需要材料的支撐，觀點與材料應當一致。如果材料不夠真實、典型、恰當，就不能很好地體現(xiàn)主題， 影響觀點與措施的可信度。修改時要注意置換一般化、空洞無物和失實的材料。 3．審核措施、辦法是否切合實際。一要看提出措施的理由是否充足，是否符合客觀實際；二要看措施中的執(zhí)行期限是否恰當，是否能按時完成既定的任務；三要看措施的內(nèi)容是否明確具體，易于執(zhí)行，便于檢查。那些官話、套話、空話要堅決予以摒棄。 4．審核文稿是否結(jié)構(gòu)緊湊、布局合理，是否條理層次清楚、重點突出、詳略得當。對結(jié)構(gòu)雜亂、層次不清、上下不連貫之處要予以修改。 5．審核文稿是否語意簡明、是否有語法錯誤。行文要簡潔明了，同時不能以文害意。要正確使用標點 符號，修改使用不正確的字詞、不通順的語句和不當?shù)男揶o。 6．審核文稿的體式是否得當。首先要根據(jù)工作的需要選用適當?shù)奈姆N；其次要看文稿的格式是否符合要求；第三要看行文關(guān)系與語氣是否得當。出現(xiàn)了問題要有針對性的予以修正。 （二）掌握常見的審核修改方法 修改文章要注意做到內(nèi)外結(jié)合，冷熱相調(diào)；從大處著眼，于小處著手。具體地說，有以下幾種常見的方法： 1．借助外力法。由于受認知水平、寫作和閱讀習慣等因素的影響，秘書往往不大容易發(fā)現(xiàn)自已文稿中的問題。此時，秘書要學會借助外力幫助找缺點、找不足。初稿完成后，可按權(quán)限要求將 其送交單位或部門領(lǐng)導審核，并按領(lǐng)導的意見修改。如果是不涉密的文稿還可請其他同事提意見，幫助修改。 2．冷凍法。魯迅先生曾說過，寫文章要一氣呵成，但寫成后要擱上幾天，然后再看，每次刪去若干，改換幾個字?？梢?，寫文章要“熱”，改文章要“冷”。秘書起草重要文