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正文內(nèi)容

全國企業(yè)行政人員訓練秘書寫作(編輯修改稿)

2024-07-12 22:33 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 事物是復雜的,很多時候單一的模式無 法滿足觀點表達的需要,要對前文所述的幾種方法進行綜合。這就是交錯式。大型的文稿,特別是內(nèi)容復雜,材料豐富,篇幅較長的文稿,一般要用這種方式。 3.做好段落間的銜接過渡工作 好的文章是一個渾然的整體,行文時要注意段落之間的內(nèi)在聯(lián)系,還要注意層次間的銜接、過渡與照應。這要做好兩個方面的工作,一是借鑒建筑中的 “鋼筋鐵骨”法,表面是水泥、磚塊,內(nèi)里卻是鋼筋相連。寫文章要利用事物之間的邏輯聯(lián)系來點伏筆和照應。正如脂硯齋評點《紅樓夢》一樣,照應要做到“草蛇灰線”,“于前回敘過事字字在,于后回敘事語語伏”,“伏線于千里 之外”。二是要合理運用關(guān)聯(lián)詞語的“橋梁”、“針線”作用,做好段落間過渡工作。 (三)恰當運用表達方法 我們知道常用的表達方法有敘述、說明、議論、描寫和抒情幾種。秘書寫作中,描寫和抒情使用得較少,敘述、說明、議論是其主要的表達方式,而且,這三種表達方式在使用的過程中又有一些特殊要求,下面分別加以介紹: 1.敘述 敘述是記述人物、經(jīng)歷行為,陳述事件來龍去脈的一種表達方法。秘書寫作中可以用它來介紹人物的事跡、記述事物的發(fā)生過程、交代事物所處的狀態(tài),為議論說理提供事實依據(jù)。與文學寫作比較起來,秘書寫作中的敘述 往往多用概述,少用詳敘;多用順敘、平敘,少用倒敘、插敘與補敘。 2.議論 議論是人們對客觀事物發(fā)表看法或見解的一種表達方法。秘書寫作中常用它來進行評述和說理,使用頻率很高。一般說來,完整的議論由論點、論據(jù)和論證三個要素構(gòu)成,秘書寫作中的議論也不例外,但與一般議論文的議論比較起來又有一些特殊要求。從論點來看,這里的論點要用直白,有時甚至是尖銳的語言對客觀事物提出主張、看法和評價,對就是對,錯就是錯,比一般議論文來得更明確、有力。論據(jù)同樣分為事實論據(jù)和理論論據(jù)兩種,但秘書寫作的實用性決定它往往不是從 事實和理論兩個方面分開論證觀點,而更多的是在理論的指導下科學選用事實材料來論述觀點,事實論據(jù)多于理論的論據(jù)。就論證而言,秘書寫作也可以有“立論”和“駁論”等形式,也可采用例證、引證、對比、喻證、分析等多種方法,但總的來看,往往重“論”輕“議”,在很多情況下,理就寓于論據(jù)之中,不作過多地分析,直接做出論斷,這樣顯得更簡明有力。 3.說明 說明是我們對客觀事物進行解釋、闡說的基本表達方法。在秘書寫作中應用十分廣泛,行政公文、法規(guī)類文書、事務類文書等諸多文體中都要用到這種方法。常見的定義說明、概括說明、數(shù)字說明、 圖表說明、因果說明、比喻說明、舉例說明等在秘書寫作中都有運用,尤以列數(shù)字、圖表,舉例子等幾種方法較常見。 (四)規(guī)范運用語言 語言是重要的信息載體和交流工具,是表情達意的重要手段,離開了語言,再好的思想、再好的材料都無法表達,秘書人員想要寫出一手好文章來,一定要學會錘煉語言,規(guī)范地使用語言。 1.用詞要準確、簡潔、規(guī)范 ( 1)準確 準確指我們選用的詞語要能如實地反映客觀事物,切合表達意圖,概念明確,判斷正確,褒貶分明,輕重適度,無歧義。對于秘書工作者而言,要保證用語的準確,必須做到以下幾點: 第一,要學會 斟酌字句,精心辨析詞語的意義。在寫作過程中要精心挑選詞語,明確每一個詞的確切含義和情感色彩,特別是要認真辨析同義詞、近義詞之間的細微區(qū)別。秘書界有一句俗語叫“一字入公文,九牛拉不回”說的就是咬文嚼字的重要性。比如我們起草合同文本時經(jīng)常要用到“訂金”和“定金”兩個詞語,一字之差,意義迥異。前者僅指合同當事人一方在簽訂合同時預付的貨款,合同履行時可以沖抵貨款,收受方不履行合同時,僅需原數(shù)返還即可,支付方不履行合同時仍有權(quán)要求收受方返還;后者則相當于保證金,按《合同法》的規(guī)定,一方向另一方支付的定金,在合同履行時 可以沖抵貨款,收受方違約的,要雙倍返還給支付方,支付方違約的則無權(quán)索回。真所謂一字千金,可見做秘書的人在下筆時不可不推敲字句。 第二,用語必須得體、合體。秘書寫作具有實用性,語體上主要是事務性語體和政論性語體。秘書要分得清它們之間的區(qū)別,要學會使用正確的語體去反映、調(diào)整現(xiàn)實社會生活中的各種公共關(guān)系和人際關(guān)系。所選用的語言要合乎特定文體的要求,合乎特定的語境、特定的場合。就文體而言,比如說起草行政公文時用語應莊重、嚴肅,制訂法規(guī)時用語須肯定、明確,而在撰擬總結(jié)、計劃等事務性文書時用語要明白、曉暢,都不能使用文 學寫作中的詩意語言。此外,寫作時還要考慮到與行文對象的關(guān)系和一定的語言環(huán)境。比如說對上級的行文用語要莊重、謙恭,對平級和不相隸屬機關(guān)的行文用語要平和、禮貌,這些都是馬虎不得的。 ( 2)簡潔 秘書寫作是為了解決工作中的實際問題,要講求效率。說理、敘事、布置工作都要直陳其事,不事鋪陳,用語要簡潔明快、言簡意賅,不蔓不枝,用最少的語言表達最豐富的內(nèi)容。劉勰在《文心雕龍 .附會篇》中指出:“隨事立體,貴乎精要,意少一字則義潤,句長一言則辭傷。”這句話說明了言語的多寡決定于表意的實際需要,強調(diào)文貴精要。對于青年學生而言 ,要真正做到言簡意明還有很長的磨練過程,我們要在平時的學習過程中多做些這方面的練習。每完成一次寫作任務就要想著能否用更少的語言表述清楚,要有一點惜墨如金的精神。 ( 3)規(guī)范 用語規(guī)范指寫作時要注意使語言合乎現(xiàn)代漢語的語法規(guī)范、合乎邏輯、合乎一般的文體書寫習慣,而不能生造詞語。在寫作時要注意以下三個方面的問題: 第一,要學會一些必要的專業(yè)用語。三百六十行,行行都有自己的秘書,行行都有自己的專業(yè)用語。如營銷行業(yè)就有“暢銷、脫銷、滯銷,旺季、淡季,毛利、純利”等諸多專業(yè)用語。這些用語經(jīng)過長期使用,已得到了社會 的廣泛認同和使用。剛參加工作的文秘人員一定要多多學習,盡快熟悉業(yè)務,這樣就不會說外行話,用語才能規(guī)范。 第二,要學會使用習慣性用語。在長期的秘書寫作實踐中,前人積累的一些習慣用語,已得到了人們的廣泛認同,使用頻率十分高。如常見的開端用語有“為、為了、根據(jù)、遵照、按照、據(jù)悉、現(xiàn)將、關(guān)于、值此、由于、隨著、目前、今、茲、查”等十余種,祈請用語有“請、擬請、將請、務請、恭請、應予、限予、責成、希、希予、希即”等十余種。此外,還有專用的表態(tài)用語、征詢用語、承啟用語、稱謂用語等等。這些用語也許我們過去接觸不多,今后要 在學習和工作中不斷積累。 第三,要注意書寫規(guī)范。一要使用正確的簡化漢字,不寫繁體字、異體字等不規(guī)范的漢字;二要注意正確使用標點符號;三要注意規(guī)范地標注數(shù)字。 2.造句要遵守語法規(guī)則 對句子的總體要求是結(jié)構(gòu)完整、搭配得當、詞序合理、表意簡明。這些知識大家過去在語文和漢語課程中已有較多的接觸,這里不再展開論述,但要提醒大家注意兩個方面的問題: 一要注意關(guān)聯(lián)詞和虛詞的使用。關(guān)聯(lián)詞和虛詞雖不具備單獨的表意功能,但在句子中與其它成份搭配起來則足以改變語意。使用得當,可使句子組織更嚴密,表意更準確,使用不當則可能出現(xiàn)語 法甚至是表意錯誤。如:“我們未學習文件”與“我們無學習文件”雖只有一字之差,但“未”是一個副詞(虛詞) ,“無”是一個動詞(實詞),意義大相徑庭。又如“陳小力不但是一位轉(zhuǎn)業(yè)軍人而且是一名中共黨員”,在這個緊縮型的復句里,兩個分句間并沒有遞進關(guān)系,就不能用表示遞進關(guān)系的關(guān)聯(lián)詞“不但??而且”,而應代之以“是??也是”。這些要大家在寫作過程中調(diào)動所學的語法知識用心體會。 二要注意避免歧義句。我們在遣詞造句過程中經(jīng)常會碰到因某個詞意不確定,詞語間的關(guān)系不明確以及關(guān)聯(lián)詞使用不當?shù)仍蛟斐删渥佣嗔x的情況,這就是歧義句 。如“新職工宿舍建在開發(fā)區(qū)內(nèi)”里的“新”到底是修飾“職工”還是“宿舍”不明確,就可能造成不同理解。歧義句在秘書寫作中有十分消極的作用,特別是在合同等商務文書中一旦出現(xiàn)這種情況,往往會造成嚴重后果。這就要求秘書人員在寫作過程中要仔細體會每一句話,一旦發(fā)現(xiàn)了歧義句一定要找出原因,針對不同情況采用不同的方法予以消除。上面的例子就是因為修飾關(guān)系不確定造成的,通過增添助詞即可解決??筛膶憺椤靶碌穆毠に奚峤ㄔ陂_發(fā)區(qū)內(nèi)”或“新職工的宿舍建在開發(fā)區(qū)內(nèi)”。 (五)掌握常用的表達技巧 古人云“言之無文,行而不遠也”,秘書寫作以 實用為目的,雖不刻意追求語言的形象化、藝術(shù)化,但它同樣要求語言生動形象、內(nèi)涵豐富、表意簡明。這就要求我們在寫作時要根據(jù)表意的需要適當?shù)夭捎门疟?、對偶、反復等修辭手段來增強文采。在調(diào)查報告、簡報、總結(jié)、講話稿等文體中,有時還可以運用一些熟語等群眾性語言以增強文稿的生動性。除此以外,還要采用一些方法來增大語言的信息量,增強表達效果。 1.節(jié)縮。是一種把常用的多音節(jié)詞語或?qū)iT詞語加以精簡壓縮,使其變得精煉、簡短、明快的方法。常見的節(jié)縮方法有: ( 1)雙變單法:即在一定的語言環(huán)境下依據(jù)語法規(guī)則或習慣把雙音節(jié)的詞變成 單音節(jié)的詞。如應該 —— 應;經(jīng)過 —— 經(jīng);根據(jù) —— 據(jù);將來 —— 將。 ( 2)共戴法。保留兩個或兩個以上并列結(jié)構(gòu)中的不同語素,共用相同語素。如進口、出口 —— 進出口;馬克思主義、列寧主義 —— 馬列主義。 ( 3)標數(shù)法。把兩個或多個并列詞語中共同的語素或共同的性質(zhì)提取出來,再與并列詞語的項數(shù)組合,形成“數(shù)詞+共詞”的形式。如廢水、廢氣、廢渣 —— 三廢;包修、包換、包退 —— 三包;蚊子、蒼蠅、臭蟲、老鼠 —— 四害。 ( 4)簡稱法。包括規(guī)范式簡稱和替代式簡稱兩種情況。前者是從一些固定短語中提取有代表性的詞語來代替短語。如中國人民解 放軍 —— 解放軍;北京大學—— 北大。后者是指某些臨時性質(zhì)的內(nèi)容需在文中反復出現(xiàn)時,為了行文的方便可在其第一次出現(xiàn)時根據(jù)不同情況用一個相對簡短的詞匯來替代的方法。如簽訂合同時可用“甲方”、“乙方”,“供方”、“需方”來替代簽訂合同的雙方。 2.撮要。即撮其旨要,是一種將某篇或某段的主要內(nèi)容用一段或用一句話概括出來放在文首或段首,以突出主旨的方法,這也是實用文常用的手法。 3.換算。是一種通過數(shù)字轉(zhuǎn)換來達到突出主旨的方法。一般是以具體換抽象,以熟悉換陌生,包括: ( 1)平均法。如神龍汽車公司日產(chǎn)小轎車 600 余輛, 平均每 分鐘就有一輛車出廠。 ( 2)比較法。如計算機可以在千分之一秒的時間內(nèi)把兩個十位數(shù)相乘,而一個普通人用筆算至少要 1 分鐘時間。 ( 3)借用法。如幾十年來,阜新運往全國的煤達 億噸,用 60 噸的卡車裝載,排起來的卡車可以繞地球四圈半。 三、審核修改階段 古人云“文章不厭百回改”,這說明了修改對于文章的重要性。從某種意義上說文章不是寫出來的,而是改出來的。這是因為人們對客觀事物的認識有一個逐步深入的過程,寫作也一樣。或由于主觀認識的局限,或由于業(yè)務知識、文字能力的不足,我們很難讓寫出的文稿一下子就達 到完美的境地。每個有經(jīng)驗的秘書寫完稿子后總要仔細審核,反復地思考、推敲以發(fā)現(xiàn)其中的不足,有針對性地修改?!蛾P(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是我黨歷史上的一篇重要文獻,從組織起草到完成定稿歷時一年多,經(jīng)過了四千人大討論、幾十人的專門討論、政治局擴大會議討論、十一屆六中全會預備會討論等多個程序,數(shù)易其稿。在審稿的過程中,鄧小平同志至少九次對稿了提出修改意見。最后,該文終于在黨的十一屆六中全會上獲得通過,成為精典??梢?,做好審核修改工作是保證文稿質(zhì)量的重要保障。那么,如何做好文稿的審核修改工作呢? (一)明確 審核修改的內(nèi)容 1.審核文稿的觀點是否與黨和國家的方針政策、是否與領(lǐng)導或雇主的意圖相符。秘書寫作的文稿在充分體現(xiàn)本單位領(lǐng)導、本組織或雇主意圖的同時,要與黨和國家的方針政策結(jié)合起來。一般來說,各級組織的發(fā)文中明顯違反有關(guān)方針政策的情況并不多,倒是要特別注意那些主體正確,局部提法錯誤,個別條款與上級指示相抵觸的情況。審核時一定要仔細研究,把錯誤一一找出并加以改正。 2.審核材料是否真實、典型、恰當。觀點是材料分析的產(chǎn)物,同時需要材料的支撐,觀點與材料應當一致。如果材料不夠真實、典型、恰當,就不能很好地體現(xiàn)主題, 影響觀點與措施的可信度。修改時要注意置換一般化、空洞無物和失實的材料。 3.審核措施、辦法是否切合實際。一要看提出措施的理由是否充足,是否符合客觀實際;二要看措施中的執(zhí)行期限是否恰當,是否能按時完成既定的任務;三要看措施的內(nèi)容是否明確具體,易于執(zhí)行,便于檢查。那些官話、套話、空話要堅決予以摒棄。 4.審核文稿是否結(jié)構(gòu)緊湊、布局合理,是否條理層次清楚、重點突出、詳略得當。對結(jié)構(gòu)雜亂、層次不清、上下不連貫之處要予以修改。 5.審核文稿是否語意簡明、是否有語法錯誤。行文要簡潔明了,同時不能以文害意。要正確使用標點 符號,修改使用不正確的字詞、不通順的語句和不當?shù)男揶o。 6.審核文稿的體式是否得當。首先要根據(jù)工作的需要選用適當?shù)奈姆N;其次要看文稿的格式是否符合要求;第三要看行文關(guān)系與語氣是否得當。出現(xiàn)了問題要有針對性的予以修正。 (二)掌握常見的審核修改方法 修改文章要注意做到內(nèi)外結(jié)合,冷熱相調(diào);從大處著眼,于小處著手。具體地說,有以下幾種常見的方法: 1.借助外力法。由于受認知水平、寫作和閱讀習慣等因素的影響,秘書往往不大容易發(fā)現(xiàn)自已文稿中的問題。此時,秘書要學會借助外力幫助找缺點、找不足。初稿完成后,可按權(quán)限要求將 其送交單位或部門領(lǐng)導審核,并按領(lǐng)導的意見修改。如果是不涉密的文稿還可請其他同事提意見,幫助修改。 2.冷凍法。魯迅先生曾說過,寫文章要一氣呵成,但寫成后要擱上幾天,然后再看,每次刪去若干,改換幾個字??梢?,寫文章要“熱”,改文章要“冷”。秘書起草重要文
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