【正文】 式是否得當。出現(xiàn)了問題要有針對性的予以修正。具體地說，有以下幾種常見的方法： 1．借助外力法。此時，秘書要學會借助外力幫助找缺點、找不足。如果是不涉密的文稿還可請其他同事提意見，幫助修改。魯迅先生曾說過，寫文章要一氣呵成，但寫成后要擱上幾天，然后再看，每次刪去若干，改換幾個字。秘書起草重要文稿要有一個提前量，要留下相對充裕的時間進行推敲修改，千萬不能自恃水平高，現(xiàn)寫現(xiàn)用。 3．整體審視法。一是審查文章內容是否健康，觀點是否正確，選材是否科學，格調是否高雅，如有不妥，要立即修正；二是從整體上去分析文章的段落層次安排是否合理，開頭結尾設計是否科學，脈絡是否清晰，修辭邏輯是否得當。 4．局部調整法。要分析層次銜接是否順暢自然，句群、句子之間的邏輯關系是否明確合理，字詞選用是否恰當，標點符號使用是 否正確。 第三節(jié) 秘書寫作發(fā)展的新趨勢 隨著現(xiàn)代科技的不斷進步和經濟的高速發(fā)展，秘書寫作的功能、形式、內容和書寫技術都發(fā)生了很大變化。 一、寫作內容完備化 進入現(xiàn)代社會以來，由于社會分工越來越細，社會化大生產的不斷普及，秘書就業(yè)的范圍越來越廣，可謂三百六十行，行行都要秘書。特別 是進入21 世紀以來，經濟競爭日益激烈，誰要想擺脫貧困，誰就要創(chuàng)造條件大力發(fā)展經濟。為這些行業(yè)服務的秘書要為經濟活動服務，其寫作內容就要圍繞經濟活動展開，產生了大量的經濟文書，如各種經濟合同、進出口單證、資產評估書、商貿信函、商用公告等等。 同學們今后大多數(shù)要到各種性質的經濟單位就業(yè)，在學習期間除了要掌握必要的政務知識外，一定要多了解一些行業(yè)背景知識，特別是經濟運作和經濟管理方面的知識。 二、文體分工精細化、規(guī)范化 隨著人們社會實踐活動的豐富，社會分工的精細化和公共關系、人際交往的多樣化以及市場經濟的繁榮與規(guī)范化，秘書寫作的文體分工也更加精細、規(guī)范。另一方面，為了規(guī)范人們的行為，提高文書的效力，有關單位和部門在寫作實踐的基礎上不斷地以各種 形式對文體的寫作內容、形式、過程和行文規(guī)則等進行規(guī)范。近年來，各種合同糾紛不斷出現(xiàn)，為配合《合同法》的實施，國家有關部門相繼出臺了大量的合同示范文本，以保護合同各方的利益，這也是文體規(guī)范化的一大標志。 三、書寫技術現(xiàn)代化 隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，特別是計算機和現(xiàn)代通訊技術的出現(xiàn)與飛速發(fā)展，極大地促動了秘書寫作技術的現(xiàn)代化、電子化進程。 現(xiàn)代化的科學技術和設備給秘書寫作帶來了全新的寫作技術、寫作介質和寫作理念的轉換，方便秘書寫作的同時也對秘書掌握現(xiàn)代化技術的能力提出了更高的要求。 四、適用范圍國際化 改革開放以來，特別是加入 WTO 后，我國與其他國家、經濟區(qū)域和經濟組織之間的交往不斷擴大，需要有大家都認可的，能約束各方行為的文書，這就出現(xiàn)了秘書寫作的應用文國際化、標準化問題。目前對外貿易中的進出口單證、合約、信用證、各種保險書、公司章程等已基本與國際接軌，在世界范圍內通用。 與文體適用國際化相關的是表達語言的“雙語化”。只用漢字外國朋友看不懂，英語雖是世界語，但我國一般老百姓掌握也有困難，目前比較通用的做法是采用兩種文字，雙方都方便。這就要求同學們在學好漢語寫作的同時，要學好英語，掌握好英文寫作知識。秘書寫作的實用性、綜合性對寫作者提出了更高的要求，具體來說體現(xiàn)在以下幾個方面： 一、應具備較高的思想理論素養(yǎng) 對于秘書而言，一篇文稿質量的高低關鍵在于文章的觀點是否正確，是否切合實際，是否能解決實際問題。一名合格的秘書一定要努力提高自己的思想理論素養(yǎng)。 提高政治思想理論素養(yǎng)是一項需要長期努力的工作，秘書必須充分重視 學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表重要思想，必須緊跟黨中央步伐，關注黨和國家的工作重點。 二、要有豐富的專業(yè)知識 這里所說的專業(yè)知識有二個方面的含義，一是指秘書人員要掌握好文秘知識，特別是專業(yè)的寫作知識。二是許多行業(yè)的文稿專業(yè)性強，常常與有關專業(yè)、有關業(yè)務有密切聯(lián)系。例如，經濟類寫作要求必須具備有經濟方面的知識，如果我們對市場知識和營銷知識一無所知，寫作水平再高、文字能力再強也是寫不好市場預測等文稿的。我們到一個單位就業(yè)后，也一定要盡快熟悉主要的工作環(huán)節(jié)，了解行業(yè)知識。我們寫文章時觀點的形成與修正均來自于社會實踐，離不開對社會生活實踐的調查研究。比如說，我們要替單位寫年度工作總結，不去基層單位調研，不去收集相關信息就無法了解真實情況，就無法成文，既使拼湊出來，這樣的文章也無助于指導實踐。遇事要勤下基層、勤調查，深入 到人民群眾之中去，聽取各個方面的意見。既要了解普查、典型調查、重點調查、抽樣調查、統(tǒng)計調查等調查理論與方法，又要注意向老同志學習，掌握一些實地考察、個別訪談、開調查會、問卷調查的技巧。 四、要掌握基本的寫作技巧 美國社會預測學家約翰178?！睂σ话闳硕裕瑢懽骷记缮惺侨绱酥匾?，對秘書更不必說了。寫作技巧要寫作理論做基礎，完全脫離理論指導的技巧是不存在的。這樣，在寫作中就能少走彎路，減少盲目性，增強主動性，變被動為主動。杜甫說：“讀書破萬卷，下筆如有神”，蘇軾詩云“舊書不厭百回讀，熟讀深思子自知”說的都是多讀名篇佳作對提高寫作能力的 重要性。光讀還不夠，還要多練?？梢?，提高寫作能力，掌握寫作方法與技巧，離不開寫作實踐、寫作訓練。 此外，還要重視修改。 五、要努力提高語言素養(yǎng) 語言是思想的外殼，再好的思想、再好的材料離開語言都無法表達，蹩足的語言會嚴重影響文稿的作用，因而秘書要不斷地提高自己的語言素養(yǎng)。 一要注意豐富語言儲備。從某種意義上說，掌握詞語數(shù)量的多少，直接關系到文章的表達質量，因為詞庫里的語詞太少，沒有挑選的余地，自然會影響文章的表情達意。這是不對的，秘書人員、特別是年輕人一定要處處做一個有心人，積累詞句，不斷豐富自己的語庫。我國古代的文學大家有“為求一字穩(wěn)，耐得半宵寒”，“二句三年得，一吟淚雙流”的美談，新時期的文秘工作者更應該養(yǎng)成字斟句酌的好習慣。這種看法顯然是不對的。實用文則不一樣，一字一詞不準確，可能直接影響人們的工作和生活，有時甚至是“一字千金”。還要從修辭、邏輯、文采方面下功夫，增強其表達效果。有些同學以為秘書寫作很好學，只要記住一些格式要求、注意事項就可以了，不大重視閱讀范文。回顧一下自己的學習歷程就會發(fā)現(xiàn)，我們今天的作文能力是從小學開始就不斷學習范文才獲得的，不認真學習優(yōu)秀范文又怎能學好實用文呢？秘書寫作的應用文與文學寫作雖有一些相通之處，但它們在表達方面完全屬于兩個不同的話語系統(tǒng)，它們在語體特色、表達方式與方法、句式選擇等方面都有著很大的不同。 思考與訓練 1． 什么是秘書寫作？它有哪些主要特點？ 2． 秘書在動筆寫作 之前要做好哪些方面的準備工作？ 3． 舉例說明秘書寫作中增大語言信息量，增強表達效果的常用方法。廣義公文是指黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位處理公務時使用的具有規(guī)范體式的應用文書。具體包括 14 種黨務公文和 13 種行政公文。 什么是行政公文呢？國務院 20xx 年 8 月 24 日發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》中明確規(guī)定：“行政機關公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。 二、公文的歷史沿革 在古代，廣義的公文與應用文這一概念內涵大致相同，如清代劉熙載就將封建衙門的專用文書稱為“應用文”。 公文萌芽于商、周，到春秋戰(zhàn)國時期得到了一定的發(fā)展。 公文發(fā)展到秦、漢，已經趨于成熟。漢代公文有了新的發(fā)展，產生了書、議、策、論、疏等公文體式，明確了皇帝對臣下用詔、制、策、敕，臣下對皇帝用章、奏、表、議等文體，并且在表述上采用相對固定的格式。 唐、宋是公文發(fā)展的高峰期，元、明、清三代公務文書趨于穩(wěn)定。 中國共產黨早在 1931 年就頒布了《文件處理辦法》。 1951 年頒布《公文處理暫行辦法》， 1981 年國務院辦公廳發(fā)布《國家行政機關公文處理暫行辦法》， 1987年和 1993 年分別對其進行了修改。 三、行政公文的特點和作用 （一）公文的特點 1．政治性 公文在內容上具有鮮明的政治性。 2．權威性 公文具有代行法定職權的功能，對受文機關在法定的時間和空間范圍內，具有法定的權威性和行政約束力。公文始終面對現(xiàn)實，為現(xiàn)實服務，因此公文都有很強的時效性。 5．程式性 公文是一種高度程式化的應用文體。這對提高行政機關工作 效率、推動文書工作現(xiàn)代化有著重要的作用。 四、公文的寫作原則與寫作要求 （一）寫作原則 公文在寫作過程中除要遵循一般的寫作規(guī)律之外，還需要遵循一些特殊的原則，使公文合“法”，求實，合體、規(guī)范。 2．針對性原則 公文寫作要務實，要有的放矢，要針對所要解決的問題命筆行文。 3．準確性原則 準確性原則體現(xiàn)在公文內容、公文語言和公文格式等方面。公文要嚴格按照規(guī)定的體式行文，其外在形式也要符合法定的要求。 （二）寫作要求 公文寫作時，除要圍繞公文主題合理安排結構，做到層次清晰、條理分明、過渡自然之外，還要注意語言表達和語體風格，做到用語莊重嚴謹、簡明通順、平實得體。寫作時，要認真分辨詞類，精心辨析詞義，認真錘煉詞語，以選擇最恰當?shù)脑~語來表達。因此敘事說理要開門見山，直陳直 敘，遣詞造句，要惜字如金，并能使用公文常用的特定用語。這是發(fā)文單位辦理公務的嚴正立場、嚴肅態(tài)度的體現(xiàn)，也是公文強烈的權威性和行政約束力的要求。 3．平實得體 平實，是指公文的語言平和樸實，一般無形象描寫，不濫用修辭。 思考與訓練 1．簡答題： （ 1）簡述公文的發(fā)展歷史。 （ 1）區(qū)人民政府規(guī)定：碗口粗的樹一律不準砍伐。 （ 3）改革開放后，農民的錢包鼓起來了，日子過得紅火了，生活就象吃甘蔗，由尾吃到頭，越吃越甜。 （ 5）貴公司到底有庫存多少，請老實告之。估計全部經濟損失不會少于 1000 萬元。 （ 7）與會者請于 9 月 14 日前來報到，任何人不得遲到，否則一切后果自負。 根據(jù)公文的作用和行文關系，可將 13 種公文分為上行文、下行文和平行文三類。指下級機關呈送給上級機關的行文。如請示、報告。指上級機關給下級機關發(fā)送的公文。如通報、通知、批復等。是平級或不相隸屬機關之間商洽工作，詢問、答復問題，向有關主管部門請求批準和審查時使用的行政公文。 當然有些文種要據(jù)發(fā)文機關和發(fā)送對象的具體情況來確定行文方向 ，如意見可用于平行文、上行文，也可用于下行文。 二、行政公文的格式 行政公文的格式包括公文用紙格式、裝訂格式和行文格式。 （一）公文的紙型和裝訂規(guī)格 公文制作的紙型，一般為國際標準 A4 型紙張。通告等公開張貼的公文用紙大小，可視實際需要確定，不作硬性規(guī)定。少數(shù)民族文字按本民族書寫 習慣書寫和排版，在民族自治地區(qū)，可同時使用漢字和通用的少數(shù)民族文字。 公文中印刷字號，一般按發(fā)文機關名稱、標題、正文及附件項目順序，依次從大到小選用。 15mm。 （三）公文的行文格式 根據(jù)《國家行政機關公文格式》的規(guī)定，公文格式有文件格式和特定格式兩種 。下面我們主要介紹文件格式。 1．文頭部分 公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級和份號等項內容。 （ 1）文件名稱 文件名稱又稱文件標識，一般由公文發(fā)文單位名稱加“文件“二字構成，用套紅大字印刷。 （ 2）發(fā)文字號 發(fā)文字號位于文件名稱 之正下方，由發(fā)文機關代字、發(fā)文年份、發(fā)文序號三部分構成，如國辦發(fā)〔 20xx〕 9 號。發(fā)文字號中的年份，要用阿拉伯數(shù)字完整書寫，用括號括起來，括號須用六角括號“〔〕”。份號用阿拉伯數(shù)字標志，位于版頭左上角，這主要用于內容機密的文件。一般分為秘密、機密和絕密三種。緊急公文可分為“急件”、“特急”兩類。 （ 6）簽發(fā)人 上報的文件，要由發(fā)文機關主管領導人審批簽名。發(fā)文字號相應左移。黨內文件的間隔線正中印一顆紅色五角星，行政機關公文不印紅星。 （ 1）公文標題 公文的標題位于文頭間隔線下居中位置，一般由發(fā)文機關名稱、發(fā)文事由和文種三部分構成，如“市人民政府關于切實做好退役士兵接收安置工作的通知”。主送機關寫在正文之前，標題之下，頂格書寫，末尾加冒號。普發(fā)性下行文，主送機關較多，一般使用泛稱，如“校直屬單位”。請示、批復、函的主送機關只能是一 個。 (3)正文 正文是公文的核心部分，用來表述公文的具體內容，除個別極簡短的公文外，正文內容一般分開頭 (又稱原由或引據(jù) )、事項、結尾三部分。 （ 4）附件 附件是用來補充說明公文正文所附的圖表或材料，位于正文之后的左下方。 (5)發(fā)文機關名稱 正文末尾右下側寫上發(fā)文機關名稱，稱為落款。 （ 6）簽署 由簽發(fā)文件的 領導人在公文正文落款處的簽字或蓋章叫簽署。簽署后，公文以領導人名義向外發(fā)出。 簽署多用在各級機關發(fā)出的命令、議案等文件上。 成文日期必須以公元紀年，用漢字數(shù)碼完整書寫，一般寫在文尾的發(fā)文機關名稱之下， 會議 通過的文件，成文時間可寫在公文標題下的括號中。印章要端正、清晰地蓋在成文時間的上方。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關加蓋印章。 (9)附注 公文如有附注，用 3 號仿宋體字，居左空 2 字加圓括號標識在成文時間下一行。 (1)主題詞（參見附錄三） 主題詞是代表公文內容