【正文】 題： 第一，要學會一些必要的專業(yè)用語。此外，還有專用的表態(tài)用語、征詢用語、承啟用語、稱謂用語等等。如：“我們未學習文件”與“我們無學習文件”雖只有一字之差，但“未”是一個副詞（虛詞） ，“無”是一個動詞（實詞），意義大相徑庭。上面的例子就是因為修飾關系不確定造成的，通過增添助詞即可解決。常見的節(jié)縮方法有： （ 1）雙變單法：即在一定的語言環(huán)境下依據(jù)語法規(guī)則或習慣把雙音節(jié)的詞變成 單音節(jié)的詞。 （ 4）簡稱法。 3．換算。 三、審核修改階段 古人云“文章不厭百回改”，這說明了修改對于文章的重要性?？梢?，做好審核修改工作是保證文稿質量的重要保障。修改時要注意置換一般化、空洞無物和失實的材料。要正確使用標點 符號，修改使用不正確的字詞、不通順的語句和不當?shù)男揶o。初稿完成后，可按權限要求將 其送交單位或部門領導審核，并按領導的意見修改。所謂整體審視法 是指審核文稿時要先從總體上對文章進行考察、把握的方法。新時期的文秘工作者只有了解這些發(fā)展變化的特點并掌握了相關知識才能跟上時代的步伐，做好文書的起草工作。本書中所 涉及的經(jīng)濟、商務方面的文書一定要牢固掌握。復印機、掃描儀、傳真機、電子郵件、電子信箱和信息高速公路的出現(xiàn)極大地提高了文書的錄入和傳輸能力；ＷＯＲＤ、ＥＸＣＥＬ、ＰＨＯＴＯＳＨＯＰ等各種辦公軟件的出現(xiàn)給秘書寫作、編輯和儲存文稿提供了極大的方便；20xx年８月２８日十屆人大常委會第十一次會議通過的《中華人民共和國電子簽名法》為電子文檔的效力提供了法律保障；網(wǎng)絡的出現(xiàn)則使秘書在更廣泛的范圍內搜集信息、學 習寫作知識成為可能。由于對外交往的增多，以及在我國的土地上大量出現(xiàn)的獨資、合資、合作企業(yè)數(shù)量的不斷增加，僅用漢語起草文稿已經(jīng)不能適應時代的需要了。 首先，秘書人員要樹立科學的世界觀和方法論，并以之加強自己在信仰、觀點、品德、節(jié)操等方面的改造；其次，要學會用辯證唯物主義的理論為指導，努力提高對客觀事物進行鑒別、概括和分析的能力；三要站在政治理論的高度理解好黨和國家的各項方針政策，樹立為人民服務的思想，在自己的實際工作中自覺落實好上級的指示精神，做好服務工作。這就要求大家在學習的過程中不但要學好寫作理論知識，也要注意積累管理知識、經(jīng)濟知識，如果已經(jīng)有了明確的就業(yè)方向，還要注意積累相關的專業(yè)知識。其次，要掌握常見的調查研究方法，科學的獲取材料。秘書人員應當比較系統(tǒng)地學習寫作基本理論和寫作知識，懂得寫作基本原理，掌握常見的寫作方法和技巧。秘書人員要提高自己的寫作能力，不要有急功近利的思想，以為掌握了格式即可，而要在多讀的基礎上多寫，持之以恒，方能有所收獲。許多同學在閱讀的過程中只重視情節(jié)、中心意義的領會，而不大注意學習別人好的語言。因而，我們在寫作的過程中一定要根據(jù)文章表達的需要，精心挑選最為準確恰當?shù)淖?、詞，把它放在最合適的位置上去。 4． 文稿審核修改的主要內容和方法有哪些？ 5． 現(xiàn)代秘書工作對寫作者的素養(yǎng)提出了哪些要求？ 第二章 行政公文 第一節(jié) 行政公文概述（一） 一、公文的含義 公文也稱公務文書，其含義有廣義和狹義之分。公文的起源和發(fā)展也與中國應用文的歷史沿革基本一致。 辛亥革命后的南京臨時政府頒布了公文程式條例，廢除了幾千年封建王朝沿用的公文體式，規(guī)定了新公文的名稱和使用范圍，用語上規(guī)定了不許用“大人”“老爺”之類的稱呼，要求官吏互相稱官職，公文寫作要用白話并使用新式標點符號等等。 3．時效性 公文 主要在現(xiàn)行工作中使用，為解決現(xiàn)實中出現(xiàn)的問題和矛盾而制作、發(fā)布的，有時對某一歷史現(xiàn)象做出結論，也是為了統(tǒng)一認識。 公文內容必須符合黨的方針、政策，即合“法”，所以公文撰寫者必須懂政策、懂法律，依法辦文。 公文語言主要有如下三個方面的要求： 1．明確簡要 明確，就是準確明晰的意思，公文用語要明白、確定，清楚，不晦澀，無歧義。得體，是指公文語言和語氣必須符合作者的職權范圍、行文目的與特定文體表達的需要。 （ 6）我縣旱情嚴重，近萬畝水稻因無水而絕收，數(shù)千畝青青的旱煙苗變 得枯黃，只能當柴燒。 主要用于向上級機關匯報情況，請示工作。函是一種主要的平行文。 （二）公文書寫格式 公文書寫一律從左到右橫寫、橫排。特定格式有信函格式，命令格式和會議紀要格式，它們有特定的版式要求。如果是聯(lián)合行文，只標明主辦機關的發(fā)文字號。如果是緊急電報，則據(jù)實際情況分別以“平急”“加急”、“特急”、“特提”標志。 （ 2）主送機關 主送機關，又叫“抬頭”、“受文機關”或“上款”，是指公文的主要受理機關。正文內容因文而異，具體撰寫要求將在以后介紹。簽署和印章一樣，都是文件生效的標志。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章。上不壓正文，下要壓年、月、日。簽署在發(fā)文機關位置，于領導人職務名稱后空一格書寫。一些行文方向不定，沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告等，則不寫主送機關。 2．行文部分 行文部分包括標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關、發(fā)文日期和印章 幾個部分。 （ 5）緊急程度 緊急程度是指對公文送達和辦理時間的限制。發(fā)文機關要寫全稱或規(guī)范的簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機關名稱應列在前面。公文標題用 2 號小標宋體字，主題詞、秘密等級、緊急程度用 3 號黑體字，正文、主送機關、抄送機關、簽發(fā)人、附件采用 3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用 3 號楷體字。采用左側裝訂。 （三）平行文。 （一）上行文。 （ 4）你校請示已經(jīng)收閱多時，近段因工作繁忙，未及時批復，請原諒。公文寫作要用規(guī)范的書面語言， 用詞造句要符合現(xiàn)代漢語的規(guī)范要求，一般不使用口語、方言土語。 4．時效性原則 公文的時間與效用是直接聯(lián)系的，要充分體現(xiàn)一篇公文的 效用，就必須據(jù)時限的要求撰擬。 （二）公文的作用 行政公文作為國家管理工作的重要工具，具有領導和指導作用； 宣傳和教育作用；聯(lián)系和知照作用；依據(jù)和憑證作用。我國是中國共產(chǎn)黨領導下的社會主義國家，運行于我國各級機關的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策，有利于社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，維護人民群眾的利益。這為公文走向程式化開了 先河?！本唧w來說，專指命令、決定、公告、通告、請示、報告等 13 種公文。這里要求大家重視閱讀范文，就是要求大家不但要學習別人的思維，處理問題的方式、方法和謀篇布局的技巧，也要學習別人的表達技巧，磨合語言，提高自己的語言素養(yǎng)。實際上，文學中的字句固然重要，但對于長篇巨制而言，一二個詞語用得不大確切是無關宏旨的。唐代韓愈在《答尉遲生書》中說“辭不足，不可以為成文”說明對寫作而言，提高語言素養(yǎng)，首先要掌握一定數(shù)量的詞語，豐 富自己的詞庫。著名教育家葉圣陶先生說：‘‘要把寫作的手腕練到熟練，必須常常去寫，規(guī)規(guī)矩矩去寫”。 技巧從何來呢？“技巧”從理論中來。 要提高自己的調研能力，練就調查研究的基本功，首先要端正態(tài)度，要有實事求是的精神，養(yǎng)成調查研究的良好習慣。所以，要寫好專業(yè)方面的文稿必須懂得乃至精通那個方面的專業(yè)管理知識。正確的思想和較高的理論素養(yǎng) 是形成正確觀點的重要保障，因而思想理論水平的高低對寫作具有直接而決定性的影響。不僅于此，其它文書的寫作內容、寫作格式與寫作介質也在不斷的向國際化過渡。 一名合格的秘書要不斷了解吸收新的文體知識、 熟悉各種寫作規(guī)范?？梢哉f， 21 世紀秘書寫作的內容已經(jīng)經(jīng)濟化了。不正確或不當?shù)牡胤揭骶植康男薷呐c調整。只要不是十分緊急的文章，寫完后大可在抽屜里放它個三五天再修改，因為寫稿時可能考慮不周，經(jīng)過幾天的思索和冷卻，心情靜下來了，考慮得可能更加細致全面。由于受認知水平、寫作和閱讀習慣等因素的影響，秘書往往不大容易發(fā)現(xiàn)自已文稿中的問題。 5．審核文稿是否語意簡明、是否有語法錯誤。觀點是材料分析的產(chǎn)物，同時需要材料的支撐，觀點與材料應當一致。在審稿的過程中，鄧小平同志至少九次對稿了提出修改意見。 （ 3）借用法。 2．撮要。把兩個或多個并列詞語中共同的語素或共同的性質提取出來，再與并列詞語的項數(shù)組合，形成“數(shù)詞＋共詞”的形式。 1．節(jié)縮。歧義句在秘書寫作中有十分消極的作用，特別是在合同等商務文書中一旦出現(xiàn)這種情況，往往會造成嚴重后果。關聯(lián)詞和虛詞雖不具備單獨的表意功能，但在句子中與其它成份搭配起來則足以改變語意。在長期的秘書寫作實踐中，前人積累的一些習慣用語，已得到了人們的廣泛認同，使用頻率十分高。每完成一次寫作任務就要想著能否用更少的語言表述清楚，要有一點惜墨如金的精神。就文體而言，比如說起草行政公文時用語應莊重、嚴肅，制訂法規(guī)時用語須肯定、明確，而在撰擬總結、計劃等事務性文書時用語要明白、曉暢，都不能使用文 學寫作中的詩意語言。秘書界有一句俗語叫“一字入公文，九牛拉不回”說的就是咬文嚼字的重要性。就論證而言，秘書寫作也可以有“立論”和“駁論”等形式，也可采用例證、引證、對比、喻證、分析等多種方法，但總的來看，往往重“論”輕“議”，在很多情況下，理就寓于論據(jù)之中，不作過多地分析，直接做出論斷，這樣顯得更簡明有力。秘書寫作中，描寫和抒情使用得較少，敘述、說明、議論是其主要的表達方式，而且，這三種表達方式在使用的過程中又有一些特殊要求，下面分別加以介紹： 1．敘述 敘述是記述人物、經(jīng)歷行為，陳述事件來龍去脈的一種表達方法。這就是交錯式。可由表及里，由淺入深、由果析因，從提出問題、分析問題到解決問題，步步深入。但大多數(shù)情況下，文章不只一個層次，更不止一個段落，層次高于段落，這時，就需要對它們進行精心安排，明確全文有哪幾個層次，每一層次由哪些段落組成，層次之間的關系如何。有些法定文書和一部分日用類文書有相對固定的結尾用語，我們要在學習中不斷積累，做到使用得當。一般在總結交流性的文章中用得較多。在文稿的開頭部分提出讀者感興趣的問題，吸引讀者的注意力，然后再去解釋、作答。如市場預測分析、經(jīng)濟活動分析、可行性研究等文種用 這種方法開頭比較常見。因而，有經(jīng)驗的寫作者無不重視文章結構的安排。秘書寫作以漢字數(shù)碼和阿拉伯數(shù)字相結合的方法 較常見。就是把要寫的內容分成幾個部分，每個部分用一個小標題來標示主旨。因而有經(jīng)驗的寫作者往往在動筆之前要花大力氣寫提綱，搭好文章的架子。我們要重點注意區(qū)分同一類文書中不同文種的用途，如公告和通告、報告和請示就經(jīng)常出錯，市場預測與市場調查也很容易混淆，在學習的 過程中一定要仔細區(qū)分。指本單位給有隸屬關系的上級單位的行文，如報告、請示等。首先，要區(qū)分是內部行文還是對外行文。如果說文學作品的主旨以含蓄為美的話，秘書寫作則要以明確為美。 （ 2）要集中 觀點集中是指秘書寫作的文稿必須主題單一，堅持一文一事、一文一個主旨。 觀點從材料中 來，也要靠材料來支撐，材料要為觀點服務。 一篇文章可以有多個從屬的觀點，但基本觀點只能有一個。秘書寫作的文稿要能反映工作中的新事物，新問題，找到解決問題的新辦法，就要選取那些新近發(fā)生的、富有時代特點的材料，而要避免使用陳舊的、時過境遷而且缺乏說服力的材料。 （ 2）要緊扣主旨 秘書在寫作的過程中不可能把所有收集到的材料都寫進去，需要對材料進行選擇與取舍。盡管從理論上說領導意圖與黨和國家的政策法規(guī)在本質上是一致的，但在具體的工作中，受到各種主客觀因素的影響，出現(xiàn)不一致甚至是沖突的情況也是有可能的。其次，要善于問。前文已講過，秘書寫作具有受命性，要受領導或雇主意圖的制約，原因有二：一是因為領導或雇主是一個單位、部門中行使法律 或上級組織賦予的職權，帶領所屬人員完成特定工作任務的決策者與管理者。因而，秘書在寫作時除了及時迅速外，也要注意文章內容的時效性。如秘書起草完公文后要經(jīng)有關領導審核、簽發(fā)后才能正式生效，不能像寫普通文章那樣隨便。這種規(guī)范有的由相關部門以法律、法規(guī)的形式固定下來。而且，這種真實性與文學創(chuàng)作的真實性有所不同。 除公務文書之外，秘書起草的單位計劃、總結、經(jīng)驗材料、調查報告等事務性文書也同樣具有受命性。同時，秘書起草的各類文稿還能客觀地反映事務的發(fā)展、衍變的過程，具有較強的史實與憑證作用?！渡袝房梢钥醋魇俏覈谝徊恳怨珓瘴臅鵀橹黧w的文集，秦焚書后，從漢初搜集到的 28 篇來看，主要是以典、謨、訓、誥、誓、命、令、上書、檄、移書等形式反映政府對公共事務的處理情況。本書主要是指后者。 秘書寫作是秘書工作的重要內容之一。今天的秘書寫作既包括各級黨政機關、團體、企事業(yè)單位的公文類、行政事務類文書，也包括經(jīng)濟單位的商務類文書以及常見的日用類文書與宣傳類文書。政府機關、企事業(yè)單位秘書起草的各類公務文書是代表各級組織執(zhí)行黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，落實上級指示精神的重要工具，要體現(xiàn)單位領導和領導班子的集體意志。 （二）實用性 秘書寫作的每一篇文章都是為人們的實際工作和日常生活服務， 直接用于處理工作中的具體問題或傳遞特定信息，實用性是其基本屬性之一。文中所涉及到的人要是真人、事要是真事，來不得半點虛構。還有一些文種雖沒有人硬性規(guī)定一定要怎么寫，但長期以來有著約定俗成的格式。一是指秘書完成寫作任務要迅速及時、講究時效，否則會延誤時機，影響工作。認識和掌握這些規(guī)律與要求對于提高文秘人員的寫作水平有著重要作用。二是因為領導或雇主所處的位置使其比秘書更有條件了解黨和國家的方針政策以及上級指示精神，能更全面地掌握本單位的實際情況，胸中有全局、手中有典型，能夠提出富有見地的指導思想和切實可行的辦法來。第三，是要善于請示。 （三）做好材料的收集與整理工作 1．材料的含義 什么 是材料？對于秘書寫作而言，凡為寫作所搜