【正文】 才能全面深刻地分析 問題，也才能保證我們所得出的觀點(diǎn)與結(jié)論的科學(xué)性和可信度。秘書代單位、代領(lǐng)導(dǎo)、代雇主寫作的各種文稿要受命于領(lǐng)導(dǎo)或雇主，更要符合黨和國(guó)家的方針政策和法律法規(guī)。一要聽清上級(jí)交代的寫作目的、寫作要求與寫作要點(diǎn)，并做好記錄；二要聽清領(lǐng)導(dǎo)或雇主的言外之意、弦外之音。具體來說，要做好以下幾方面的工作： （一）領(lǐng)會(huì)好領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖。通告的時(shí)間效力也很強(qiáng)，計(jì)劃、總結(jié)和各種函件等也存在著時(shí)效性問題 。 此外，秘書寫作的文稿往往要經(jīng)過一定的程序處理才能正式行文。秘書寫作則講究模式與規(guī)范。 （三）真實(shí)性 正因?yàn)槊貢鴮懽骶哂袑?shí)用性，是為了解決工作中的實(shí)際問題，真實(shí)性是其生命之所在。正因?yàn)槊貢鴮懽魇鞘軝C(jī)關(guān)單位之命、受領(lǐng)導(dǎo)之命、受雇主之命而為，衡量其質(zhì)量高低的 標(biāo)準(zhǔn)不是一般的文藝學(xué)、文章學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，而在于其是否忠實(shí)、有效地體現(xiàn)了組織、領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖。它是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的管理者依法行使管理權(quán)力的重要工具，也是組織與組織、組織與個(gè)人、個(gè)人與個(gè)人之間溝通信息，共建和諧社會(huì)的重要橋梁，它還能幫助有關(guān)單位總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提高管理水平和工作效率。早期的秘書寫作以政府文告等公務(wù)文書為主。它有兩個(gè)基本含義，一是指秘書人員的寫作行為本身；二是指寫作行為所為產(chǎn)生的，以文字、文本為主要表現(xiàn)形式的成果。有秘書工作就有秘書寫作，因而秘書寫作的體式與內(nèi)容受到秘書工作的影響與支配。與過去相比，秘書寫作的種類更多，內(nèi)容更廣，體式更完備。私人秘書的寫作更應(yīng)是聽命于雇主。例如各級(jí)機(jī)關(guān)單位發(fā)出的行政公文是為了傳達(dá)黨和國(guó)家的方針政策，溝通上下左右各種單位之間的關(guān)系，使黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策得以貫徹執(zhí)行；經(jīng)濟(jì)單位之間訂立的經(jīng)濟(jì)合同是為了促使、監(jiān)督簽訂合同的各方履行約定事項(xiàng)，保護(hù)各方的權(quán)益；公司秘書寫作的各類商函是為了推銷產(chǎn)品、商洽價(jià)格、催收款項(xiàng)、索賠理賠，其功利性、實(shí)用性是十分明顯的。如向上級(jí)匯報(bào)工作時(shí)，所涉及到的事實(shí)，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、 事件、數(shù)據(jù)等等都必須有根有據(jù)、確鑿可靠。如書信，人們一般要寫清稱謂、問候語(yǔ)、正文、祝頌語(yǔ)、落款、日期等方面的內(nèi)容，而且還要知道這些要素誰(shuí)前誰(shuí)后，應(yīng)置于哪個(gè)位置，如何分段空格等等，大家都習(xí)慣于這樣寫，很少改變。如單位工作計(jì)劃的寫作就一定要在某項(xiàng)工作開始之前或剛剛開始時(shí)完成，如果等到工作已告一段落再去下發(fā)計(jì)劃，勢(shì)必影響工作效率。盡管不同的寫作者其寫作習(xí)慣不一定相同，不同文種的寫作要求與難易程度也不一樣，但秘書寫作一般都要經(jīng)歷三個(gè)階段：準(zhǔn)備階段、寫作階段和審核修改階段。因 而，對(duì)于重要文稿、秘書寫什么、怎么寫、何時(shí)寫不能自作主張，而要樹立代單位立言、代領(lǐng)導(dǎo)立言、代雇主立言的觀念，主動(dòng)聽取領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意見。秘書在收集材料和構(gòu)思過程中如果有不明之處，要及 時(shí)請(qǐng)示上級(jí)。材料是寫文章的基本要素之一，是秘書寫作的基礎(chǔ)，也是形成主旨的依據(jù)。這種真實(shí)是一種客觀的，原汁原味的真實(shí)，所用到的事實(shí)、事例、數(shù)據(jù)、引用的言論等都應(yīng)是現(xiàn)實(shí)生活中客觀存在的，不 能對(duì)材料任意夸大或縮小，更不能虛構(gòu)。如果我們的文稿中需要直接引用領(lǐng)導(dǎo)人或其他重要人物的講話、重要文獻(xiàn)的內(nèi)容，應(yīng)找到原始出處核對(duì)。秘書在寫作過程中一定要深入到工作實(shí)踐、深入到基層部門和人民群眾中去，廣泛搜集材料，征求各方面的意見，并對(duì)收集到的各種資料進(jìn)行科學(xué)地綜合和分析，正確認(rèn)識(shí)與理解特定問題、特定事物，提煉出自己的觀點(diǎn)。個(gè)人執(zhí)筆要反映集體和組織的意志。 除此以外，行文簡(jiǎn)練也是主旨集中的基本要求。比 如說，會(huì)議記錄是單位內(nèi)部用來真實(shí)記錄會(huì)議情況的一種文書，強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的原始性，具有很強(qiáng)的憑證作用，一般不對(duì)外公布；而會(huì)議紀(jì)要是一種經(jīng)過整理后的“適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”的文書，可送達(dá)給相關(guān)部門。 其次，要明確本單位與受文單位之間的關(guān)系。指本單位給下級(jí)單位的行文，如命令、決定、通知、批復(fù)等。這個(gè)過程中要充分調(diào)動(dòng)寫作者的主觀能動(dòng)性來合理安排結(jié)構(gòu)、正確選用語(yǔ)體、使用好詞句和修辭手段，從而使內(nèi)容與形式達(dá)到完美的統(tǒng)一。 2．提綱的寫法 提綱并沒有一個(gè)固定的寫法，每個(gè)人都可以有自己的方法，有人習(xí)慣于用幾句話提示所要寫的內(nèi)容，有人則可能只寫幾個(gè)關(guān)鍵詞甚至是幾個(gè)數(shù)字來表示。它表意清楚明白，但不夠簡(jiǎn)潔。好的內(nèi)容還要有好的表達(dá)形式，這就需要我們?cè)趯懽鲿r(shí)根據(jù)觀點(diǎn)表達(dá)的需要，精心而合理有序地安排結(jié)構(gòu)。在開頭部分反映基本情況、基本問題，交代有關(guān)背景、緣由，引出下文。 ④引據(jù)式。劉勰說“絕筆之言、追媵前句之旨”說的就是這個(gè)意思。 ③說明式。即結(jié)尾與開頭呼應(yīng)，使主旨更加鮮明突出。這種方式或以顯性的時(shí)空變化為序，或以事物從發(fā)生、發(fā)展、到取得結(jié)果的過程為序來安排材料和段落層次，從事物發(fā)展的縱向過程看事物的發(fā)展規(guī)律。每個(gè)從屬觀點(diǎn)之間互不重迭，互不沖突，它們之間是一種并列關(guān)系。寫文章要利用事物之間的邏輯聯(lián)系來點(diǎn)伏筆和照應(yīng)。秘書寫作中常用它來進(jìn)行評(píng)述和說理，使用頻率很高。 （四）規(guī)范運(yùn)用語(yǔ)言 語(yǔ)言是重要的信息載體和交流工具，是表情達(dá)意的重要手段，離開了語(yǔ)言，再好的思想、再好的材料都無法表達(dá)，秘書人員想要寫出一手好文章來，一定要學(xué)會(huì)錘煉語(yǔ)言，規(guī)范地使用語(yǔ)言。 第二，用語(yǔ)必須得體、合體。說理、敘事、布置工作都要直陳其事，不事鋪陳，用語(yǔ)要簡(jiǎn)潔明快、言簡(jiǎn)意賅，不蔓不枝，用最少的語(yǔ)言表達(dá)最豐富的內(nèi)容。如營(yíng)銷行業(yè)就有“暢銷、脫銷、滯銷，旺季、淡季，毛利、純利”等諸多專業(yè)用語(yǔ)。 第三，要注意書寫規(guī)范。這些要大家在寫作過程中調(diào)動(dòng)所學(xué)的語(yǔ)法知識(shí)用心體會(huì)。 （五）掌握常用的表達(dá)技巧 古人云“言之無文，行而不遠(yuǎn)也”，秘書寫作以 實(shí)用為目的，雖不刻意追求語(yǔ)言的形象化、藝術(shù)化，但它同樣要求語(yǔ)言生動(dòng)形象、內(nèi)涵豐富、表意簡(jiǎn)明。 （ 2）共戴法。前者是從一些固定短語(yǔ)中提取有代表性的詞語(yǔ)來代替短語(yǔ)。一般是以具體換抽象，以熟悉換陌生，包括： （ 1）平均法。這是因?yàn)槿藗儗?duì)客觀事物的認(rèn)識(shí)有一個(gè)逐步深入的過程，寫作也一樣。秘書寫作的文稿在充分體現(xiàn)本單位領(lǐng)導(dǎo)、本組織或雇主意圖的同時(shí)，要與黨和國(guó)家的方針政策結(jié)合起來。一要看提出措施的理由是否充足，是否符合客觀實(shí)際；二要看措施中的執(zhí)行期限是否恰當(dāng)，是否能按時(shí)完成既定的任務(wù)；三要看措施的內(nèi)容是否明確具體，易于執(zhí)行，便于檢查。首先要根據(jù)工作的需要選用適當(dāng)?shù)奈姆N；其次要看文稿的格式是否符合要求；第三要看行文關(guān)系與語(yǔ)氣是否得當(dāng)。 2．冷凍法。該刪的刪，該加的加，該壓縮的壓縮，該調(diào)整的要調(diào)整。相應(yīng)地，秘書寫作的內(nèi)容也由過去單純的行政事務(wù)管理延伸到了社會(huì)生活的方方面面。一方面，隨著行業(yè)的發(fā)展，各行各業(yè)不斷出現(xiàn)新文體，如涉外經(jīng)濟(jì)文書、股份制企業(yè)文書、招標(biāo)書、投標(biāo)書、房地產(chǎn)文書、資產(chǎn)評(píng)估書、抵押文書、專利申請(qǐng)書等過去人們沒有或很少用到，今天已成為經(jīng)濟(jì)生活中不可或缺的重要文體。目前，常見的現(xiàn)代化辦公設(shè)備在我國(guó)已經(jīng)相當(dāng)普及，新時(shí)期的秘書從業(yè)人員要能熟練地操作這些設(shè)備。雙語(yǔ)化也是現(xiàn)代秘 書寫作的重要特征之一。只有用馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個(gè)代表重要思想武裝了頭腦，才能加深對(duì)黨和國(guó)家方針、政策的理解，才能深刻認(rèn)識(shí)、分析各種社會(huì)現(xiàn)象和社會(huì)問題，形成正確的思想和科學(xué)的方法來指導(dǎo)寫作實(shí)踐。 三、要 有較強(qiáng)的調(diào)查研究能力 調(diào)查研究是秘書寫作的前提和基礎(chǔ)之一，沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，沒有調(diào)查的寫作如同無米之炊、無源之水。第三，要掌握一些分析研究材料的方法，通過對(duì)材料進(jìn)行比較、綜合、歸類、提煉，去粗取精、去偽存真、由表及里，善于從現(xiàn)象中看到本質(zhì)，從材料中找出規(guī)律，為寫作做準(zhǔn)備。 “技巧”從多讀勤練中來。特別要注意熟練掌握電腦操作等現(xiàn)代書寫技術(shù)，充分發(fā)揮現(xiàn)有辦公軟 件在儲(chǔ)存、修改與編輯處理上的功能，對(duì)文稿進(jìn)行多方面的修改嘗試，找到最佳的表達(dá)方法，在修改中積累寫作經(jīng)驗(yàn)。 第二，要養(yǎng)成精心錘煉字詞的好習(xí)慣。 第三，要注意多閱讀范文。狹義公文專指法定的黨政機(jī)關(guān)使用的公文。殷商時(shí)代的甲骨文“駁辭”是我國(guó)出現(xiàn)最早的應(yīng)用文，西 周出現(xiàn)了誥、命（天子和諸侯王用于訓(xùn)誡、任命、賞賜）、誓（用于軍事）、辭命（用于使節(jié)來往）、典（用于司法）等具體公文名稱，這些保存在我國(guó)第一部應(yīng)用文集《尚書》中，統(tǒng)稱為“書”。新中國(guó)成立之后，公文逐步走上了規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的道路。 4．特定性 公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內(nèi)容、特定的格式和特定的語(yǔ)言，而這“五特”又由特定的行政目的來決定。這就要求公文作者能“吃透兩頭”，既要遵循上級(jí)精神，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要了解本地區(qū)、本單位、本部門的具體情況。 簡(jiǎn)要，是指公文文字凝練，句式簡(jiǎn)潔，力求用最少的文字表達(dá)最豐富的內(nèi)容，做到言簡(jiǎn)意賅。 （ 2）公文寫作要 遵循哪些原則？ （ 3）行政公文有哪些作用？ 2．分析下列句子是否符合公文語(yǔ)言要求。為此，懇請(qǐng)市人民政府能伸出援手，救濟(jì)我們。 （二）下行文。 選擇公文文種的依據(jù)主要有三個(gè)方面：一是看作者與主要受文者間的工作關(guān)系；二是看作者的法定權(quán)限；三是看行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。版面的上下左右留適當(dāng)空白。 公文格式由文頭、行文和文尾三部分組成。 （ 3）公文編號(hào) 公文編號(hào)是按同一文件中每份的發(fā)文順序來編的，編號(hào)是便于文件統(tǒng)計(jì)、登記、保密和回收。簽發(fā)者姓名簽在文件名稱右下方，文頭間隔線右上端，一般與發(fā)文字號(hào)平齊。如主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)，應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別或慣例依次排列，中間用頓號(hào) (類間用逗號(hào) )斷開。附件要寫明名稱、份數(shù)及順序。 （ 7）成文時(shí)間 成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出時(shí)間為準(zhǔn)；會(huì)議通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準(zhǔn)。 3．文尾部分 文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等內(nèi)容。 (8)印章 公文，除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章。公文標(biāo)題已寫明發(fā)文機(jī)關(guān)的，一般可不再落款。上行文的主送機(jī)關(guān)一般是一個(gè)。 （ 7）間隔線 發(fā)文字號(hào)下 4mm 處設(shè)一條較粗的紅色橫線，稱為“間隔線”。 （ 4）密級(jí)和保密期限 密級(jí)指公文機(jī)密程度的等級(jí)，位于公文的版頭右上端第一行，并注明保密期限。位于公文首頁(yè)上端，一般約占 A4 型公文紙的 1/3 或 2/5面積。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于 22mm179。下面根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（ GB/T97041999）（參見附錄二）的有關(guān)規(guī)定對(duì)公文格式加以說明。主要用來傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，采取強(qiáng)制性行政措施，發(fā)布法規(guī)，指導(dǎo)工作。 第二節(jié) 行政公文概述（二） 一、行政公文的種類 20xx 年 1 月 1 日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》將行政公文分為：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要 13 種。 （ 2）當(dāng)前經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的嚴(yán)重犯罪活動(dòng)，已經(jīng)和正在破壞我們的干部隊(duì)伍，破壞我們黨、政府及其軍隊(duì)的肌體和國(guó)家的信譽(yù)。 2．莊重嚴(yán)謹(jǐn) 莊重就是用語(yǔ)端莊持重、格調(diào)嚴(yán)肅。第一，公文內(nèi)容要客觀準(zhǔn)確，如敘述情況、列舉事實(shí)、提供數(shù)據(jù)都必須實(shí)事求是，不能主觀臆斷；第二，公文語(yǔ)言要準(zhǔn)確，主要表現(xiàn)在概念內(nèi)涵外延要明確，判斷要正確，推理要合乎邏輯，切忌模棱兩可，引起誤解；第三，公文格式要正確規(guī)范。公文在長(zhǎng)期實(shí)踐中形成了獨(dú)特的文章寫作格式和一套制發(fā)規(guī)范 ,并用國(guó)家法規(guī)予以規(guī)定其處理辦法 ,任何機(jī)關(guān)都不得另搞一套 ,各行其是（詳見本書附錄一）。 20xx 年 8 月 24 日，國(guó)務(wù)院發(fā)布了新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，本教材介紹的行政公文寫作，體現(xiàn)的正是這套最新辦法的要求。秦王朝制定了公文程式，對(duì)當(dāng)時(shí)的公文寫作做出了一系列規(guī)定，“命曰制，令曰詔，陳事曰表，謝恩曰章，勤儉政事曰奏，推覆平論曰駁”。本章主要介紹行政公文的寫作。這是不 正確的。也許有同學(xué)認(rèn)為，只有文學(xué)創(chuàng)作才講究 煉字煉詞，實(shí)用文似乎不必那么講究了。關(guān)于秘書寫作語(yǔ)言的要求與一般方法，前文已講到，這里不再贅述了，只是提醒大家提高語(yǔ)言能力的過程中應(yīng)注意的幾個(gè)問題。秘書人員就是要多讀上級(jí)單位、本單位老同志的優(yōu)秀文稿，從中學(xué)習(xí)、體會(huì)別人的思路、選材技巧和篇章結(jié)構(gòu)的方法，從中學(xué)習(xí)寫作經(jīng)驗(yàn)，為我所用。奈斯比特在其《大趨勢(shì)》一書中指出，現(xiàn)代社會(huì)五件最重要的事之一是： “在這個(gè)文字密集社會(huì)里，我們比以往更需要具備基本的讀寫技巧。材料的獲取與積累也同樣來自于調(diào)查研究。同學(xué)們?cè)诒菊n程的學(xué)習(xí)過程中一定要認(rèn)真掌握好各種常用文體的適用對(duì)象、寫作格式、寫作要求等文體知 識(shí)，為實(shí)際工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 第四節(jié) 秘書的基本寫作素養(yǎng) 任何寫作都是一種富有創(chuàng)造性的復(fù)雜的腦力勞動(dòng)，寫作水平的高低不只是取決于寫作技巧，更重要的是受寫作者的認(rèn)知能力、認(rèn)知水平和文字素養(yǎng)的影響。近年來，我國(guó)各行各業(yè)主動(dòng)與國(guó)際接軌，吸收了許多國(guó)際上的 寫作經(jīng)驗(yàn)為我所用，取得了很大成績(jī)。僅就公文而言，國(guó)務(wù)院辦分廳制發(fā)并多次修改了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，中共中央辦公廳也發(fā)布了《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，中央軍委辦公廳發(fā)布了《中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，此外，工會(huì)機(jī)關(guān)、共青團(tuán)機(jī)關(guān)、婦聯(lián)機(jī)關(guān)、科協(xié)機(jī)關(guān)、工商聯(lián)機(jī)關(guān)等也都有自己的公文處理辦法。各種跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨越國(guó)界的經(jīng)濟(jì)組織不斷出現(xiàn)，他們之間的交往日益頻繁。當(dāng)我們對(duì)文章的主旨、結(jié)構(gòu)等主體問題修改滿意之后，可以把注意力集中到層次銜接、句段的安排和遣詞造句上來?？梢姡瑢懳恼乱?