【正文】 才能全面深刻地分析 問題，也才能保證我們所得出的觀點與結(jié)論的科學(xué)性和可信度。秘書代單位、代領(lǐng)導(dǎo)、代雇主寫作的各種文稿要受命于領(lǐng)導(dǎo)或雇主，更要符合黨和國家的方針政策和法律法規(guī)。一要聽清上級交代的寫作目的、寫作要求與寫作要點，并做好記錄；二要聽清領(lǐng)導(dǎo)或雇主的言外之意、弦外之音。具體來說，要做好以下幾方面的工作： （一）領(lǐng)會好領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖。通告的時間效力也很強，計劃、總結(jié)和各種函件等也存在著時效性問題 。 此外，秘書寫作的文稿往往要經(jīng)過一定的程序處理才能正式行文。秘書寫作則講究模式與規(guī)范。 （三）真實性 正因為秘書寫作具有實用性，是為了解決工作中的實際問題，真實性是其生命之所在。正因為秘書寫作是受機關(guān)單位之命、受領(lǐng)導(dǎo)之命、受雇主之命而為，衡量其質(zhì)量高低的 標(biāo)準(zhǔn)不是一般的文藝學(xué)、文章學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，而在于其是否忠實、有效地體現(xiàn)了組織、領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖。它是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的管理者依法行使管理權(quán)力的重要工具，也是組織與組織、組織與個人、個人與個人之間溝通信息，共建和諧社會的重要橋梁，它還能幫助有關(guān)單位總結(jié)經(jīng)驗、提高管理水平和工作效率。早期的秘書寫作以政府文告等公務(wù)文書為主。它有兩個基本含義，一是指秘書人員的寫作行為本身；二是指寫作行為所為產(chǎn)生的，以文字、文本為主要表現(xiàn)形式的成果。有秘書工作就有秘書寫作，因而秘書寫作的體式與內(nèi)容受到秘書工作的影響與支配。與過去相比，秘書寫作的種類更多，內(nèi)容更廣，體式更完備。私人秘書的寫作更應(yīng)是聽命于雇主。例如各級機關(guān)單位發(fā)出的行政公文是為了傳達黨和國家的方針政策，溝通上下左右各種單位之間的關(guān)系，使黨和國家的各項方針政策得以貫徹執(zhí)行；經(jīng)濟單位之間訂立的經(jīng)濟合同是為了促使、監(jiān)督簽訂合同的各方履行約定事項，保護各方的權(quán)益；公司秘書寫作的各類商函是為了推銷產(chǎn)品、商洽價格、催收款項、索賠理賠，其功利性、實用性是十分明顯的。如向上級匯報工作時，所涉及到的事實，包括時間、地點、人物、 事件、數(shù)據(jù)等等都必須有根有據(jù)、確鑿可靠。如書信，人們一般要寫清稱謂、問候語、正文、祝頌語、落款、日期等方面的內(nèi)容，而且還要知道這些要素誰前誰后，應(yīng)置于哪個位置，如何分段空格等等，大家都習(xí)慣于這樣寫，很少改變。如單位工作計劃的寫作就一定要在某項工作開始之前或剛剛開始時完成，如果等到工作已告一段落再去下發(fā)計劃，勢必影響工作效率。盡管不同的寫作者其寫作習(xí)慣不一定相同，不同文種的寫作要求與難易程度也不一樣，但秘書寫作一般都要經(jīng)歷三個階段：準(zhǔn)備階段、寫作階段和審核修改階段。因 而，對于重要文稿、秘書寫什么、怎么寫、何時寫不能自作主張，而要樹立代單位立言、代領(lǐng)導(dǎo)立言、代雇主立言的觀念，主動聽取領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意見。秘書在收集材料和構(gòu)思過程中如果有不明之處，要及 時請示上級。材料是寫文章的基本要素之一，是秘書寫作的基礎(chǔ)，也是形成主旨的依據(jù)。這種真實是一種客觀的，原汁原味的真實，所用到的事實、事例、數(shù)據(jù)、引用的言論等都應(yīng)是現(xiàn)實生活中客觀存在的，不 能對材料任意夸大或縮小，更不能虛構(gòu)。如果我們的文稿中需要直接引用領(lǐng)導(dǎo)人或其他重要人物的講話、重要文獻的內(nèi)容，應(yīng)找到原始出處核對。秘書在寫作過程中一定要深入到工作實踐、深入到基層部門和人民群眾中去，廣泛搜集材料，征求各方面的意見，并對收集到的各種資料進行科學(xué)地綜合和分析，正確認(rèn)識與理解特定問題、特定事物，提煉出自己的觀點。個人執(zhí)筆要反映集體和組織的意志。 除此以外，行文簡練也是主旨集中的基本要求。比 如說，會議記錄是單位內(nèi)部用來真實記錄會議情況的一種文書，強調(diào)內(nèi)容的原始性，具有很強的憑證作用，一般不對外公布；而會議紀(jì)要是一種經(jīng)過整理后的“適用于記載和傳達會議情況和議定事項”的文書，可送達給相關(guān)部門。 其次，要明確本單位與受文單位之間的關(guān)系。指本單位給下級單位的行文，如命令、決定、通知、批復(fù)等。這個過程中要充分調(diào)動寫作者的主觀能動性來合理安排結(jié)構(gòu)、正確選用語體、使用好詞句和修辭手段，從而使內(nèi)容與形式達到完美的統(tǒng)一。 2．提綱的寫法 提綱并沒有一個固定的寫法，每個人都可以有自己的方法，有人習(xí)慣于用幾句話提示所要寫的內(nèi)容，有人則可能只寫幾個關(guān)鍵詞甚至是幾個數(shù)字來表示。它表意清楚明白，但不夠簡潔。好的內(nèi)容還要有好的表達形式，這就需要我們在寫作時根據(jù)觀點表達的需要，精心而合理有序地安排結(jié)構(gòu)。在開頭部分反映基本情況、基本問題，交代有關(guān)背景、緣由，引出下文。 ④引據(jù)式。劉勰說“絕筆之言、追媵前句之旨”說的就是這個意思。 ③說明式。即結(jié)尾與開頭呼應(yīng)，使主旨更加鮮明突出。這種方式或以顯性的時空變化為序，或以事物從發(fā)生、發(fā)展、到取得結(jié)果的過程為序來安排材料和段落層次，從事物發(fā)展的縱向過程看事物的發(fā)展規(guī)律。每個從屬觀點之間互不重迭，互不沖突，它們之間是一種并列關(guān)系。寫文章要利用事物之間的邏輯聯(lián)系來點伏筆和照應(yīng)。秘書寫作中常用它來進行評述和說理，使用頻率很高。 （四）規(guī)范運用語言 語言是重要的信息載體和交流工具，是表情達意的重要手段，離開了語言，再好的思想、再好的材料都無法表達，秘書人員想要寫出一手好文章來，一定要學(xué)會錘煉語言，規(guī)范地使用語言。 第二，用語必須得體、合體。說理、敘事、布置工作都要直陳其事，不事鋪陳，用語要簡潔明快、言簡意賅，不蔓不枝，用最少的語言表達最豐富的內(nèi)容。如營銷行業(yè)就有“暢銷、脫銷、滯銷，旺季、淡季，毛利、純利”等諸多專業(yè)用語。 第三，要注意書寫規(guī)范。這些要大家在寫作過程中調(diào)動所學(xué)的語法知識用心體會。 （五）掌握常用的表達技巧 古人云“言之無文，行而不遠(yuǎn)也”，秘書寫作以 實用為目的，雖不刻意追求語言的形象化、藝術(shù)化，但它同樣要求語言生動形象、內(nèi)涵豐富、表意簡明。 （ 2）共戴法。前者是從一些固定短語中提取有代表性的詞語來代替短語。一般是以具體換抽象，以熟悉換陌生，包括： （ 1）平均法。這是因為人們對客觀事物的認(rèn)識有一個逐步深入的過程，寫作也一樣。秘書寫作的文稿在充分體現(xiàn)本單位領(lǐng)導(dǎo)、本組織或雇主意圖的同時，要與黨和國家的方針政策結(jié)合起來。一要看提出措施的理由是否充足，是否符合客觀實際；二要看措施中的執(zhí)行期限是否恰當(dāng)，是否能按時完成既定的任務(wù)；三要看措施的內(nèi)容是否明確具體，易于執(zhí)行，便于檢查。首先要根據(jù)工作的需要選用適當(dāng)?shù)奈姆N；其次要看文稿的格式是否符合要求；第三要看行文關(guān)系與語氣是否得當(dāng)。 2．冷凍法。該刪的刪，該加的加，該壓縮的壓縮，該調(diào)整的要調(diào)整。相應(yīng)地，秘書寫作的內(nèi)容也由過去單純的行政事務(wù)管理延伸到了社會生活的方方面面。一方面，隨著行業(yè)的發(fā)展，各行各業(yè)不斷出現(xiàn)新文體，如涉外經(jīng)濟文書、股份制企業(yè)文書、招標(biāo)書、投標(biāo)書、房地產(chǎn)文書、資產(chǎn)評估書、抵押文書、專利申請書等過去人們沒有或很少用到，今天已成為經(jīng)濟生活中不可或缺的重要文體。目前，常見的現(xiàn)代化辦公設(shè)備在我國已經(jīng)相當(dāng)普及，新時期的秘書從業(yè)人員要能熟練地操作這些設(shè)備。雙語化也是現(xiàn)代秘 書寫作的重要特征之一。只有用馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表重要思想武裝了頭腦，才能加深對黨和國家方針、政策的理解，才能深刻認(rèn)識、分析各種社會現(xiàn)象和社會問題，形成正確的思想和科學(xué)的方法來指導(dǎo)寫作實踐。 三、要 有較強的調(diào)查研究能力 調(diào)查研究是秘書寫作的前提和基礎(chǔ)之一，沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，沒有調(diào)查的寫作如同無米之炊、無源之水。第三，要掌握一些分析研究材料的方法，通過對材料進行比較、綜合、歸類、提煉，去粗取精、去偽存真、由表及里，善于從現(xiàn)象中看到本質(zhì)，從材料中找出規(guī)律，為寫作做準(zhǔn)備。 “技巧”從多讀勤練中來。特別要注意熟練掌握電腦操作等現(xiàn)代書寫技術(shù)，充分發(fā)揮現(xiàn)有辦公軟 件在儲存、修改與編輯處理上的功能，對文稿進行多方面的修改嘗試，找到最佳的表達方法，在修改中積累寫作經(jīng)驗。 第二，要養(yǎng)成精心錘煉字詞的好習(xí)慣。 第三，要注意多閱讀范文。狹義公文專指法定的黨政機關(guān)使用的公文。殷商時代的甲骨文“駁辭”是我國出現(xiàn)最早的應(yīng)用文，西 周出現(xiàn)了誥、命（天子和諸侯王用于訓(xùn)誡、任命、賞賜）、誓（用于軍事）、辭命（用于使節(jié)來往）、典（用于司法）等具體公文名稱，這些保存在我國第一部應(yīng)用文集《尚書》中，統(tǒng)稱為“書”。新中國成立之后，公文逐步走上了規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的道路。 4．特定性 公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內(nèi)容、特定的格式和特定的語言，而這“五特”又由特定的行政目的來決定。這就要求公文作者能“吃透兩頭”，既要遵循上級精神，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要了解本地區(qū)、本單位、本部門的具體情況。 簡要，是指公文文字凝練，句式簡潔，力求用最少的文字表達最豐富的內(nèi)容，做到言簡意賅。 （ 2）公文寫作要 遵循哪些原則？ （ 3）行政公文有哪些作用？ 2．分析下列句子是否符合公文語言要求。為此，懇請市人民政府能伸出援手，救濟我們。 （二）下行文。 選擇公文文種的依據(jù)主要有三個方面：一是看作者與主要受文者間的工作關(guān)系；二是看作者的法定權(quán)限；三是看行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。版面的上下左右留適當(dāng)空白。 公文格式由文頭、行文和文尾三部分組成。 （ 3）公文編號 公文編號是按同一文件中每份的發(fā)文順序來編的，編號是便于文件統(tǒng)計、登記、保密和回收。簽發(fā)者姓名簽在文件名稱右下方，文頭間隔線右上端，一般與發(fā)文字號平齊。如主送機關(guān)不止一個，應(yīng)按其性質(zhì)、級別或慣例依次排列，中間用頓號 (類間用逗號 )斷開。附件要寫明名稱、份數(shù)及順序。 （ 7）成文時間 成文時間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出時間為準(zhǔn)；會議通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準(zhǔn)。 3．文尾部分 文尾部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等內(nèi)容。 (8)印章 公文，除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章。公文標(biāo)題已寫明發(fā)文機關(guān)的，一般可不再落款。上行文的主送機關(guān)一般是一個。 （ 7）間隔線 發(fā)文字號下 4mm 處設(shè)一條較粗的紅色橫線，稱為“間隔線”。 （ 4）密級和保密期限 密級指公文機密程度的等級，位于公文的版頭右上端第一行，并注明保密期限。位于公文首頁上端，一般約占 A4 型公文紙的 1/3 或 2/5面積。發(fā)文機關(guān)名稱一般用紅色小標(biāo)宋體字，字號以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于 22mm179。下面根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機關(guān)公文格式》（ GB/T97041999）（參見附錄二）的有關(guān)規(guī)定對公文格式加以說明。主要用來傳達貫徹黨和國家的方針政策，采取強制性行政措施，發(fā)布法規(guī)，指導(dǎo)工作。 第二節(jié) 行政公文概述（二） 一、行政公文的種類 20xx 年 1 月 1 日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》將行政公文分為：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要 13 種。 （ 2）當(dāng)前經(jīng)濟領(lǐng)域中的嚴(yán)重犯罪活動，已經(jīng)和正在破壞我們的干部隊伍，破壞我們黨、政府及其軍隊的肌體和國家的信譽。 2．莊重嚴(yán)謹(jǐn) 莊重就是用語端莊持重、格調(diào)嚴(yán)肅。第一，公文內(nèi)容要客觀準(zhǔn)確，如敘述情況、列舉事實、提供數(shù)據(jù)都必須實事求是，不能主觀臆斷；第二，公文語言要準(zhǔn)確，主要表現(xiàn)在概念內(nèi)涵外延要明確，判斷要正確，推理要合乎邏輯，切忌模棱兩可，引起誤解；第三，公文格式要正確規(guī)范。公文在長期實踐中形成了獨特的文章寫作格式和一套制發(fā)規(guī)范 ,并用國家法規(guī)予以規(guī)定其處理辦法 ,任何機關(guān)都不得另搞一套 ,各行其是（詳見本書附錄一）。 20xx 年 8 月 24 日，國務(wù)院發(fā)布了新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，本教材介紹的行政公文寫作，體現(xiàn)的正是這套最新辦法的要求。秦王朝制定了公文程式，對當(dāng)時的公文寫作做出了一系列規(guī)定，“命曰制，令曰詔，陳事曰表，謝恩曰章，勤儉政事曰奏，推覆平論曰駁”。本章主要介紹行政公文的寫作。這是不 正確的。也許有同學(xué)認(rèn)為，只有文學(xué)創(chuàng)作才講究 煉字煉詞，實用文似乎不必那么講究了。關(guān)于秘書寫作語言的要求與一般方法，前文已講到，這里不再贅述了，只是提醒大家提高語言能力的過程中應(yīng)注意的幾個問題。秘書人員就是要多讀上級單位、本單位老同志的優(yōu)秀文稿，從中學(xué)習(xí)、體會別人的思路、選材技巧和篇章結(jié)構(gòu)的方法，從中學(xué)習(xí)寫作經(jīng)驗，為我所用。奈斯比特在其《大趨勢》一書中指出，現(xiàn)代社會五件最重要的事之一是： “在這個文字密集社會里，我們比以往更需要具備基本的讀寫技巧。材料的獲取與積累也同樣來自于調(diào)查研究。同學(xué)們在本課程的學(xué)習(xí)過程中一定要認(rèn)真掌握好各種常用文體的適用對象、寫作格式、寫作要求等文體知 識，為實際工作打下堅實的基礎(chǔ)。 第四節(jié) 秘書的基本寫作素養(yǎng) 任何寫作都是一種富有創(chuàng)造性的復(fù)雜的腦力勞動，寫作水平的高低不只是取決于寫作技巧，更重要的是受寫作者的認(rèn)知能力、認(rèn)知水平和文字素養(yǎng)的影響。近年來，我國各行各業(yè)主動與國際接軌，吸收了許多國際上的 寫作經(jīng)驗為我所用，取得了很大成績。僅就公文而言，國務(wù)院辦分廳制發(fā)并多次修改了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，中共中央辦公廳也發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》，中央軍委辦公廳發(fā)布了《中國人民解放軍機關(guān)公文處理條例》，此外，工會機關(guān)、共青團機關(guān)、婦聯(lián)機關(guān)、科協(xié)機關(guān)、工商聯(lián)機關(guān)等也都有自己的公文處理辦法。各種跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨越國界的經(jīng)濟組織不斷出現(xiàn)，他們之間的交往日益頻繁。當(dāng)我們對文章的主旨、結(jié)構(gòu)等主體問題修改滿意之后，可以把注意力集中到層次銜接、句段的安排和遣詞造句上來?？梢姡瑢懳恼乱?