【正文】 措施總是在掌握新材料的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的。秘書(shū)在行文時(shí)，也會(huì)融人自己的觀察與思考，歸根結(jié)底，它還是源于社會(huì)實(shí)踐。 （ 3）要鮮明 觀點(diǎn)的鮮明性要求秘書(shū)寫(xiě)作的文稿要旗幟鮮明地表 明贊成什么、反對(duì)什么、提倡什么、批評(píng)什么、肯定什么、否定什么，不能猶抱琵琶半遮面，更不能含混其辭。常見(jiàn)的行文關(guān)系有以下三種： （ 1）上行文。寫(xiě)文章也是一樣。層次的表達(dá)有多種方式，有英文字母標(biāo)示法、阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示法等等。即把文章的結(jié)論或主要觀點(diǎn)放在文章的前面，先入為主，然后再展開(kāi)論述。在結(jié)尾對(duì)全文進(jìn)行歸納，用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言總結(jié)主旨，概括要點(diǎn)，加深讀者的理解。本書(shū)將要介紹到的命令、令、公告、通告中常有這種情況。在寫(xiě)作實(shí)踐中我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，客觀事物是復(fù)雜的，很多時(shí)候單一的模式無(wú) 法滿(mǎn)足觀點(diǎn)表達(dá)的需要，要對(duì)前文所述的幾種方法進(jìn)行綜合。論據(jù)同樣分為事實(shí)論據(jù)和理論論據(jù)兩種，但秘書(shū)寫(xiě)作的實(shí)用性決定它往往不是從 事實(shí)和理論兩個(gè)方面分開(kāi)論證觀點(diǎn)，而更多的是在理論的指導(dǎo)下科學(xué)選用事實(shí)材料來(lái)論述觀點(diǎn)，事實(shí)論據(jù)多于理論的論據(jù)。所選用的語(yǔ)言要合乎特定文體的要求，合乎特定的語(yǔ)境、特定的場(chǎng)合。 第二，要學(xué)會(huì)使用習(xí)慣性用語(yǔ)。如“新職工宿舍建在開(kāi)發(fā)區(qū)內(nèi)”里的“新”到底是修飾“職工”還是“宿舍”不明確，就可能造成不同理解。 （ 3）標(biāo)數(shù)法。如計(jì)算機(jī)可以在千分之一秒的時(shí)間內(nèi)把兩個(gè)十位數(shù)相乘，而一個(gè)普通人用筆算至少要 1 分鐘時(shí)間。 2．審核材料是否真實(shí)、典型、恰當(dāng)。具體地說(shuō)，有以下幾種常見(jiàn)的方法： 1．借助外力法。要分析層次銜接是否順暢自然，句群、句子之間的邏輯關(guān)系是否明確合理，字詞選用是否恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是 否正確。近年來(lái)，各種合同糾紛不斷出現(xiàn)，為配合《合同法》的實(shí)施，國(guó)家有關(guān)部門(mén)相繼出臺(tái)了大量的合同示范文本，以保護(hù)合同各方的利益，這也是文體規(guī)范化的一大標(biāo)志。秘書(shū)寫(xiě)作的實(shí)用性、綜合性對(duì)寫(xiě)作者提出了更高的要求，具體來(lái)說(shuō)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 一、應(yīng)具備較高的思想理論素養(yǎng) 對(duì)于秘書(shū)而言，一篇文稿質(zhì)量的高低關(guān)鍵在于文章的觀點(diǎn)是否正確，是否切合實(shí)際，是否能解決實(shí)際問(wèn)題。比如說(shuō)，我們要替單位寫(xiě)年度工作總結(jié)，不去基層單位調(diào)研，不去收集相關(guān)信息就無(wú)法了解真實(shí)情況，就無(wú)法成文，既使拼湊出來(lái)，這樣的文章也無(wú)助于指導(dǎo)實(shí)踐。光讀還不夠，還要多練。這種看法顯然是不對(duì)的。 什么是行政公文呢？國(guó)務(wù)院 20xx 年 8 月 24 日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 三、行政公文的特點(diǎn)和作用 （一）公文的特點(diǎn) 1．政治性 公文在內(nèi)容上具有鮮明的政治性。公文要嚴(yán)格按照規(guī)定的體式行文，其外在形式也要符合法定的要求。 （ 3）改革開(kāi)放后，農(nóng)民的錢(qián)包鼓起來(lái)了，日子過(guò)得紅火了，生活就象吃甘蔗，由尾吃到頭，越吃越甜。如通報(bào)、通知、批復(fù)等。 15mm。一般分為秘密、機(jī)密和絕密三種。請(qǐng)示、批復(fù)、函的主送機(jī)關(guān)只能是一 個(gè)。印章要端正、清晰地蓋在成文時(shí)間的上方。 簽署多用在各級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的命令、議案等文件上。主送機(jī)關(guān)寫(xiě)在正文之前，標(biāo)題之下，頂格書(shū)寫(xiě)，末尾加冒號(hào)。發(fā)文字號(hào)中的年份，要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書(shū)寫(xiě)，用括號(hào)括起來(lái)，括號(hào)須用六角括號(hào)“〔〕”。少數(shù)民族文字按本民族書(shū)寫(xiě) 習(xí)慣書(shū)寫(xiě)和排版，在民族自治地區(qū)，可同時(shí)使用漢字和通用的少數(shù)民族文字。如請(qǐng)示、報(bào)告。 思考與訓(xùn)練 1．簡(jiǎn)答題： （ 1）簡(jiǎn)述公文的發(fā)展歷史。 2．針對(duì)性原則 公文寫(xiě)作要?jiǎng)?wù)實(shí)，要有的放矢，要針對(duì)所要解決的問(wèn)題命筆行文。 中國(guó)共產(chǎn)黨早在 1931 年就頒布了《文件處理辦法》。廣義公文是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位處理公務(wù)時(shí)使用的具有規(guī)范體式的應(yīng)用文書(shū)。這是不對(duì)的，秘書(shū)人員、特別是年輕人一定要處處做一個(gè)有心人，積累詞句，不斷豐富自己的語(yǔ)庫(kù)。這樣，在寫(xiě)作中就能少走彎路，減少盲目性，增強(qiáng)主動(dòng)性，變被動(dòng)為主動(dòng)。我們到一個(gè)單位就業(yè)后，也一定要盡快熟悉主要的工作環(huán)節(jié)，了解行業(yè)知識(shí)。只用漢字外國(guó)朋友看不懂，英語(yǔ)雖是世界語(yǔ)，但我國(guó)一般老百姓掌握也有困難，目前比較通用的做法是采用兩種文字，雙方都方便。 二、文體分工精細(xì)化、規(guī)范化 隨著人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的豐富，社會(huì)分工的精細(xì)化和公共關(guān)系、人際交往的多樣化以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮與規(guī)范化，秘書(shū)寫(xiě)作的文體分工也更加精細(xì)、規(guī)范。一是審查文章內(nèi)容是否健康，觀點(diǎn)是否正確，選材是否科學(xué)，格調(diào)是否高雅，如有不妥，要立即修正；二是從整體上去分析文章的段落層次安排是否合理，開(kāi)頭結(jié)尾設(shè)計(jì)是否科學(xué)，脈絡(luò)是否清晰，修辭邏輯是否得當(dāng)。 6．審核文稿的體式是否得當(dāng)。那么，如何做好文稿的審核修改工作呢？ （一）明確 審核修改的內(nèi)容 1．審核文稿的觀點(diǎn)是否與黨和國(guó)家的方針政策、是否與領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖相符。是一種通過(guò)數(shù)字轉(zhuǎn)換來(lái)達(dá)到突出主旨的方法。如應(yīng)該 —— 應(yīng)；經(jīng)過(guò) —— 經(jīng)；根據(jù) —— 據(jù)；將來(lái) —— 將。又如“陳小力不但是一位轉(zhuǎn)業(yè)軍人而且是一名中共黨員”，在這個(gè)緊縮型的復(fù)句里，兩個(gè)分句間并沒(méi)有遞進(jìn)關(guān)系，就不能用表示遞進(jìn)關(guān)系的關(guān)聯(lián)詞“不但??而且”，而應(yīng)代之以“是??也是”。三百六十行，行行都有自己的秘書(shū)，行行都有自己的專(zhuān)業(yè)用語(yǔ)。真所謂一字千金，可見(jiàn)做秘書(shū)的人在下筆時(shí)不可不推敲字句。 2．議論 議論是人們對(duì)客觀事物發(fā)表看法或見(jiàn)解的一種表達(dá)方法。這種層次關(guān)系，是將所掌握的材料按性質(zhì)或問(wèn)題歸類(lèi)，從不同的方面去表現(xiàn)主要觀點(diǎn)，每一個(gè)方面就是一個(gè)從屬觀點(diǎn)。 ⑤照應(yīng)式。 （ 2）結(jié)尾部分 文章的結(jié)尾應(yīng)當(dāng)做到意盡而言止，收束有力，要有利于主旨的表達(dá)，促進(jìn)寫(xiě)作目的的實(shí)現(xiàn)，從某種意義上說(shuō)是文章主旨的強(qiáng)化和延伸。具體來(lái)說(shuō)，要做好以下幾個(gè)方面的工作： 1．設(shè)計(jì)好開(kāi)頭和結(jié)尾 （ 1）開(kāi)頭部分 劉勰在《文心雕龍 .章句》中說(shuō)：“啟行之辭，逆中篇之意”，這說(shuō)明文章的開(kāi)頭要能開(kāi)宗明義，用簡(jiǎn)明的語(yǔ)言引出文章要表述的主要內(nèi)容，指向全文的中心，常見(jiàn)的方式有： ①概述式。這種方法是用一個(gè)或多個(gè)表意完整的句子提示寫(xiě)作內(nèi)容。秘書(shū)寫(xiě)作的過(guò)程實(shí)際上是一個(gè)如何調(diào)遣材料來(lái)表達(dá)觀點(diǎn)的過(guò)程?？梢?jiàn)，秘書(shū)寫(xiě)作要注意內(nèi)外有別。此外，秘書(shū)寫(xiě)作的文稿都是為了解決實(shí)際問(wèn)題而作，不同主旨、不同內(nèi)容的文稿處理程序、受理部門(mén)各不相同，如果硬要把它們放在一起勢(shì)必影響其處理效力和速度。 2．觀點(diǎn)與材料 正確的觀點(diǎn)不是人頭腦中固有的，也 不是憑空產(chǎn)生的，而是來(lái)源于社會(huì)生活實(shí)踐。 （ 3）要真實(shí) 秘書(shū)寫(xiě)作具有實(shí)用性，是為了解決工作中的實(shí)際問(wèn)題，所選用的材料必須內(nèi)容真實(shí)，符合實(shí)際。第三，是要善于請(qǐng)示。認(rèn)識(shí)和掌握這些規(guī)律與要求對(duì)于提高文秘人員的寫(xiě)作水平有著重要作用。還有一些文種雖沒(méi)有人硬性規(guī)定一定要怎么寫(xiě)，但長(zhǎng)期以來(lái)有著約定俗成的格式。 （二）實(shí)用性 秘書(shū)寫(xiě)作的每一篇文章都是為人們的實(shí)際工作和日常生活服務(wù)， 直接用于處理工作中的具體問(wèn)題或傳遞特定信息，實(shí)用性是其基本屬性之一。今天的秘書(shū)寫(xiě)作既包括各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的公文類(lèi)、行政事務(wù)類(lèi)文書(shū)，也包括經(jīng)濟(jì)單位的商務(wù)類(lèi)文書(shū)以及常見(jiàn)的日用類(lèi)文書(shū)與宣傳類(lèi)文書(shū)。本書(shū)主要是指后者。同時(shí)，秘書(shū)起草的各類(lèi)文稿還能客觀地反映事務(wù)的發(fā)展、衍變的過(guò)程，具有較強(qiáng)的史實(shí)與憑證作用。而且，這種真實(shí)性與文學(xué)創(chuàng)作的真實(shí)性有所不同。如秘書(shū)起草完公文后要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)后才能正式生效，不能像寫(xiě)普通文章那樣隨便。前文已講過(guò)，秘書(shū)寫(xiě)作具有受命性，要受領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖的制約，原因有二：一是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)或雇主是一個(gè)單位、部門(mén)中行使法律 或上級(jí)組織賦予的職權(quán)，帶領(lǐng)所屬人員完成特定工作任務(wù)的決策者與管理者。盡管從理論上說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國(guó)家的政策法規(guī)在本質(zhì)上是一致的，但在具體的工作中，受到各種主客觀因素的影響，出現(xiàn)不一致甚至是沖突的情況也是有可能的。秘書(shū)寫(xiě)作的文稿要能反映工作中的新事物，新問(wèn)題，找到解決問(wèn)題的新辦法，就要選取那些新近發(fā)生的、富有時(shí)代特點(diǎn)的材料，而要避免使用陳舊的、時(shí)過(guò)境遷而且缺乏說(shuō)服力的材料。 觀點(diǎn)從材料中 來(lái)，也要靠材料來(lái)支撐，材料要為觀點(diǎn)服務(wù)。如果說(shuō)文學(xué)作品的主旨以含蓄為美的話，秘書(shū)寫(xiě)作則要以明確為美。指本單位給有隸屬關(guān)系的上級(jí)單位的行文，如報(bào)告、請(qǐng)示等。因而有經(jīng)驗(yàn)的寫(xiě)作者往往在動(dòng)筆之前要花大力氣寫(xiě)提綱，搭好文章的架子。秘書(shū)寫(xiě)作以漢字?jǐn)?shù)碼和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的方法 較常見(jiàn)。如市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析、可行性研究等文種用 這種方法開(kāi)頭比較常見(jiàn)。一般在總結(jié)交流性的文章中用得較多。但大多數(shù)情況下，文章不只一個(gè)層次，更不止一個(gè)段落，層次高于段落，這時(shí)，就需要對(duì)它們進(jìn)行精心安排，明確全文有哪幾個(gè)層次，每一層次由哪些段落組成，層次之間的關(guān)系如何。這就是交錯(cuò)式。就論證而言，秘書(shū)寫(xiě)作也可以有“立論”和“駁論”等形式，也可采用例證、引證、對(duì)比、喻證、分析等多種方法，但總的來(lái)看，往往重“論”輕“議”，在很多情況下，理就寓于論據(jù)之中，不作過(guò)多地分析，直接做出論斷，這樣顯得更簡(jiǎn)明有力。就文體而言，比如說(shuō)起草行政公文時(shí)用語(yǔ)應(yīng)莊重、嚴(yán)肅，制訂法規(guī)時(shí)用語(yǔ)須肯定、明確，而在撰擬總結(jié)、計(jì)劃等事務(wù)性文書(shū)時(shí)用語(yǔ)要明白、曉暢，都不能使用文 學(xué)寫(xiě)作中的詩(shī)意語(yǔ)言。在長(zhǎng)期的秘書(shū)寫(xiě)作實(shí)踐中，前人積累的一些習(xí)慣用語(yǔ)，已得到了人們的廣泛認(rèn)同，使用頻率十分高。歧義句在秘書(shū)寫(xiě)作中有十分消極的作用，特別是在合同等商務(wù)文書(shū)中一旦出現(xiàn)這種情況，往往會(huì)造成嚴(yán)重后果。把兩個(gè)或多個(gè)并列詞語(yǔ)中共同的語(yǔ)素或共同的性質(zhì)提取出來(lái)，再與并列詞語(yǔ)的項(xiàng)數(shù)組合，形成“數(shù)詞＋共詞”的形式。 （ 3）借用法。觀點(diǎn)是材料分析的產(chǎn)物，同時(shí)需要材料的支撐，觀點(diǎn)與材料應(yīng)當(dāng)一致。由于受認(rèn)知水平、寫(xiě)作和閱讀習(xí)慣等因素的影響，秘書(shū)往往不大容易發(fā)現(xiàn)自已文稿中的問(wèn)題。不正確或不當(dāng)?shù)牡胤揭骶植康男薷呐c調(diào)整。 一名合格的秘書(shū)要不斷了解吸收新的文體知識(shí)、 熟悉各種寫(xiě)作規(guī)范。正確的思想和較高的理論素養(yǎng) 是形成正確觀點(diǎn)的重要保障，因而思想理論水平的高低對(duì)寫(xiě)作具有直接而決定性的影響。 要提高自己的調(diào)研能力，練就調(diào)查研究的基本功，首先要端正態(tài)度，要有實(shí)事求是的精神，養(yǎng)成調(diào)查研究的良好習(xí)慣。著名教育家葉圣陶先生說(shuō)：‘‘要把寫(xiě)作的手腕練到熟練，必須常常去寫(xiě)，規(guī)規(guī)矩矩去寫(xiě)”。實(shí)際上，文學(xué)中的字句固然重要，但對(duì)于長(zhǎng)篇巨制而言，一二個(gè)詞語(yǔ)用得不大確切是無(wú)關(guān)宏旨的?！本唧w來(lái)說(shuō)，專(zhuān)指命令、決定、公告、通告、請(qǐng)示、報(bào)告等 13 種公文。我國(guó)是中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下的社會(huì)主義國(guó)家，運(yùn)行于我國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)的公文，必須貫徹黨和國(guó)家的路線、方針、政策，有利于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，維護(hù)人民群眾的利益。 4．時(shí)效性原則 公文的時(shí)間與效用是直接聯(lián)系的，要充分體現(xiàn)一篇公文的 效用，就必須據(jù)時(shí)限的要求撰擬。 （ 4）你校請(qǐng)示已經(jīng)收閱多時(shí)，近段因工作繁忙，未及時(shí)批復(fù)，請(qǐng)?jiān)彙? （三）平行文。公文標(biāo)題用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字，主題詞、秘密等級(jí)、緊急程度用 3 號(hào)黑體字，正文、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、簽發(fā)人、附件采用 3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用 3 號(hào)楷體字。 （ 5）緊急程度 緊急程度是指對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的限制。一些行文方向不定，沒(méi)有特指主送機(jī)關(guān)的公布性公文，如公告、通告等，則不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。上不壓正文，下要壓年、月、日。簽署和印章一樣，都是文件生效的標(biāo)志。 （ 2）主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)，又叫“抬頭”、“受文機(jī)關(guān)”或“上款”，是指公文的主要受理機(jī)關(guān)。如果是聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。 （二）公文書(shū)寫(xiě)格式 公文書(shū)寫(xiě)一律從左到右橫寫(xiě)、橫排。 主要用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)情況，請(qǐng)示工作。得體，是指公文語(yǔ)言和語(yǔ)氣必須符合作者的職權(quán)范圍、行文目的與特定文體表達(dá)的需要。 公文內(nèi)容必須符合黨的方針、政策，即合“法”，所以公文撰寫(xiě)者必須懂政策、懂法律，依法辦文。 辛亥革命后的南京臨時(shí)政府頒布了公文程式條例，廢除了幾千年封建王朝沿用的公文體式，規(guī)定了新公文的名稱(chēng)和使用范圍，用語(yǔ)上規(guī)定了不許用“大人”“老爺”之類(lèi)的稱(chēng)呼，要求官吏互相稱(chēng)官職，公文寫(xiě)作要用白話并使用新式標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等等。 4． 文稿審核修改的主要內(nèi)容和方法有哪些？ 5． 現(xiàn)代秘書(shū)工作對(duì)寫(xiě)作者的素養(yǎng)提出了哪些要求？ 第二章 行政公文 第一節(jié) 行政公文概述（一） 一、公文的含義 公文也稱(chēng)公務(wù)文書(shū)，其含義有廣義和狹義之分。許多同學(xué)在閱讀的過(guò)程中只重視情節(jié)、中心意義的領(lǐng)會(huì)，而不大注意學(xué)習(xí)別人好的語(yǔ)言。秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)比較系統(tǒng)地學(xué)習(xí)寫(xiě)作基本理論和寫(xiě)作知識(shí)，懂得寫(xiě)作基本原理，掌握常見(jiàn)的寫(xiě)作方法和技巧。這就要求大家在學(xué)習(xí)的過(guò)程中不但要學(xué)好寫(xiě)作理論知識(shí)，也要注意積累管理知識(shí)、經(jīng)濟(jì)知識(shí)，如果已經(jīng)有了明確的就業(yè)方向，還要注意積累相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。由于對(duì)外交往的增多，以及在我國(guó)的土地上大量出現(xiàn)的獨(dú)資、合資、合作企業(yè)數(shù)量的不斷增加，僅用漢語(yǔ)起草文稿已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的需要了。本書(shū)中所 涉及的經(jīng)濟(jì)、商務(wù)方面的文書(shū)一定要牢固掌握。所謂整體審視法 是指審核文稿時(shí)要先從總體上對(duì)文章進(jìn)行考察、把握的方法。要正確使用標(biāo)點(diǎn) 符號(hào)，修改使用不正確的字詞、不通順的語(yǔ)句和不當(dāng)?shù)男揶o。可見(jiàn)，做好審核修改工作是保證文稿質(zhì)量的重要保障。 3．換算。常見(jiàn)的節(jié)縮方法有： （ 1）雙變單法：即在一定的語(yǔ)言環(huán)境下依據(jù)語(yǔ)法規(guī)則或習(xí)慣把雙音節(jié)的詞變成 單音節(jié)的詞。如：“我們未學(xué)習(xí)文件”與“我們無(wú)學(xué)習(xí)文件”雖只有一字之差，但“未”是一個(gè)副詞（虛詞） ，“無(wú)”是一個(gè)動(dòng)詞（實(shí)詞），意義大相徑庭。在寫(xiě)作時(shí)要注意以下三個(gè)方面的問(wèn)題： 第一，要學(xué)會(huì)一些必要的專(zhuān)業(yè)用語(yǔ)。前者僅指合同當(dāng)事人一方在簽訂合同時(shí)預(yù)付的貨款，合同履行時(shí)可以沖抵