【正文】 格式的選擇都要為觀點(diǎn)的表達(dá)服務(wù)，受觀點(diǎn)的約束。 一篇文章可以有多個(gè)從屬的觀點(diǎn)，但基本觀點(diǎn)只能有一個(gè)。如果一篇文章有多個(gè)基本觀點(diǎn)，勢(shì)必會(huì)意多亂文，讓人不知所從。因而，從屬觀點(diǎn)只能是基本觀點(diǎn)的展開(kāi)，為基本觀點(diǎn)的表達(dá)服務(wù)。 2．觀點(diǎn)與材料 正確的觀點(diǎn)不是人頭腦中固有的，也 不是憑空產(chǎn)生的，而是來(lái)源于社會(huì)生活實(shí)踐。秘書(shū)在寫(xiě)作過(guò)程中一定要深入到工作實(shí)踐、深入到基層部門(mén)和人民群眾中去，廣泛搜集材料，征求各方面的意見(jiàn)，并對(duì)收集到的各種資料進(jìn)行科學(xué)地綜合和分析，正確認(rèn)識(shí)與理解特定問(wèn)題、特定事物，提煉出自己的觀點(diǎn)。從這個(gè)意義上說(shuō)，觀點(diǎn)是從實(shí)踐、從材料中得來(lái)的。在秘書(shū)工作中雖然有很多文稿是領(lǐng)導(dǎo)或雇主的“授意”之作，但這里的“意”不是主題先行，因?yàn)樗旧硎穷I(lǐng)導(dǎo)或雇主在其工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上通過(guò)考察、思考而獲得的。秘書(shū)在行文時(shí)，也會(huì)融人自己的觀察與思考，歸根結(jié)底，它還是源于社會(huì)實(shí)踐。 觀點(diǎn)從材料中 來(lái)，也要靠材料來(lái)支撐，材料要為觀點(diǎn)服務(wù)。一旦文稿的觀點(diǎn)確立下來(lái)，我們就要根據(jù)觀點(diǎn)表達(dá)的需要對(duì)材料進(jìn)行取舍、加工和改造，使其更好地為表現(xiàn)觀點(diǎn)服務(wù)。凡是能突出觀點(diǎn)的材料就選用，凡與觀點(diǎn)表達(dá)無(wú)關(guān)或關(guān)系不大的材料就要堅(jiān)決舍棄。 3．觀點(diǎn)的要求： 秘書(shū)寫(xiě)作的特殊性決定其在寫(xiě)作觀點(diǎn)的提煉與表達(dá)上應(yīng)具有以下特征： （ 1）要正確 觀點(diǎn)正確指秘書(shū)寫(xiě)作的觀點(diǎn)要符合黨和國(guó)家的方針、政策，符合客觀實(shí)際，反映事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律，有助于解決工作中的實(shí)際問(wèn)題。個(gè)人執(zhí)筆要反映集體和組織的意志。 正確的觀點(diǎn)，取決于寫(xiě)作者先進(jìn)的世 界觀和科學(xué)的方法論。如果寫(xiě)作者能一心為公，具有實(shí)事求是的態(tài)度和科學(xué)的分析精神與方法，就有助于正確認(rèn)識(shí)客觀事物，揭示事物的本質(zhì)規(guī)律和發(fā)展方向，使文章的觀點(diǎn)符合客觀實(shí)際。相反，如果寫(xiě)作者眼里只有狹隘的局部甚或是一已私利，就不能客觀公正，用科學(xué)的眼光和方法去分析、處理事務(wù)，不能形成正確的觀點(diǎn)。 （ 2）要集中 觀點(diǎn)集中是指秘書(shū)寫(xiě)作的文稿必須主題單一，堅(jiān)持一文一事、一文一個(gè)主旨。主旨分散了就可能因意多而亂文，多主旨淹沒(méi)了中心，等于沒(méi)有了主旨。那些面面俱到、枝葉繁復(fù)的文章好像什么問(wèn)題都談到了，實(shí)際上什么問(wèn)題都沒(méi)能 講清楚，什么問(wèn)題都沒(méi)能解決好。此外，秘書(shū)寫(xiě)作的文稿都是為了解決實(shí)際問(wèn)題而作，不同主旨、不同內(nèi)容的文稿處理程序、受理部門(mén)各不相同，如果硬要把它們放在一起勢(shì)必影響其處理效力和速度。 除此以外，行文簡(jiǎn)練也是主旨集中的基本要求。據(jù)《朱元璋傳》記載，洪武九年，刑部主事茹太素上書(shū)報(bào)告五件事，文稿長(zhǎng)達(dá)一萬(wàn)七千字，朱元璋讀到六千三百七十字時(shí)，還不知主旨是什么，氣得命人將其痛打了一頓。古人寫(xiě)文章強(qiáng)調(diào)要“言之有物”，“立片言而居要”說(shuō)的就是寫(xiě)文章要行文簡(jiǎn)練，主旨集中。 （ 3）要鮮明 觀點(diǎn)的鮮明性要求秘書(shū)寫(xiě)作的文稿要旗幟鮮明地表 明贊成什么、反對(duì)什么、提倡什么、批評(píng)什么、肯定什么、否定什么，不能猶抱琵琶半遮面，更不能含混其辭。如果說(shuō)文學(xué)作品的主旨以含蓄為美的話，秘書(shū)寫(xiě)作則要以明確為美。所以我們?cè)趯?xiě)作中不僅要“卒章顯志”，更要在行文過(guò)程中多用判斷性句式，肯定性的語(yǔ)氣、鮮明的態(tài)度將主旨簡(jiǎn)明扼要地揭示出來(lái)。 （五）正確選用文體 秘書(shū)工作是一種綜合性的工作，秘書(shū)擬寫(xiě)的文稿種類繁雜，較常用的就有幾十種之多，不同種類的文稿所表達(dá)的內(nèi)涵、適用情況、寫(xiě)作格式各不相同。用錯(cuò)文體，輕則貽人笑柄，重則可能影響工作，甚至擾亂工作秩序，給單位帶來(lái)重大損失。比 如說(shuō)，會(huì)議記錄是單位內(nèi)部用來(lái)真實(shí)記錄會(huì)議情況的一種文書(shū)，強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的原始性，具有很強(qiáng)的憑證作用，一般不對(duì)外公布；而會(huì)議紀(jì)要是一種經(jīng)過(guò)整理后的“適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”的文書(shū)，可送達(dá)給相關(guān)部門(mén)。二者的作用，寫(xiě)作方法各不相同，如果用錯(cuò)不但會(huì)鬧笑話，還可能因此泄露單位秘密，給工作帶來(lái)?yè)p失。因而，秘書(shū)在寫(xiě)作之前，要根據(jù)寫(xiě)作內(nèi)容和寫(xiě)作目的的需要選用恰當(dāng)?shù)奈捏w種類，千萬(wàn)不可隨意亂用。 要正確選用文體，要做好以下工作： 1．明確行文對(duì)象 明確行文對(duì)象要注意兩點(diǎn)。首先，要區(qū)分是內(nèi)部行文還是對(duì)外行文。一般說(shuō)來(lái)，內(nèi)部 行文較對(duì)外行文在格式體例的要求上要隨意和靈活得多，在寫(xiě)作內(nèi)容方面也有不同要求。有些內(nèi)容內(nèi)部文書(shū)可以充分表現(xiàn)，對(duì)外行文則要做必要的處理，甚至不表現(xiàn)。可見(jiàn)，秘書(shū)寫(xiě)作要注意內(nèi)外有別。 其次，要明確本單位與受文單位之間的關(guān)系。在秘書(shū)工作中，每個(gè)單位總是處在有著一定隸屬關(guān)系的組織系統(tǒng)中，總是在這個(gè)系統(tǒng)中占據(jù)特定的位置。秘書(shū)在行文時(shí)必須明白自己所處的位置，遵守行文規(guī)則，根據(jù)隸屬關(guān)系選用恰當(dāng)?shù)奈捏w。常見(jiàn)的行文關(guān)系有以下三種： （ 1）上行文。指本單位給有隸屬關(guān)系的上級(jí)單位的行文，如報(bào)告、請(qǐng)示等。 （ 2）平行文。指本單位給平 級(jí)或不相隸屬單位的行文，如函。 （ 3）下行文。指本單位給下級(jí)單位的行文，如命令、決定、通知、批復(fù)等。 值得注意的是，除對(duì)不同的行文對(duì)象應(yīng)選用不同的文種，還要注意這些文種在格式、語(yǔ)詞、語(yǔ)體使用上的差異。 2．區(qū)分文體的作用 各種文體的作用各不相同，秘書(shū)在寫(xiě)作時(shí)要根據(jù)表達(dá)的需要和文體的作用選用不同的文體。本書(shū)所介紹的各類文書(shū)中，象行政公文與日用文書(shū)這樣性質(zhì)作用區(qū)別較大的文體一般不大可能出錯(cuò)。我們要重點(diǎn)注意區(qū)分同一類文書(shū)中不同文種的用途，如公告和通告、報(bào)告和請(qǐng)示就經(jīng)常出錯(cuò)，市場(chǎng)預(yù)測(cè)與市場(chǎng)調(diào)查也很容易混淆，在學(xué)習(xí)的 過(guò)程中一定要仔細(xì)區(qū)分。此外，同一文種也可能有不同的亞類，它們?cè)谧饔煤蛯?xiě)法上也有一定的區(qū)別，如通報(bào)有表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和交流性通報(bào)三種不同的類型，用于不同的情況，這些也需要認(rèn)真揣摩。 二、寫(xiě)作階段 秘書(shū)在完成了前期的準(zhǔn)備工作后就可以開(kāi)始寫(xiě)作文稿了。秘書(shū)寫(xiě)作的過(guò)程實(shí)際上是一個(gè)如何調(diào)遣材料來(lái)表達(dá)觀點(diǎn)的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程中要充分調(diào)動(dòng)寫(xiě)作者的主觀能動(dòng)性來(lái)合理安排結(jié)構(gòu)、正確選用語(yǔ)體、使用好詞句和修辭手段，從而使內(nèi)容與形式達(dá)到完美的統(tǒng)一。具體來(lái)說(shuō)，要做好以下幾個(gè)方面的工作： （一）擬好寫(xiě)作提綱 1．?dāng)M寫(xiě)提綱的重要性 如果 說(shuō)觀點(diǎn)是文章的“靈魂”，材料是文章的“血肉”的話，寫(xiě)好提綱則是為文章搭好“骨骼”的架子。做人，沒(méi)有“骨骼”則“靈魂”無(wú)所依，“血肉”無(wú)所托；“骨骼”不完整、不勻稱則不能算是健康完美的人體。寫(xiě)文章也是一樣。因而有經(jīng)驗(yàn)的寫(xiě)作者往往在動(dòng)筆之前要花大力氣寫(xiě)提綱，搭好文章的架子。 對(duì)于秘書(shū)寫(xiě)作而言，寫(xiě)好提綱，還有以下三個(gè)好處： （ 1）可以幫助作者理清寫(xiě)作思路，進(jìn)一步選擇所需材料，做好謀篇布局的工作； （ 2）按照領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖寫(xiě)好提綱并送其審閱修改后再動(dòng)筆，可最大限度地避免出現(xiàn)偏離上級(jí)意志、偏離主題的錯(cuò)誤，少走彎路。 （ 3）可以提高寫(xiě)作者綜合分析問(wèn)題的能力和提綱挈領(lǐng)的本領(lǐng)，從而提高寫(xiě)作能力。 因而，對(duì)于我們初學(xué)者來(lái)說(shuō)，凡是較長(zhǎng)的文章一定要堅(jiān)持寫(xiě)提綱，較短的文章也要打好腹稿再落筆。 2．提綱的寫(xiě)法 提綱并沒(méi)有一個(gè)固定的寫(xiě)法，每個(gè)人都可以有自己的方法，有人習(xí)慣于用幾句話提示所要寫(xiě)的內(nèi)容，有人則可能只寫(xiě)幾個(gè)關(guān)鍵詞甚至是幾個(gè)數(shù)字來(lái)表示。如果我們的提綱是寫(xiě)給自己所用，這些都是可以的，但如果還要送給領(lǐng)導(dǎo)審閱，或者供同事討論就一定要寫(xiě)得內(nèi)容清楚、條理清晰。 一般來(lái)說(shuō)，提綱包括觀點(diǎn)提示和層次安排兩部分。常見(jiàn)的觀點(diǎn)提示有兩種方法： （ 1） 標(biāo)題提示法。就是把要寫(xiě)的內(nèi)容分成幾個(gè)部分，每個(gè)部分用一個(gè)小標(biāo)題來(lái)標(biāo)示主旨。這種方法簡(jiǎn)明扼要，一目了然，討論時(shí)要作必要的講解，否則別人不易理解。 （ 2）句子標(biāo)示法。這種方法是用一個(gè)或多個(gè)表意完整的句子提示寫(xiě)作內(nèi)容。它表意清楚明白，但不夠簡(jiǎn)潔。 比較詳細(xì)的提綱可能還需注明每部分選用的關(guān)鍵材料，計(jì)劃所寫(xiě)的字?jǐn)?shù)等內(nèi)容。 較長(zhǎng)的文稿一般有多個(gè)層次，寫(xiě)作提綱時(shí)要充分考察觀點(diǎn)之間的關(guān)系，根據(jù)它們之間的邏輯聯(lián)系安排層次。層次的表達(dá)有多種方式，有英文字母標(biāo)示法、阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示法等等。秘書(shū)寫(xiě)作以漢字?jǐn)?shù)碼和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的方法 較常見(jiàn)。往往用“一、二、三．．．．．．”表示第一個(gè)層次，用“（一）（二）（三）．．．．．．”表示“一”下的從屬觀點(diǎn)，“ 3．．．．．．”則用來(lái)表示“（一）”下的從屬觀點(diǎn)，依此類推。 (二 )安排好結(jié)構(gòu) 結(jié)構(gòu)指文章內(nèi)部各部分之間的組織形式。如果說(shuō)觀點(diǎn)和材料是文章的內(nèi)容要素的話，結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言、表達(dá)方法則是文章形式方面的要素。好的內(nèi)容還要有好的表達(dá)形式，這就需要我們?cè)趯?xiě)作時(shí)根據(jù)觀點(diǎn)表達(dá)的需要，精心而合理有序地安排結(jié)構(gòu)。古人對(duì)此早有研究，劉勰在《文心雕龍178。附會(huì)篇》中寫(xiě)道：“總文理，統(tǒng)首尾，定與奪，彌綸一篇”講 的就是如何安排文章的結(jié)構(gòu)。元人喬夢(mèng)符說(shuō)：“作樂(lè)府亦有法，曰：鳳頭、豬肚、豹尾六字是也”這里論及的結(jié)構(gòu)安排之法影響深遠(yuǎn)。因而，有經(jīng)驗(yàn)的寫(xiě)作者無(wú)不重視文章結(jié)構(gòu)的安排。 如何安排好文章的結(jié)構(gòu)是一項(xiàng)仁者見(jiàn)仁、智者見(jiàn)智的工作，但一般說(shuō)來(lái)每篇文章的結(jié)構(gòu)安排一要有利于反映客觀事物的內(nèi)部規(guī)律；二要服從表現(xiàn)主旨的需要；三要考慮文體本身的特點(diǎn)。秘書(shū)寫(xiě)作的各種文稿在體式結(jié)構(gòu)上歸結(jié)起來(lái)有二大類，一是行政公文和各種專用文書(shū)，具有法定的格式；二是各種事務(wù)性、商務(wù)性、日用類文書(shū)，雖沒(méi)有法定的格式，但人們?cè)陂L(zhǎng)期寫(xiě)作實(shí)踐中已總結(jié)出了一些慣用 的結(jié)構(gòu)模式，值得學(xué)習(xí)借鑒。具體來(lái)說(shuō)，要做好以下幾個(gè)方面的工作： 1．設(shè)計(jì)好開(kāi)頭和結(jié)尾 （ 1）開(kāi)頭部分 劉勰在《文心雕龍 .章句》中說(shuō)：“啟行之辭，逆中篇之意”，這說(shuō)明文章的開(kāi)頭要能開(kāi)宗明義，用簡(jiǎn)明的語(yǔ)言引出文章要表述的主要內(nèi)容，指向全文的中心，常見(jiàn)的方式有： ①概述式。在開(kāi)頭部分反映基本情況、基本問(wèn)題，交代有關(guān)背景、緣由，引出下文。一些行政公文、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)等文種常用這種方式開(kāi)頭。 ②結(jié)論式。即把文章的結(jié)論或主要觀點(diǎn)放在文章的前面，先入為主，然后再展開(kāi)論述。如市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析、可行性研究等文種用 這種方法開(kāi)頭比較常見(jiàn)。 ③目的式。在開(kāi)頭部分交代本文的寫(xiě)作緣由與目的。如行政公文中的通知、通告，以及大多數(shù)法規(guī)類、契約類文書(shū)常采用這種方法開(kāi)頭。 ④引據(jù)式。在開(kāi)頭部分常用“根據(jù)”“遵照”“按照”等詞語(yǔ)引出上級(jí)有關(guān)指示精神或下級(jí)反映的情況作為行文依據(jù)，增強(qiáng)其說(shuō)服力。如報(bào)告、批復(fù)、通知、某些計(jì)劃等文種常用這種方法。 ⑤提問(wèn)式。在文稿的開(kāi)頭部分提出讀者感興趣的問(wèn)題，吸引讀者的注意力，然后再去解釋、作答。如經(jīng)驗(yàn)交流、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道中這種開(kāi)頭法比較常見(jiàn)。 開(kāi)頭方法很多，這里只是介紹其中的幾種，寫(xiě)作時(shí)要根據(jù)文體特點(diǎn)和內(nèi) 容表達(dá)的需要靈活選用，不可生搬硬套。 （ 2）結(jié)尾部分 文章的結(jié)尾應(yīng)當(dāng)做到意盡而言止，收束有力，要有利于主旨的表達(dá)，促進(jìn)寫(xiě)作目的的實(shí)現(xiàn)，從某種意義上說(shuō)是文章主旨的強(qiáng)化和延伸。劉勰說(shuō)“絕筆之言、追媵前句之旨”說(shuō)的就是這個(gè)意思。當(dāng)然，如果文章在正文中已把有關(guān)事項(xiàng)都講清了，也可不要專門(mén)的結(jié)尾。常見(jiàn)的結(jié)尾之法有： ①總結(jié)式。在結(jié)尾對(duì)全文進(jìn)行歸納，用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言總結(jié)主旨，概括要點(diǎn)，加深讀者的理解。一般在總結(jié)交流性的文章中用得較多。 ②號(hào)召式。這種方式往往是在結(jié)尾用簡(jiǎn)短的語(yǔ)言就如何搞好某方面的工作提出希望、發(fā)出 號(hào)召、明確具體要求。常用于布置工作性的下行文，以及各種倡議性、嘉獎(jiǎng)表彰性和批評(píng)通報(bào)性的文書(shū)中。 ③說(shuō)明式。即在文章末尾交代或者說(shuō)明本文未曾論及但又與文章內(nèi)容有關(guān)的事項(xiàng)，以引起注意。它可以看作是文章主旨的一種延伸。 ④固定式。有些法定文書(shū)和一部分日用類文書(shū)有相對(duì)固定的結(jié)尾用語(yǔ)，我們要在學(xué)習(xí)中不斷積累，做到使用得當(dāng)。如報(bào)告中就常用“特此報(bào)告”、“專此報(bào)告，請(qǐng)審閱”等字眼。我們要熟悉這些字句，學(xué)會(huì)合理套用。 ⑤照應(yīng)式。即結(jié)尾與開(kāi)頭呼應(yīng)，使主旨更加鮮明突出。 2．安排好段落層次 文章的段落層次是作者寫(xiě)作思路的 具體體現(xiàn)，也是作者表情達(dá)意的重要手段，安排好段落層次其實(shí)就是要明確一篇文章先寫(xiě)什么，后寫(xiě)什么，每部分寫(xiě)多大的篇幅，以什么作線索來(lái)連結(jié)，段落與段落之間的邏輯關(guān)系等問(wèn)題。 在寫(xiě)作過(guò)程中有些文章只需明確某一行為的目的和意圖，內(nèi)容單一，只需一個(gè)段落，此時(shí)層次和段落合一，就采用一層式。本書(shū)將要介紹到的命令、令、公告、通告中常有這種情況。但大多數(shù)情況下，文章不只一個(gè)層次，更不止一個(gè)段落，層次高于段落，這時(shí)，就需要對(duì)它們進(jìn)行精心安排，明確全文有哪幾個(gè)層次，每一層次由哪些段落組成，層次之間的關(guān)系如何。 在長(zhǎng)期的寫(xiě)作實(shí)踐中， 人們按照層次之間的邏輯聯(lián)系，總結(jié)出了一些很好的方法，這里介紹幾種，供大家參考： （ 1）總分式。即按照事物間的種屬關(guān)系來(lái)安排材料，可先總說(shuō)后分說(shuō)，也可先分說(shuō)后總說(shuō)，還可按“總 —— 分 —— 總”的模式行文，這種形式在總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、報(bào)告等文種中用得較多。 （ 2）縱貫式。這種方式或以顯性的時(shí)空變化為序，或以事物從發(fā)生、發(fā)展、到取得結(jié)果的過(guò)程為序來(lái)安排材料和段落層次，從事物發(fā)展的縱向過(guò)程看事物的發(fā)展規(guī)律。這種方法清晰明了，便于理解，因而在寫(xiě)作的過(guò)程中，凡是可用事物的發(fā)展進(jìn)程來(lái)反映觀點(diǎn)的文章，可用這種方式。 （ 3）遞進(jìn)式 。這種層次關(guān)系是一種層層遞進(jìn)、逐層深入的關(guān)系?？捎杀砑袄?，由淺入深、由果析因，從提出問(wèn)題、分析問(wèn)題到解決問(wèn)題，步步深入。凡是需要我們通過(guò)綜合分析才能得出結(jié)論，才能反映事物本來(lái)面目的文章一般可用這種方法。 （ 4）并列式。這種層次關(guān)系，是將所掌握的材料按性質(zhì)或問(wèn)題歸類，從不同的方面去表現(xiàn)主要觀點(diǎn)，每一個(gè)方面就是一個(gè)從屬觀點(diǎn)。每個(gè)從屬觀點(diǎn)之間互不重迭，互不沖突，它們之間是一種并列關(guān)系。凡需要從不同的方面去表現(xiàn)、闡明主旨時(shí)可用這種方法。 （ 5）交錯(cuò)式。在寫(xiě)作實(shí)踐中我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，客觀