【正文】 格式的選擇都要為觀點的表達(dá)服務(wù)，受觀點的約束。 一篇文章可以有多個從屬的觀點，但基本觀點只能有一個。如果一篇文章有多個基本觀點，勢必會意多亂文，讓人不知所從。因而，從屬觀點只能是基本觀點的展開，為基本觀點的表達(dá)服務(wù)。 2．觀點與材料 正確的觀點不是人頭腦中固有的，也 不是憑空產(chǎn)生的，而是來源于社會生活實踐。秘書在寫作過程中一定要深入到工作實踐、深入到基層部門和人民群眾中去，廣泛搜集材料，征求各方面的意見，并對收集到的各種資料進(jìn)行科學(xué)地綜合和分析，正確認(rèn)識與理解特定問題、特定事物，提煉出自己的觀點。從這個意義上說，觀點是從實踐、從材料中得來的。在秘書工作中雖然有很多文稿是領(lǐng)導(dǎo)或雇主的“授意”之作，但這里的“意”不是主題先行，因為它本身是領(lǐng)導(dǎo)或雇主在其工作實踐的基礎(chǔ)上通過考察、思考而獲得的。秘書在行文時，也會融人自己的觀察與思考，歸根結(jié)底，它還是源于社會實踐。 觀點從材料中 來，也要靠材料來支撐，材料要為觀點服務(wù)。一旦文稿的觀點確立下來，我們就要根據(jù)觀點表達(dá)的需要對材料進(jìn)行取舍、加工和改造，使其更好地為表現(xiàn)觀點服務(wù)。凡是能突出觀點的材料就選用，凡與觀點表達(dá)無關(guān)或關(guān)系不大的材料就要堅決舍棄。 3．觀點的要求： 秘書寫作的特殊性決定其在寫作觀點的提煉與表達(dá)上應(yīng)具有以下特征： （ 1）要正確 觀點正確指秘書寫作的觀點要符合黨和國家的方針、政策，符合客觀實際，反映事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律，有助于解決工作中的實際問題。個人執(zhí)筆要反映集體和組織的意志。 正確的觀點，取決于寫作者先進(jìn)的世 界觀和科學(xué)的方法論。如果寫作者能一心為公，具有實事求是的態(tài)度和科學(xué)的分析精神與方法，就有助于正確認(rèn)識客觀事物，揭示事物的本質(zhì)規(guī)律和發(fā)展方向，使文章的觀點符合客觀實際。相反，如果寫作者眼里只有狹隘的局部甚或是一已私利，就不能客觀公正，用科學(xué)的眼光和方法去分析、處理事務(wù)，不能形成正確的觀點。 （ 2）要集中 觀點集中是指秘書寫作的文稿必須主題單一，堅持一文一事、一文一個主旨。主旨分散了就可能因意多而亂文，多主旨淹沒了中心，等于沒有了主旨。那些面面俱到、枝葉繁復(fù)的文章好像什么問題都談到了，實際上什么問題都沒能 講清楚，什么問題都沒能解決好。此外，秘書寫作的文稿都是為了解決實際問題而作，不同主旨、不同內(nèi)容的文稿處理程序、受理部門各不相同，如果硬要把它們放在一起勢必影響其處理效力和速度。 除此以外，行文簡練也是主旨集中的基本要求。據(jù)《朱元璋傳》記載，洪武九年，刑部主事茹太素上書報告五件事，文稿長達(dá)一萬七千字，朱元璋讀到六千三百七十字時，還不知主旨是什么，氣得命人將其痛打了一頓。古人寫文章強(qiáng)調(diào)要“言之有物”，“立片言而居要”說的就是寫文章要行文簡練，主旨集中。 （ 3）要鮮明 觀點的鮮明性要求秘書寫作的文稿要旗幟鮮明地表 明贊成什么、反對什么、提倡什么、批評什么、肯定什么、否定什么，不能猶抱琵琶半遮面，更不能含混其辭。如果說文學(xué)作品的主旨以含蓄為美的話，秘書寫作則要以明確為美。所以我們在寫作中不僅要“卒章顯志”，更要在行文過程中多用判斷性句式，肯定性的語氣、鮮明的態(tài)度將主旨簡明扼要地揭示出來。 （五）正確選用文體 秘書工作是一種綜合性的工作，秘書擬寫的文稿種類繁雜，較常用的就有幾十種之多，不同種類的文稿所表達(dá)的內(nèi)涵、適用情況、寫作格式各不相同。用錯文體，輕則貽人笑柄，重則可能影響工作，甚至擾亂工作秩序，給單位帶來重大損失。比 如說，會議記錄是單位內(nèi)部用來真實記錄會議情況的一種文書，強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的原始性，具有很強(qiáng)的憑證作用，一般不對外公布；而會議紀(jì)要是一種經(jīng)過整理后的“適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項”的文書，可送達(dá)給相關(guān)部門。二者的作用，寫作方法各不相同，如果用錯不但會鬧笑話，還可能因此泄露單位秘密，給工作帶來損失。因而，秘書在寫作之前，要根據(jù)寫作內(nèi)容和寫作目的的需要選用恰當(dāng)?shù)奈捏w種類，千萬不可隨意亂用。 要正確選用文體，要做好以下工作： 1．明確行文對象 明確行文對象要注意兩點。首先，要區(qū)分是內(nèi)部行文還是對外行文。一般說來，內(nèi)部 行文較對外行文在格式體例的要求上要隨意和靈活得多，在寫作內(nèi)容方面也有不同要求。有些內(nèi)容內(nèi)部文書可以充分表現(xiàn)，對外行文則要做必要的處理，甚至不表現(xiàn)?？梢姡貢鴮懽饕⒁鈨?nèi)外有別。 其次，要明確本單位與受文單位之間的關(guān)系。在秘書工作中，每個單位總是處在有著一定隸屬關(guān)系的組織系統(tǒng)中，總是在這個系統(tǒng)中占據(jù)特定的位置。秘書在行文時必須明白自己所處的位置，遵守行文規(guī)則，根據(jù)隸屬關(guān)系選用恰當(dāng)?shù)奈捏w。常見的行文關(guān)系有以下三種： （ 1）上行文。指本單位給有隸屬關(guān)系的上級單位的行文，如報告、請示等。 （ 2）平行文。指本單位給平 級或不相隸屬單位的行文，如函。 （ 3）下行文。指本單位給下級單位的行文，如命令、決定、通知、批復(fù)等。 值得注意的是，除對不同的行文對象應(yīng)選用不同的文種，還要注意這些文種在格式、語詞、語體使用上的差異。 2．區(qū)分文體的作用 各種文體的作用各不相同，秘書在寫作時要根據(jù)表達(dá)的需要和文體的作用選用不同的文體。本書所介紹的各類文書中，象行政公文與日用文書這樣性質(zhì)作用區(qū)別較大的文體一般不大可能出錯。我們要重點注意區(qū)分同一類文書中不同文種的用途，如公告和通告、報告和請示就經(jīng)常出錯，市場預(yù)測與市場調(diào)查也很容易混淆，在學(xué)習(xí)的 過程中一定要仔細(xì)區(qū)分。此外，同一文種也可能有不同的亞類，它們在作用和寫法上也有一定的區(qū)別，如通報有表彰性通報、批評性通報和交流性通報三種不同的類型，用于不同的情況，這些也需要認(rèn)真揣摩。 二、寫作階段 秘書在完成了前期的準(zhǔn)備工作后就可以開始寫作文稿了。秘書寫作的過程實際上是一個如何調(diào)遣材料來表達(dá)觀點的過程。這個過程中要充分調(diào)動寫作者的主觀能動性來合理安排結(jié)構(gòu)、正確選用語體、使用好詞句和修辭手段，從而使內(nèi)容與形式達(dá)到完美的統(tǒng)一。具體來說，要做好以下幾個方面的工作： （一）擬好寫作提綱 1．?dāng)M寫提綱的重要性 如果 說觀點是文章的“靈魂”，材料是文章的“血肉”的話，寫好提綱則是為文章搭好“骨骼”的架子。做人，沒有“骨骼”則“靈魂”無所依，“血肉”無所托；“骨骼”不完整、不勻稱則不能算是健康完美的人體。寫文章也是一樣。因而有經(jīng)驗的寫作者往往在動筆之前要花大力氣寫提綱，搭好文章的架子。 對于秘書寫作而言，寫好提綱，還有以下三個好處： （ 1）可以幫助作者理清寫作思路，進(jìn)一步選擇所需材料，做好謀篇布局的工作； （ 2）按照領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖寫好提綱并送其審閱修改后再動筆，可最大限度地避免出現(xiàn)偏離上級意志、偏離主題的錯誤，少走彎路。 （ 3）可以提高寫作者綜合分析問題的能力和提綱挈領(lǐng)的本領(lǐng)，從而提高寫作能力。 因而，對于我們初學(xué)者來說，凡是較長的文章一定要堅持寫提綱，較短的文章也要打好腹稿再落筆。 2．提綱的寫法 提綱并沒有一個固定的寫法，每個人都可以有自己的方法，有人習(xí)慣于用幾句話提示所要寫的內(nèi)容，有人則可能只寫幾個關(guān)鍵詞甚至是幾個數(shù)字來表示。如果我們的提綱是寫給自己所用，這些都是可以的，但如果還要送給領(lǐng)導(dǎo)審閱，或者供同事討論就一定要寫得內(nèi)容清楚、條理清晰。 一般來說，提綱包括觀點提示和層次安排兩部分。常見的觀點提示有兩種方法： （ 1） 標(biāo)題提示法。就是把要寫的內(nèi)容分成幾個部分，每個部分用一個小標(biāo)題來標(biāo)示主旨。這種方法簡明扼要，一目了然，討論時要作必要的講解，否則別人不易理解。 （ 2）句子標(biāo)示法。這種方法是用一個或多個表意完整的句子提示寫作內(nèi)容。它表意清楚明白，但不夠簡潔。 比較詳細(xì)的提綱可能還需注明每部分選用的關(guān)鍵材料，計劃所寫的字?jǐn)?shù)等內(nèi)容。 較長的文稿一般有多個層次，寫作提綱時要充分考察觀點之間的關(guān)系，根據(jù)它們之間的邏輯聯(lián)系安排層次。層次的表達(dá)有多種方式，有英文字母標(biāo)示法、阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示法等等。秘書寫作以漢字?jǐn)?shù)碼和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的方法 較常見。往往用“一、二、三．．．．．．”表示第一個層次，用“（一）（二）（三）．．．．．．”表示“一”下的從屬觀點，“ 3．．．．．．”則用來表示“（一）”下的從屬觀點，依此類推。 (二 )安排好結(jié)構(gòu) 結(jié)構(gòu)指文章內(nèi)部各部分之間的組織形式。如果說觀點和材料是文章的內(nèi)容要素的話，結(jié)構(gòu)、語言、表達(dá)方法則是文章形式方面的要素。好的內(nèi)容還要有好的表達(dá)形式，這就需要我們在寫作時根據(jù)觀點表達(dá)的需要，精心而合理有序地安排結(jié)構(gòu)。古人對此早有研究，劉勰在《文心雕龍178。附會篇》中寫道：“總文理，統(tǒng)首尾，定與奪，彌綸一篇”講 的就是如何安排文章的結(jié)構(gòu)。元人喬夢符說：“作樂府亦有法，曰：鳳頭、豬肚、豹尾六字是也”這里論及的結(jié)構(gòu)安排之法影響深遠(yuǎn)。因而，有經(jīng)驗的寫作者無不重視文章結(jié)構(gòu)的安排。 如何安排好文章的結(jié)構(gòu)是一項仁者見仁、智者見智的工作，但一般說來每篇文章的結(jié)構(gòu)安排一要有利于反映客觀事物的內(nèi)部規(guī)律；二要服從表現(xiàn)主旨的需要；三要考慮文體本身的特點。秘書寫作的各種文稿在體式結(jié)構(gòu)上歸結(jié)起來有二大類，一是行政公文和各種專用文書，具有法定的格式；二是各種事務(wù)性、商務(wù)性、日用類文書，雖沒有法定的格式，但人們在長期寫作實踐中已總結(jié)出了一些慣用 的結(jié)構(gòu)模式，值得學(xué)習(xí)借鑒。具體來說，要做好以下幾個方面的工作： 1．設(shè)計好開頭和結(jié)尾 （ 1）開頭部分 劉勰在《文心雕龍 .章句》中說：“啟行之辭，逆中篇之意”，這說明文章的開頭要能開宗明義，用簡明的語言引出文章要表述的主要內(nèi)容，指向全文的中心，常見的方式有： ①概述式。在開頭部分反映基本情況、基本問題，交代有關(guān)背景、緣由，引出下文。一些行政公文、調(diào)查報告、總結(jié)等文種常用這種方式開頭。 ②結(jié)論式。即把文章的結(jié)論或主要觀點放在文章的前面，先入為主，然后再展開論述。如市場預(yù)測分析、經(jīng)濟(jì)活動分析、可行性研究等文種用 這種方法開頭比較常見。 ③目的式。在開頭部分交代本文的寫作緣由與目的。如行政公文中的通知、通告，以及大多數(shù)法規(guī)類、契約類文書常采用這種方法開頭。 ④引據(jù)式。在開頭部分常用“根據(jù)”“遵照”“按照”等詞語引出上級有關(guān)指示精神或下級反映的情況作為行文依據(jù)，增強(qiáng)其說服力。如報告、批復(fù)、通知、某些計劃等文種常用這種方法。 ⑤提問式。在文稿的開頭部分提出讀者感興趣的問題，吸引讀者的注意力，然后再去解釋、作答。如經(jīng)驗交流、簡報、新聞報道中這種開頭法比較常見。 開頭方法很多，這里只是介紹其中的幾種，寫作時要根據(jù)文體特點和內(nèi) 容表達(dá)的需要靈活選用，不可生搬硬套。 （ 2）結(jié)尾部分 文章的結(jié)尾應(yīng)當(dāng)做到意盡而言止，收束有力，要有利于主旨的表達(dá)，促進(jìn)寫作目的的實現(xiàn)，從某種意義上說是文章主旨的強(qiáng)化和延伸。劉勰說“絕筆之言、追媵前句之旨”說的就是這個意思。當(dāng)然，如果文章在正文中已把有關(guān)事項都講清了，也可不要專門的結(jié)尾。常見的結(jié)尾之法有： ①總結(jié)式。在結(jié)尾對全文進(jìn)行歸納，用簡潔明了的語言總結(jié)主旨，概括要點，加深讀者的理解。一般在總結(jié)交流性的文章中用得較多。 ②號召式。這種方式往往是在結(jié)尾用簡短的語言就如何搞好某方面的工作提出希望、發(fā)出 號召、明確具體要求。常用于布置工作性的下行文，以及各種倡議性、嘉獎表彰性和批評通報性的文書中。 ③說明式。即在文章末尾交代或者說明本文未曾論及但又與文章內(nèi)容有關(guān)的事項，以引起注意。它可以看作是文章主旨的一種延伸。 ④固定式。有些法定文書和一部分日用類文書有相對固定的結(jié)尾用語，我們要在學(xué)習(xí)中不斷積累，做到使用得當(dāng)。如報告中就常用“特此報告”、“專此報告，請審閱”等字眼。我們要熟悉這些字句，學(xué)會合理套用。 ⑤照應(yīng)式。即結(jié)尾與開頭呼應(yīng)，使主旨更加鮮明突出。 2．安排好段落層次 文章的段落層次是作者寫作思路的 具體體現(xiàn)，也是作者表情達(dá)意的重要手段，安排好段落層次其實就是要明確一篇文章先寫什么，后寫什么，每部分寫多大的篇幅，以什么作線索來連結(jié)，段落與段落之間的邏輯關(guān)系等問題。 在寫作過程中有些文章只需明確某一行為的目的和意圖，內(nèi)容單一，只需一個段落，此時層次和段落合一，就采用一層式。本書將要介紹到的命令、令、公告、通告中常有這種情況。但大多數(shù)情況下，文章不只一個層次，更不止一個段落，層次高于段落，這時，就需要對它們進(jìn)行精心安排，明確全文有哪幾個層次，每一層次由哪些段落組成，層次之間的關(guān)系如何。 在長期的寫作實踐中， 人們按照層次之間的邏輯聯(lián)系，總結(jié)出了一些很好的方法，這里介紹幾種，供大家參考： （ 1）總分式。即按照事物間的種屬關(guān)系來安排材料，可先總說后分說，也可先分說后總說，還可按“總 —— 分 —— 總”的模式行文，這種形式在總結(jié)、調(diào)查報告、報告等文種中用得較多。 （ 2）縱貫式。這種方式或以顯性的時空變化為序，或以事物從發(fā)生、發(fā)展、到取得結(jié)果的過程為序來安排材料和段落層次，從事物發(fā)展的縱向過程看事物的發(fā)展規(guī)律。這種方法清晰明了，便于理解，因而在寫作的過程中，凡是可用事物的發(fā)展進(jìn)程來反映觀點的文章，可用這種方式。 （ 3）遞進(jìn)式 。這種層次關(guān)系是一種層層遞進(jìn)、逐層深入的關(guān)系?？捎杀砑袄?，由淺入深、由果析因，從提出問題、分析問題到解決問題，步步深入。凡是需要我們通過綜合分析才能得出結(jié)論，才能反映事物本來面目的文章一般可用這種方法。 （ 4）并列式。這種層次關(guān)系，是將所掌握的材料按性質(zhì)或問題歸類，從不同的方面去表現(xiàn)主要觀點，每一個方面就是一個從屬觀點。每個從屬觀點之間互不重迭，互不沖突，它們之間是一種并列關(guān)系。凡需要從不同的方面去表現(xiàn)、闡明主旨時可用這種方法。 （ 5）交錯式。在寫作實踐中我們會發(fā)現(xiàn)，客觀