【正文】 和科學(xué)的方法來(lái)指導(dǎo)寫(xiě)作實(shí)踐。所以，要寫(xiě)好專業(yè)方面的文稿必須懂得乃至精通那個(gè)方面的專業(yè)管理知識(shí)。 三、要 有較強(qiáng)的調(diào)查研究能力 調(diào)查研究是秘書(shū)寫(xiě)作的前提和基礎(chǔ)之一，沒(méi)有調(diào)查就沒(méi)有發(fā)言權(quán)，沒(méi)有調(diào)查的寫(xiě)作如同無(wú)米之炊、無(wú)源之水。 要提高自己的調(diào)研能力，練就調(diào)查研究的基本功，首先要端正態(tài)度，要有實(shí)事求是的精神，養(yǎng)成調(diào)查研究的良好習(xí)慣。第三，要掌握一些分析研究材料的方法，通過(guò)對(duì)材料進(jìn)行比較、綜合、歸類、提煉，去粗取精、去偽存真、由表及里，善于從現(xiàn)象中看到本質(zhì)，從材料中找出規(guī)律，為寫(xiě)作做準(zhǔn)備。 技巧從何來(lái)呢？“技巧”從理論中來(lái)。 “技巧”從多讀勤練中來(lái)。著名教育家葉圣陶先生說(shuō)：‘‘要把寫(xiě)作的手腕練到熟練，必須常常去寫(xiě)，規(guī)規(guī)矩矩去寫(xiě)”。特別要注意熟練掌握電腦操作等現(xiàn)代書(shū)寫(xiě)技術(shù)，充分發(fā)揮現(xiàn)有辦公軟 件在儲(chǔ)存、修改與編輯處理上的功能，對(duì)文稿進(jìn)行多方面的修改嘗試，找到最佳的表達(dá)方法，在修改中積累寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)。唐代韓愈在《答尉遲生書(shū)》中說(shuō)“辭不足，不可以為成文”說(shuō)明對(duì)寫(xiě)作而言，提高語(yǔ)言素養(yǎng)，首先要掌握一定數(shù)量的詞語(yǔ)，豐 富自己的詞庫(kù)。 第二，要養(yǎng)成精心錘煉字詞的好習(xí)慣。實(shí)際上，文學(xué)中的字句固然重要，但對(duì)于長(zhǎng)篇巨制而言，一二個(gè)詞語(yǔ)用得不大確切是無(wú)關(guān)宏旨的。 第三，要注意多閱讀范文。這里要求大家重視閱讀范文，就是要求大家不但要學(xué)習(xí)別人的思維，處理問(wèn)題的方式、方法和謀篇布局的技巧，也要學(xué)習(xí)別人的表達(dá)技巧，磨合語(yǔ)言，提高自己的語(yǔ)言素養(yǎng)。狹義公文專指法定的黨政機(jī)關(guān)使用的公文?！本唧w來(lái)說(shuō)，專指命令、決定、公告、通告、請(qǐng)示、報(bào)告等 13 種公文。殷商時(shí)代的甲骨文“駁辭”是我國(guó)出現(xiàn)最早的應(yīng)用文，西 周出現(xiàn)了誥、命（天子和諸侯王用于訓(xùn)誡、任命、賞賜）、誓（用于軍事）、辭命（用于使節(jié)來(lái)往）、典（用于司法）等具體公文名稱，這些保存在我國(guó)第一部應(yīng)用文集《尚書(shū)》中，統(tǒng)稱為“書(shū)”。這為公文走向程式化開(kāi)了 先河。新中國(guó)成立之后，公文逐步走上了規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的道路。我國(guó)是中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下的社會(huì)主義國(guó)家，運(yùn)行于我國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)的公文，必須貫徹黨和國(guó)家的路線、方針、政策，有利于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，維護(hù)人民群眾的利益。 4．特定性 公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內(nèi)容、特定的格式和特定的語(yǔ)言，而這“五特”又由特定的行政目的來(lái)決定。 （二）公文的作用 行政公文作為國(guó)家管理工作的重要工具，具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用； 宣傳和教育作用；聯(lián)系和知照作用；依據(jù)和憑證作用。這就要求公文作者能“吃透兩頭”，既要遵循上級(jí)精神，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要了解本地區(qū)、本單位、本部門的具體情況。 4．時(shí)效性原則 公文的時(shí)間與效用是直接聯(lián)系的，要充分體現(xiàn)一篇公文的 效用，就必須據(jù)時(shí)限的要求撰擬。 簡(jiǎn)要，是指公文文字凝練，句式簡(jiǎn)潔，力求用最少的文字表達(dá)最豐富的內(nèi)容，做到言簡(jiǎn)意賅。公文寫(xiě)作要用規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)言， 用詞造句要符合現(xiàn)代漢語(yǔ)的規(guī)范要求，一般不使用口語(yǔ)、方言土語(yǔ)。 （ 2）公文寫(xiě)作要 遵循哪些原則？ （ 3）行政公文有哪些作用？ 2．分析下列句子是否符合公文語(yǔ)言要求。 （ 4）你校請(qǐng)示已經(jīng)收閱多時(shí)，近段因工作繁忙，未及時(shí)批復(fù)，請(qǐng)?jiān)?。為此，懇?qǐng)市人民政府能伸出援手，救濟(jì)我們。 （一）上行文。 （二）下行文。 （三）平行文。 選擇公文文種的依據(jù)主要有三個(gè)方面：一是看作者與主要受文者間的工作關(guān)系；二是看作者的法定權(quán)限；三是看行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。采用左側(cè)裝訂。版面的上下左右留適當(dāng)空白。公文標(biāo)題用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字，主題詞、秘密等級(jí)、緊急程度用 3 號(hào)黑體字，正文、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、簽發(fā)人、附件采用 3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用 3 號(hào)楷體字。 公文格式由文頭、行文和文尾三部分組成。發(fā)文機(jī)關(guān)要寫(xiě)全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)名稱應(yīng)列在前面。 （ 3）公文編號(hào) 公文編號(hào)是按同一文件中每份的發(fā)文順序來(lái)編的，編號(hào)是便于文件統(tǒng)計(jì)、登記、保密和回收。 （ 5）緊急程度 緊急程度是指對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的限制。簽發(fā)者姓名簽在文件名稱右下方，文頭間隔線右上端，一般與發(fā)文字號(hào)平齊。 2．行文部分 行文部分包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期和印章 幾個(gè)部分。如主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)，應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別或慣例依次排列，中間用頓號(hào) (類間用逗號(hào) )斷開(kāi)。一些行文方向不定，沒(méi)有特指主送機(jī)關(guān)的公布性公文，如公告、通告等，則不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。附件要寫(xiě)明名稱、份數(shù)及順序。簽署在發(fā)文機(jī)關(guān)位置，于領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)名稱后空一格書(shū)寫(xiě)。 （ 7）成文時(shí)間 成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出時(shí)間為準(zhǔn)；會(huì)議通過(guò)的公文，以通過(guò)日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或以專門規(guī)定的具體生效、開(kāi)始執(zhí)行的日期為準(zhǔn)。上不壓正文，下要壓年、月、日。 3．文尾部分 文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等內(nèi)容。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 (8)印章 公文，除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章。簽署和印章一樣，都是文件生效的標(biāo)志。公文標(biāo)題已寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)的，一般可不再落款。正文內(nèi)容因文而異，具體撰寫(xiě)要求將在以后介紹。上行文的主送機(jī)關(guān)一般是一個(gè)。 （ 2）主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)，又叫“抬頭”、“受文機(jī)關(guān)”或“上款”，是指公文的主要受理機(jī)關(guān)。 （ 7）間隔線 發(fā)文字號(hào)下 4mm 處設(shè)一條較粗的紅色橫線，稱為“間隔線”。如果是緊急電報(bào)，則據(jù)實(shí)際情況分別以“平急”“加急”、“特急”、“特提”標(biāo)志。 （ 4）密級(jí)和保密期限 密級(jí)指公文機(jī)密程度的等級(jí)，位于公文的版頭右上端第一行，并注明保密期限。如果是聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。位于公文首頁(yè)上端，一般約占 A4 型公文紙的 1/3 或 2/5面積。特定格式有信函格式，命令格式和會(huì)議紀(jì)要格式，它們有特定的版式要求。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于 22mm179。 （二）公文書(shū)寫(xiě)格式 公文書(shū)寫(xiě)一律從左到右橫寫(xiě)、橫排。下面根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（ GB/T97041999）（參見(jiàn)附錄二）的有關(guān)規(guī)定對(duì)公文格式加以說(shuō)明。函是一種主要的平行文。主要用來(lái)傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，采取強(qiáng)制性行政措施，發(fā)布法規(guī)，指導(dǎo)工作。 主要用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)情況，請(qǐng)示工作。 第二節(jié) 行政公文概述（二） 一、行政公文的種類 20xx 年 1 月 1 日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》將行政公文分為：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要 13 種。 （ 6）我縣旱情嚴(yán)重，近萬(wàn)畝水稻因無(wú)水而絕收，數(shù)千畝青青的旱煙苗變 得枯黃，只能當(dāng)柴燒。 （ 2）當(dāng)前經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的嚴(yán)重犯罪活動(dòng)，已經(jīng)和正在破壞我們的干部隊(duì)伍，破壞我們黨、政府及其軍隊(duì)的肌體和國(guó)家的信譽(yù)。得體，是指公文語(yǔ)言和語(yǔ)氣必須符合作者的職權(quán)范圍、行文目的與特定文體表達(dá)的需要。 2．莊重嚴(yán)謹(jǐn) 莊重就是用語(yǔ)端莊持重、格調(diào)嚴(yán)肅。 公文語(yǔ)言主要有如下三個(gè)方面的要求： 1．明確簡(jiǎn)要 明確，就是準(zhǔn)確明晰的意思，公文用語(yǔ)要明白、確定，清楚，不晦澀，無(wú)歧義。第一，公文內(nèi)容要客觀準(zhǔn)確，如敘述情況、列舉事實(shí)、提供數(shù)據(jù)都必須實(shí)事求是，不能主觀臆斷；第二，公文語(yǔ)言要準(zhǔn)確，主要表現(xiàn)在概念內(nèi)涵外延要明確，判斷要正確，推理要合乎邏輯，切忌模棱兩可，引起誤解；第三，公文格式要正確規(guī)范。 公文內(nèi)容必須符合黨的方針、政策，即合“法”，所以公文撰寫(xiě)者必須懂政策、懂法律，依法辦文。公文在長(zhǎng)期實(shí)踐中形成了獨(dú)特的文章寫(xiě)作格式和一套制發(fā)規(guī)范 ,并用國(guó)家法規(guī)予以規(guī)定其處理辦法 ,任何機(jī)關(guān)都不得另搞一套 ,各行其是（詳見(jiàn)本書(shū)附錄一）。 3．時(shí)效性 公文 主要在現(xiàn)行工作中使用，為解決現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾而制作、發(fā)布的，有時(shí)對(duì)某一歷史現(xiàn)象做出結(jié)論，也是為了統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。 20xx 年 8 月 24 日，國(guó)務(wù)院發(fā)布了新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，本教材介紹的行政公文寫(xiě)作，體現(xiàn)的正是這套最新辦法的要求。 辛亥革命后的南京臨時(shí)政府頒布了公文程式條例，廢除了幾千年封建王朝沿用的公文體式，規(guī)定了新公文的名稱和使用范圍，用語(yǔ)上規(guī)定了不許用“大人”“老爺”之類的稱呼，要求官吏互相稱官職，公文寫(xiě)作要用白話并使用新式標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等等。秦王朝制定了公文程式，對(duì)當(dāng)時(shí)的公文寫(xiě)作做出了一系列規(guī)定，“命曰制，令曰詔，陳事曰表，謝恩曰章，勤儉政事曰奏，推覆平論曰駁”。公文的起源和發(fā)展也與中國(guó)應(yīng)用文的歷史沿革基本一致。本章主要介紹行政公文的寫(xiě)作。 4． 文稿審核修改的主要內(nèi)容和方法有哪些？ 5． 現(xiàn)代秘書(shū)工作對(duì)寫(xiě)作者的素養(yǎng)提出了哪些要求？ 第二章 行政公文 第一節(jié) 行政公文概述（一） 一、公文的含義 公文也稱公務(wù)文書(shū)，其含義有廣義和狹義之分。這是不 正確的。因而，我們?cè)趯?xiě)作的過(guò)程中一定要根據(jù)文章表達(dá)的需要，精心挑選最為準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)淖?、詞，把它放在最合適的位置上去。也許有同學(xué)認(rèn)為，只有文學(xué)創(chuàng)作才講究 煉字煉詞，實(shí)用文似乎不必那么講究了。許多同學(xué)在閱讀的過(guò)程中只重視情節(jié)、中心意義的領(lǐng)會(huì)，而不大注意學(xué)習(xí)別人好的語(yǔ)言。關(guān)于秘書(shū)寫(xiě)作語(yǔ)言的要求與一般方法，前文已講到，這里不再贅述了，只是提醒大家提高語(yǔ)言能力的過(guò)程中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題。秘書(shū)人員要提高自己的寫(xiě)作能力，不要有急功近利的思想，以為掌握了格式即可，而要在多讀的基礎(chǔ)上多寫(xiě)，持之以恒，方能有所收獲。秘書(shū)人員就是要多讀上級(jí)單位、本單位老同志的優(yōu)秀文稿，從中學(xué)習(xí)、體會(huì)別人的思路、選材技巧和篇章結(jié)構(gòu)的方法，從中學(xué)習(xí)寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)，為我所用。秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)比較系統(tǒng)地學(xué)習(xí)寫(xiě)作基本理論和寫(xiě)作知識(shí)，懂得寫(xiě)作基本原理，掌握常見(jiàn)的寫(xiě)作方法和技巧。奈斯比特在其《大趨勢(shì)》一書(shū)中指出，現(xiàn)代社會(huì)五件最重要的事之一是： “在這個(gè)文字密集社會(huì)里，我們比以往更需要具備基本的讀寫(xiě)技巧。其次，要掌握常見(jiàn)的調(diào)查研究方法，科學(xué)的獲取材料。材料的獲取與積累也同樣來(lái)自于調(diào)查研究。這就要求大家在學(xué)習(xí)的過(guò)程中不但要學(xué)好寫(xiě)作理論知識(shí)，也要注意積累管理知識(shí)、經(jīng)濟(jì)知識(shí)，如果已經(jīng)有了明確的就業(yè)方向，還要注意積累相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。同學(xué)們?cè)诒菊n程的學(xué)習(xí)過(guò)程中一定要認(rèn)真掌握好各種常用文體的適用對(duì)象、寫(xiě)作格式、寫(xiě)作要求等文體知 識(shí)，為實(shí)際工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 首先，秘書(shū)人員要樹(shù)立科學(xué)的世界觀和方法論，并以之加強(qiáng)自己在信仰、觀點(diǎn)、品德、節(jié)操等方面的改造；其次，要學(xué)會(huì)用辯證唯物主義的理論為指導(dǎo)，努力提高對(duì)客觀事物進(jìn)行鑒別、概括和分析的能力；三要站在政治理論的高度理解好黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策，樹(shù)立為人民服務(wù)的思想，在自己的實(shí)際工作中自覺(jué)落實(shí)好上級(jí)的指示精神，做好服務(wù)工作。 第四節(jié) 秘書(shū)的基本寫(xiě)作素養(yǎng) 任何寫(xiě)作都是一種富有創(chuàng)造性的復(fù)雜的腦力勞動(dòng)，寫(xiě)作水平的高低不只是取決于寫(xiě)作技巧，更重要的是受寫(xiě)作者的認(rèn)知能力、認(rèn)知水平和文字素養(yǎng)的影響。由于對(duì)外交往的增多，以及在我國(guó)的土地上大量出現(xiàn)的獨(dú)資、合資、合作企業(yè)數(shù)量的不斷增加，僅用漢語(yǔ)起草文稿已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的需要了。近年來(lái)，我國(guó)各行各業(yè)主動(dòng)與國(guó)際接軌，吸收了許多國(guó)際上的 寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)為我所用，取得了很大成績(jī)。復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、電子郵件、電子信箱和信息高速公路的出現(xiàn)極大地提高了文書(shū)的錄入和傳輸能力；ＷＯＲＤ、ＥＸＣＥＬ、ＰＨＯＴＯＳＨＯＰ等各種辦公軟件的出現(xiàn)給秘書(shū)寫(xiě)作、編輯和儲(chǔ)存文稿提供了極大的方便；20xx年８月２８日十屆人大常委會(huì)第十一次會(huì)議通過(guò)的《中華人民共和國(guó)電子簽名法》為電子文檔的效力提供了法律保障；網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)則使秘書(shū)在更廣泛的范圍內(nèi)搜集信息、學(xué) 習(xí)寫(xiě)作知識(shí)成為可能。僅就公文而言，國(guó)務(wù)院辦分廳制發(fā)并多次修改了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，中共中央辦公廳也發(fā)布了《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，中央軍委辦公廳發(fā)布了《中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，此外，工會(huì)機(jī)關(guān)、共青團(tuán)機(jī)關(guān)、婦聯(lián)機(jī)關(guān)、科協(xié)機(jī)關(guān)、工商聯(lián)機(jī)關(guān)等也都有自己的公文處理辦法。本書(shū)中所 涉及的經(jīng)濟(jì)、商務(wù)方面的文書(shū)一定要牢固掌握。各種跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨越國(guó)界的經(jīng)濟(jì)組織不斷出現(xiàn)，他們之間的交往日益頻繁。新時(shí)期的文秘工作者只有了解這些發(fā)展變化的特點(diǎn)并掌握了相關(guān)知識(shí)才能跟上時(shí)代的步伐，做好文書(shū)的起草工作。當(dāng)我們對(duì)文章的主旨、結(jié)構(gòu)等主體問(wèn)題修改滿意之后，可以把注意力集中到層次銜接、句段的安排和遣詞造句上來(lái)。所謂整體審視法 是指審核文稿時(shí)要先從總體上對(duì)文章進(jìn)行考察、把握的方法。可見(jiàn)，寫(xiě)文章要“熱”，改文章要“冷”。初稿完成后，可按權(quán)限要求將 其送交單位或部門領(lǐng)導(dǎo)審核，并按領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)修改。 （二）掌握常見(jiàn)的審核修改方法 修改文章要注意做到內(nèi)外結(jié)合，冷熱相調(diào)；從大處著眼，于小處著手。要正確使用標(biāo)點(diǎn) 符號(hào)，修改使用不正確的字詞、不通順的語(yǔ)句和不當(dāng)?shù)男揶o。 4．審核文稿是否結(jié)構(gòu)緊湊、布局合理，是否條理層次清楚、重點(diǎn)突出、詳略得當(dāng)。修改時(shí)要注意置換一般化、空洞無(wú)物和失實(shí)的材料。審核時(shí)一定要仔細(xì)研究，把錯(cuò)誤一一找出并加以改正?？梢?jiàn)，做好審核修改工作是保證文稿質(zhì)量的重要保障。每個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書(shū)寫(xiě)完稿子后總要仔細(xì)審核，反復(fù)地思考、推敲以發(fā)現(xiàn)其中的不足，有針對(duì)性地修改。 三、審核修改階段 古人云“文章不厭百回改”，這說(shuō)明了修改對(duì)于文章的重要性。 （ 2）比較法。 3．換算。后者是指某些臨時(shí)性質(zhì)的內(nèi)容需在文中反復(fù)出現(xiàn)時(shí)，為了行文的方便可