【正文】 和科學的方法來指導寫作實踐。所以，要寫好專業(yè)方面的文稿必須懂得乃至精通那個方面的專業(yè)管理知識。 三、要 有較強的調查研究能力 調查研究是秘書寫作的前提和基礎之一，沒有調查就沒有發(fā)言權，沒有調查的寫作如同無米之炊、無源之水。 要提高自己的調研能力，練就調查研究的基本功，首先要端正態(tài)度，要有實事求是的精神，養(yǎng)成調查研究的良好習慣。第三，要掌握一些分析研究材料的方法，通過對材料進行比較、綜合、歸類、提煉，去粗取精、去偽存真、由表及里，善于從現(xiàn)象中看到本質，從材料中找出規(guī)律，為寫作做準備。 技巧從何來呢？“技巧”從理論中來。 “技巧”從多讀勤練中來。著名教育家葉圣陶先生說：‘‘要把寫作的手腕練到熟練，必須常常去寫，規(guī)規(guī)矩矩去寫”。特別要注意熟練掌握電腦操作等現(xiàn)代書寫技術，充分發(fā)揮現(xiàn)有辦公軟 件在儲存、修改與編輯處理上的功能，對文稿進行多方面的修改嘗試，找到最佳的表達方法，在修改中積累寫作經(jīng)驗。唐代韓愈在《答尉遲生書》中說“辭不足，不可以為成文”說明對寫作而言，提高語言素養(yǎng)，首先要掌握一定數(shù)量的詞語，豐 富自己的詞庫。 第二，要養(yǎng)成精心錘煉字詞的好習慣。實際上，文學中的字句固然重要，但對于長篇巨制而言，一二個詞語用得不大確切是無關宏旨的。 第三，要注意多閱讀范文。這里要求大家重視閱讀范文，就是要求大家不但要學習別人的思維，處理問題的方式、方法和謀篇布局的技巧，也要學習別人的表達技巧，磨合語言，提高自己的語言素養(yǎng)。狹義公文專指法定的黨政機關使用的公文?！本唧w來說，專指命令、決定、公告、通告、請示、報告等 13 種公文。殷商時代的甲骨文“駁辭”是我國出現(xiàn)最早的應用文，西 周出現(xiàn)了誥、命（天子和諸侯王用于訓誡、任命、賞賜）、誓（用于軍事）、辭命（用于使節(jié)來往）、典（用于司法）等具體公文名稱，這些保存在我國第一部應用文集《尚書》中，統(tǒng)稱為“書”。這為公文走向程式化開了 先河。新中國成立之后，公文逐步走上了規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化的道路。我國是中國共產(chǎn)黨領導下的社會主義國家，運行于我國各級機關的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策，有利于社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，維護人民群眾的利益。 4．特定性 公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內(nèi)容、特定的格式和特定的語言，而這“五特”又由特定的行政目的來決定。 （二）公文的作用 行政公文作為國家管理工作的重要工具，具有領導和指導作用； 宣傳和教育作用；聯(lián)系和知照作用；依據(jù)和憑證作用。這就要求公文作者能“吃透兩頭”，既要遵循上級精神，把握領導意圖，又要了解本地區(qū)、本單位、本部門的具體情況。 4．時效性原則 公文的時間與效用是直接聯(lián)系的，要充分體現(xiàn)一篇公文的 效用，就必須據(jù)時限的要求撰擬。 簡要，是指公文文字凝練，句式簡潔，力求用最少的文字表達最豐富的內(nèi)容，做到言簡意賅。公文寫作要用規(guī)范的書面語言， 用詞造句要符合現(xiàn)代漢語的規(guī)范要求，一般不使用口語、方言土語。 （ 2）公文寫作要 遵循哪些原則？ （ 3）行政公文有哪些作用？ 2．分析下列句子是否符合公文語言要求。 （ 4）你校請示已經(jīng)收閱多時，近段因工作繁忙，未及時批復，請原諒。為此，懇請市人民政府能伸出援手，救濟我們。 （一）上行文。 （二）下行文。 （三）平行文。 選擇公文文種的依據(jù)主要有三個方面：一是看作者與主要受文者間的工作關系；二是看作者的法定權限；三是看行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。采用左側裝訂。版面的上下左右留適當空白。公文標題用 2 號小標宋體字，主題詞、秘密等級、緊急程度用 3 號黑體字，正文、主送機關、抄送機關、簽發(fā)人、附件采用 3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用 3 號楷體字。 公文格式由文頭、行文和文尾三部分組成。發(fā)文機關要寫全稱或規(guī)范的簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機關名稱應列在前面。 （ 3）公文編號 公文編號是按同一文件中每份的發(fā)文順序來編的，編號是便于文件統(tǒng)計、登記、保密和回收。 （ 5）緊急程度 緊急程度是指對公文送達和辦理時間的限制。簽發(fā)者姓名簽在文件名稱右下方，文頭間隔線右上端，一般與發(fā)文字號平齊。 2．行文部分 行文部分包括標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關、發(fā)文日期和印章 幾個部分。如主送機關不止一個，應按其性質、級別或慣例依次排列，中間用頓號 (類間用逗號 )斷開。一些行文方向不定，沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告等，則不寫主送機關。附件要寫明名稱、份數(shù)及順序。簽署在發(fā)文機關位置，于領導人職務名稱后空一格書寫。 （ 7）成文時間 成文時間以領導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準；電報以發(fā)出時間為準；會議通過的公文，以通過日期為準；法規(guī)性公文，以批準日期為準，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準。上不壓正文，下要壓年、月、日。 3．文尾部分 文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期等內(nèi)容。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章。 (8)印章 公文，除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，都應加蓋印章。簽署和印章一樣，都是文件生效的標志。公文標題已寫明發(fā)文機關的，一般可不再落款。正文內(nèi)容因文而異，具體撰寫要求將在以后介紹。上行文的主送機關一般是一個。 （ 2）主送機關 主送機關，又叫“抬頭”、“受文機關”或“上款”，是指公文的主要受理機關。 （ 7）間隔線 發(fā)文字號下 4mm 處設一條較粗的紅色橫線，稱為“間隔線”。如果是緊急電報，則據(jù)實際情況分別以“平急”“加急”、“特急”、“特提”標志。 （ 4）密級和保密期限 密級指公文機密程度的等級，位于公文的版頭右上端第一行，并注明保密期限。如果是聯(lián)合行文，只標明主辦機關的發(fā)文字號。位于公文首頁上端，一般約占 A4 型公文紙的 1/3 或 2/5面積。特定格式有信函格式，命令格式和會議紀要格式，它們有特定的版式要求。發(fā)文機關名稱一般用紅色小標宋體字，字號以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于 22mm179。 （二）公文書寫格式 公文書寫一律從左到右橫寫、橫排。下面根據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》（ GB/T97041999）（參見附錄二）的有關規(guī)定對公文格式加以說明。函是一種主要的平行文。主要用來傳達貫徹黨和國家的方針政策，采取強制性行政措施，發(fā)布法規(guī)，指導工作。 主要用于向上級機關匯報情況，請示工作。 第二節(jié) 行政公文概述（二） 一、行政公文的種類 20xx 年 1 月 1 日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》將行政公文分為：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要 13 種。 （ 6）我縣旱情嚴重，近萬畝水稻因無水而絕收，數(shù)千畝青青的旱煙苗變 得枯黃，只能當柴燒。 （ 2）當前經(jīng)濟領域中的嚴重犯罪活動，已經(jīng)和正在破壞我們的干部隊伍，破壞我們黨、政府及其軍隊的肌體和國家的信譽。得體，是指公文語言和語氣必須符合作者的職權范圍、行文目的與特定文體表達的需要。 2．莊重嚴謹 莊重就是用語端莊持重、格調嚴肅。 公文語言主要有如下三個方面的要求： 1．明確簡要 明確，就是準確明晰的意思，公文用語要明白、確定，清楚，不晦澀，無歧義。第一，公文內(nèi)容要客觀準確，如敘述情況、列舉事實、提供數(shù)據(jù)都必須實事求是，不能主觀臆斷；第二，公文語言要準確，主要表現(xiàn)在概念內(nèi)涵外延要明確，判斷要正確，推理要合乎邏輯，切忌模棱兩可，引起誤解；第三，公文格式要正確規(guī)范。 公文內(nèi)容必須符合黨的方針、政策，即合“法”，所以公文撰寫者必須懂政策、懂法律，依法辦文。公文在長期實踐中形成了獨特的文章寫作格式和一套制發(fā)規(guī)范 ,并用國家法規(guī)予以規(guī)定其處理辦法 ,任何機關都不得另搞一套 ,各行其是（詳見本書附錄一）。 3．時效性 公文 主要在現(xiàn)行工作中使用，為解決現(xiàn)實中出現(xiàn)的問題和矛盾而制作、發(fā)布的，有時對某一歷史現(xiàn)象做出結論，也是為了統(tǒng)一認識。 20xx 年 8 月 24 日，國務院發(fā)布了新的《國家行政機關公文處理辦法》，本教材介紹的行政公文寫作，體現(xiàn)的正是這套最新辦法的要求。 辛亥革命后的南京臨時政府頒布了公文程式條例，廢除了幾千年封建王朝沿用的公文體式，規(guī)定了新公文的名稱和使用范圍，用語上規(guī)定了不許用“大人”“老爺”之類的稱呼，要求官吏互相稱官職，公文寫作要用白話并使用新式標點符號等等。秦王朝制定了公文程式，對當時的公文寫作做出了一系列規(guī)定，“命曰制，令曰詔，陳事曰表，謝恩曰章，勤儉政事曰奏，推覆平論曰駁”。公文的起源和發(fā)展也與中國應用文的歷史沿革基本一致。本章主要介紹行政公文的寫作。 4． 文稿審核修改的主要內(nèi)容和方法有哪些？ 5． 現(xiàn)代秘書工作對寫作者的素養(yǎng)提出了哪些要求？ 第二章 行政公文 第一節(jié) 行政公文概述（一） 一、公文的含義 公文也稱公務文書，其含義有廣義和狹義之分。這是不 正確的。因而，我們在寫作的過程中一定要根據(jù)文章表達的需要，精心挑選最為準確恰當?shù)淖?、詞，把它放在最合適的位置上去。也許有同學認為，只有文學創(chuàng)作才講究 煉字煉詞，實用文似乎不必那么講究了。許多同學在閱讀的過程中只重視情節(jié)、中心意義的領會，而不大注意學習別人好的語言。關于秘書寫作語言的要求與一般方法，前文已講到，這里不再贅述了，只是提醒大家提高語言能力的過程中應注意的幾個問題。秘書人員要提高自己的寫作能力，不要有急功近利的思想，以為掌握了格式即可，而要在多讀的基礎上多寫，持之以恒，方能有所收獲。秘書人員就是要多讀上級單位、本單位老同志的優(yōu)秀文稿，從中學習、體會別人的思路、選材技巧和篇章結構的方法，從中學習寫作經(jīng)驗，為我所用。秘書人員應當比較系統(tǒng)地學習寫作基本理論和寫作知識，懂得寫作基本原理，掌握常見的寫作方法和技巧。奈斯比特在其《大趨勢》一書中指出，現(xiàn)代社會五件最重要的事之一是： “在這個文字密集社會里，我們比以往更需要具備基本的讀寫技巧。其次，要掌握常見的調查研究方法，科學的獲取材料。材料的獲取與積累也同樣來自于調查研究。這就要求大家在學習的過程中不但要學好寫作理論知識，也要注意積累管理知識、經(jīng)濟知識，如果已經(jīng)有了明確的就業(yè)方向，還要注意積累相關的專業(yè)知識。同學們在本課程的學習過程中一定要認真掌握好各種常用文體的適用對象、寫作格式、寫作要求等文體知 識，為實際工作打下堅實的基礎。 首先，秘書人員要樹立科學的世界觀和方法論，并以之加強自己在信仰、觀點、品德、節(jié)操等方面的改造；其次，要學會用辯證唯物主義的理論為指導，努力提高對客觀事物進行鑒別、概括和分析的能力；三要站在政治理論的高度理解好黨和國家的各項方針政策，樹立為人民服務的思想，在自己的實際工作中自覺落實好上級的指示精神，做好服務工作。 第四節(jié) 秘書的基本寫作素養(yǎng) 任何寫作都是一種富有創(chuàng)造性的復雜的腦力勞動，寫作水平的高低不只是取決于寫作技巧，更重要的是受寫作者的認知能力、認知水平和文字素養(yǎng)的影響。由于對外交往的增多，以及在我國的土地上大量出現(xiàn)的獨資、合資、合作企業(yè)數(shù)量的不斷增加，僅用漢語起草文稿已經(jīng)不能適應時代的需要了。近年來，我國各行各業(yè)主動與國際接軌，吸收了許多國際上的 寫作經(jīng)驗為我所用，取得了很大成績。復印機、掃描儀、傳真機、電子郵件、電子信箱和信息高速公路的出現(xiàn)極大地提高了文書的錄入和傳輸能力；ＷＯＲＤ、ＥＸＣＥＬ、ＰＨＯＴＯＳＨＯＰ等各種辦公軟件的出現(xiàn)給秘書寫作、編輯和儲存文稿提供了極大的方便；20xx年８月２８日十屆人大常委會第十一次會議通過的《中華人民共和國電子簽名法》為電子文檔的效力提供了法律保障；網(wǎng)絡的出現(xiàn)則使秘書在更廣泛的范圍內(nèi)搜集信息、學 習寫作知識成為可能。僅就公文而言，國務院辦分廳制發(fā)并多次修改了《國家行政機關公文處理辦法》，中共中央辦公廳也發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》，中央軍委辦公廳發(fā)布了《中國人民解放軍機關公文處理條例》，此外，工會機關、共青團機關、婦聯(lián)機關、科協(xié)機關、工商聯(lián)機關等也都有自己的公文處理辦法。本書中所 涉及的經(jīng)濟、商務方面的文書一定要牢固掌握。各種跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨越國界的經(jīng)濟組織不斷出現(xiàn)，他們之間的交往日益頻繁。新時期的文秘工作者只有了解這些發(fā)展變化的特點并掌握了相關知識才能跟上時代的步伐，做好文書的起草工作。當我們對文章的主旨、結構等主體問題修改滿意之后，可以把注意力集中到層次銜接、句段的安排和遣詞造句上來。所謂整體審視法 是指審核文稿時要先從總體上對文章進行考察、把握的方法?？梢姡瑢懳恼乱盁帷?，改文章要“冷”。初稿完成后，可按權限要求將 其送交單位或部門領導審核，并按領導的意見修改。 （二）掌握常見的審核修改方法 修改文章要注意做到內(nèi)外結合，冷熱相調；從大處著眼，于小處著手。要正確使用標點 符號，修改使用不正確的字詞、不通順的語句和不當?shù)男揶o。 4．審核文稿是否結構緊湊、布局合理，是否條理層次清楚、重點突出、詳略得當。修改時要注意置換一般化、空洞無物和失實的材料。審核時一定要仔細研究，把錯誤一一找出并加以改正。可見，做好審核修改工作是保證文稿質量的重要保障。每個有經(jīng)驗的秘書寫完稿子后總要仔細審核，反復地思考、推敲以發(fā)現(xiàn)其中的不足，有針對性地修改。 三、審核修改階段 古人云“文章不厭百回改”，這說明了修改對于文章的重要性。 （ 2）比較法。 3．換算。后者是指某些臨時性質的內(nèi)容需在文中反復出現(xiàn)時，為了行文的方便可