【正文】 集到的一系列事實(shí)、事理以及各種文字資料都稱(chēng)為材料。 （ 3）要真實(shí) 秘書(shū)寫(xiě)作具有實(shí)用性，是為了解決工作中的實(shí)際問(wèn)題，所選用的材料必須內(nèi)容真實(shí)，符合實(shí)際。對(duì)有疑問(wèn)的數(shù)據(jù)可以通過(guò)查對(duì)賬冊(cè)、報(bào)表等方法核實(shí)，如有必要，可以重新計(jì)算。 2．觀點(diǎn)與材料 正確的觀點(diǎn)不是人頭腦中固有的，也 不是憑空產(chǎn)生的，而是來(lái)源于社會(huì)生活實(shí)踐。 3．觀點(diǎn)的要求： 秘書(shū)寫(xiě)作的特殊性決定其在寫(xiě)作觀點(diǎn)的提煉與表達(dá)上應(yīng)具有以下特征： （ 1）要正確 觀點(diǎn)正確指秘書(shū)寫(xiě)作的觀點(diǎn)要符合黨和國(guó)家的方針、政策，符合客觀實(shí)際，反映事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律，有助于解決工作中的實(shí)際問(wèn)題。此外，秘書(shū)寫(xiě)作的文稿都是為了解決實(shí)際問(wèn)題而作，不同主旨、不同內(nèi)容的文稿處理程序、受理部門(mén)各不相同，如果硬要把它們放在一起勢(shì)必影響其處理效力和速度。用錯(cuò)文體，輕則貽人笑柄，重則可能影響工作，甚至擾亂工作秩序，給單位帶來(lái)重大損失?？梢?jiàn)，秘書(shū)寫(xiě)作要注意內(nèi)外有別。 （ 3）下行文。秘書(shū)寫(xiě)作的過(guò)程實(shí)際上是一個(gè)如何調(diào)遣材料來(lái)表達(dá)觀點(diǎn)的過(guò)程。 因而，對(duì)于我們初學(xué)者來(lái)說(shuō)，凡是較長(zhǎng)的文章一定要堅(jiān)持寫(xiě)提綱，較短的文章也要打好腹稿再落筆。這種方法是用一個(gè)或多個(gè)表意完整的句子提示寫(xiě)作內(nèi)容。如果說(shuō)觀點(diǎn)和材料是文章的內(nèi)容要素的話(huà)，結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言、表達(dá)方法則是文章形式方面的要素。具體來(lái)說(shuō)，要做好以下幾個(gè)方面的工作： 1．設(shè)計(jì)好開(kāi)頭和結(jié)尾 （ 1）開(kāi)頭部分 劉勰在《文心雕龍 .章句》中說(shuō)：“啟行之辭，逆中篇之意”，這說(shuō)明文章的開(kāi)頭要能開(kāi)宗明義，用簡(jiǎn)明的語(yǔ)言引出文章要表述的主要內(nèi)容，指向全文的中心，常見(jiàn)的方式有： ①概述式。如行政公文中的通知、通告，以及大多數(shù)法規(guī)類(lèi)、契約類(lèi)文書(shū)常采用這種方法開(kāi)頭。 （ 2）結(jié)尾部分 文章的結(jié)尾應(yīng)當(dāng)做到意盡而言止，收束有力，要有利于主旨的表達(dá)，促進(jìn)寫(xiě)作目的的實(shí)現(xiàn)，從某種意義上說(shuō)是文章主旨的強(qiáng)化和延伸。常用于布置工作性的下行文，以及各種倡議性、嘉獎(jiǎng)表彰性和批評(píng)通報(bào)性的文書(shū)中。 ⑤照應(yīng)式。 （ 2）縱貫式。這種層次關(guān)系，是將所掌握的材料按性質(zhì)或問(wèn)題歸類(lèi)，從不同的方面去表現(xiàn)主要觀點(diǎn)，每一個(gè)方面就是一個(gè)從屬觀點(diǎn)。這要做好兩個(gè)方面的工作，一是借鑒建筑中的 “鋼筋鐵骨”法，表面是水泥、磚塊，內(nèi)里卻是鋼筋相連。 2．議論 議論是人們對(duì)客觀事物發(fā)表看法或見(jiàn)解的一種表達(dá)方法。常見(jiàn)的定義說(shuō)明、概括說(shuō)明、數(shù)字說(shuō)明、 圖表說(shuō)明、因果說(shuō)明、比喻說(shuō)明、舉例說(shuō)明等在秘書(shū)寫(xiě)作中都有運(yùn)用，尤以列數(shù)字、圖表，舉例子等幾種方法較常見(jiàn)。真所謂一字千金，可見(jiàn)做秘書(shū)的人在下筆時(shí)不可不推敲字句。 （ 2）簡(jiǎn)潔 秘書(shū)寫(xiě)作是為了解決工作中的實(shí)際問(wèn)題，要講求效率。三百六十行，行行都有自己的秘書(shū)，行行都有自己的專(zhuān)業(yè)用語(yǔ)。這些用語(yǔ)也許我們過(guò)去接觸不多，今后要 在學(xué)習(xí)和工作中不斷積累。又如“陳小力不但是一位轉(zhuǎn)業(yè)軍人而且是一名中共黨員”，在這個(gè)緊縮型的復(fù)句里，兩個(gè)分句間并沒(méi)有遞進(jìn)關(guān)系，就不能用表示遞進(jìn)關(guān)系的關(guān)聯(lián)詞“不但??而且”，而應(yīng)代之以“是??也是”?？筛膶?xiě)為“新的職工宿舍建在開(kāi)發(fā)區(qū)內(nèi)”或“新職工的宿舍建在開(kāi)發(fā)區(qū)內(nèi)”。如應(yīng)該 —— 應(yīng)；經(jīng)過(guò) —— 經(jīng)；根據(jù) —— 據(jù)；將來(lái) —— 將。包括規(guī)范式簡(jiǎn)稱(chēng)和替代式簡(jiǎn)稱(chēng)兩種情況。是一種通過(guò)數(shù)字轉(zhuǎn)換來(lái)達(dá)到突出主旨的方法。從某種意義上說(shuō)文章不是寫(xiě)出來(lái)的，而是改出來(lái)的。那么，如何做好文稿的審核修改工作呢？ （一）明確 審核修改的內(nèi)容 1．審核文稿的觀點(diǎn)是否與黨和國(guó)家的方針政策、是否與領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖相符。 3．審核措施、辦法是否切合實(shí)際。 6．審核文稿的體式是否得當(dāng)。如果是不涉密的文稿還可請(qǐng)其他同事提意見(jiàn)，幫助修改。一是審查文章內(nèi)容是否健康，觀點(diǎn)是否正確，選材是否科學(xué)，格調(diào)是否高雅，如有不妥，要立即修正；二是從整體上去分析文章的段落層次安排是否合理，開(kāi)頭結(jié)尾設(shè)計(jì)是否科學(xué)，脈絡(luò)是否清晰，修辭邏輯是否得當(dāng)。 一、寫(xiě)作內(nèi)容完備化 進(jìn)入現(xiàn)代社會(huì)以來(lái)，由于社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，社會(huì)化大生產(chǎn)的不斷普及，秘書(shū)就業(yè)的范圍越來(lái)越廣，可謂三百六十行，行行都要秘書(shū)。 二、文體分工精細(xì)化、規(guī)范化 隨著人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的豐富，社會(huì)分工的精細(xì)化和公共關(guān)系、人際交往的多樣化以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮與規(guī)范化，秘書(shū)寫(xiě)作的文體分工也更加精細(xì)、規(guī)范。 現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備給秘書(shū)寫(xiě)作帶來(lái)了全新的寫(xiě)作技術(shù)、寫(xiě)作介質(zhì)和寫(xiě)作理念的轉(zhuǎn)換，方便秘書(shū)寫(xiě)作的同時(shí)也對(duì)秘書(shū)掌握現(xiàn)代化技術(shù)的能力提出了更高的要求。只用漢字外國(guó)朋友看不懂，英語(yǔ)雖是世界語(yǔ)，但我國(guó)一般老百姓掌握也有困難，目前比較通用的做法是采用兩種文字，雙方都方便。 提高政治思想理論素養(yǎng)是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期努力的工作，秘書(shū)必須充分重視 學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個(gè)代表重要思想，必須緊跟黨中央步伐，關(guān)注黨和國(guó)家的工作重點(diǎn)。我們到一個(gè)單位就業(yè)后，也一定要盡快熟悉主要的工作環(huán)節(jié)，了解行業(yè)知識(shí)。既要了解普查、典型調(diào)查、重點(diǎn)調(diào)查、抽樣調(diào)查、統(tǒng)計(jì)調(diào)查等調(diào)查理論與方法，又要注意向老同志學(xué)習(xí)，掌握一些實(shí)地考察、個(gè)別訪談、開(kāi)調(diào)查會(huì)、問(wèn)卷調(diào)查的技巧。這樣，在寫(xiě)作中就能少走彎路，減少盲目性，增強(qiáng)主動(dòng)性，變被動(dòng)為主動(dòng)。 此外，還要重視修改。這是不對(duì)的，秘書(shū)人員、特別是年輕人一定要處處做一個(gè)有心人，積累詞句，不斷豐富自己的語(yǔ)庫(kù)。還要從修辭、邏輯、文采方面下功夫，增強(qiáng)其表達(dá)效果。廣義公文是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位處理公務(wù)時(shí)使用的具有規(guī)范體式的應(yīng)用文書(shū)。 公文萌芽于商、周，到春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期得到了一定的發(fā)展。 中國(guó)共產(chǎn)黨早在 1931 年就頒布了《文件處理辦法》。公文始終面對(duì)現(xiàn)實(shí)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，因此公文都有很強(qiáng)的時(shí)效性。 2．針對(duì)性原則 公文寫(xiě)作要?jiǎng)?wù)實(shí)，要有的放矢，要針對(duì)所要解決的問(wèn)題命筆行文。寫(xiě)作時(shí)，要認(rèn)真分辨詞類(lèi)，精心辨析詞義，認(rèn)真錘煉詞語(yǔ)，以選擇最恰當(dāng)?shù)脑~語(yǔ)來(lái)表達(dá)。 思考與訓(xùn)練 1．簡(jiǎn)答題： （ 1）簡(jiǎn)述公文的發(fā)展歷史。估計(jì)全部經(jīng)濟(jì)損失不會(huì)少于 1000 萬(wàn)元。如請(qǐng)示、報(bào)告。 當(dāng)然有些文種要據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)送對(duì)象的具體情況來(lái)確定行文方向 ，如意見(jiàn)可用于平行文、上行文，也可用于下行文。少數(shù)民族文字按本民族書(shū)寫(xiě) 習(xí)慣書(shū)寫(xiě)和排版，在民族自治地區(qū)，可同時(shí)使用漢字和通用的少數(shù)民族文字。下面我們主要介紹文件格式。發(fā)文字號(hào)中的年份，要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書(shū)寫(xiě)，用括號(hào)括起來(lái)，括號(hào)須用六角括號(hào)“〔〕”。 （ 6）簽發(fā)人 上報(bào)的文件，要由發(fā)文機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人審批簽名。主送機(jī)關(guān)寫(xiě)在正文之前，標(biāo)題之下，頂格書(shū)寫(xiě)，末尾加冒號(hào)。 （ 4）附件 附件是用來(lái)補(bǔ)充說(shuō)明公文正文所附的圖表或材料，位于正文之后的左下方。 簽署多用在各級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的命令、議案等文件上。 (9)附注 公文如有附注，用 3 號(hào)仿宋體字，居左空 2 字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。印章要端正、清晰地蓋在成文時(shí)間的上方。 （ 6）簽署 由簽發(fā)文件的 領(lǐng)導(dǎo)人在公文正文落款處的簽字或蓋章叫簽署。請(qǐng)示、批復(fù)、函的主送機(jī)關(guān)只能是一 個(gè)。黨內(nèi)文件的間隔線正中印一顆紅色五角星，行政機(jī)關(guān)公文不印紅星。一般分為秘密、機(jī)密和絕密三種。 （ 1）文件名稱(chēng) 文件名稱(chēng)又稱(chēng)文件標(biāo)識(shí)，一般由公文發(fā)文單位名稱(chēng)加“文件“二字構(gòu)成，用套紅大字印刷。 15mm。 （一）公文的紙型和裝訂規(guī)格 公文制作的紙型，一般為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型紙張。如通報(bào)、通知、批復(fù)等。 根據(jù)公文的作用和行文關(guān)系，可將 13 種公文分為上行文、下行文和平行文三類(lèi)。 （ 3）改革開(kāi)放后，農(nóng)民的錢(qián)包鼓起來(lái)了，日子過(guò)得紅火了，生活就象吃甘蔗，由尾吃到頭，越吃越甜。這是發(fā)文單位辦理公務(wù)的嚴(yán)正立場(chǎng)、嚴(yán)肅態(tài)度的體現(xiàn)，也是公文強(qiáng)烈的權(quán)威性和行政約束力的要求。公文要嚴(yán)格按照規(guī)定的體式行文，其外在形式也要符合法定的要求。這對(duì)提高行政機(jī)關(guān)工作 效率、推動(dòng)文書(shū)工作現(xiàn)代化有著重要的作用。 三、行政公文的特點(diǎn)和作用 （一）公文的特點(diǎn) 1．政治性 公文在內(nèi)容上具有鮮明的政治性。漢代公文有了新的發(fā)展，產(chǎn)生了書(shū)、議、策、論、疏等公文體式，明確了皇帝對(duì)臣下用詔、制、策、敕，臣下對(duì)皇帝用章、奏、表、議等文體，并且在表述上采用相對(duì)固定的格式。 什么是行政公文呢？國(guó)務(wù)院 20xx 年 8 月 24 日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具?；仡櫼幌伦约旱膶W(xué)習(xí)歷程就會(huì)發(fā)現(xiàn)，我們今天的作文能力是從小學(xué)開(kāi)始就不斷學(xué)習(xí)范文才獲得的，不認(rèn)真學(xué)習(xí)優(yōu)秀范文又怎能學(xué)好實(shí)用文呢？秘書(shū)寫(xiě)作的應(yīng)用文與文學(xué)寫(xiě)作雖有一些相通之處，但它們?cè)诒磉_(dá)方面完全屬于兩個(gè)不同的話(huà)語(yǔ)系統(tǒng)，它們?cè)谡Z(yǔ)體特色、表達(dá)方式與方法、句式選擇等方面都有著很大的不同。這種看法顯然是不對(duì)的。 一要注意豐富語(yǔ)言?xún)?chǔ)備。光讀還不夠，還要多練?！睂?duì)一般人而言，寫(xiě)作技巧尚是如此重要，對(duì)秘書(shū)更不必說(shuō)了。比如說(shuō)，我們要替單位寫(xiě)年度工作總結(jié)，不去基層單位調(diào)研，不去收集相關(guān)信息就無(wú)法了解真實(shí)情況，就無(wú)法成文，既使拼湊出來(lái)，這樣的文章也無(wú)助于指導(dǎo)實(shí)踐。二是許多行業(yè)的文稿專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，常常與有關(guān)專(zhuān)業(yè)、有關(guān)業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系。秘書(shū)寫(xiě)作的實(shí)用性、綜合性對(duì)寫(xiě)作者提出了更高的要求，具體來(lái)說(shuō)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 一、應(yīng)具備較高的思想理論素養(yǎng) 對(duì)于秘書(shū)而言，一篇文稿質(zhì)量的高低關(guān)鍵在于文章的觀點(diǎn)是否正確，是否切合實(shí)際，是否能解決實(shí)際問(wèn)題。目前對(duì)外貿(mào)易中的進(jìn)出口單證、合約、信用證、各種保險(xiǎn)書(shū)、公司章程等已基本與國(guó)際接軌，在世界范圍內(nèi)通用。近年來(lái)，各種合同糾紛不斷出現(xiàn)，為配合《合同法》的實(shí)施，國(guó)家有關(guān)部門(mén)相繼出臺(tái)了大量的合同示范文本，以保護(hù)合同各方的利益，這也是文體規(guī)范化的一大標(biāo)志。為這些行業(yè)服務(wù)的秘書(shū)要為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)，其寫(xiě)作內(nèi)容就要圍繞經(jīng)濟(jì)活動(dòng)展開(kāi)，產(chǎn)生了大量的經(jīng)濟(jì)文書(shū)，如各種經(jīng)濟(jì)合同、進(jìn)出口單證、資產(chǎn)評(píng)估書(shū)、商貿(mào)信函、商用公告等等。要分析層次銜接是否順暢自然，句群、句子之間的邏輯關(guān)系是否明確合理，字詞選用是否恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是 否正確。秘書(shū)起草重要文稿要有一個(gè)提前量，要留下相對(duì)充裕的時(shí)間進(jìn)行推敲修改，千萬(wàn)不能自恃水平高，現(xiàn)寫(xiě)現(xiàn)用。具體地說(shuō)，有以下幾種常見(jiàn)的方法： 1．借助外力法。對(duì)結(jié)構(gòu)雜亂、層次不清、上下不連貫之處要予以修改。 2．審核材料是否真實(shí)、典型、恰當(dāng)。《關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》是我黨歷史上的一篇重要文獻(xiàn)，從組織起草到完成定稿歷時(shí)一年多，經(jīng)過(guò)了四千人大討論、幾十人的專(zhuān)門(mén)討論、政治局?jǐn)U大會(huì)議討論、十一屆六中全會(huì)預(yù)備會(huì)討論等多個(gè)程序，數(shù)易其稿。如計(jì)算機(jī)可以在千分之一秒的時(shí)間內(nèi)把兩個(gè)十位數(shù)相乘，而一個(gè)普通人用筆算至少要 1 分鐘時(shí)間。如簽訂合同時(shí)可用“甲方”、“乙方”，“供方”、“需方”來(lái)替代簽訂合同的雙方。 （ 3）標(biāo)數(shù)法。除此以外，還要采用一些方法來(lái)增大語(yǔ)言的信息量，增強(qiáng)表達(dá)效果。如“新職工宿舍建在開(kāi)發(fā)區(qū)內(nèi)”里的“新”到底是修飾“職工”還是“宿舍”不明確，就可能造成不同理解。這些知識(shí)大家過(guò)去在語(yǔ)文和漢語(yǔ)課程中已有較多的接觸，這里不再展開(kāi)論述，但要提醒大家注意兩個(gè)方面的問(wèn)題： 一要注意關(guān)聯(lián)詞和虛詞的使用。 第二，要學(xué)會(huì)使用習(xí)慣性用語(yǔ)。對(duì)于青年學(xué)生而言 ，要真正做到言簡(jiǎn)意明還有很長(zhǎng)的磨練過(guò)程，我們要在平時(shí)的學(xué)習(xí)過(guò)程中多做些這方面的練習(xí)。所選用的語(yǔ)言要合乎特定文體的要求，合乎特定的語(yǔ)境、特定的場(chǎng)合。在寫(xiě)作過(guò)程中要精心挑選詞語(yǔ)，明確每一個(gè)詞的確切含義和情感色彩，特別是要認(rèn)真辨析同義詞、近義詞之間的細(xì)微區(qū)別。論據(jù)同樣分為事實(shí)論據(jù)和理論論據(jù)兩種，但秘書(shū)寫(xiě)作的實(shí)用性決定它往往不是從 事實(shí)和理論兩個(gè)方面分開(kāi)論證觀點(diǎn)，而更多的是在理論的指導(dǎo)下科學(xué)選用事實(shí)材料來(lái)論述觀點(diǎn)，事實(shí)論據(jù)多于理論的論據(jù)。 （三）恰當(dāng)運(yùn)用表達(dá)方法 我們知道常用的表達(dá)方法有敘述、說(shuō)明、議論、描寫(xiě)和抒情幾種。在寫(xiě)作實(shí)踐中我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，客觀事物是復(fù)雜的，很多時(shí)候單一的模式無(wú) 法滿(mǎn)足觀點(diǎn)表達(dá)的需要，要對(duì)前文所述的幾種方法進(jìn)行綜合。這種層次關(guān)系是一種層層遞進(jìn)、逐層深入的關(guān)系。本書(shū)將要介紹到的命令、令、公告、通告中常有這種情況。 ④固定式。在結(jié)尾對(duì)全文進(jìn)行歸納，用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言總結(jié)主旨，概括要點(diǎn)，加深讀者的理解。 ⑤提問(wèn)式。即把文章的結(jié)論或主要觀點(diǎn)放在文章的前面，先入為主，然后再展開(kāi)論述。元人喬夢(mèng)符說(shuō)：“作樂(lè)府亦有法，曰：鳳頭、豬肚、豹尾六字是也”這里論及的結(jié)構(gòu)安排之法影響深遠(yuǎn)。層次的表達(dá)有多種方式，有英文字母標(biāo)示法、阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示法等等。常見(jiàn)的觀點(diǎn)提示有兩種方法： （ 1） 標(biāo)題提示法。寫(xiě)文章也是一樣。本書(shū)所介紹的各類(lèi)文書(shū)中，象行政公文與日用文書(shū)這樣性質(zhì)作用區(qū)別較大的文體一般不大可能出錯(cuò)。常見(jiàn)的行文關(guān)系有以下三種： （ 1）上行文。 要正確選用文體，要做好以下工作： 1．明確行文對(duì)象 明確行文對(duì)象要注意兩點(diǎn)。 （ 3）要鮮明 觀點(diǎn)的鮮明性要求秘書(shū)寫(xiě)作的文稿要旗幟鮮明地表 明贊成什么、反對(duì)什么、提倡什么、批評(píng)什么、肯定什么、否定什么，不能猶抱琵琶半遮面，更不能含混其辭。相反，如果寫(xiě)作者眼里只有狹隘的局部甚或是一已私利，就不能客觀公正，用科學(xué)的眼光和方法去分析、處理事務(wù)，不能形成正確的觀點(diǎn)。秘書(shū)在行文時(shí)，也會(huì)融人自己的觀察與思考，歸根結(jié)底，它還是源于社會(huì)實(shí)踐。同時(shí)，秘書(shū)寫(xiě)作的任何文稿一旦確立了觀點(diǎn)，其材料的取舍、結(jié)構(gòu)的安排、格式的選擇都要為觀點(diǎn)的表達(dá)服務(wù)，受觀點(diǎn)的約束。 （ 5）要新穎 新觀點(diǎn)、新辦法、新措施總是在掌握新材料的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的。只有占有的材料足夠豐富，我們