【正文】 “熱”，改文章要“冷”。 （二）掌握常見的審核修改方法 修改文章要注意做到內(nèi)外結(jié)合，冷熱相調(diào)；從大處著眼，于小處著手。 4．審核文稿是否結(jié)構(gòu)緊湊、布局合理，是否條理層次清楚、重點(diǎn)突出、詳略得當(dāng)。審核時(shí)一定要仔細(xì)研究，把錯(cuò)誤一一找出并加以改正。每個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書寫完稿子后總要仔細(xì)審核，反復(fù)地思考、推敲以發(fā)現(xiàn)其中的不足，有針對(duì)性地修改。 （ 2）比較法。后者是指某些臨時(shí)性質(zhì)的內(nèi)容需在文中反復(fù)出現(xiàn)時(shí)，為了行文的方便可在其第一次出現(xiàn)時(shí)根據(jù)不同情況用一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)短的詞匯來替代的方法。如進(jìn)口、出口 —— 進(jìn)出口；馬克思主義、列寧主義 —— 馬列主義。在調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、講話稿等文體中，有時(shí)還可以運(yùn)用一些熟語等群眾性語言以增強(qiáng)文稿的生動(dòng)性。我們?cè)谇苍~造句過程中經(jīng)常會(huì)碰到因某個(gè)詞意不確定，詞語間的關(guān)系不明確以及關(guān)聯(lián)詞使用不當(dāng)?shù)仍蛟斐删渥佣嗔x的情況，這就是歧義句 。 2．造句要遵守語法規(guī)則 對(duì)句子的總體要求是結(jié)構(gòu)完整、搭配得當(dāng)、詞序合理、表意簡(jiǎn)明。剛參加工作的文秘人員一定要多多學(xué)習(xí)，盡快熟悉業(yè)務(wù)，這樣就不會(huì)說外行話，用語才能規(guī)范?！边@句話說明了言語的多寡決定于表意的實(shí)際需要，強(qiáng)調(diào)文貴精要。秘書要分得清它們之間的區(qū)別，要學(xué)會(huì)使用正確的語體去反映、調(diào)整現(xiàn)實(shí)社會(huì)生活中的各種公共關(guān)系和人際關(guān)系。對(duì)于秘書工作者而言，要保證用語的準(zhǔn)確，必須做到以下幾點(diǎn)： 第一，要學(xué)會(huì) 斟酌字句，精心辨析詞語的意義。從論點(diǎn)來看，這里的論點(diǎn)要用直白，有時(shí)甚至是尖銳的語言對(duì)客觀事物提出主張、看法和評(píng)價(jià)，對(duì)就是對(duì)，錯(cuò)就是錯(cuò)，比一般議論文來得更明確、有力。二是要合理運(yùn)用關(guān)聯(lián)詞語的“橋梁”、“針線”作用，做好段落間過渡工作。 （ 5）交錯(cuò)式。 （ 3）遞進(jìn)式 。 在寫作過程中有些文章只需明確某一行為的目的和意圖，內(nèi)容單一，只需一個(gè)段落，此時(shí)層次和段落合一，就采用一層式。它可以看作是文章主旨的一種延伸。常見的結(jié)尾之法有： ①總結(jié)式。如報(bào)告、批復(fù)、通知、某些計(jì)劃等文種常用這種方法。 ②結(jié)論式。附會(huì)篇》中寫道：“總文理，統(tǒng)首尾，定與奪，彌綸一篇”講 的就是如何安排文章的結(jié)構(gòu)。 較長(zhǎng)的文稿一般有多個(gè)層次，寫作提綱時(shí)要充分考察觀點(diǎn)之間的關(guān)系，根據(jù)它們之間的邏輯聯(lián)系安排層次。 一般來說，提綱包括觀點(diǎn)提示和層次安排兩部分。做人，沒有“骨骼”則“靈魂”無所依，“血肉”無所托；“骨骼”不完整、不勻稱則不能算是健康完美的人體。 2．區(qū)分文體的作用 各種文體的作用各不相同，秘書在寫作時(shí)要根據(jù)表達(dá)的需要和文體的作用選用不同的文體。秘書在行文時(shí)必須明白自己所處的位置，遵守行文規(guī)則，根據(jù)隸屬關(guān)系選用恰當(dāng)?shù)奈捏w。因而，秘書在寫作之前，要根據(jù)寫作內(nèi)容和寫作目的的需要選用恰當(dāng)?shù)奈捏w種類，千萬不可隨意亂用。古人寫文章強(qiáng)調(diào)要“言之有物”，“立片言而居要”說的就是寫文章要行文簡(jiǎn)練，主旨集中。如果寫作者能一心為公，具有實(shí)事求是的態(tài)度和科學(xué)的分析精神與方法，就有助于正確認(rèn)識(shí)客觀事物，揭示事物的本質(zhì)規(guī)律和發(fā)展方向，使文章的觀點(diǎn)符合客觀實(shí)際。在秘書工作中雖然有很多文稿是領(lǐng)導(dǎo)或雇主的“授意”之作，但這里的“意”不是主題先行，因?yàn)樗旧硎穷I(lǐng)導(dǎo)或雇主在其工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上通過考察、思考而獲得的。它是構(gòu)成應(yīng)用文的要素，也是應(yīng)用文的靈魂與統(tǒng)帥，一篇文稿的成敗與價(jià)值大小首先取決于觀點(diǎn)的正確與否。這是因?yàn)榈湫筒牧嫌写硇裕芊从骋活愂挛锏谋举|(zhì)和共有特征，有助于我們通過“解剖麻雀”來探求事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律。 2．材料的要求 秘書寫作的特殊性要求秘書人員在收集與整理材料時(shí)要做到以下幾點(diǎn)： （ 1）要豐富 豐富有二層含義：一是量要多，搜集材料要越多越好，多多益善；二是品類要全，歷史與現(xiàn)實(shí)、正面與反面、直接與間接、點(diǎn)與面，各種性質(zhì)的材料都要收集。 （二）吃透政策和法律、法規(guī)精神。首先，接受任務(wù)時(shí)要善于聽。 一、準(zhǔn)備階段 秘書寫作準(zhǔn)備階段的主要工作是吃透黨和國家的方針政策以及上級(jí)的指示精神，全面掌握本單位的實(shí)際情況，并在此基礎(chǔ)上提煉出正確的觀點(diǎn)，收集、處理好材料，根據(jù)需要選用正確的文體。一般來說，秘書寫作的文章都不同程度的存在著這一問題，比如合同只有在當(dāng)事人約定的時(shí)間里才有效力，超出規(guī)定時(shí)間就失效了。秘書掌握這些知識(shí)對(duì)提高寫作能力是大有裨益的。 （四）程式性 人們總是說文無定法，這是對(duì)一般作文和文學(xué)創(chuàng)作而言的。文學(xué)寫作是一種審美創(chuàng)作的過程，它通過塑造藝 術(shù)形象給人們以精神愉悅，滿足人們的審美需求，審美是其最主要的特征。寫好的文稿要按單位的辦文程序送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、定稿、簽發(fā)。在飛速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)生活中， 秘書寫作的應(yīng)用性更廣，在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著不可替代的作用。據(jù)學(xué)者考證，我國有記載的秘書工作有 3000 多年的歷史，在這個(gè)過程中，秘書寫作的體式與內(nèi)容不斷發(fā)展、完善、豐富，形成了自己獨(dú)特的風(fēng)格。中 國 秘 書 學(xué) 《秘書寫作》 第一章 秘書寫作基礎(chǔ) 第一節(jié) 秘書寫作的含義與特點(diǎn) 一、秘書寫作的含義 秘書寫作是指文秘人員因工作需要在自己的職責(zé)范圍內(nèi)起草完成的各類公務(wù)文書及其它應(yīng)用文書的寫作。隨著時(shí)代的發(fā)展變化，秘書工作的內(nèi)容不斷地發(fā)生變革，秘書寫作的內(nèi)涵與外延也在不斷地發(fā)生變化。 歷史上，秘書寫作的各類文章為統(tǒng)治者維護(hù)統(tǒng)治、管理國家事務(wù)發(fā)揮了重要作用。因而，秘書寫什么、何時(shí)寫、怎樣寫、寫了干什么都不能憑個(gè)人喜好自作主張，而要得到授權(quán)，受制文機(jī)關(guān)或雇主意圖的制約。 因而，秘書寫作是一種實(shí)用文體寫作，具有實(shí)用性，不同于大家過去所接觸到的文學(xué)寫作。否則，不但解決不了實(shí)際問題，反而會(huì)提供錯(cuò)誤的信息、誤導(dǎo)當(dāng)事人、后患無窮。再如消息的寫作，一般也多采用“倒金字塔結(jié)構(gòu)”。二是指文章本身的功用或者效力要受到時(shí)間的限制。本 節(jié)就從這三個(gè)階段入手，從秘書工作實(shí)際出發(fā)，結(jié)合大家過去所接觸到的寫作知識(shí)分別介紹秘書寫作在每個(gè)階段的特殊要求，從而幫助大家了解秘書寫作的一般過程與規(guī)律。 如何領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖是一門藝術(shù)，秘書要在這方面多下些功夫。許多有經(jīng)驗(yàn)的秘書往往在接受寫作任務(wù)后，盡快拿出寫作提綱，通過和領(lǐng)導(dǎo)或雇主討論提綱來進(jìn)一步弄清其寫作意圖。“巧婦難為無米之炊”，可見文章沒有材料作基礎(chǔ)，是難以產(chǎn)生深刻的思想或見解的。 （ 4）要典型 文章要寫得簡(jiǎn)練而有力度，就要選擇那些能“以一當(dāng)十”的典型材料。 （四）提煉正確的觀點(diǎn)： 1．觀點(diǎn)的含義 觀點(diǎn)又稱主旨，在過去所學(xué)的記敘文中常稱為“中心思想”，在學(xué)術(shù)論文中稱為“論點(diǎn)”，在文學(xué)創(chuàng)作中則稱為“主題 ”，秘書寫作中的觀點(diǎn)是指文秘人員在寫作過程中形成的對(duì)客觀事物和材料的總的看法和評(píng)價(jià)。從這個(gè)意義上說，觀點(diǎn)是從實(shí)踐、從材料中得來的。 正確的觀點(diǎn)，取決于寫作者先進(jìn)的世 界觀和科學(xué)的方法論。據(jù)《朱元璋傳》記載，洪武九年，刑部主事茹太素上書報(bào)告五件事，文稿長(zhǎng)達(dá)一萬七千字，朱元璋讀到六千三百七十字時(shí)，還不知主旨是什么，氣得命人將其痛打了一頓。二者的作用，寫作方法各不相同，如果用錯(cuò)不但會(huì)鬧笑話，還可能因此泄露單位秘密，給工作帶來損失。在秘書工作中，每個(gè)單位總是處在有著一定隸屬關(guān)系的組織系統(tǒng)中，總是在這個(gè)系統(tǒng)中占據(jù)特定的位置。 值得注意的是，除對(duì)不同的行文對(duì)象應(yīng)選用不同的文種，還要注意這些文種在格式、語詞、語體使用上的差異。具體來說，要做好以下幾個(gè)方面的工作： （一）擬好寫作提綱 1．?dāng)M寫提綱的重要性 如果 說觀點(diǎn)是文章的“靈魂”，材料是文章的“血肉”的話，寫好提綱則是為文章搭好“骨骼”的架子。如果我們的提綱是寫給自己所用，這些都是可以的，但如果還要送給領(lǐng)導(dǎo)審閱，或者供同事討論就一定要寫得內(nèi)容清楚、條理清晰。 比較詳細(xì)的提綱可能還需注明每部分選用的關(guān)鍵材料，計(jì)劃所寫的字?jǐn)?shù)等內(nèi)容。古人對(duì)此早有研究，劉勰在《文心雕龍178。一些行政公文、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)等文種常用這種方式開頭。在開頭部分常用“根據(jù)”“遵照”“按照”等詞語引出上級(jí)有關(guān)指示精神或下級(jí)反映的情況作為行文依據(jù)，增強(qiáng)其說服力。當(dāng)然，如果文章在正文中已把有關(guān)事項(xiàng)都講清了，也可不要專門的結(jié)尾。即在文章末尾交代或者說明本文未曾論及但又與文章內(nèi)容有關(guān)的事項(xiàng)，以引起注意。 2．安排好段落層次 文章的段落層次是作者寫作思路的 具體體現(xiàn)，也是作者表情達(dá)意的重要手段，安排好段落層次其實(shí)就是要明確一篇文章先寫什么，后寫什么，每部分寫多大的篇幅，以什么作線索來連結(jié)，段落與段落之間的邏輯關(guān)系等問題。這種方法清晰明了，便于理解，因而在寫作的過程中，凡是可用事物的發(fā)展進(jìn)程來反映觀點(diǎn)的文章，可用這種方式。凡需要從不同的方面去表現(xiàn)、闡明主旨時(shí)可用這種方法。正如脂硯齋評(píng)點(diǎn)《紅樓夢(mèng)》一樣，照應(yīng)要做到“草蛇灰線”，“于前回?cái)⑦^事字字在，于后回?cái)⑹抡Z語伏”，“伏線于千里 之外”。一般說來，完整的議論由論點(diǎn)、論據(jù)和論證三個(gè)要素構(gòu)成，秘書寫作中的議論也不例外，但與一般議論文的議論比較起來又有一些特殊要求。 1．用詞要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范 （ 1）準(zhǔn)確 準(zhǔn)確指我們選用的詞語要能如實(shí)地反映客觀事物，切合表達(dá)意圖，概念明確，判斷正確，褒貶分明，輕重適度，無歧義。秘書寫作具有實(shí)用性，語體上主要是事務(wù)性語體和政論性語體。劉勰在《文心雕龍 .附會(huì)篇》中指出：“隨事立體，貴乎精要，意少一字則義潤(rùn)，句長(zhǎng)一言則辭傷。這些用語經(jīng)過長(zhǎng)期使用，已得到了社會(huì) 的廣泛認(rèn)同和使用。一要使用正確的簡(jiǎn)化漢字，不寫繁體字、異體字等不規(guī)范的漢字；二要注意正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；三要注意規(guī)范地標(biāo)注數(shù)字。 二要注意避免歧義句。這就要求我們?cè)趯懽鲿r(shí)要根據(jù)表意的需要適當(dāng)?shù)夭捎门疟?、?duì)偶、反復(fù)等修辭手段來增強(qiáng)文采。保留兩個(gè)或兩個(gè)以上并列結(jié)構(gòu)中的不同語素，共用相同語素。如中國人民解 放軍 —— 解放軍；北京大學(xué)—— 北大。如神龍汽車公司日產(chǎn)小轎車 600 余輛， 平均每 分鐘就有一輛車出廠?；蛴捎谥饔^認(rèn)識(shí)的局限，或由于業(yè)務(wù)知識(shí)、文字能力的不足，我們很難讓寫出的文稿一下子就達(dá) 到完美的境地。一般來說，各級(jí)組織的發(fā)文中明顯違反有關(guān)方針政策的情況并不多，倒是要特別注意那些主體正確，局部提法錯(cuò)誤，個(gè)別條款與上級(jí)指示相抵觸的情況。那些官話、套話、空話要堅(jiān)決予以摒棄。出現(xiàn)了問題要有針對(duì)性的予以修正。魯迅先生曾說過，寫文章要一氣呵成，但寫成后要擱上幾天，然后再看，每次刪去若干，改換幾個(gè)字。 4．局部調(diào)整法。特別 是進(jìn)入21 世紀(jì)以來，經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，誰要想擺脫貧困，誰就要?jiǎng)?chuàng)造條件大力發(fā)展經(jīng)濟(jì)。另一方面，為了規(guī)范人們的行為，提高文書的效力，有關(guān)單位和部門在寫作實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷地以各種 形式對(duì)文體的寫作內(nèi)容、形式、過程和行文規(guī)則等進(jìn)行規(guī)范。 四、適用范圍國際化 改革開放以來，特別是加入 WTO 后，我國與其他國家、經(jīng)濟(jì)區(qū)域和經(jīng)濟(jì)組織之間的交往不斷擴(kuò)大，需要有大家都認(rèn)可的，能約束各方行為的文書，這就出現(xiàn)了秘書寫作的應(yīng)用文國際化、標(biāo)準(zhǔn)化問題。這就要求同學(xué)們?cè)趯W(xué)好漢語寫作的同時(shí)，要學(xué)好英語，掌握好英文寫作知識(shí)。 二、要有豐富的專業(yè)知識(shí) 這里所說的專業(yè)知識(shí)有二個(gè)方面的含義，一是指秘書人員要掌握好文秘知識(shí)，特別是專業(yè)的寫作知識(shí)。我們寫文章時(shí)觀點(diǎn)的形成與修正均來自于社會(huì)實(shí)踐，離不開對(duì)社會(huì)生活實(shí)踐的調(diào)查研究。 四、要掌握基本的寫作技巧 美國社會(huì)預(yù)測(cè)學(xué)家約翰178。杜甫說：“讀書破萬卷，下筆如有神”，蘇軾詩云“舊書不厭百回讀，熟讀深思子自知”說的都是多讀名篇佳作對(duì)提高寫作能力的 重要性。 五、要努力提高語言素養(yǎng) 語言是思想的外殼，再好的思想、再好的材料離開語言都無法表達(dá)，蹩足的語言會(huì)嚴(yán)重影響文稿的作用，因而秘書要不斷地提高自己的語言素養(yǎng)。我國古代的文學(xué)大家有“為求一字穩(wěn)，耐得半宵寒”，“二句三年得，一吟淚雙流”的美談，新時(shí)期的文秘工作者更應(yīng)該養(yǎng)成字斟句酌的好習(xí)慣。有些同學(xué)以為秘書寫作很好學(xué)，只要記住一些格式要求、注意事項(xiàng)就可以了，不大重視閱讀范文。具體包括 14 種黨務(wù)公文和 13 種行政公文。 公文發(fā)展到秦、漢，已經(jīng)趨于成熟。 1951 年頒布《公文處理暫行辦法》， 1981 年國務(wù)院辦公廳發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》， 1987年和 1993 年分別對(duì)其進(jìn)行了修改。 5．程式性 公文是一種高度程式化的應(yīng)用文體。 3．準(zhǔn)確性原則 準(zhǔn)確性原則體現(xiàn)在公文內(nèi)容、公文語言和公文格式等方面。因此敘事說理要開門見山，直陳直 敘，遣詞造句，要惜字如金，并能使用公文常用的特定用語。 （ 1）區(qū)人民政府規(guī)定：碗口粗的樹一律不準(zhǔn)砍伐。 （ 7）與會(huì)者請(qǐng)于 9 月 14 日前來報(bào)到，任何人不得遲到，否則一切后果自負(fù)。指上級(jí)機(jī)關(guān)給下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。 二、行政公文的格式 行政公文的格式包括公文用紙格式、裝訂格式和行文格式。 公文中印刷字號(hào)，一般按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、標(biāo)題、正文及附件項(xiàng)目順序，依次從大到小選用。 1．文頭部分 公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級(jí)和份號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。份號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)志，位于版頭左上角，這主要用于內(nèi)容機(jī)密的文件。發(fā)文字號(hào)相應(yīng)左移。普發(fā)性下行文，主送機(jī)關(guān)較多，一般使用泛稱，如“校直屬單位”。 (5)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 正文末尾右下側(cè)寫上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，稱為落款。 成文日期必須以公元紀(jì)年，用漢字?jǐn)?shù)碼完整書寫，一般寫在文尾的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之下， 會(huì)議 通過的文件，成文時(shí)間可寫在公文標(biāo)題下的括號(hào)中。 (1)主題詞（參見附錄三） 主題詞是代表公文內(nèi)容