【正文】 點與結論的科學性和可信度。 （三）做好材料的收集與整理工作 1．材料的含義 什么 是材料？對于秘書寫作而言，凡為寫作所搜集到的一系列事實、事理以及各種文字資料都稱為材料。秘書代單位、代領導、代雇主寫作的各種文稿要受命于領導或雇主，更要符合黨和國家的方針政策和法律法規(guī)。第三，是要善于請示。一要聽清上級交代的寫作目的、寫作要求與寫作要點，并做好記錄；二要聽清領導或雇主的言外之意、弦外之音。二是因為領導或雇主所處的位置使其比秘書更有條件了解黨和國家的方針政策以及上級指示精神，能更全面地掌握本單位的實際情況，胸中有全局、手中有典型，能夠提出富有見地的指導思想和切實可行的辦法來。具體來說，要做好以下幾方面的工作： （一）領會好領導或雇主意圖。認識和掌握這些規(guī)律與要求對于提高文秘人員的寫作水平有著重要作用。通告的時間效力也很強，計劃、總結和各種函件等也存在著時效性問題 。一是指秘書完成寫作任務要迅速及時、講究時效，否則會延誤時機，影響工作。 此外，秘書寫作的文稿往往要經(jīng)過一定的程序處理才能正式行文。還有一些文種雖沒有人硬性規(guī)定一定要怎么寫，但長期以來有著約定俗成的格式。秘書寫作則講究模式與規(guī)范。文中所涉及到的人要是真人、事要是真事，來不得半點虛構。 （三）真實性 正因為秘書寫作具有實用性，是為了解決工作中的實際問題，真實性是其生命之所在。 （二）實用性 秘書寫作的每一篇文章都是為人們的實際工作和日常生活服務， 直接用于處理工作中的具體問題或傳遞特定信息，實用性是其基本屬性之一。正因為秘書寫作是受機關單位之命、受領導之命、受雇主之命而為，衡量其質量高低的 標準不是一般的文藝學、文章學標準，而在于其是否忠實、有效地體現(xiàn)了組織、領導或雇主的意圖。政府機關、企事業(yè)單位秘書起草的各類公務文書是代表各級組織執(zhí)行黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，落實上級指示精神的重要工具，要體現(xiàn)單位領導和領導班子的集體意志。它是機關、團體、企事業(yè)單位的管理者依法行使管理權力的重要工具，也是組織與組織、組織與個人、個人與個人之間溝通信息，共建和諧社會的重要橋梁，它還能幫助有關單位總結經(jīng)驗、提高管理水平和工作效率。今天的秘書寫作既包括各級黨政機關、團體、企事業(yè)單位的公文類、行政事務類文書，也包括經(jīng)濟單位的商務類文書以及常見的日用類文書與宣傳類文書。早期的秘書寫作以政府文告等公務文書為主。 秘書寫作是秘書工作的重要內容之一。它有兩個基本含義，一是指秘書人員的寫作行為本身；二是指寫作行為所為產(chǎn)生的，以文字、文本為主要表現(xiàn)形式的成果。本書主要是指后者。有秘書工作就有秘書寫作，因而秘書寫作的體式與內容受到秘書工作的影響與支配?！渡袝房梢钥醋魇俏覈谝徊恳怨珓瘴臅鵀橹黧w的文集，秦焚書后，從漢初搜集到的 28 篇來看，主要是以典、謨、訓、誥、誓、命、令、上書、檄、移書等形式反映政府對公共事務的處理情況。與過去相比，秘書寫作的種類更多，內容更廣，體式更完備。同時，秘書起草的各類文稿還能客觀地反映事務的發(fā)展、衍變的過程，具有較強的史實與憑證作用。私人秘書的寫作更應是聽命于雇主。 除公務文書之外，秘書起草的單位計劃、總結、經(jīng)驗材料、調查報告等事務性文書也同樣具有受命性。例如各級機關單位發(fā)出的行政公文是為了傳達黨和國家的方針政策，溝通上下左右各種單位之間的關系，使黨和國家的各項方針政策得以貫徹執(zhí)行；經(jīng)濟單位之間訂立的經(jīng)濟合同是為了促使、監(jiān)督簽訂合同的各方履行約定事項，保護各方的權益；公司秘書寫作的各類商函是為了推銷產(chǎn)品、商洽價格、催收款項、索賠理賠，其功利性、實用性是十分明顯的。而且，這種真實性與文學創(chuàng)作的真實性有所不同。如向上級匯報工作時，所涉及到的事實，包括時間、地點、人物、 事件、數(shù)據(jù)等等都必須有根有據(jù)、確鑿可靠。這種規(guī)范有的由相關部門以法律、法規(guī)的形式固定下來。如書信，人們一般要寫清稱謂、問候語、正文、祝頌語、落款、日期等方面的內容，而且還要知道這些要素誰前誰后，應置于哪個位置，如何分段空格等等，大家都習慣于這樣寫，很少改變。如秘書起草完公文后要經(jīng)有關領導審核、簽發(fā)后才能正式生效，不能像寫普通文章那樣隨便。如單位工作計劃的寫作就一定要在某項工作開始之前或剛剛開始時完成，如果等到工作已告一段落再去下發(fā)計劃，勢必影響工作效率。因而，秘書在寫作時除了及時迅速外，也要注意文章內容的時效性。盡管不同的寫作者其寫作習慣不一定相同，不同文種的寫作要求與難易程度也不一樣，但秘書寫作一般都要經(jīng)歷三個階段：準備階段、寫作階段和審核修改階段。前文已講過，秘書寫作具有受命性，要受領導或雇主意圖的制約，原因有二：一是因為領導或雇主是一個單位、部門中行使法律 或上級組織賦予的職權，帶領所屬人員完成特定工作任務的決策者與管理者。因 而，對于重要文稿、秘書寫什么、怎么寫、何時寫不能自作主張，而要樹立代單位立言、代領導立言、代雇主立言的觀念，主動聽取領導或雇主的意見。其次，要善于問。秘書在收集材料和構思過程中如果有不明之處，要及 時請示上級。盡管從理論上說領導意圖與黨和國家的政策法規(guī)在本質上是一致的，但在具體的工作中，受到各種主客觀因素的影響，出現(xiàn)不一致甚至是沖突的情況也是有可能的。材料是寫文章的基本要素之一，是秘書寫作的基礎，也是形成主旨的依據(jù)。 （ 2）要緊扣主旨 秘書在寫作的過程中不可能把所有收集到的材料都寫進去，需要對材料進行選擇與取舍。這種真實是一種客觀的，原汁原味的真實，所用到的事實、事例、數(shù)據(jù)、引用的言論等都應是現(xiàn)實生活中客觀存在的，不 能對材料任意夸大或縮小，更不能虛構。秘書寫作的文稿要能反映工作中的新事物，新問題，找到解決問題的新辦法，就要選取那些新近發(fā)生的、富有時代特點的材料，而要避免使用陳舊的、時過境遷而且缺乏說服力的材料。如果我們的文稿中需要直接引用領導人或其他重要人物的講話、重要文獻的內容，應找到原始出處核對。 一篇文章可以有多個從屬的觀點，但基本觀點只能有一個。秘書在寫作過程中一定要深入到工作實踐、深入到基層部門和人民群眾中去，廣泛搜集材料，征求各方面的意見，并對收集到的各種資料進行科學地綜合和分析，正確認識與理解特定問題、特定事物，提煉出自己的觀點。 觀點從材料中 來，也要靠材料來支撐，材料要為觀點服務。個人執(zhí)筆要反映集體和組織的意志。 （ 2）要集中 觀點集中是指秘書寫作的文稿必須主題單一，堅持一文一事、一文一個主旨。 除此以外，行文簡練也是主旨集中的基本要求。如果說文學作品的主旨以含蓄為美的話，秘書寫作則要以明確為美。比 如說，會議記錄是單位內部用來真實記錄會議情況的一種文書，強調內容的原始性，具有很強的憑證作用，一般不對外公布；而會議紀要是一種經(jīng)過整理后的“適用于記載和傳達會議情況和議定事項”的文書，可送達給相關部門。首先，要區(qū)分是內部行文還是對外行文。 其次，要明確本單位與受文單位之間的關系。指本單位給有隸屬關系的上級單位的行文，如報告、請示等。指本單位給下級單位的行文，如命令、決定、通知、批復等。我們要重點注意區(qū)分同一類文書中不同文種的用途，如公告和通告、報告和請示就經(jīng)常出錯，市場預測與市場調查也很容易混淆，在學習的 過程中一定要仔細區(qū)分。這個過程中要充分調動寫作者的主觀能動性來合理安排結構、正確選用語體、使用好詞句和修辭手段，從而使內容與形式達到完美的統(tǒng)一。因而有經(jīng)驗的寫作者往往在動筆之前要花大力氣寫提綱，搭好文章的架子。 2．提綱的寫法 提綱并沒有一個固定的寫法，每個人都可以有自己的方法，有人習慣于用幾句話提示所要寫的內容，有人則可能只寫幾個關鍵詞甚至是幾個數(shù)字來表示。就是把要寫的內容分成幾個部分，每個部分用一個小標題來標示主旨。它表意清楚明白，但不夠簡潔。秘書寫作以漢字數(shù)碼和阿拉伯數(shù)字相結合的方法 較常見。好的內容還要有好的表達形式，這就需要我們在寫作時根據(jù)觀點表達的需要，精心而合理有序地安排結構。因而，有經(jīng)驗的寫作者無不重視文章結構的安排。在開頭部分反映基本情況、基本問題，交代有關背景、緣由，引出下文。如市場預測分析、經(jīng)濟活動分析、可行性研究等文種用 這種方法開頭比較常見。 ④引據(jù)式。在文稿的開頭部分提出讀者感興趣的問題，吸引讀者的注意力，然后再去解釋、作答。劉勰說“絕筆之言、追媵前句之旨”說的就是這個意思。一般在總結交流性的文章中用得較多。 ③說明式。有些法定文書和一部分日用類文書有相對固定的結尾用語，我們要在學習中不斷積累，做到使用得當。即結尾與開頭呼應，使主旨更加鮮明突出。但大多數(shù)情況下，文章不只一個層次，更不止一個段落，層次高于段落，這時，就需要對它們進行精心安排，明確全文有哪幾個層次，每一層次由哪些段落組成，層次之間的關系如何。這種方式或以顯性的時空變化為序，或以事物從發(fā)生、發(fā)展、到取得結果的過程為序來安排材料和段落層次，從事物發(fā)展的縱向過程看事物的發(fā)展規(guī)律?？捎杀砑袄?，由淺入深、由果析因，從提出問題、分析問題到解決問題，步步深入。每個從屬觀點之間互不重迭，互不沖突，它們之間是一種并列關系。這就是交錯式。寫文章要利用事物之間的邏輯聯(lián)系來點伏筆和照應。秘書寫作中，描寫和抒情使用得較少，敘述、說明、議論是其主要的表達方式，而且，這三種表達方式在使用的過程中又有一些特殊要求，下面分別加以介紹： 1．敘述 敘述是記述人物、經(jīng)歷行為，陳述事件來龍去脈的一種表達方法。秘書寫作中常用它來進行評述和說理，使用頻率很高。就論證而言，秘書寫作也可以有“立論”和“駁論”等形式，也可采用例證、引證、對比、喻證、分析等多種方法，但總的來看，往往重“論”輕“議”，在很多情況下，理就寓于論據(jù)之中，不作過多地分析，直接做出論斷，這樣顯得更簡明有力。 （四）規(guī)范運用語言 語言是重要的信息載體和交流工具，是表情達意的重要手段，離開了語言，再好的思想、再好的材料都無法表達，秘書人員想要寫出一手好文章來，一定要學會錘煉語言，規(guī)范地使用語言。秘書界有一句俗語叫“一字入公文，九牛拉不回”說的就是咬文嚼字的重要性。 第二，用語必須得體、合體。就文體而言，比如說起草行政公文時用語應莊重、嚴肅，制訂法規(guī)時用語須肯定、明確，而在撰擬總結、計劃等事務性文書時用語要明白、曉暢，都不能使用文 學寫作中的詩意語言。說理、敘事、布置工作都要直陳其事，不事鋪陳，用語要簡潔明快、言簡意賅，不蔓不枝，用最少的語言表達最豐富的內容。每完成一次寫作任務就要想著能否用更少的語言表述清楚，要有一點惜墨如金的精神。如營銷行業(yè)就有“暢銷、脫銷、滯銷，旺季、淡季，毛利、純利”等諸多專業(yè)用語。在長期的秘書寫作實踐中，前人積累的一些習慣用語，已得到了人們的廣泛認同，使用頻率十分高。 第三，要注意書寫規(guī)范。關聯(lián)詞和虛詞雖不具備單獨的表意功能，但在句子中與其它成份搭配起來則足以改變語意。這些要大家在寫作過程中調動所學的語法知識用心體會。歧義句在秘書寫作中有十分消極的作用，特別是在合同等商務文書中一旦出現(xiàn)這種情況，往往會造成嚴重后果。 （五）掌握常用的表達技巧 古人云“言之無文，行而不遠也”，秘書寫作以 實用為目的，雖不刻意追求語言的形象化、藝術化，但它同樣要求語言生動形象、內涵豐富、表意簡明。 1．節(jié)縮。 （ 2）共戴法。把兩個或多個并列詞語中共同的語素或共同的性質提取出來，再與并列詞語的項數(shù)組合，形成“數(shù)詞＋共詞”的形式。前者是從一些固定短語中提取有代表性的詞語來代替短語。 2．撮要。一般是以具體換抽象，以熟悉換陌生，包括： （ 1）平均法。 （ 3）借用法。這是因為人們對客觀事物的認識有一個逐步深入的過程，寫作也一樣。在審稿的過程中，鄧小平同志至少九次對稿了提出修改意見。秘書寫作的文稿在充分體現(xiàn)本單位領導、本組織或雇主意圖的同時，要與黨和國家的方針政策結合起來。觀點是材料分析的產(chǎn)物，同時需要材料的支撐，觀點與材料應當一致。一要看提出措施的理由是否充足，是否符合客觀實際；二要看措施中的執(zhí)行期限是否恰當，是否能按時完成既定的任務；三要看措施的內容是否明確具體，易于執(zhí)行，便于檢查。 5．審核文稿是否語意簡明、是否有語法錯誤。首先要根據(jù)工作的需要選用適當?shù)奈姆N；其次要看文稿的格式是否符合要求；第三要看行文關系與語氣是否得當。由于受認知水平、寫作和閱讀習慣等因素的影響，秘書往往不大容易發(fā)現(xiàn)自已文稿中的問題。 2．冷凍法。只要不是十分緊急的文章，寫完后大可在抽屜里放它個三五天再修改，因為寫稿時可能考慮不周，經(jīng)過幾天的思索和冷卻，心情靜下來了，考慮得可能更加細致全面。該刪的刪，該加的加，該壓縮的壓縮，該調整的要調整。不正確或不當?shù)牡胤揭骶植康男薷呐c調整。相應地，秘書寫作的內容也由過去單純的行政事務管理延伸到了社會生活的方方面面?？梢哉f， 21 世紀秘書寫作的內容已經(jīng)經(jīng)濟化了。一方面，隨著行業(yè)的發(fā)展，各行各業(yè)不斷出現(xiàn)新文體，如涉外經(jīng)濟文書、股份制企業(yè)文書、招標書、投標書、房地產(chǎn)文書、資產(chǎn)評估書、抵押文書、專利申請書等過去人們沒有或很少用到，今天已成為經(jīng)濟生活中不可或缺的重要文體。 一名合格的秘書要不斷了解吸收新的文體知識、 熟悉各種寫作規(guī)范。目前，常見的現(xiàn)代化辦公設備在我國已經(jīng)相當普及，新時期的秘書從業(yè)人員要能熟練地操作這些設備。不僅于此，其它文書的寫作內容、寫作格式與寫作介質也在不斷的向國際化過渡。雙語化也是現(xiàn)代秘 書寫作的重要特征之一。正確的思想和較高的理論素養(yǎng) 是形成正確觀點的重要保障，因而思想理論水平的高低對寫作具有直接而決定性的影響。只有用馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表重要思想武裝了頭腦，才能加深對黨和國家方針、政策的理解，才能深刻認識、分析各種社會現(xiàn)象和社會問題，形成正確的思想