【正文】 聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。簽署后，公文以領(lǐng)導(dǎo)人名義向外發(fā)出。 (3)正文 正文是公文的核心部分，用來(lái)表述公文的具體內(nèi)容，除個(gè)別極簡(jiǎn)短的公文外，正文內(nèi)容一般分開(kāi)頭 (又稱原由或引據(jù) )、事項(xiàng)、結(jié)尾三部分。 （ 1）公文標(biāo)題 公文的標(biāo)題位于文頭間隔線下居中位置，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和文種三部分構(gòu)成，如“市人民政府關(guān)于切實(shí)做好退役士兵接收安置工作的通知”。緊急公文可分為“急件”、“特急”兩類。 （ 2）發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)位于文件名稱 之正下方，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份、發(fā)文序號(hào)三部分構(gòu)成，如國(guó)辦發(fā)〔 20xx〕 9 號(hào)。 （三）公文的行文格式 根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定，公文格式有文件格式和特定格式兩種 。通告等公開(kāi)張貼的公文用紙大小，可視實(shí)際需要確定，不作硬性規(guī)定。是平級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)、答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)和審查時(shí)使用的行政公文。指下級(jí)機(jī)關(guān)呈送給上級(jí)機(jī)關(guān)的行文。 （ 5）貴公司到底有庫(kù)存多少，請(qǐng)老實(shí)告之。 3．平實(shí)得體 平實(shí)，是指公文的語(yǔ)言平和樸實(shí)，一般無(wú)形象描寫，不濫用修辭。 （二）寫作要求 公文寫作時(shí)，除要圍繞公文主題合理安排結(jié)構(gòu)，做到層次清晰、條理分明、過(guò)渡自然之外，還要注意語(yǔ)言表達(dá)和語(yǔ)體風(fēng)格，做到用語(yǔ)莊重嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)明通順、平實(shí)得體。 四、公文的寫作原則與寫作要求 （一）寫作原則 公文在寫作過(guò)程中除要遵循一般的寫作規(guī)律之外，還需要遵循一些特殊的原則，使公文合“法”，求實(shí)，合體、規(guī)范。 2．權(quán)威性 公文具有代行法定職權(quán)的功能，對(duì)受文機(jī)關(guān)在法定的時(shí)間和空間范圍內(nèi)，具有法定的權(quán)威性和行政約束力。 唐、宋是公文發(fā)展的高峰期，元、明、清三代公務(wù)文書趨于穩(wěn)定。 二、公文的歷史沿革 在古代，廣義的公文與應(yīng)用文這一概念內(nèi)涵大致相同，如清代劉熙載就將封建衙門的專用文書稱為“應(yīng)用文”。 思考與訓(xùn)練 1． 什么是秘書寫作？它有哪些主要特點(diǎn)？ 2． 秘書在動(dòng)筆寫作 之前要做好哪些方面的準(zhǔn)備工作？ 3． 舉例說(shuō)明秘書寫作中增大語(yǔ)言信息量，增強(qiáng)表達(dá)效果的常用方法。實(shí)用文則不一樣，一字一詞不準(zhǔn)確，可能直接影響人們的工作和生活，有時(shí)甚至是“一字千金”。從某種意義上說(shuō)，掌握詞語(yǔ)數(shù)量的多少，直接關(guān)系到文章的表達(dá)質(zhì)量，因?yàn)樵~庫(kù)里的語(yǔ)詞太少，沒(méi)有挑選的余地，自然會(huì)影響文章的表情達(dá)意?？梢?jiàn)，提高寫作能力，掌握寫作方法與技巧，離不開(kāi)寫作實(shí)踐、寫作訓(xùn)練。寫作技巧要寫作理論做基礎(chǔ)，完全脫離理論指導(dǎo)的技巧是不存在的。遇事要勤下基層、勤調(diào)查，深入 到人民群眾之中去，聽(tīng)取各個(gè)方面的意見(jiàn)。例如，經(jīng)濟(jì)類寫作要求必須具備有經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí)，如果我們對(duì)市場(chǎng)知識(shí)和營(yíng)銷知識(shí)一無(wú)所知，寫作水平再高、文字能力再?gòu)?qiáng)也是寫不好市場(chǎng)預(yù)測(cè)等文稿的。一名合格的秘書一定要努力提高自己的思想理論素養(yǎng)。 與文體適用國(guó)際化相關(guān)的是表達(dá)語(yǔ)言的“雙語(yǔ)化”。 三、書寫技術(shù)現(xiàn)代化 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的出現(xiàn)與飛速發(fā)展，極大地促動(dòng)了秘書寫作技術(shù)的現(xiàn)代化、電子化進(jìn)程。 同學(xué)們今后大多數(shù)要到各種性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)單位就業(yè)，在學(xué)習(xí)期間除了要掌握必要的政務(wù)知識(shí)外，一定要多了解一些行業(yè)背景知識(shí)，特別是經(jīng)濟(jì)運(yùn)作和經(jīng)濟(jì)管理方面的知識(shí)。 第三節(jié) 秘書寫作發(fā)展的新趨勢(shì) 隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，秘書寫作的功能、形式、內(nèi)容和書寫技術(shù)都發(fā)生了很大變化。 3．整體審視法。此時(shí)，秘書要學(xué)會(huì)借助外力幫助找缺點(diǎn)、找不足。行文要簡(jiǎn)潔明了，同時(shí)不能以文害意。如果材料不夠真實(shí)、典型、恰當(dāng)，就不能很好地體現(xiàn)主題， 影響觀點(diǎn)與措施的可信度。最后，該文終于在黨的十一屆六中全會(huì)上獲得通過(guò)，成為精典。如幾十年來(lái)，阜新運(yùn)往全國(guó)的煤達(dá) 億噸，用 60 噸的卡車裝載，排起來(lái)的卡車可以繞地球四圈半。即撮其旨要，是一種將某篇或某段的主要內(nèi)容用一段或用一句話概括出來(lái)放在文首或段首，以突出主旨的方法，這也是實(shí)用文常用的手法。如廢水、廢氣、廢渣 —— 三廢；包修、包換、包退 —— 三包；蚊子、蒼蠅、臭蟲、老鼠 —— 四害。是一種把常用的多音節(jié)詞語(yǔ)或?qū)ｉT詞語(yǔ)加以精簡(jiǎn)壓縮，使其變得精煉、簡(jiǎn)短、明快的方法。這就要求秘書人員在寫作過(guò)程中要仔細(xì)體會(huì)每一句話，一旦發(fā)現(xiàn)了歧義句一定要找出原因，針對(duì)不同情況采用不同的方法予以消除。使用得當(dāng)，可使句子組織更嚴(yán)密，表意更準(zhǔn)確，使用不當(dāng)則可能出現(xiàn)語(yǔ) 法甚至是表意錯(cuò)誤。如常見(jiàn)的開(kāi)端用語(yǔ)有“為、為了、根據(jù)、遵照、按照、據(jù)悉、現(xiàn)將、關(guān)于、值此、由于、隨著、目前、今、茲、查”等十余種，祈請(qǐng)用語(yǔ)有“請(qǐng)、擬請(qǐng)、將請(qǐng)、務(wù)請(qǐng)、恭請(qǐng)、應(yīng)予、限予、責(zé)成、希、希予、希即”等十余種。 （ 3）規(guī)范 用語(yǔ)規(guī)范指寫作時(shí)要注意使語(yǔ)言合乎現(xiàn)代漢語(yǔ)的語(yǔ)法規(guī)范、合乎邏輯、合乎一般的文體書寫習(xí)慣，而不能生造詞語(yǔ)。此外，寫作時(shí)還要考慮到與行文對(duì)象的關(guān)系和一定的語(yǔ)言環(huán)境。比如我們起草合同文本時(shí)經(jīng)常要用到“訂金”和“定金”兩個(gè)詞語(yǔ)，一字之差，意義迥異。 3．說(shuō)明 說(shuō)明是我們對(duì)客觀事物進(jìn)行解釋、闡說(shuō)的基本表達(dá)方法。秘書寫作中可以用它來(lái)介紹人物的事跡、記述事物的發(fā)生過(guò)程、交代事物所處的狀態(tài)，為議論說(shuō)理提供事實(shí)依據(jù)。大型的文稿，特別是內(nèi)容復(fù)雜，材料豐富，篇幅較長(zhǎng)的文稿，一般要用這種方式。凡是需要我們通過(guò)綜合分析才能得出結(jié)論，才能反映事物本來(lái)面目的文章一般可用這種方法。 在長(zhǎng)期的寫作實(shí)踐中， 人們按照層次之間的邏輯聯(lián)系，總結(jié)出了一些很好的方法，這里介紹幾種，供大家參考： （ 1）總分式。如報(bào)告中就常用“特此報(bào)告”、“專此報(bào)告，請(qǐng)審閱”等字眼。 ②號(hào)召式。如經(jīng)驗(yàn)交流、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道中這種開(kāi)頭法比較常見(jiàn)。 ③目的式。 如何安排好文章的結(jié)構(gòu)是一項(xiàng)仁者見(jiàn)仁、智者見(jiàn)智的工作，但一般說(shuō)來(lái)每篇文章的結(jié)構(gòu)安排一要有利于反映客觀事物的內(nèi)部規(guī)律；二要服從表現(xiàn)主旨的需要；三要考慮文體本身的特點(diǎn)。往往用“一、二、三．．．．．．”表示第一個(gè)層次，用“（一）（二）（三）．．．．．．”表示“一”下的從屬觀點(diǎn)，“ 3．．．．．．”則用來(lái)表示“（一）”下的從屬觀點(diǎn)，依此類推。這種方法簡(jiǎn)明扼要，一目了然，討論時(shí)要作必要的講解，否則別人不易理解。 對(duì)于秘書寫作而言，寫好提綱，還有以下三個(gè)好處： （ 1）可以幫助作者理清寫作思路，進(jìn)一步選擇所需材料，做好謀篇布局的工作； （ 2）按照領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖寫好提綱并送其審閱修改后再動(dòng)筆，可最大限度地避免出現(xiàn)偏離上級(jí)意志、偏離主題的錯(cuò)誤，少走彎路。此外，同一文種也可能有不同的亞類，它們?cè)谧饔煤蛯懛ㄉ弦灿幸欢ǖ膮^(qū)別，如通報(bào)有表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和交流性通報(bào)三種不同的類型，用于不同的情況，這些也需要認(rèn)真揣摩。 （ 2）平行文。一般說(shuō)來(lái)，內(nèi)部 行文較對(duì)外行文在格式體例的要求上要隨意和靈活得多，在寫作內(nèi)容方面也有不同要求。所以我們?cè)趯懽髦胁粌H要“卒章顯志”，更要在行文過(guò)程中多用判斷性句式，肯定性的語(yǔ)氣、鮮明的態(tài)度將主旨簡(jiǎn)明扼要地揭示出來(lái)。主旨分散了就可能因意多而亂文，多主旨淹沒(méi)了中心，等于沒(méi)有了主旨。一旦文稿的觀點(diǎn)確立下來(lái)，我們就要根據(jù)觀點(diǎn)表達(dá)的需要對(duì)材料進(jìn)行取舍、加工和改造，使其更好地為表現(xiàn)觀點(diǎn)服務(wù)。如果一篇文章有多個(gè)基本觀點(diǎn)，勢(shì)必會(huì)意多亂文，讓人不知所從。 3．材料的核實(shí) 我們?cè)诎瓷鲜鰳?biāo)準(zhǔn)對(duì)所掌握的材料進(jìn)行 選擇后，為了保證所寫內(nèi)容的準(zhǔn)確性與權(quán)威性，要對(duì)所用的材料進(jìn)行必要的核對(duì)查實(shí)。在觀點(diǎn)與材料的關(guān)系上，是觀點(diǎn)統(tǒng)率材料，因而選材的第一條標(biāo)準(zhǔn)，就是材料要表現(xiàn)主旨、突出主旨。這就要求秘書要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟知與本單位、本職工作相關(guān)的方針政策、法律法規(guī)，通過(guò)創(chuàng)造性的勞動(dòng)把它們和本單位的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái) ，既堅(jiān)持原則又要靈活機(jī)動(dòng)，寫出符合要求的文稿。就是要問(wèn)清任務(wù)中的不明之處、要害之處和關(guān)鍵之處。對(duì)于黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位而言，領(lǐng)導(dǎo)意圖實(shí)際上是黨和國(guó)家的方針政策、上級(jí)指示精神在本單位工作中的具體體現(xiàn)，在一定程度上代表了本組織的意志。 第二節(jié) 秘書寫作的一般過(guò)程 我們寫任何文章都離不開(kāi)人的主觀能動(dòng)性的參與，都有一個(gè)從立意、選材、構(gòu)思、寫作到修改完稿的過(guò)程，秘書寫作也不例外。 （五）時(shí) 效性 秘書寫作的目的是為了解決工作和生活中的具體問(wèn)題，要受到時(shí)間的限制。如行政公文的寫作格式，寫作內(nèi)容范疇、寫作目的等要嚴(yán)格按國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)要求執(zhí)行，任何部門、單位或個(gè)人都不能隨意更改。文學(xué)創(chuàng)作講究的是藝術(shù)真實(shí)，作家可以運(yùn)用形象思維，通過(guò)虛構(gòu)和想象塑造藝術(shù)形象，所反映的人與事、事與理可以源于生活而高于生活。有的文章從主題的確定到主要材料的選擇都要按單位領(lǐng)導(dǎo)班子討論的意見(jiàn)辦事，調(diào)查報(bào)告等文種的主題雖不一定由領(lǐng)導(dǎo)確定，但調(diào)查目的、調(diào)查對(duì)象等都不同程度受到領(lǐng)導(dǎo)意圖的影響。 熟練掌握常用文體的寫作知識(shí)和技法是一名合格的文秘人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)。隨著國(guó)家治理體制的完善，又出現(xiàn)了狀、判、勘合等司法文書。秘書寫作不是獨(dú)立的文種或文體，而是各級(jí)各類單位的秘書人員為完成特定工作任務(wù)而寫作的具有特定體式的系列文章的泛稱，屬于應(yīng)用寫作的范疇。其使用范圍雖不及應(yīng)用寫 作廣，但具有應(yīng)用寫作的全部特性和一般應(yīng)用文所沒(méi)有的專業(yè)特性。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，伴隨著大量商品交換的出現(xiàn)，產(chǎn)生了“質(zhì)”、“劑”等商務(wù)性文書。 二、秘書寫作的特點(diǎn) 秘書寫作與其它各類應(yīng)用文寫作比較起來(lái)具有以下主要特點(diǎn)： （一 ）受命性 秘書的職責(zé)是為單位領(lǐng)導(dǎo)或雇主的決策和處理日常事務(wù)提供參謀性、輔助性工作。既使象介紹信等屬于秘書職責(zé)范圍內(nèi)的簡(jiǎn)短應(yīng)用文也不能隨心所欲，而要按單位的有關(guān)規(guī)定來(lái)寫。而在秘書寫作中則不允許虛構(gòu)與想象，是一種原汁原味的真實(shí)。又如合同，《中華人民共和國(guó)合同法》（以下簡(jiǎn)稱《合同法》）明確規(guī)定了其寫作的基本內(nèi)容，國(guó)家有關(guān)部門也已 公布了一些示范文本供人們選用。這里所說(shuō)的時(shí)效性有兩層含義。而且，由于秘書寫作的特殊性，它與文學(xué)創(chuàng)作等其它寫作形式比較起來(lái)有一些特殊的寫作規(guī)律與要求。秘書寫作的任務(wù)就是把領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖符號(hào)化、條理化、系統(tǒng)化，秘書工作的輔助性、從屬性決定秘書寫作必須受命于領(lǐng)導(dǎo)或雇主。如果條件允許，秘書可在接受任務(wù)時(shí)，復(fù)述領(lǐng)導(dǎo)或雇主所講內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)，那些對(duì)本單位當(dāng)前工作有重要現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義的政策和指示要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)其內(nèi)容與精神實(shí)質(zhì)，明確哪些內(nèi)容與本單位的工作密切相關(guān)，撰擬文稿時(shí)要充分體現(xiàn)、堅(jiān)決貫徹；對(duì)于那些具有長(zhǎng)遠(yuǎn)和普遍指導(dǎo)意義的方針政策不能全文照抄，而要將其與本單位的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，提出具體的實(shí)施方案和措施辦法；如果因本單位的情況特殊需要對(duì)某些政策、規(guī)定進(jìn)行變通時(shí)，應(yīng)當(dāng)先與有關(guān)部門溝通，得到許可后再結(jié)合實(shí)際提出具體方案，以實(shí)現(xiàn)政策精神的目標(biāo)指向。主旨確立以后，用哪些材料，舍哪些材料，要圍繞主旨來(lái)進(jìn)行。對(duì)有疑問(wèn)的事實(shí)性材料可以通過(guò)開(kāi)座談會(huì)，找知情人訪談，現(xiàn)場(chǎng)勘察等方式廣泛聽(tīng)取干部群眾或員工的意見(jiàn)，不真實(shí)，不能落實(shí)的材料要棄用。因而，從屬觀點(diǎn)只能是基本觀點(diǎn)的展開(kāi)，為基本觀點(diǎn)的表達(dá)服務(wù)。凡是能突出觀點(diǎn)的材料就選用，凡與觀點(diǎn)表達(dá)無(wú)關(guān)或關(guān)系不大的材料就要堅(jiān)決舍棄。那些面面俱到、枝葉繁復(fù)的文章好像什么問(wèn)題都談到了，實(shí)際上什么問(wèn)題都沒(méi)能 講清楚，什么問(wèn)題都沒(méi)能解決好。 （五）正確選用文體 秘書工作是一種綜合性的工作，秘書擬寫的文稿種類繁雜，較常用的就有幾十種之多，不同種類的文稿所表達(dá)的內(nèi)涵、適用情況、寫作格式各不相同。有些內(nèi)容內(nèi)部文書可以充分表現(xiàn)，對(duì)外行文則要做必要的處理，甚至不表現(xiàn)。指本單位給平 級(jí)或不相隸屬單位的行文，如函。 二、寫作階段 秘書在完成了前期的準(zhǔn)備工作后就可以開(kāi)始寫作文稿了。 （ 3）可以提高寫作者綜合分析問(wèn)題的能力和提綱挈領(lǐng)的本領(lǐng)，從而提高寫作能力。 （ 2）句子標(biāo)示法。 (二 )安排好結(jié)構(gòu) 結(jié)構(gòu)指文章內(nèi)部各部分之間的組織形式。秘書寫作的各種文稿在體式結(jié)構(gòu)上歸結(jié)起來(lái)有二大類，一是行政公文和各種專用文書，具有法定的格式；二是各種事務(wù)性、商務(wù)性、日用類文書，雖沒(méi)有法定的格式，但人們?cè)陂L(zhǎng)期寫作實(shí)踐中已總結(jié)出了一些慣用 的結(jié)構(gòu)模式，值得學(xué)習(xí)借鑒。在開(kāi)頭部分交代本文的寫作緣由與目的。 開(kāi)頭方法很多，這里只是介紹其中的幾種，寫作時(shí)要根據(jù)文體特點(diǎn)和內(nèi) 容表達(dá)的需要靈活選用，不可生搬硬套。這種方式往往是在結(jié)尾用簡(jiǎn)短的語(yǔ)言就如何搞好某方面的工作提出希望、發(fā)出 號(hào)召、明確具體要求。我們要熟悉這些字句，學(xué)會(huì)合理套用。即按照事物間的種屬關(guān)系來(lái)安排材料，可先總說(shuō)后分說(shuō)，也可先分說(shuō)后總說(shuō)，還可按“總 —— 分 —— 總”的模式行文，這種形式在總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、報(bào)告等文種中用得較多。 （ 4）并列式。 3．做好段落間的銜接過(guò)渡工作 好的文章是一個(gè)渾然的整體，行文時(shí)要注意段落之間的內(nèi)在聯(lián)系，還要注意層次間的銜接、過(guò)渡與照應(yīng)。與文學(xué)寫作比較起來(lái)，秘書寫作中的敘述 往往多用概述，少用詳敘；多用順敘、平敘，少用倒敘、插敘與補(bǔ)敘。在秘書寫作中應(yīng)用十分廣泛，行政公文、法規(guī)類文書、事務(wù)類文書等諸多文體中都要用到這種方法。前者僅指合同當(dāng)事人一方在簽訂合同時(shí)預(yù)付的貨款，合同履行時(shí)可以沖抵貨款，收受方不履行合同時(shí)，僅需原數(shù)返還即可，支付方不履行合同時(shí)仍有權(quán)要求收受方返還；后者則相當(dāng)于保證金，按《合同法》的規(guī)定，一方向另一方支付的定金，在合同履行時(shí) 可以沖抵貨款，收受方違約的，要雙倍返還給支付方，支付方違約的則無(wú)權(quán)索回。比如說(shuō)對(duì)上級(jí)的行文用語(yǔ)要莊重、謙恭，對(duì)平級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)的行文用語(yǔ)要平和、禮貌，這些都是馬虎不得的。在寫作時(shí)要注意以下三個(gè)方面的問(wèn)