【正文】 成文日期必須以公元紀(jì)年，用漢字?jǐn)?shù)碼完整書寫，一般寫在文尾的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之下， 會議 通過的文件，成文時間可寫在公文標(biāo)題下的括號中。普發(fā)性下行文，主送機(jī)關(guān)較多，一般使用泛稱，如“校直屬單位”。份號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)志，位于版頭左上角，這主要用于內(nèi)容機(jī)密的文件。 公文中印刷字號，一般按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、標(biāo)題、正文及附件項目順序，依次從大到小選用。指上級機(jī)關(guān)給下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。 （ 1）區(qū)人民政府規(guī)定：碗口粗的樹一律不準(zhǔn)砍伐。 3．準(zhǔn)確性原則 準(zhǔn)確性原則體現(xiàn)在公文內(nèi)容、公文語言和公文格式等方面。 1951 年頒布《公文處理暫行辦法》， 1981 年國務(wù)院辦公廳發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》， 1987年和 1993 年分別對其進(jìn)行了修改。具體包括 14 種黨務(wù)公文和 13 種行政公文。我國古代的文學(xué)大家有“為求一字穩(wěn)，耐得半宵寒”，“二句三年得，一吟淚雙流”的美談，新時期的文秘工作者更應(yīng)該養(yǎng)成字斟句酌的好習(xí)慣。杜甫說：“讀書破萬卷，下筆如有神”，蘇軾詩云“舊書不厭百回讀，熟讀深思子自知”說的都是多讀名篇佳作對提高寫作能力的 重要性。我們寫文章時觀點的形成與修正均來自于社會實踐，離不開對社會生活實踐的調(diào)查研究。這就要求同學(xué)們在學(xué)好漢語寫作的同時，要學(xué)好英語，掌握好英文寫作知識。另一方面，為了規(guī)范人們的行為，提高文書的效力，有關(guān)單位和部門在寫作實踐的基礎(chǔ)上不斷地以各種 形式對文體的寫作內(nèi)容、形式、過程和行文規(guī)則等進(jìn)行規(guī)范。 4．局部調(diào)整法。出現(xiàn)了問題要有針對性的予以修正。一般來說，各級組織的發(fā)文中明顯違反有關(guān)方針政策的情況并不多，倒是要特別注意那些主體正確，局部提法錯誤，個別條款與上級指示相抵觸的情況。如神龍汽車公司日產(chǎn)小轎車 600 余輛， 平均每 分鐘就有一輛車出廠。保留兩個或兩個以上并列結(jié)構(gòu)中的不同語素，共用相同語素。 二要注意避免歧義句。這些用語經(jīng)過長期使用，已得到了社會 的廣泛認(rèn)同和使用。秘書寫作具有實用性，語體上主要是事務(wù)性語體和政論性語體。一般說來，完整的議論由論點、論據(jù)和論證三個要素構(gòu)成，秘書寫作中的議論也不例外，但與一般議論文的議論比較起來又有一些特殊要求。凡需要從不同的方面去表現(xiàn)、闡明主旨時可用這種方法。 2．安排好段落層次 文章的段落層次是作者寫作思路的 具體體現(xiàn)，也是作者表情達(dá)意的重要手段，安排好段落層次其實就是要明確一篇文章先寫什么，后寫什么，每部分寫多大的篇幅，以什么作線索來連結(jié)，段落與段落之間的邏輯關(guān)系等問題。當(dāng)然，如果文章在正文中已把有關(guān)事項都講清了，也可不要專門的結(jié)尾。一些行政公文、調(diào)查報告、總結(jié)等文種常用這種方式開頭。 比較詳細(xì)的提綱可能還需注明每部分選用的關(guān)鍵材料，計劃所寫的字?jǐn)?shù)等內(nèi)容。具體來說，要做好以下幾個方面的工作： （一）擬好寫作提綱 1．?dāng)M寫提綱的重要性 如果 說觀點是文章的“靈魂”，材料是文章的“血肉”的話，寫好提綱則是為文章搭好“骨骼”的架子。在秘書工作中，每個單位總是處在有著一定隸屬關(guān)系的組織系統(tǒng)中，總是在這個系統(tǒng)中占據(jù)特定的位置。據(jù)《朱元璋傳》記載，洪武九年，刑部主事茹太素上書報告五件事，文稿長達(dá)一萬七千字，朱元璋讀到六千三百七十字時，還不知主旨是什么，氣得命人將其痛打了一頓。從這個意義上說，觀點是從實踐、從材料中得來的。 （ 4）要典型 文章要寫得簡練而有力度，就要選擇那些能“以一當(dāng)十”的典型材料。許多有經(jīng)驗的秘書往往在接受寫作任務(wù)后，盡快拿出寫作提綱，通過和領(lǐng)導(dǎo)或雇主討論提綱來進(jìn)一步弄清其寫作意圖。本 節(jié)就從這三個階段入手，從秘書工作實際出發(fā)，結(jié)合大家過去所接觸到的寫作知識分別介紹秘書寫作在每個階段的特殊要求，從而幫助大家了解秘書寫作的一般過程與規(guī)律。再如消息的寫作，一般也多采用“倒金字塔結(jié)構(gòu)”。 因而，秘書寫作是一種實用文體寫作，具有實用性，不同于大家過去所接觸到的文學(xué)寫作。 歷史上，秘書寫作的各類文章為統(tǒng)治者維護(hù)統(tǒng)治、管理國家事務(wù)發(fā)揮了重要作用。中 國 秘 書 學(xué) 《秘書寫作》 第一章 秘書寫作基礎(chǔ) 第一節(jié) 秘書寫作的含義與特點 一、秘書寫作的含義 秘書寫作是指文秘人員因工作需要在自己的職責(zé)范圍內(nèi)起草完成的各類公務(wù)文書及其它應(yīng)用文書的寫作。在飛速發(fā)展的現(xiàn)實生活中， 秘書寫作的應(yīng)用性更廣，在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各個領(lǐng)域都發(fā)揮著不可替代的作用。文學(xué)寫作是一種審美創(chuàng)作的過程，它通過塑造藝 術(shù)形象給人們以精神愉悅，滿足人們的審美需求，審美是其最主要的特征。秘書掌握這些知識對提高寫作能力是大有裨益的。 一、準(zhǔn)備階段 秘書寫作準(zhǔn)備階段的主要工作是吃透黨和國家的方針政策以及上級的指示精神，全面掌握本單位的實際情況，并在此基礎(chǔ)上提煉出正確的觀點，收集、處理好材料，根據(jù)需要選用正確的文體。 （二）吃透政策和法律、法規(guī)精神。這是因為典型材料有代表性，能反映一類事物的本質(zhì)和共有特征，有助于我們通過“解剖麻雀”來探求事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律。在秘書工作中雖然有很多文稿是領(lǐng)導(dǎo)或雇主的“授意”之作，但這里的“意”不是主題先行，因為它本身是領(lǐng)導(dǎo)或雇主在其工作實踐的基礎(chǔ)上通過考察、思考而獲得的。古人寫文章強調(diào)要“言之有物”，“立片言而居要”說的就是寫文章要行文簡練，主旨集中。秘書在行文時必須明白自己所處的位置，遵守行文規(guī)則，根據(jù)隸屬關(guān)系選用恰當(dāng)?shù)奈捏w。做人，沒有“骨骼”則“靈魂”無所依，“血肉”無所托；“骨骼”不完整、不勻稱則不能算是健康完美的人體。 較長的文稿一般有多個層次，寫作提綱時要充分考察觀點之間的關(guān)系，根據(jù)它們之間的邏輯聯(lián)系安排層次。 ②結(jié)論式。常見的結(jié)尾之法有： ①總結(jié)式。 在寫作過程中有些文章只需明確某一行為的目的和意圖，內(nèi)容單一，只需一個段落，此時層次和段落合一，就采用一層式。 （ 5）交錯式。從論點來看，這里的論點要用直白，有時甚至是尖銳的語言對客觀事物提出主張、看法和評價，對就是對，錯就是錯，比一般議論文來得更明確、有力。秘書要分得清它們之間的區(qū)別，要學(xué)會使用正確的語體去反映、調(diào)整現(xiàn)實社會生活中的各種公共關(guān)系和人際關(guān)系。剛參加工作的文秘人員一定要多多學(xué)習(xí)，盡快熟悉業(yè)務(wù)，這樣就不會說外行話，用語才能規(guī)范。我們在遣詞造句過程中經(jīng)常會碰到因某個詞意不確定，詞語間的關(guān)系不明確以及關(guān)聯(lián)詞使用不當(dāng)?shù)仍蛟斐删渥佣嗔x的情況，這就是歧義句 。如進(jìn)口、出口 —— 進(jìn)出口；馬克思主義、列寧主義 —— 馬列主義。 （ 2）比較法。審核時一定要仔細(xì)研究，把錯誤一一找出并加以改正。 （二）掌握常見的審核修改方法 修改文章要注意做到內(nèi)外結(jié)合，冷熱相調(diào)；從大處著眼，于小處著手。當(dāng)我們對文章的主旨、結(jié)構(gòu)等主體問題修改滿意之后，可以把注意力集中到層次銜接、句段的安排和遣詞造句上來。僅就公文而言，國務(wù)院辦分廳制發(fā)并多次修改了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，中共中央辦公廳也發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》，中央軍委辦公廳發(fā)布了《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理條例》，此外，工會機(jī)關(guān)、共青團(tuán)機(jī)關(guān)、婦聯(lián)機(jī)關(guān)、科協(xié)機(jī)關(guān)、工商聯(lián)機(jī)關(guān)等也都有自己的公文處理辦法。 第四節(jié) 秘書的基本寫作素養(yǎng) 任何寫作都是一種富有創(chuàng)造性的復(fù)雜的腦力勞動，寫作水平的高低不只是取決于寫作技巧，更重要的是受寫作者的認(rèn)知能力、認(rèn)知水平和文字素養(yǎng)的影響。材料的獲取與積累也同樣來自于調(diào)查研究。秘書人員就是要多讀上級單位、本單位老同志的優(yōu)秀文稿，從中學(xué)習(xí)、體會別人的思路、選材技巧和篇章結(jié)構(gòu)的方法，從中學(xué)習(xí)寫作經(jīng)驗，為我所用。也許有同學(xué)認(rèn)為，只有文學(xué)創(chuàng)作才講究 煉字煉詞，實用文似乎不必那么講究了。本章主要介紹行政公文的寫作。 20xx 年 8 月 24 日，國務(wù)院發(fā)布了新的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，本教材介紹的行政公文寫作，體現(xiàn)的正是這套最新辦法的要求。第一，公文內(nèi)容要客觀準(zhǔn)確，如敘述情況、列舉事實、提供數(shù)據(jù)都必須實事求是，不能主觀臆斷；第二，公文語言要準(zhǔn)確，主要表現(xiàn)在概念內(nèi)涵外延要明確，判斷要正確，推理要合乎邏輯，切忌模棱兩可，引起誤解；第三，公文格式要正確規(guī)范。 （ 2）當(dāng)前經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的嚴(yán)重犯罪活動，已經(jīng)和正在破壞我們的干部隊伍，破壞我們黨、政府及其軍隊的肌體和國家的信譽。主要用來傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，采取強制性行政措施，發(fā)布法規(guī)，指導(dǎo)工作。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般用紅色小標(biāo)宋體字，字號以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于 22mm179。 （ 4）密級和保密期限 密級指公文機(jī)密程度的等級，位于公文的版頭右上端第一行，并注明保密期限。上行文的主送機(jī)關(guān)一般是一個。 (8)印章 公文，除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章。 （ 7）成文時間 成文時間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出時間為準(zhǔn)；會議通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準(zhǔn)。如主送機(jī)關(guān)不止一個，應(yīng)按其性質(zhì)、級別或慣例依次排列，中間用頓號 (類間用逗號 )斷開。 （ 3）公文編號 公文編號是按同一文件中每份的發(fā)文順序來編的，編號是便于文件統(tǒng)計、登記、保密和回收。版面的上下左右留適當(dāng)空白。 （二）下行文。 （ 2）公文寫作要 遵循哪些原則？ （ 3）行政公文有哪些作用？ 2．分析下列句子是否符合公文語言要求。這就要求公文作者能“吃透兩頭”，既要遵循上級精神，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要了解本地區(qū)、本單位、本部門的具體情況。新中國成立之后，公文逐步走上了規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的道路。狹義公文專指法定的黨政機(jī)關(guān)使用的公文。 第二，要養(yǎng)成精心錘煉字詞的好習(xí)慣。 “技巧”從多讀勤練中來。 三、要 有較強的調(diào)查研究能力 調(diào)查研究是秘書寫作的前提和基礎(chǔ)之一，沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，沒有調(diào)查的寫作如同無米之炊、無源之水。雙語化也是現(xiàn)代秘 書寫作的重要特征之一。一方面，隨著行業(yè)的發(fā)展，各行各業(yè)不斷出現(xiàn)新文體，如涉外經(jīng)濟(jì)文書、股份制企業(yè)文書、招標(biāo)書、投標(biāo)書、房地產(chǎn)文書、資產(chǎn)評估書、抵押文書、專利申請書等過去人們沒有或很少用到，今天已成為經(jīng)濟(jì)生活中不可或缺的重要文體。該刪的刪，該加的加，該壓縮的壓縮，該調(diào)整的要調(diào)整。首先要根據(jù)工作的需要選用適當(dāng)?shù)奈姆N；其次要看文稿的格式是否符合要求；第三要看行文關(guān)系與語氣是否得當(dāng)。秘書寫作的文稿在充分體現(xiàn)本單位領(lǐng)導(dǎo)、本組織或雇主意圖的同時，要與黨和國家的方針政策結(jié)合起來。一般是以具體換抽象，以熟悉換陌生，包括： （ 1）平均法。 （ 2）共戴法。這些要大家在寫作過程中調(diào)動所學(xué)的語法知識用心體會。如營銷行業(yè)就有“暢銷、脫銷、滯銷，旺季、淡季，毛利、純利”等諸多專業(yè)用語。 第二，用語必須得體、合體。秘書寫作中常用它來進(jìn)行評述和說理，使用頻率很高。每個從屬觀點之間互不重迭，互不沖突，它們之間是一種并列關(guān)系。即結(jié)尾與開頭呼應(yīng)，使主旨更加鮮明突出。劉勰說“絕筆之言、追媵前句之旨”說的就是這個意思。在開頭部分反映基本情況、基本問題，交代有關(guān)背景、緣由，引出下文。它表意清楚明白，但不夠簡潔。這個過程中要充分調(diào)動寫作者的主觀能動性來合理安排結(jié)構(gòu)、正確選用語體、使用好詞句和修辭手段，從而使內(nèi)容與形式達(dá)到完美的統(tǒng)一。 其次，要明確本單位與受文單位之間的關(guān)系。 除此以外，行文簡練也是主旨集中的基本要求。秘書在寫作過程中一定要深入到工作實踐、深入到基層部門和人民群眾中去，廣泛搜集材料，征求各方面的意見，并對收集到的各種資料進(jìn)行科學(xué)地綜合和分析，正確認(rèn)識與理解特定問題、特定事物，提煉出自己的觀點。這種真實是一種客觀的，原汁原味的真實，所用到的事實、事例、數(shù)據(jù)、引用的言論等都應(yīng)是現(xiàn)實生活中客觀存在的，不 能對材料任意夸大或縮小，更不能虛構(gòu)。秘書在收集材料和構(gòu)思過程中如果有不明之處，要及 時請示上級。盡管不同的寫作者其寫作習(xí)慣不一定相同，不同文種的寫作要求與難易程度也不一樣，但秘書寫作一般都要經(jīng)歷三個階段：準(zhǔn)備階段、寫作階段和審核修改階段。如書信，人們一般要寫清稱謂、問候語、正文、祝頌語、落款、日期等方面的內(nèi)容，而且還要知道這些要素誰前誰后，應(yīng)置于哪個位置，如何分段空格等等，大家都習(xí)慣于這樣寫，很少改變。例如各級機(jī)關(guān)單位發(fā)出的行政公文是為了傳達(dá)黨和國家的方針政策，溝通上下左右各種單位之間的關(guān)系，使黨和國家的各項方針政策得以貫徹執(zhí)行；經(jīng)濟(jì)單位之間訂立的經(jīng)濟(jì)合同是為了促使、監(jiān)督簽訂合同的各方履行約定事項，保護(hù)各方的權(quán)益；公司秘書寫作的各類商函是為了推銷產(chǎn)品、商洽價格、催收款項、索賠理賠，其功利性、實用性是十分明顯的。與過去相比，秘書寫作的種類更多，內(nèi)容更廣，體式更完備。它有兩個基本含義，一是指秘書人員的寫作行為本身；二是指寫作行為所為產(chǎn)生的，以文字、文本為主要表現(xiàn)形式的成果。它是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的管理者依法行使管理權(quán)力的重要工具，也是組織與組織、組織與個人、個人與個人之間溝通信息，共建和諧社會的重要橋梁，它還能幫助有關(guān)單位總結(jié)經(jīng)驗、提高管理水平和工作效率。 （三）真實性 正因為秘書寫作具有實用性，是為了解決工作中的實際問題，真實性是其生命之所在。 此外，秘書寫作的文稿往往要經(jīng)過一定的程序處理才能正式行文。具體來說，要做好以下幾方面的工作： （一）領(lǐng)會好領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖。秘書代單位、代領(lǐng)導(dǎo)、代雇主寫作的各種文稿要受命于領(lǐng)導(dǎo)或雇主，更要符合黨和國家的方針政策和法律法規(guī)。 （ 5）要新穎 新觀點、新辦法、新