【正文】 有多個(gè)基本觀點(diǎn)，勢必會意多亂文，讓人不知所從。 2．觀點(diǎn)與材料 正確的觀點(diǎn)不是人頭腦中固有的，也 不是憑空產(chǎn)生的，而是來源于社會生活實(shí)踐。從這個(gè)意義上說，觀點(diǎn)是從實(shí)踐、從材料中得來的。秘書在行文時(shí)，也會融人自己的觀察與思考，歸根結(jié)底，它還是源于社會實(shí)踐。一旦文稿的觀點(diǎn)確立下來，我們就要根據(jù)觀點(diǎn)表達(dá)的需要對材料進(jìn)行取舍、加工和改造，使其更好地為表現(xiàn)觀點(diǎn)服務(wù)。 3．觀點(diǎn)的要求： 秘書寫作的特殊性決定其在寫作觀點(diǎn)的提煉與表達(dá)上應(yīng)具有以下特征： （ 1）要正確 觀點(diǎn)正確指秘書寫作的觀點(diǎn)要符合黨和國家的方針、政策，符合客觀實(shí)際，反映事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律，有助于解決工作中的實(shí)際問題。 正確的觀點(diǎn)，取決于寫作者先進(jìn)的世 界觀和科學(xué)的方法論。相反，如果寫作者眼里只有狹隘的局部甚或是一已私利，就不能客觀公正，用科學(xué)的眼光和方法去分析、處理事務(wù)，不能形成正確的觀點(diǎn)。主旨分散了就可能因意多而亂文，多主旨淹沒了中心，等于沒有了主旨。此外，秘書寫作的文稿都是為了解決實(shí)際問題而作，不同主旨、不同內(nèi)容的文稿處理程序、受理部門各不相同，如果硬要把它們放在一起勢必影響其處理效力和速度。據(jù)《朱元璋傳》記載，洪武九年，刑部主事茹太素上書報(bào)告五件事，文稿長達(dá)一萬七千字，朱元璋讀到六千三百七十字時(shí)，還不知主旨是什么，氣得命人將其痛打了一頓。 （ 3）要鮮明 觀點(diǎn)的鮮明性要求秘書寫作的文稿要旗幟鮮明地表 明贊成什么、反對什么、提倡什么、批評什么、肯定什么、否定什么，不能猶抱琵琶半遮面，更不能含混其辭。所以我們在寫作中不僅要“卒章顯志”，更要在行文過程中多用判斷性句式，肯定性的語氣、鮮明的態(tài)度將主旨簡明扼要地揭示出來。用錯(cuò)文體，輕則貽人笑柄，重則可能影響工作，甚至擾亂工作秩序，給單位帶來重大損失。二者的作用，寫作方法各不相同，如果用錯(cuò)不但會鬧笑話，還可能因此泄露單位秘密，給工作帶來損失。 要正確選用文體，要做好以下工作： 1．明確行文對象 明確行文對象要注意兩點(diǎn)。一般說來，內(nèi)部 行文較對外行文在格式體例的要求上要隨意和靈活得多，在寫作內(nèi)容方面也有不同要求?？梢?，秘書寫作要注意內(nèi)外有別。在秘書工作中，每個(gè)單位總是處在有著一定隸屬關(guān)系的組織系統(tǒng)中，總是在這個(gè)系統(tǒng)中占據(jù)特定的位置。常見的行文關(guān)系有以下三種： （ 1）上行文。 （ 2）平行文。 （ 3）下行文。 值得注意的是，除對不同的行文對象應(yīng)選用不同的文種，還要注意這些文種在格式、語詞、語體使用上的差異。本書所介紹的各類文書中，象行政公文與日用文書這樣性質(zhì)作用區(qū)別較大的文體一般不大可能出錯(cuò)。此外，同一文種也可能有不同的亞類，它們在作用和寫法上也有一定的區(qū)別，如通報(bào)有表彰性通報(bào)、批評性通報(bào)和交流性通報(bào)三種不同的類型，用于不同的情況，這些也需要認(rèn)真揣摩。秘書寫作的過程實(shí)際上是一個(gè)如何調(diào)遣材料來表達(dá)觀點(diǎn)的過程。具體來說，要做好以下幾個(gè)方面的工作： （一）擬好寫作提綱 1．?dāng)M寫提綱的重要性 如果 說觀點(diǎn)是文章的“靈魂”，材料是文章的“血肉”的話，寫好提綱則是為文章搭好“骨骼”的架子。寫文章也是一樣。 對于秘書寫作而言，寫好提綱，還有以下三個(gè)好處： （ 1）可以幫助作者理清寫作思路，進(jìn)一步選擇所需材料，做好謀篇布局的工作； （ 2）按照領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖寫好提綱并送其審閱修改后再動筆，可最大限度地避免出現(xiàn)偏離上級意志、偏離主題的錯(cuò)誤，少走彎路。 因而，對于我們初學(xué)者來說，凡是較長的文章一定要堅(jiān)持寫提綱，較短的文章也要打好腹稿再落筆。如果我們的提綱是寫給自己所用，這些都是可以的，但如果還要送給領(lǐng)導(dǎo)審閱，或者供同事討論就一定要寫得內(nèi)容清楚、條理清晰。常見的觀點(diǎn)提示有兩種方法： （ 1） 標(biāo)題提示法。這種方法簡明扼要，一目了然，討論時(shí)要作必要的講解，否則別人不易理解。這種方法是用一個(gè)或多個(gè)表意完整的句子提示寫作內(nèi)容。 比較詳細(xì)的提綱可能還需注明每部分選用的關(guān)鍵材料，計(jì)劃所寫的字?jǐn)?shù)等內(nèi)容。層次的表達(dá)有多種方式，有英文字母標(biāo)示法、阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示法等等。往往用“一、二、三．．．．．．”表示第一個(gè)層次，用“（一）（二）（三）．．．．．．”表示“一”下的從屬觀點(diǎn)，“ 3．．．．．．”則用來表示“（一）”下的從屬觀點(diǎn)，依此類推。如果說觀點(diǎn)和材料是文章的內(nèi)容要素的話，結(jié)構(gòu)、語言、表達(dá)方法則是文章形式方面的要素。古人對此早有研究，劉勰在《文心雕龍178。元人喬夢符說：“作樂府亦有法，曰：鳳頭、豬肚、豹尾六字是也”這里論及的結(jié)構(gòu)安排之法影響深遠(yuǎn)。 如何安排好文章的結(jié)構(gòu)是一項(xiàng)仁者見仁、智者見智的工作，但一般說來每篇文章的結(jié)構(gòu)安排一要有利于反映客觀事物的內(nèi)部規(guī)律；二要服從表現(xiàn)主旨的需要；三要考慮文體本身的特點(diǎn)。具體來說，要做好以下幾個(gè)方面的工作： 1．設(shè)計(jì)好開頭和結(jié)尾 （ 1）開頭部分 劉勰在《文心雕龍 .章句》中說：“啟行之辭，逆中篇之意”，這說明文章的開頭要能開宗明義，用簡明的語言引出文章要表述的主要內(nèi)容，指向全文的中心，常見的方式有： ①概述式。一些行政公文、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)等文種常用這種方式開頭。即把文章的結(jié)論或主要觀點(diǎn)放在文章的前面，先入為主，然后再展開論述。 ③目的式。如行政公文中的通知、通告，以及大多數(shù)法規(guī)類、契約類文書常采用這種方法開頭。在開頭部分常用“根據(jù)”“遵照”“按照”等詞語引出上級有關(guān)指示精神或下級反映的情況作為行文依據(jù)，增強(qiáng)其說服力。 ⑤提問式。如經(jīng)驗(yàn)交流、簡報(bào)、新聞報(bào)道中這種開頭法比較常見。 （ 2）結(jié)尾部分 文章的結(jié)尾應(yīng)當(dāng)做到意盡而言止，收束有力，要有利于主旨的表達(dá)，促進(jìn)寫作目的的實(shí)現(xiàn)，從某種意義上說是文章主旨的強(qiáng)化和延伸。當(dāng)然，如果文章在正文中已把有關(guān)事項(xiàng)都講清了，也可不要專門的結(jié)尾。在結(jié)尾對全文進(jìn)行歸納，用簡潔明了的語言總結(jié)主旨，概括要點(diǎn)，加深讀者的理解。 ②號召式。常用于布置工作性的下行文，以及各種倡議性、嘉獎(jiǎng)表彰性和批評通報(bào)性的文書中。即在文章末尾交代或者說明本文未曾論及但又與文章內(nèi)容有關(guān)的事項(xiàng)，以引起注意。 ④固定式。如報(bào)告中就常用“特此報(bào)告”、“專此報(bào)告，請審閱”等字眼。 ⑤照應(yīng)式。 2．安排好段落層次 文章的段落層次是作者寫作思路的 具體體現(xiàn)，也是作者表情達(dá)意的重要手段，安排好段落層次其實(shí)就是要明確一篇文章先寫什么，后寫什么，每部分寫多大的篇幅，以什么作線索來連結(jié)，段落與段落之間的邏輯關(guān)系等問題。本書將要介紹到的命令、令、公告、通告中常有這種情況。 在長期的寫作實(shí)踐中， 人們按照層次之間的邏輯聯(lián)系，總結(jié)出了一些很好的方法，這里介紹幾種，供大家參考： （ 1）總分式。 （ 2）縱貫式。這種方法清晰明了，便于理解，因而在寫作的過程中，凡是可用事物的發(fā)展進(jìn)程來反映觀點(diǎn)的文章，可用這種方式。這種層次關(guān)系是一種層層遞進(jìn)、逐層深入的關(guān)系。凡是需要我們通過綜合分析才能得出結(jié)論，才能反映事物本來面目的文章一般可用這種方法。這種層次關(guān)系，是將所掌握的材料按性質(zhì)或問題歸類，從不同的方面去表現(xiàn)主要觀點(diǎn)，每一個(gè)方面就是一個(gè)從屬觀點(diǎn)。凡需要從不同的方面去表現(xiàn)、闡明主旨時(shí)可用這種方法。在寫作實(shí)踐中我們會發(fā)現(xiàn)，客觀事物是復(fù)雜的，很多時(shí)候單一的模式無 法滿足觀點(diǎn)表達(dá)的需要，要對前文所述的幾種方法進(jìn)行綜合。大型的文稿，特別是內(nèi)容復(fù)雜，材料豐富，篇幅較長的文稿，一般要用這種方式。這要做好兩個(gè)方面的工作，一是借鑒建筑中的 “鋼筋鐵骨”法，表面是水泥、磚塊，內(nèi)里卻是鋼筋相連。正如脂硯齋評點(diǎn)《紅樓夢》一樣，照應(yīng)要做到“草蛇灰線”，“于前回?cái)⑦^事字字在，于后回?cái)⑹抡Z語伏”，“伏線于千里 之外”。 （三）恰當(dāng)運(yùn)用表達(dá)方法 我們知道常用的表達(dá)方法有敘述、說明、議論、描寫和抒情幾種。秘書寫作中可以用它來介紹人物的事跡、記述事物的發(fā)生過程、交代事物所處的狀態(tài)，為議論說理提供事實(shí)依據(jù)。 2．議論 議論是人們對客觀事物發(fā)表看法或見解的一種表達(dá)方法。一般說來，完整的議論由論點(diǎn)、論據(jù)和論證三個(gè)要素構(gòu)成，秘書寫作中的議論也不例外，但與一般議論文的議論比較起來又有一些特殊要求。論據(jù)同樣分為事實(shí)論據(jù)和理論論據(jù)兩種，但秘書寫作的實(shí)用性決定它往往不是從 事實(shí)和理論兩個(gè)方面分開論證觀點(diǎn)，而更多的是在理論的指導(dǎo)下科學(xué)選用事實(shí)材料來論述觀點(diǎn)，事實(shí)論據(jù)多于理論的論據(jù)。 3．說明 說明是我們對客觀事物進(jìn)行解釋、闡說的基本表達(dá)方法。常見的定義說明、概括說明、數(shù)字說明、 圖表說明、因果說明、比喻說明、舉例說明等在秘書寫作中都有運(yùn)用，尤以列數(shù)字、圖表，舉例子等幾種方法較常見。 1．用詞要準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范 （ 1）準(zhǔn)確 準(zhǔn)確指我們選用的詞語要能如實(shí)地反映客觀事物，切合表達(dá)意圖，概念明確，判斷正確，褒貶分明，輕重適度，無歧義。在寫作過程中要精心挑選詞語，明確每一個(gè)詞的確切含義和情感色彩，特別是要認(rèn)真辨析同義詞、近義詞之間的細(xì)微區(qū)別。比如我們起草合同文本時(shí)經(jīng)常要用到“訂金”和“定金”兩個(gè)詞語，一字之差，意義迥異。真所謂一字千金，可見做秘書的人在下筆時(shí)不可不推敲字句。秘書寫作具有實(shí)用性，語體上主要是事務(wù)性語體和政論性語體。所選用的語言要合乎特定文體的要求，合乎特定的語境、特定的場合。此外，寫作時(shí)還要考慮到與行文對象的關(guān)系和一定的語言環(huán)境。 （ 2）簡潔 秘書寫作是為了解決工作中的實(shí)際問題，要講求效率。劉勰在《文心雕龍 .附會篇》中指出：“隨事立體，貴乎精要，意少一字則義潤，句長一言則辭傷。對于青年學(xué)生而言 ，要真正做到言簡意明還有很長的磨練過程，我們要在平時(shí)的學(xué)習(xí)過程中多做些這方面的練習(xí)。 （ 3）規(guī)范 用語規(guī)范指寫作時(shí)要注意使語言合乎現(xiàn)代漢語的語法規(guī)范、合乎邏輯、合乎一般的文體書寫習(xí)慣，而不能生造詞語。三百六十行，行行都有自己的秘書，行行都有自己的專業(yè)用語。這些用語經(jīng)過長期使用，已得到了社會 的廣泛認(rèn)同和使用。 第二，要學(xué)會使用習(xí)慣性用語。如常見的開端用語有“為、為了、根據(jù)、遵照、按照、據(jù)悉、現(xiàn)將、關(guān)于、值此、由于、隨著、目前、今、茲、查”等十余種，祈請用語有“請、擬請、將請、務(wù)請、恭請、應(yīng)予、限予、責(zé)成、希、希予、希即”等十余種。這些用語也許我們過去接觸不多，今后要 在學(xué)習(xí)和工作中不斷積累。一要使用正確的簡化漢字，不寫繁體字、異體字等不規(guī)范的漢字；二要注意正確使用標(biāo)點(diǎn)符號；三要注意規(guī)范地標(biāo)注數(shù)字。這些知識大家過去在語文和漢語課程中已有較多的接觸，這里不再展開論述，但要提醒大家注意兩個(gè)方面的問題： 一要注意關(guān)聯(lián)詞和虛詞的使用。使用得當(dāng)，可使句子組織更嚴(yán)密，表意更準(zhǔn)確，使用不當(dāng)則可能出現(xiàn)語 法甚至是表意錯(cuò)誤。又如“陳小力不但是一位轉(zhuǎn)業(yè)軍人而且是一名中共黨員”，在這個(gè)緊縮型的復(fù)句里，兩個(gè)分句間并沒有遞進(jìn)關(guān)系，就不能用表示遞進(jìn)關(guān)系的關(guān)聯(lián)詞“不但??而且”，而應(yīng)代之以“是??也是”。 二要注意避免歧義句。如“新職工宿舍建在開發(fā)區(qū)內(nèi)”里的“新”到底是修飾“職工”還是“宿舍”不明確，就可能造成不同理解。這就要求秘書人員在寫作過程中要仔細(xì)體會每一句話，一旦發(fā)現(xiàn)了歧義句一定要找出原因，針對不同情況采用不同的方法予以消除?？筛膶憺椤靶碌穆毠に奚峤ㄔ陂_發(fā)區(qū)內(nèi)”或“新職工的宿舍建在開發(fā)區(qū)內(nèi)”。這就要求我們在寫作時(shí)要根據(jù)表意的需要適當(dāng)?shù)夭捎门疟?、對偶、反?fù)等修辭手段來增強(qiáng)文采。除此以外，還要采用一些方法來增大語言的信息量，增強(qiáng)表達(dá)效果。是一種把常用的多音節(jié)詞語或?qū)ｉT詞語加以精簡壓縮，使其變得精煉、簡短、明快的方法。如應(yīng)該 —— 應(yīng)；經(jīng)過 —— 經(jīng)；根據(jù) —— 據(jù)；將來 —— 將。保留兩個(gè)或兩個(gè)以上并列結(jié)構(gòu)中的不同語素，共用相同語素。 （ 3）標(biāo)數(shù)法。如廢水、廢氣、廢渣 —— 三廢；包修、包換、包退 —— 三包；蚊子、蒼蠅、臭蟲、老鼠 —— 四害。包括規(guī)范式簡稱和替代式簡稱兩種情況。如中國人民解 放軍 —— 解放軍；北京大學(xué)—— 北大。如簽訂合同時(shí)可用“甲方”、“乙方”，“供方”、“需方”來替代簽訂合同的雙方。即撮其旨要，是一種將某篇或某段的主要內(nèi)容用一段或用一句話概括出來放在文首或段首，以突出主旨的方法，這也是實(shí)用文常用的手法。是一種通過數(shù)字轉(zhuǎn)換來達(dá)到突出主旨的方法。如神龍汽車公司日產(chǎn)小轎車 600 余輛， 平均每 分鐘就有一輛車出廠。如計(jì)算機(jī)可以在千分之一秒的時(shí)間內(nèi)把兩個(gè)十位數(shù)相乘，而一個(gè)普通人用筆算至少要 1 分鐘時(shí)間。如幾十年來，阜新運(yùn)往全國的煤達(dá) 億噸，用 60 噸的卡車裝載，排起來的卡車可以繞地球四圈半。從某種意義上說文章不是寫出來的，而是改出來的。或由于主觀認(rèn)識的局限，或由于業(yè)務(wù)知識、文字能力的不足，我們很難讓寫出的文稿一下子就達(dá) 到完美的境地。《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是我黨歷史上的一篇重要文獻(xiàn)，從組織起草到完成定稿歷時(shí)一年多，經(jīng)過了四千人大討論、幾十人的專門討論、政治局?jǐn)U大會議討論、十一屆六中全會預(yù)備會討論等多個(gè)程序，數(shù)易其稿。最后，該文終于在黨的十一屆六中全會上獲得通過，成為精典。那么，如何做好文稿的審核修改工作呢？ （一）明確 審核修改的內(nèi)容 1．審核文稿的觀點(diǎn)是否與黨和國家的方針政策、是否與領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖相符。一般來說，各級組織的發(fā)文中明顯違反有關(guān)方針政策的情況并不多，倒是要特別注意那些主體正確，局部提法錯(cuò)誤，個(gè)別條款與上級指示相抵觸的情況。 2．審核材料是否真實(shí)、典型、恰當(dāng)。如果材料不夠真實(shí)、典型、恰當(dāng)，就不能很好地體現(xiàn)主題， 影響觀點(diǎn)與措施的可信度。 3．審核措施、辦法是否切合實(shí)際。那些官話、套話、空話要堅(jiān)決予以摒棄。對結(jié)構(gòu)雜亂、層次不清、上下不連貫之處要予以修改。行文要簡潔明了，同時(shí)不能以文害意。 6．審核文稿的體