【文章內(nèi)容簡介】 規(guī)范標準、各地定額、造價信息、建材商情等； 在圖書下側(cè)張貼序號，如圖集 TJ00 TJ00 TJ003……。 其它書籍 編號方法同上； 登記好編號后放入圖書資料柜 (S9 柜 )并對公司資料庫電子表格進行更新； 行政部資料管理員根據(jù)估算師提供的書籍名稱或編號，調(diào)取書籍存放位置并取出交給借閱人； 借閱人在《圖書借閱登記表》上進行登記，簽字并簽署借閱日期，(借閱后圖書管理員需對公司資料庫電子表格進行借出登記 )， 歸還時簽字并簽署歸還日期； 北京威寧謝工程咨詢有限公司 行政 部作業(yè)指導書 16 二 . 行政部日常工作管理 (續(xù)上 ) 8. 圖書管理 (續(xù)上 ) 借閱人歸還書籍后圖書管理員將圖書放回原處，并對公司資料庫電子表格進行歸還登記； 如有員工離職需查詢該員工是否有借閱 書籍 未歸還或丟失，如有需歸還或原價賠償。 9. 北京工程 造價信息 圖書 管理 北京工程造價信息圖書為年度訂閱書刊，一般于每年 10 月預定 (具體時間北京造價處會提前通知 )； 收到訂刊通知后訂閱 2套并進行費用申請及費用支付，并向造價處索要訂閱確認函； 次年起每月將收到北京工程 造價信息 二 本 ，其中 快遞給 CCTV工地辦，一本存檔； 每月 造價信息裁開掃描后放入公司的資料共享盤里，再將造價信息裝訂存檔； 將《中國建筑材料報價大全》復制 到公司資料共享盤 “造價信息 ”里，詳細標注序列號； 北京威寧謝工程咨詢有限公司 行政 部作業(yè)指導書 17 二 . 行政部日常工作管理 (續(xù)上 ) 10. 工程 合同 管理 估算師將新合同交與行政部資料管理員后需在行政收文本進行登記， 將同一項目的合同統(tǒng)一進行編號，如 HT00 HT00 HT003…… 查詢以往合同存放柜號將同一項目合同文件存放于同一文件柜內(nèi)， 在合同側(cè)面粘 貼 編號 側(cè)封條； 在公司資料庫電子表格上對入柜合同進行詳細登記 (項目編號、合同名稱 )。 如估算師需借閱合同柜內(nèi)資 料， 行政部資料管理員根據(jù)估算師提供的合同名稱及編號，調(diào)取書籍存放位置并取出交給借閱人； 借閱人在《合同借閱登記表》 上進行登記，簽字并簽署借閱日期，(借閱后圖書管理員需對公司資料庫電子表格進行借出登記 )，歸還時簽字并簽署歸還日期； 借閱人歸還書籍后圖書管理員將合同放回原處，并對公司資料庫電子表格進行歸還登記； 如有員工離職 需查詢該員工是否有借閱合同未歸還或丟失。 對于存放合同柜內(nèi)的資料期限超過 3年的，行政部將資料清單報項目負責人申請將資料放入我司 B3 層資料庫 存放； 項目負責人審核資料清單可以入庫后行政部協(xié)調(diào)估算師人員對合同柜內(nèi)資料進行入庫； 估算師將需入庫的資料填寫《倉庫裝箱單》 (見附件 11)一式 3 份，一份貼在資料箱上、一份交給行政資料管理員、一份估算師自存； 北京威寧謝工程咨詢有限公司 行政 部作業(yè)指導書 18 二 . 行政部日常工作管理 (續(xù)上 ) 10. 工程合同管理 (續(xù)上 ) B3 地庫編號分別為： B3A庫、 B3B 庫、 B3C 庫、庫內(nèi)文件架編號格式為 B3A00 B3A002…… 依次類推； 估算師 裝箱完文件資料，并將《倉庫裝箱單》交予行政部 后，由行政部資料管理員安排入庫，并對入庫資料位置在公司 “入庫資料清單電子表 ”上進行進行登記 ； (行政部負責對地庫的衛(wèi)生及鼠、蟲防治，原則每 2 個月進行一次衛(wèi)生清理，鼠、蟲防治每月進行一次 ) 如估算師需取出已入庫資料，需經(jīng)行政資料管理員調(diào)取，資料調(diào)取后做好登記借出。 地庫資料以裝箱日期起原則保留 3 年，對于到期的文件資料，行政部將資料清單發(fā)至各項目負責人及組長，確認可以銷毀后，行政部安排進行銷毀 ； 資料銷毀由行政專人負責，確保文件資料為流失或轉(zhuǎn)作他人。 11. 圖章 圖章的 制作 由用章 員工 填寫《物資申請單》 提供圖章類型、大小、顏色、材質(zhì)、用途等 ，并有組長簽字后交行政部； 根據(jù)提供信息聯(lián)系圖章制作公司 ，提供 圖章 電子版 及報價 ， 返給圖章申請人進行確認，確認無誤后填寫《圖章 費用申請 單》 (見附件12)， 經(jīng)行政主任及總經(jīng)理 簽字確認后開始正式制作 ； 圖章做好后檢查與之前提供一致，簽收并交于需此圖章的員工，同時員工需簽字 ； 累計結(jié)賬一般金額累計到人民幣 500 元左右時，聯(lián)系圖章公司，核對金額無誤后，通知財務結(jié)賬 ； 北京威寧謝工程咨詢有限公司 行政 部作業(yè)指導書 19 二 . 行政部日常工作管理 (續(xù)上 ) 12. 印刷品 印刷品包含： 各個分公司及北京辦信封、信紙、光盤袋、窗戶紙、logo 紙杯、勞動合同 ， 如需制作印刷品，根據(jù)統(tǒng)一規(guī)格需向不低于 2 家供應商進行 詢價 ，取最低價格供應商由其提供模板；并填寫《費用申請單》由行政主任及總經(jīng)理簽字； 總經(jīng)理批準后 ，聯(lián)系供應商開始制作 ； 印刷品 一般制作周期為 7~14 個工作日，印刷品送到我司后需核對數(shù)量及印刷質(zhì)量，無誤后簽收 ； 將《費用申請單》送貨單及發(fā)票交財務部審核付款； 13. 車輛管理 北京辦汽車日常保養(yǎng) ： 包損耗件更換、機油更換、 4S 店檢測費用、汽車保險費用、日常加油油卡充值費用 等費用 ， 由行政司機提請完成 3 方詢價后，申填寫《費用申請單》報行政主任及總經(jīng)理簽字； 總經(jīng)理簽字后方可進行購買，購買后驗貨無誤將《費用申請單》連同發(fā)票交予財務報銷； 車輛停放的 地庫車 位、地鎖等 ， 由行政部 與物業(yè)溝通等。 北京威寧謝工程咨詢有限公司 行政 部作業(yè)指導書 20 二 . 行政部日常工作管理 (續(xù)上 ) 14. 每月 費用申請 租擺綠植的費用 的申請。 租擺綠植是固定費用為季度結(jié)算結(jié)算日期為每季度后 10 個工作日進行結(jié)算； (如 13 月費用為 4 月 10 日前結(jié)算 )； IT 公司月固定費用 為 每月 20 號 前支付上 月 IT 月承包 費用 12020 元及 IT 工作人員加班費用， IT 加班費用由財務部提供； 保潔合同固定費用申請 為每月 10 號前支付上月費用固定金額為5100 元； 網(wǎng)絡寬帶費用申請 每月 20 號前支付上月費用，支付金額固定為4410 元； 辦公用品費用申請 每月 10 號前支付上月費用，依據(jù)結(jié)算單及訂貨清單制作費用清單交財務部，審核后通知供應商開具發(fā)票財務打款； 茶水間物資費用申請 每月 10 號前制作茶水 間費用明細連同發(fā)票一并交予財務報銷； 北京威寧謝工程咨詢有限公司 行政 部作業(yè)指導書 21 二 . 行政部日常工作管理 (續(xù)上 ) 15. 接聽電話 總機電話鈴響一聲后，立即接聽電話 ，并使用禮貌用語： “您好，威寧謝！ ”確認對方要找的人后說 “請稍等 ”，并將電話轉(zhuǎn)接相關人員； 轉(zhuǎn)接過程中，按分機號后話筒在耳邊停頓 1 秒鐘，確定該分機是否占錢，如果未占線，詢問對方是否可以掛機，如為占線時，按 “R”鍵，將電話轉(zhuǎn)接回來，告知對方此分機占線，詢問對方是否可以轉(zhuǎn)接相鄰座位分機，問被找人是否可以接聽電話，如臨座分機均無接聽可記下對方留言及聯(lián)系電話，并 說明轉(zhuǎn)告被找人員及時回復； 如遇尋找的人不在座位、外出、正在開會或休假等情況時，并及時向?qū)Ψ秸f明情況，如果對方僅為某項目相關事宜來電，詢問對方是否可安排負責該項目之經(jīng)理或其他估算師給予解答若能當事人才能解決，記下對方留言或聯(lián)系電話，并說明轉(zhuǎn)告被找人員及時回復； 如果客人找估算師有緊急情況，前臺將告知對方估算師手機號碼； 如前臺上班時間離開座位或不能及時接聽電話時，應及時通知其他行政助理負責接聽電話； 將總經(jīng)理電話轉(zhuǎn)至總秘之分機； 如果總經(jīng)理外出不在 座位，開會或休假等情況時，我們將電話轉(zhuǎn)至總秘之分機，交由總秘向?qū)Ψ秸f明情況； 如果客戶在下班之后或周六、日、打電話找估算師，我們將估算師手機號碼告知對方，請其直接與估算師聯(lián)系； 前臺下班后總機電話按至自動轉(zhuǎn)功能， 18： 30 后電話將接至自動轉(zhuǎn)接功能，來電者不知分機號，按語音提示撥 “0”，電話將自動轉(zhuǎn)至秘書組 6011 分機；