【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 方式，并指出匯報(bào)時(shí)的注意事項(xiàng)。在學(xué)習(xí)了本講的知識(shí)之后，要運(yùn)用于實(shí)際工作中，在辦公室里注意禮儀、講究禮儀，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)，只是一點(diǎn)小小的改變，就會(huì)帶來(lái)很大的成果。 【心得體會(huì)】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 檔案管理的原則及常用方式 檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)扮演著越來(lái)越重要的角色，因?yàn)楣镜馁Y料越來(lái)越多，只有把這些資料進(jìn)行整理、分類(lèi)，在需要的時(shí)候才能隨時(shí)找到相應(yīng)的資料，而不至于翻箱倒柜，將大量時(shí)間浪費(fèi)在查找資料上面。 檔案 管理的基本原則 檔案管理包括收集整理、分類(lèi)、建立檢索三個(gè)步驟。收集整理是指快速且大量的收集整理相關(guān)資料；分類(lèi)是指區(qū)分建檔，避免累積檔案；建立檢索是指建立檢索表，通過(guò)檢索表可以迅速縮小檢索范圍，方便查找檔案。 常用的檔案管理方式 1．抽屜式直立檔案 所謂抽屜式就是立在地面上的分層的抽屜，這種方式能夠?qū)⒎N類(lèi)繁多的檔案詳細(xì)地分類(lèi)，而且可以上鎖，易于保密，并且使得檔案不容易毀損。抽屜式的檔案管理檢索起來(lái)比較簡(jiǎn)便，因?yàn)槌閷侠镆话愣加写怪钡母舭?，資料層層放進(jìn)去，每部分資料上面都有一個(gè)突出的標(biāo)志，對(duì)這些檔案進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō) 明，圖書(shū)館里見(jiàn)到的檢索書(shū)目就是典型的抽屜式直立檔案。 2．開(kāi)放式橫向檔案管理 所謂開(kāi)放式就是我們?cè)卺t(yī)院里常見(jiàn)到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把所有的資料一摞一摞的排列整齊，采用這種方式的基本條件是資料比較統(tǒng)一，如果有的資料夾很高，有的資料夾很矮，就會(huì)造成高的兩邊倒，矮的被擠到中間，尋找資料的時(shí)候如果用力不當(dāng)，就會(huì)損壞資料。 開(kāi)放式的檔案管理常常使用顏色管理，所謂顏色管理就是把公司各部門(mén)的檔案用不同的顏色來(lái)表示，如紅色的柜子屬于會(huì)計(jì)部，藍(lán)色的屬于銷(xiāo)售部等等。醫(yī)院、戶籍單位最常采用這種區(qū)分方法。 【舉例】 日本的很多醫(yī)院都采用顏色區(qū)分法來(lái)管理病歷檔案，醫(yī)生的身邊有一個(gè)圓筒，在診斷結(jié)束之后，醫(yī)生把填好的病歷直接扔到圓筒里，圓筒的下面接著管子，直接通到病例室，不同的科室有不同的顏色，病例室的工作人員根據(jù)管子的顏色，就知道應(yīng)該把病歷放到哪個(gè)區(qū)域。 開(kāi)放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時(shí)候比較容易，其缺點(diǎn)是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用于機(jī)密性的檔案管理。 3．穿孔式活頁(yè)夾 穿孔式的活頁(yè)夾最大的優(yōu)點(diǎn)就是易于保存資料，不必?fù)?dān)心資料次序錯(cuò)亂或遺失。其缺點(diǎn)是必須先對(duì)文件資料進(jìn)行打孔作業(yè)， 有孔資料需要改孔，有些檔案、樣品格式會(huì)被夾住，或被穿孔破壞，無(wú)法展現(xiàn)完整內(nèi)容。這種方式一般用來(lái)保存重要的參考目錄等。 4．檔案盒 檔案盒的一般規(guī)格是，寬 315ｍｍ，高 220ｍｍ，深 100ｍｍ，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)在全世界通用。這種檔案盒的特點(diǎn)是能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類(lèi)分盒放好，適合用來(lái)存放新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)企劃書(shū)、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。 5．金屬文件夾 金屬文件夾里面有一個(gè)彈簧片，可以很方便地拉起來(lái)，再扣下去，夾住資料。金屬文件夾適合于開(kāi)會(huì)的時(shí)候或者批閱資料的時(shí)候使用，可以隨時(shí)取放資料，其缺點(diǎn) 是不能存放太多的資料，而且容易脫落。 6．透明資料袋 透明資料袋一般被用來(lái)暫時(shí)保存文件資料，使得資料不會(huì)被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取，因?yàn)橥该鳎藗円谎劬椭览锩娣诺氖鞘裁促Y料。如果不是很重要的資料，都可以暫時(shí)用透明資料袋來(lái)保存。 7．兩層或四層資料盒 這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時(shí)拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。 四層的資料盒一般上面兩層放本年度的相關(guān)檔案或者經(jīng)常需要查閱的資料，下面兩層放去年的或其他不常用的資料，這是根據(jù)人的身體特征來(lái)設(shè)計(jì)的 ，四層的資料盒中，上面兩層便于拿取，所以放常用的資料，下面兩層要躬身拿取，所以放不常用的資料。 【自檢】 請(qǐng)做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點(diǎn)連起來(lái)。 1．透明資料袋 ａ．易于保密，不易損壞 2．抽屜式直立檔案柜 ｂ．具有標(biāo)準(zhǔn)的尺寸 3．檔案盒 ｃ．一眼就可以判斷里面裝的是什么資料 4．金屬文件夾 ｄ．檢索方便，容易拿取 5．開(kāi)放式橫向檔案柜 ｅ．可以隨時(shí)取放資料，但不能放太多 見(jiàn)參考答案 3－ 1 檔案管理的方法 檔案管理要有具體的管制方法。有些檔案一旦被借出，如果不能進(jìn)行有效的管理，到最后就會(huì)無(wú)從查找，不了了之，造成檔案的遺失或損壞，所以要設(shè)計(jì)完善的借出卡，在借出卡上詳細(xì)地記錄檔案的借出日期、檔名、借閱人姓名及歸還日期等信息，將每個(gè)檔案都落實(shí)到某個(gè)具體的人負(fù)責(zé)。 1．運(yùn)用顏色管理 運(yùn)用顏色來(lái)區(qū)分不同的檔案是一種直接有效的方法，通過(guò)這種方法可以一目了然地找到所需要的資料。在運(yùn)用顏色管理的時(shí)候，有如下幾個(gè)方面要注意： ? 使用顏色區(qū)分時(shí)，顏色種類(lèi)不宜太多，一般以紅、藍(lán)、黃、褐、綠五色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆， 要盡量少用。 ? 檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來(lái)區(qū)分檔案，顏色太多，會(huì)使人眼花繚亂，不能區(qū)分。 ? 應(yīng)該避免同時(shí)使用過(guò)于接近的顏色，比如青色、藍(lán)色、紫藍(lán)色等，顏色太過(guò)接近，不容易一眼就區(qū)分開(kāi)來(lái)。 ? 顏色如果不夠用，可以增加卷標(biāo)，如貼二個(gè)紅色卷標(biāo)或粘貼一個(gè)紅色一個(gè)藍(lán)色表示不同的檔案， 5 種顏色互相配合，可得出若干種不同組合，應(yīng)用的范圍就更廣了。此外，還可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比如紅 黃 2 等等，使得檔案區(qū)域無(wú)限的延伸。 2．尺寸要統(tǒng)一 要想進(jìn)行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸， 這樣才能便于辨認(rèn)和管理。 3．檔案堆放的技巧 檔案應(yīng)該豎起來(lái)擺放，整齊的排列，這樣相關(guān)人員尋找資料的時(shí)候就可以一目了然，而且可以很方便地取出來(lái)。如果一層層地疊放資料，上面的資料壓著下面的資料，要想拿下面的資料就比較困難，需要費(fèi)力的抽出來(lái)，而且不容易找到相關(guān)資料。 4．檔案的分類(lèi)方式 一般有五種檔案分類(lèi)方式： ? 按對(duì)象劃分 根據(jù)資料來(lái)自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進(jìn)行劃分。 ? 按主題劃分 根據(jù)不同的主題進(jìn)行劃分，比如把資料分成技術(shù)開(kāi)發(fā)領(lǐng)域的資料和銷(xiāo)售領(lǐng)域的資料，或者按照產(chǎn)品名稱區(qū)分資料。 ? 按形式劃分 根據(jù)形 式的不同進(jìn)行劃分，如適用于會(huì)議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。 ? 按項(xiàng)目劃分 項(xiàng)目也叫專(zhuān)案，可以針對(duì)某個(gè)具體的項(xiàng)目劃分檔案，比如要做情人節(jié)的專(zhuān)案，可以把歷年來(lái)情人節(jié)的專(zhuān)案資料進(jìn)行歸類(lèi)、分析。 ? 按時(shí)間劃分 按時(shí)間劃分是比較常用的分類(lèi)方法，比如可將 20xx 年的資料都收集在一個(gè)資料夾里，將 20xx 年的資料收集在另一個(gè)資料夾里。 名片的檔案管理 名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書(shū)，還要替上司管理好名片，在上司需要的時(shí)候，能隨時(shí)為他找到所需的名片。 1．管理名片的工具 我們常?？吹接行┤税衙孟鹌とθζ饋?lái)，隨意放在抽屜里，這樣做容易造成名片的破損或丟失，我們應(yīng)該利用專(zhuān)門(mén)的工具來(lái)存放名片。當(dāng)名片的數(shù)量較少時(shí)，可以使用最常見(jiàn)的名片簿，當(dāng)名片的數(shù)量較多時(shí)，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿，把名片資料輸入，隨時(shí)可以查找。 2．名片的分類(lèi)方法 對(duì)名片進(jìn)行分類(lèi)，可以有效地管理、查找名片。 3．名片的整理方法 對(duì)名片進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼恚梢员阌诒４婧筒檎颐? ? 對(duì)于超大型的名片，應(yīng)該將其仔細(xì)修剪成正常尺寸，或者用計(jì)算機(jī)另外打一張，也可縮小影印后再建檔。 ? 收 到名片后，應(yīng)在空白處記下見(jiàn)面日期、地點(diǎn)、談話主題和重點(diǎn)、對(duì)方特征、業(yè)務(wù)項(xiàng)目，便于以后回想。 ? 對(duì)于長(zhǎng)期中止聯(lián)絡(luò)的人的名片，可以將其過(guò)濾出來(lái)，放在固定的地方，或者丟棄，否則日積月累，名片會(huì)泛濫成災(zāi)。 ? 如果客戶變更了地址、電話，秘書(shū)應(yīng)主動(dòng)向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。 運(yùn)用電腦管理檔案 在現(xiàn)代社會(huì)中，電腦是必備的辦公工具，利用電腦來(lái)管理檔案是秘書(shū)應(yīng)該掌握的技能。 1．利用文件夾管理檔案 建立專(zhuān)門(mén)的文件夾來(lái)管理檔案是一種科學(xué)的做法。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習(xí)慣進(jìn)行 分組，否則檔案會(huì)越積越多。全部存在Ｃ盤(pán)或Ｅ盤(pán)同一個(gè)目錄下，當(dāng)需要某一個(gè)資料的時(shí)候，僅僅是瀏覽各個(gè)文件夾的名稱就要消耗很多的時(shí)間和精力。 【舉例】 對(duì)于專(zhuān)業(yè)秘書(shū)訓(xùn)練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個(gè)子文件夾，比如外形包裝、社交禮儀、崗位技能等，每個(gè)文件夾里存放各類(lèi)具體的培訓(xùn)教材，這樣就便于進(jìn)行尋找、修改以及管理各部分的資料。 2．定期備份檔案 備份是保證檔案不丟失的最好辦法，檔案?jìng)浞莸姆椒ㄓ幸韵聨追N： ? 最簡(jiǎn)單的方法 直接將檔案進(jìn)行復(fù)制并存到另一個(gè)檔案路徑，但是一旦硬盤(pán)發(fā)生了問(wèn)題，備份的檔 案也會(huì)丟失。 ?ＮＯＲＴＯＮ ＧＨＯＳＴ 20xx 把整個(gè)硬盤(pán)或硬盤(pán)分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當(dāng)系統(tǒng)損毀時(shí)通過(guò)映像文件直接覆蓋硬盤(pán)或磁盤(pán)來(lái)恢復(fù)系統(tǒng)，并提供硬盤(pán)及磁盤(pán)的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。 ? 數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ） 專(zhuān)門(mén)用來(lái)備份編輯中的檔案，可以針對(duì)同一件檔案進(jìn)行多份備份。 ? 壓縮程序 當(dāng)檔案必須存放在磁盤(pán)時(shí)，可以通過(guò)壓縮方式進(jìn)行區(qū)分，這樣以后可以解壓縮使用。 ?Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈 如果把檔案存在“我的文檔”中，就會(huì)自動(dòng)把資料備份一份。 ? 光盤(pán)刻錄機(jī) 可以將檔案刻錄到光盤(pán)中保存，這種方式比較簡(jiǎn)單、可靠。 3．對(duì)重要文檔進(jìn)行加密 對(duì)于一些重要的、機(jī)密的資料，人們必須具有保密意識(shí)，否則機(jī)密的泄漏會(huì)給公司、企業(yè)以及個(gè)人帶來(lái)很大的危害。要避免在無(wú)意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對(duì)自己的重要文檔進(jìn)行加密。 ｏｆｆｉｃｅ程序中提供了加密的功能，專(zhuān)業(yè)秘書(shū)應(yīng)該學(xué)會(huì)應(yīng)用該功能。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步驟很類(lèi)似，其具體步驟如下： 圖 3－ 1 文檔加密步驟示意圖 【自檢】 電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會(huì)使用電腦來(lái)管理文檔嗎？請(qǐng)?zhí)顚?xiě)下面的表格。檢查自己 是否已經(jīng)掌握了剛才所學(xué)的知識(shí)。 操作要求 操作方法或步驟 建立文件夾 備份檔案 對(duì)重要文檔加密 見(jiàn)參考答案 3－ 2 【本講小結(jié)】 本講介紹了數(shù)字時(shí)代的檔案管理。首先，講解了檔案管理的基本原則和管制方法；其次，列舉了包括抽屜式直立檔案管理、開(kāi)放式橫向檔案管理、穿孔活頁(yè)夾等在內(nèi)的七種常見(jiàn)的檔案管理方法；然后，介紹了檔案管理的技巧，即運(yùn)用顏色進(jìn)行管理、尺寸要統(tǒng)一、檔案的擺放技巧以及檔案的分類(lèi)方式；接下來(lái)，提出要管理好名片，包括管理名片的工具、 名片的分類(lèi)方法、名片的整理方法三個(gè)方面；最后，強(qiáng)調(diào)了必須要學(xué)會(huì)用電腦來(lái)管理文檔，分別講解了建立文件夾、備份文檔、給重要文檔加密等內(nèi)容。在數(shù)字時(shí)代，一定要努力學(xué)習(xí)、勤于鉆研，做到熟練的運(yùn)用電腦來(lái)管理檔案。 【心得體會(huì)】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 如何建立專(zhuān)業(yè)形象 秘書(shū)的形象常常代表著公司的形象，所以秘書(shū)一定要注意自己的儀表。秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)形象包括穿著、精神、態(tài)度、語(yǔ)言、動(dòng)作等多方面的內(nèi)容，只有一一進(jìn)行訓(xùn)練，才能使自己的形象變得完美。 優(yōu)雅的儀態(tài)能夠顯示一個(gè)人的教養(yǎng)和內(nèi)涵，使別人不由自主的對(duì)他（她）產(chǎn)生好感，所以儀態(tài)訓(xùn)練是一名優(yōu)秀秘書(shū)的必修課。 1．從容不迫的走路姿勢(shì) 模特們?cè)谖枧_(tái)上走一字步，確實(shí)很好看，但是對(duì)工作中的秘書(shū)來(lái)說(shuō)，這種步法并不實(shí)用。對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，走路的姿勢(shì)要自然 、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。 2．優(yōu)雅得體的站姿 秘書(shū)在站立的時(shí)候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因?yàn)榛《鹊膬A斜，側(cè)身的時(shí)候會(huì)有三條線：一個(gè)是臀線，一個(gè)是腰線，一個(gè)是胸線，這三條線形成一個(gè)曲線，看起來(lái)會(huì)比較優(yōu)雅。 如果采用立正式的站姿，短時(shí)間站立還可以忍受，站久了就會(huì)覺(jué)得很疲倦，因?yàn)閮芍荒_平放在地面上，久而久之雙腿會(huì)發(fā)麻。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過(guò)一段時(shí)間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。 如果是男秘書(shū)， 站立的時(shí)候兩腳應(yīng)稍微跨開(kāi)，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側(cè)，要注意的是，一定要精神抖擻。 3．穩(wěn)重端莊的坐姿 坐的姿勢(shì)非常重要，因?yàn)槿藗內(nèi)粘Ｗ臅r(shí)間很長(zhǎng)，平時(shí)工作、開(kāi)會(huì)或與朋友聚會(huì)的時(shí)候，大部分時(shí)間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習(xí)慣，比如抖腿、駝腰、過(guò)于前傾或后倒等等，這些都會(huì)給人留下不好